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第35章 公共关系管理制度 (4)

贸易展览会的目的是做实物广告,促进商品销售。这种展览会展出的主要是实物产品。宣传展览会的目的是为了宣传某一观点、思想和信仰,或者是让人们了解某一段史实。这种展览会通常展出照片资料、图表和有关实物,以达到宣传的效果。

2从展览的商品种类区分,有单一商品展览会和混合商品展览会

单一商品展览会又称纵向展览会,是指展出商品品种的单一性,由于展览会展出的商品品种单一型号和牌子相对较多,并出自同一行业的各个不同的厂家,因此这种展览会竞争较激烈。混合商品展览会又称横向展览会,这种展览会展出的商品种类多,参加展出的厂家来自不同行业。

3从展览的规模区分,有大型的综合展览会、小型展览会和微型展览

大型综合性展览会通常由专门的单位主办,参展企业则通过报名参加。这种展览会的规模一般很大,参展项目多,搞好展览需要很高的展览会举办技术。小型展览会的规模较小,一般是由企业自办,展出的商品也是本企业所生产。这类展览会经常选择图书馆门厅、车站候车室、酒店房间等地作为展出地点。微型展览是厨房展览和流动车展览等。这类展览看似简单,但技巧性要求较高,要求更具吸引力。

4从展览举办场地区分,有室内展览会和露天展览会

室内展览会较为隆重,不受天气影响,举办时间也较灵活,长短皆宜。大多数展览会都在室内举办。但室内展览会的设计布置较为复杂,所需费用也较多。露天展览会的最大特点是设计布置比较简便,场地较大,可以放置大型展品,所需费用不多。但受天气的影响大,往往由于天气原因而影响展览效果。

农产品展览、大型机械展览、花展等通常在露天举办,而较为精致、价值高的商品展览等则宜在室内举办。

第三条 举办展览会应注意的问题

1制定展览会的主题和目的

每次展览会都应有一个明确的主题和目的,并以此决定展览会中将使用的沟通方法、展览形式和接待形式。

2确定参展单位、参展项目和展览会的类型

可以采取广告和给有可能参展的单位发邀请信的方法吸引单位参展。广告和邀请信要写清楚展览会的宗旨、展出项目类型、对参观者人数和类型的预测、展览会的要求和费用等,给潜在的参展单位提供决策所需的资料。

3明确参观者类型

参观者的类型将决定信息传播手段的复杂性和多样性。如果参展者对展出项目有较深的了解和研究,展览会讲解人就需要是这方面的专家,介绍的资料要较为专业化和详细深入;如果是一般观众,则应采用通俗易懂的语言,进行直观普及性的宣传。在展览会的策划阶段,就应该对展览会针对的公众及其所包括的范围有较精确的估测。

4选择展览的时间、地点

在地点的选择上,首先要考虑的是方便参观者因素,如交通要方便、易寻找等;其次,要考虑展览会地点周围环境是否与展览主题相得益彰;再次,要考虑辅助设施是否容易配备和安置等。

5培训工作人员

必须对展览会工作人员,如讲解员、接待员、服务员等进行良好的公共关系训练,并对每次展出的项目进行起码的专业知识培训,以满足展览会的要求,使参观者满意。

6成立专门对外发布新闻的机构

展览会中会产生很多具有新闻价值的信息,需要展览会负责公共关系事务的人员挖掘,写成新闻稿发表,扩大展览会的影响范围和效果。专门的机构要负责制定新闻发布的计划和组织实施计划,并负责与新闻界进行联系的一切事务。

7准备展览会的辅助设备和相关服务

在筹备展览会的主体时,还应考虑到相关的辅助内容,如处理对外贸易业务的部门、附设产品订购洽接室、文书业务、邮政、检验、海关、交通运输、停车场等。

8准备展览会所需的各种辅助宣传材料

如拍摄幻灯片和录像、各种小册子、目录表等,这些都要在展前准备好。

9制定展览会经费预算

具体列出展览会各项费用,加以核算,有计划地分配展览会的各项资金,防止超支和浪费。

10布置展厅时,要考虑在入口处设置咨询台和签到处,并贴出展览会平面图,作为参观者的指南。

11设计制作展览会会徽,备好展览会纪念品,为宣传提供方便用具,以强化参观者印象。

12注意采用展览技巧,使展览会办得生动活泼、新颖别致。

13搞好展览会效果的评估。其主要方式有:

(1)在展厅内放置公众留言簿,主动征求意见;

(2)当众召开观众座谈会,收集观众的意见和想法;

(3)当场举办有关展览内容的知识竞赛,当场发题,当场解答,当场发奖;

(4)会后发放调查问卷或登门访问,了解展览会的实际效果。

◎ 交际舞会策划要点

第一条 交际舞会是一种社交活动,也是公共关系部门经常举办的联谊活动的一种形式。有计划地举办交际舞会,通过企业内部管理人员和员工之间的联谊、企业员工与社会大众间的联谊,不但可以使员工从中得到娱乐,同时也加深了员工与管理人员之间的感情、企业与社会各界的友好关系。

第二条 舞会的组织工作

1被邀请的男女客人,在人数上要大体相等,对已婚者,一般均邀请夫妇。若是企业内部舞会,可根据人员状况,邀请外单位参加。如钢铁厂男性较多,可有计划地邀请女性较多的单位参加。

2较正式的年会要发请柬,请柬上要写明舞会持续时间,客人可在其间任意到场与离场。

3舞会场地应宽敞,邀请总人数要与场地相应,过多会显得拥挤,太少又会造成冷场。这是主办人要特别注意的。

4舞池地板要上蜡保持光滑。舞厅内可用彩灯装饰,把握光线明暗,光线要柔和,不宜过强,最好安排乐队伴奏。应在场地、灯饰、舞曲等方面为跳舞的客人们创造热烈气氛。

5如有必要和条件,还可准备茶水和点心,以便客人随时食饮。

第三条 参加舞会应注意的事项

1服装要整齐,仪态要端正。舞会前不要吃味道强烈的食物,不要饮酒。

2较正式的舞会,第一场舞由主人夫妇、主宾夫妇共舞。第二场由男主人与主宾夫人,女主人与男主宾共舞。舞会上男主人应主动陪无舞伴的女宾跳舞,或为她们介绍舞伴,并要照顾其他客人。男主宾则应轮流邀请其他女宾共舞,其他男宾则应争取先邀女主人共舞。

3男子应避免主场只与一位女子共舞。尽量避免男子与男子、女子与女子共舞。

4男方邀请女方跳舞,如其丈夫或是女方的父母在旁,应先向其丈夫或父母致意。请舞时,应姿态端庄,向对方点头表示邀请,待对方同意后,陪伴入舞池。如对方不同意,不能勉强。女方无故拒绝男方的邀请是不礼貌的,如实在不能接受邀请,要婉言辞谢。已辞谢后,一曲未终,不要再同另外男子跳舞。

5跳舞时要注意舞姿,动作不要太大。不熟悉的舞步不要下场。跳舞时注意不要过于剧烈,以防大汗淋漓。

6在舞场内不得吸烟,不得大声喧哗,遵守舞会秩序。

7一曲完毕,男方应向女方致谢,陪送其回原坐处,并向其周围亲属致意,然后离去。

◎ 文艺演出及电影招待会策划要点

第一条 选定节目

节目选定既要从活动的目的与可能出发,又要考虑客人的兴趣。一般应注意选择那些具有客人本国民族风格的节目,并要对节目内容有所了解,以免因政治内容或宗教信仰、风俗习惯等问题引起不愉快。

第二条 发出邀请

发出邀请的具体工作与宴请活动大致相同。发邀请时,要考虑场地的容纳量,一定要给客人准备足够的座位,避免座位不足的情况。

第三条 座位安排

看节目的座位,一般根据客人的身份事先做出安排。看文艺节目,一般以第七、八排座位为最佳,看电影则十五排前后为宜。专场演出,通常把贵宾席留给主人和主要客人,其他客人再排座位,也可以自由入座。如要求对号入座,应将座位号与请柬一起发出。

第四条 入席与退席。

专场演出,可安排普通观众先入座,主宾席客人在开幕前由主人陪同入场。演出进行中,观众不得退场。演出结束,全场起立向演员热烈鼓掌表示感谢,一般观众待贵宾退场后再离去。

第五条 献花

许多国家习惯于在演出结束后向演员献花。但此种安排应主随客便,主人一般不提示客人献花,更不应要求客人上台与演员握手。

第六条 摄影

许多国家禁止在演出中摄影,这一方面是为了保证演出效果,另一方面也是为了维护剧团专利。

第七条 说明书

各种文艺节目,应备有说明书,用主客双方使用的文字印成,并且提前提供给客人。

◎ 庆典活动策划要点

第一条 拟定出席典礼的宾客名单

邀请的来宾一般应包括:政府有关部门负责人、社区负责人、知名社团代表、同行业代表、新闻记者、员工代表及公众代表等。请柬的书写应郑重其事,印刷要准确无误,并提前寄出或送达。

第二条 撰写开幕词、答词

所有致词均应言简意赅、热情庄重。

第三条 拟定典礼程序

1由主持人宣布典礼开始。

2宣读重要来宾名单。

3来宾代表致贺词。

4公司董事长致答词。

5剪彩。

第四条 安排各项接待事宜

确定专人负责宾客签到、接待、剪彩、摄影、录像、录音以及布置环境、道路、场地、照明、音响、纪念品订制与发放等工作。

第五条 安排必要的助兴节目,以烘托现场气氛。

第六条 典礼结束后组织来宾参观、座谈或宴请招待、分发纪念品等。

第七条 做好来宾的送别、感谢、致意等事宜。

◎ 赞助活动策划要点

第一条 赞助研究

赞助可由公司主动选择对象予以支持,也可在接到请求后再做出反应。要从研究本公司经营政策入手,并分析公司的公共关系政策和目标,考察赞助是否对所在国社会和公众有益,是否能对本公司产生有利影响。此外,还应进行成本核算和效果分析。

第二条 赞助计划

在研究赞助的基础上,制定出赞助计划,包括赞助对象的范围、赞助费用的预算、赞助形式等。赞助应控制范围,防止赞助规模超过公司的承受能力,应做到有的放矢。

第三条 审核评定

根据年度赞助计划对具体赞助项目进行逐项的审核评定,确定其可行性、具体赞助方式、金额和时机。

第四条 具体实施

对赞助计划的具体实施,应指定专人负责,充分运用各种公共关系技巧,尽量扩大公司在所在国的社会影响。

第五条 效果测定

赞助活动完成后,应对赞助的效果进行调查测定,并对照计划检查完成情况,写成报告存档,为以后的赞助活动提供参考资料。

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