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第23章 会议规范与程序 (2)

(4)各部门协调及讨论事项30分钟。

(5)未决议事项复议10分钟。

(6)上级指导、报告10分钟。

(7)主席结论10分钟。

2产销会议

(1)主席报告10分钟。

(2)上次议案追踪20分钟。

(3)产销成果报告20分钟。

(4)未来销售、生产规格、数量预测20分钟。

(5)产销合作单位报告10分钟。

(6)产销协调事项讨论30分钟。

(7)未决议事项复议10分钟。

(8)上级指导、报告10分钟。

(9)主席结论10分钟。

3厂务会议

(1)主席报告10分钟。

(2)上次议案追踪20分钟。

(3)各部门成果报告30分钟。

(4)各部门作业协调及讨论事项30分钟。

(5)管理制度研讨事项30分钟。

(6)下月生产目标分配20分钟。

(7)未决议事项复议10分钟。

(8)上级指导、报告10分钟。

(9)主席结论10分钟。

4营业会议

(1)主席报告10分钟。

(2)上次议案追踪20分钟

(3)各区域业务成果报告30分钟。

(4)市场、同业动向及经销商管理研讨事项20分钟。

(5)各区域协调及讨论事项20分钟。

(6)下月销售目标及推销重点、日程安排20分钟。

(7)未决议事项复议10分钟。

(8)上级指导、报告10分钟。

(9)主席结论10分钟。

5科务会议

(1)主席报告10分钟。

(2)单位进度报告30分钟。

(3)单位协调及讨论事项30分钟。

(4)工作改善、人员动态事项及开发事项报告20分钟。

(5)未决议事项复议10分钟。

(6)上级指导、报告10分钟。

(7)主席结论10分钟。

6专案会议

(1)发起人报告10分钟。

(2)专案内容报告或上次议案追踪20分钟。

(3)讨论及协调事项30分钟。

(4)未决议事项复议10分钟。

(5)上级指导、报告10分钟。

(6)主席结论10分钟。

7周会

(1)周会开始1分钟。

(2)互道早安1分钟。

(3)点名及仪容检查3分钟。

(4)各部门主管报告10分钟。

(5)轮值人值勤报告3分钟。

(6)协调事项报告8分钟。

(7)主管指示5分钟。

(8)在职训练16分钟。

(9)唱公司歌,朗诵经营宗旨2分钟。

二、会议规则

◎ 董事会规则

第一条 目的

本规则确定的是除公司及政策法令规定之外的董事会会议规则。

第二条 职能

董事会是本公司经营管理的决策机构,除讨论决定法定事项外,还决定或审批公司经营的基本方针和公司业务的重要事项,受理公司业务报告。

第三条 构成

董事会由公司董事构成。

第四条 召开

董事会根据需要召开。

第五条 召集人和主持人

董事会的召集人和主持人为董事长。董事长因故不能出席时,由董事会事先决定,依序由其他董事代理。

第六条 会议通知

董事会会议通知须在会前两日发出,但紧急情况不受此限。

在征得全体与会者同意的情况下,可不经过上述程序开会。

第七条 决议方法

董事会决议须在半数以上董事参加且半数以上赞成方可通过。如赞成与反对人数相等时,由主持人裁决。

有特别利害关系的董事不应参加决议,同时不能将其算入表决人数。

第八条 非董事出席

根据需要,可邀请非董事参加董事会议,以听取他们的意见。

第九条 会议记录

董事会讨论决定事项都需要有记录,会议记录的主要内容是议决经过和结果。与会者须在会议记录上签名或盖章。

第十条 制定与修改

本规则的制定与修改由董事会决定。

◎ 董事会事务处理要领

第一条 办公室

董事会办公室设在总裁办公室。

第二条 召开要求

当出现需要董事会讨论决定事项时,总裁办公室主任可提出召开董事会的要求。

第三条 召开决定

当需要召开董事会议时,总裁办公室主任应向拥有会议召集权者提出报告,并依据其具体指示召集会议。

第四条 会议通知

会议通知原则上应采取书面形式。

第五条 会议资料

董事会议决事项的有关资料由负责部门搜集整理,并于会前提交到办公室。

第六条 议决方法

不论持何种理由,董事会的议决都不能仅仅通过审查书面资料而形成决议。

第七条 议事记录

董事会的议事记录由总裁办公室主任负责,经专务董事或会议主持人审阅后,打印分发。

议事记录所附资料由负责部门提供给办公室。

第八条 议事记录的保管

议事记录由总务科负责保管。

第九条 议事记录的盖章

议事记录的董事盖章原则上使用董事的预留印章。

◎ 常务会规则

第一条 目的

常务会议旨在正确确定公司的基本经营方针和经营对策,提高公司经营活动的效率。常务会讨论决定的主要事项如下:

1经营计划事项。

2经营管理事项。

3人事劳务事项。

4资产事项。

5销售事项。

6资材事项。

7资金事项。

8科研、技术、生产事项。

9与其他经营活动相关的重要事项。

法定议决事项由董事会或股东大会决定。

第二条 召开时间

例会每月下旬召开,临时常务会根据需要召开。

第三条 与会者

常务会的与会者为总裁、专务董事、常务董事和董事。此外,根据会议议题,可邀请常勤监事和各部部长列席参加会议。

第四条 会议主席

常务会的会议主席为总裁或专务董事。

第五条 通知

原则上会议主席应提前两天发出会议通知。

第六条 办公室

常务会常设办公室设在总裁办公室。

第七条 会议记录

常务会会议记录由办公室整理打印,分发给与会者。

◎ 研究发表会规则

第一条 目的

研究发表会的设置目的是通过介绍各部门成功的研究与改善成果,促使各部门相互启发与相互交流,推进公司合理化建议活动深入持久地开展。

第二条 会期

研究发表会每年召开一次,由公司总部工厂和××工厂分别组织。

第三条 组织与委员

研究发表会由经营改善委员会指定委员负责,由技术开发科企划与组织实施。

第四条 任务

1委员会委员的任务

(1)决定年度课题。

(2)对课题研究的指导与支援。

(3)检查研究活动。

(4)编制综合研究预算。

(5)确定研究发表会综合计划。

2办公室(设在技术开发科)的任务

(1)整理研究发表会的相关资料。

(2)编制研究发表会实施计划。

(3)与相关机构的协调。

第五条 研究活动

研究活动原则上应在业务时间进行,但若经过所属科长同意,可利用工作时间进行研究。

第六条 审查

审查分为预备审查和正式审查。预备审查由经营改善委员会进行,入选研究成果由研究发表会进行正式审查。

第七条 表彰

根据研究发表会的审查结果,设置下列奖项,以资表彰。

1总裁奖 5 000~10 000元。

2专务董事奖3 000~5 000元。

3部长奖1 000~3 000元。

4入选奖500~1 000元。

5努力奖300元。

第八条 上列奖金发放办法中前三项须待研究成果实施三个月后,结合实施效果评价发放。

第九条 本规程的修改由董事会决定。

第十条 本规程自××××年××月××日起实施。

◎ 午餐会举行规则

第一条 目的

为促使高层主管与各企业部门主管间尽快沟通意见,解决问题,提高工作效率,以期达成年度目标,特制定本办法。

第二条 参加人员

凡各企业部门最高主管及关系企业有关主管均邀请参加,如各企业部门主管不能参加时,应指派代表参加。

第三条 时间及地点

每月四日、十四日、二十四日中午定期举行,每次以二小时为限,如遇假日则顺延;地点在本公司会议室。

第四条 主持

董事长、总经理或副总理为主持人。

第五条 午餐准备

根据参加人数由管理部筹备。

第六条 午餐会内容

1以各部门经营分析表、收支等目标作为检查对象。

2经营分析表每十日结算一次,力求数字清楚,午餐会时由各部主管或秘书带至会场。

3对未达到目标部分,商讨解决方式。

4商讨公司管理政策、新业务及员工福利等方法。

第七条 附记

本办法自企业部门主管会报通过后施行。

◎ 心得发表会实施要点

第一条 为使全体员工继承传统经验与接受新观念,并扩大教育效果,特由员工定期发表经验心得与研究心得,以消除时代差距,建立科学管理的经营制度。

第二条 发表人

1奉派在国内外受训或考察的员工,应请其发表研究或考察心得。

2现场经验积有心得或自行研修学有心得者。

第三条 发表题目以发表人自行选定为原则,对本公司经营管理具有积极效益的内容者优先。

第四条 听讲人及听讲名额

1指定听讲人:依发表题目的性质由人事单位指定业务上有关人员参加听讲。

2自由听讲人:未受指定之员工应事先向人事单位登记,领取自由听讲证。

3听讲名额:每次暂限五十名,额满时优先指定听讲人,再考虑先行登记的自由听讲人。

限额内的听讲人每次得申报加班一小时,并供给茶点及座位。

第五条 发表日期及地点于发表会举办七日前公布,时间原则上自下午五时十分起至六时四十分止。

第六条 发表人由本公司赠送纪念品以资鼓励,发表内容整理后刊登在本公司对内刊物上,并留作发掘人才、评审人能力的依据或参考资料。

第七条 心得发表会指定题目可以邀请外界专家或有关厂商人士前来演讲。

第八条 本要点经总经理核准后公布施行,修改时亦同。

◎ 座谈会实施要点

第一条 召开座谈会之前要深入考虑召开座谈会的目的,准备好座谈会上提问、调查或讨论内容的纲目。

第二条 根据座谈会的内容、性质与需要,物色和选定参加座谈会的人员名单。参加座谈会人数的多少,要根据座谈会的内容而定。为深入探讨一些问题而开的座谈会,人数可少些,征求意见、调查情况和纪念性座谈会,人数可多一些。

第三条 做好座谈会通知工作,通知最好用书面形式。拟定通知要明确座谈会的议题、时间地点和召开单位,并填好出席者姓名。姓名要核对清楚,不要出现差错。拟好的通知要及时送到参加会议人员手中。

第四条 为使座谈会开得有效果,根据座谈会的内容,如探讨性和纪念性座谈会,可以事先考虑安排一些人重点发言,并在发言上做一些重点分工。

第五条 座谈会主持人应善于把握会议、引导会议,创造一个亲切和谐的气氛,调动与会者积极的思考与发言,使座谈会能较深入地进行。

第六条 做好座谈会的记录,并根据需要在会后整理成文,或将信息发给有关部门。

第七条 座谈会应视不同内容与情况做相应的准备。

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