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第10章 合理而高效分配时间的6种策略 (2)

这整个会见历时不到半个小时。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张25万美元的支票,还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课。据说,五年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂,而其中,艾维·利提出的方法功不可没。这个方法为舒瓦普赚得了一亿美元。

第二,把事情按先后顺序排列,制定一个进度表。

把一天的事情安排好,这对于你成就大事情是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图。

真正的高效能人士都是明白轻重缓急的道理的,他们在处理一年或一个月、一天的事情之前,总是按分清主次的办法来安排自己的时间。

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会自动办得好,你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位,你肯定要费很大的劲。下面是有助于你做到这一点的三步计划:

第一步,估价。首先,你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。

第二步,去除。第二是去除你不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。

第三步,估计。记下你为目标所必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等资料。

第三,要避免不必要的干扰。

要做到重要的事情摆在第一位,并且集中精力将其处理好,就要排除干扰。但是,我们生活在一个复杂的社会群体之中,任何人都无法完全避免干扰。尽管如此,我们仍然要尽可能地减少干扰。

首先,我们要给自己创造一个良好的工作环境。精力无法集中的人,自称要消除精神疲劳,改变心情,常常会在写字台周围摆上各种不相干的玩意儿。实际上这些东西,无论是全家福照片、纪念品、钟表、温度计,它们既占据你的空间,也分散你的注意力。它们对你形成的干扰是无形的,是不易察觉的。这时候,办法只有一个,除了达到当前目的所必备的东西之外,不让自己看其他东西。

其次,将种种琐事归纳到一起,这样工作起来就必须要有节奏。例如,有些信件,可以归总起来一次写完;尽量约好时间,尽可能集中依次会见来访者;必须阅读的材料,集中到一起很快地一一过目,等等。

再次,委婉拒绝别人的托付。在现实生活中,难免会遇到别人托付自己做一些事。如果碍于情面不拒绝,有可能会耽误自己的工作进度。不是说对于别人的托付一概拒绝,而是指在必要时,应该巧妙地拒绝别人,使自己的工作能够顺利进行下去。

做最现实的事情

太高的奢望和不切实际的目标,对我们而言是没有价值的。只有把握好最近、最现实的目标,付出才可能有回报。

英国的某家报纸曾举办过一项高额奖金有奖征答活动,题目如下:

在一个充气不足的热气球上,载着三位关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家,他的研究可拯救人类因环境污染而面临死亡的厄运;第二位是核子专家,他有能力防止全球性的核战争,使地球免于遭受灭亡的绝境;第三位是粮食专家,他能在不毛之地,运用专业知识成功地种植食物,使几千万人脱离饥饿的命运。

此刻热气球即将坠毁,必须丢出一个人以减轻载重,使其余的两人得以存活,请问该丢下哪一位科学家?

问题刊出之后,因为奖金数额庞大,信件如雪片般飞来。在这些信中,每个人皆竭尽所能地阐述他们的见解。

最后结果揭晓,巨额奖金的得主是一个小男孩。他的答案是——将最胖的那位科学家丢出去。

朋友,你答对了吗?

当人们在讨论应该丢掉哪位科学家时,无论选择哪一位科学家,他们都有理由认为自己是正确的。可是小男孩却是最终的胜利者,他的答案也是最令人信服的。

气球即将坠毁,我们最亟须解决的是如何减轻气球的重量。因此,将最胖的那位科学家扔下去,这才是我们要做的事情。而只有在确保气球不会坠落的情况下,再讨论其他的才有意义。

再看看下面的一则故事:

一场罕见的洪水袭击了一个小村落,许多人被无情的洪水夺去了生命。一个三口之家也是这场灾难的受害者,丈夫在洪水中救起了自己的妻子,而他们10岁的儿子却被淹死了。对于这个家庭的不幸遭遇,许多人都深表同情。

但事情渐渐出现了变化,另外一些人对那个男人的选择产生了疑问。在突如其来的洪水面前,丈夫挽救妻子的生命,而放弃了他们的儿子。“难道在灾难来临的时候,孩子就应该成为被舍弃的对象吗?”围绕这一话题展开的争论,一时间成了山村里人人谈论的话题。

一个报社的记者路过此地,听说了这件事。对于争论,他不想了解。只是他很想知道:如果你只能救活一个人,究竟应该救妻子还是救孩子呢?妻子和孩子哪一个更加重要?于是他专门去采访了那个丈夫。

“我根本来不及想什么,当洪水到来的时候,妻子就在我身边。我们都不想失去对方,于是我就抓住她拼命地往山坡游。而当我返回去的时候,儿子已经不见了。”他痛苦地回忆着。

“请不要过于悲伤,毕竟你从洪水中救回了妻子。”记者最后说道。

抓住离你最近的目标,你才有可能体现效率的价值。那个男人的选择是对的,救活一个,胜过失去两个。面对洪水,他可以做到的就是紧紧抓住离自己最近的妻子,这是最为现实和明智的,同时,也是最为有效的。如果当时他放弃妻子去救孩子,可能最后一个人也救不了。太高的奢望和不切实际的目标,对我们而言是没有价值的。只有把握好最近、最现实的目标,付出才可能有回报。

在时间管理中,最重要的是抓住最主要的、最紧迫而又最现实的事情。只有这样,我们在讨论其他事情时才不会失去意义。

也许,这样说你还不太明白。那么,我们再来举个例子吧!

如果今天有人给你几千美元,要你自己出去生活,你将怎样使用这些钱呢?你一定不会先去买电脑游戏,也不至于先去看百老汇舞台秀,而是在解决了衣食住行的问题后,才开始考虑这些娱乐的支出。

同样的道理,在你有了时间的情况下,你不能先拿去打电脑游戏和看电影,也不可以先去整理相簿、看小说和胡思乱想,而应该先安排出自己睡眠、工作和学习的时间。因为没有充足的睡眠,你的身体状况不可能好;不花时间乘车,你到不了公司;至于上课、读书则是你现阶段最重要的事。分清什么是重要的事和必须要做的事是十分必要的。当然,除此之外,你必须吃饭、交际,并处理生活上的琐事。但是这些事在整个时间的分配上,应该占的时间要尽量少。

所谓“好钢用在刀刃上”,做最现实的事,把你的精力发挥到最见成效的地方吧!

做“必须做的事情”,不做“想做的事情”

生活中有许多必须做的事情,要是为了想做的事情,而把应该做的、必须做的事情给忽略了,就会出问题。因此,我们需要调整理想和目标,找准人生中最重要的、必须要做的事情去做。

美国有一个天资聪颖的年轻人,叫柯雷基。他才华横溢,却不懂得一心一意地做任何事,而是想做什么就做什么,这一点几乎成了他的致命伤。他曾就读于著名的剑桥大学,但没有毕业,就参军去了。参军后,他因为不肯服从洗马匹的工作,结果又离开了军队。从军队离开后,他又进入著名的学府牛津大学攻读。可惜,没完成学位,就又离开了。后来,他还创办了一份报纸,但这报纸只出了十期就停刊了。虽然报纸没办成,他仍然梦想着著书立传。他常说:“我的书已经完成了,就差把书从脑子里拿出来,交付印刷厂变成铅字了!”他甚至说自己已经完成两套8开本的书了,不过,还没寄给出版社呢!

事实上,他说的这一切著作,都只字未动,仅仅是留在脑海里而已。柯雷基的一生,最后以失败收场。他踌躇满志,最后竟然一事无成。原因何在?有人这样评价他:“柯雷基的失败,是因为他想做的太多,结果什么都没做成。虽然才华横溢,但他欠缺毅力和集中力。”

现在要问你,目前你的生活中,你必须做的是什么呢?是求学吗?如果是,就应当把大部分的时间放在功课上面,把你的书念好再说。在这个时候,其他的交际、嗜好,都把它们放到一边。等学好了功课,考完了试,再好好交际娱乐也不迟。

再问问你,今天你最想做的是什么?你必须做的又是什么?

1984年的夏季奥运会,田径运动员鲁伊斯一共赢得4枚金牌。他虽然表现出色,却遭人批评,说他的跳远并没有尽自己的全力。的确,鲁伊斯在首跳之后,就知道金牌已经是十拿九稳了。于是他没有竭尽全力,跳出个世界纪录。但他很有道理地解释道:“我参加奥运会,是为了拿金牌,而不是为了创世界纪录。除了跳远,我还要给自己留些力气,参加其他项目的比赛,争取更多的金牌。至于世界纪录,今天我创立了,不用多久,一定有别人破纪录。何必把全部力气花在不能长久的事上呢?”显然,鲁伊斯懂得“衡量轻重,分清主次”。对于他来说,金牌才是最重要的。

现实生活中,许多人总是抱怨时间不够用,其关键原因就是他们将事情的优先级别搞错了。

必须做的事和想做的事不同。想做的事可以有很多,比如,想上网聊天,想郊游,想逛商店,想睡觉……但生活中有许多必须做的事情。要是为了想做的事情,而把应该做的、必须做的事情给忽略了,就会出问题。因此,我们需要调整理想和目标,找准人生中最重要的、必须要做的事情去做。

关注可控范围,而非不可控范围

对于我们不能够控制的事情关注越多,我们能够控制的事情就会越少。而当我们把注意力放在可控范围时,可控范围就会逐渐变大,我们的影响也会逐渐增强,我们的最终目标也因此而容易达成。

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