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第11章 斯蒂芬的实践一:重视条理与节奏(2)

但话说回来,要把工作的成绩化为可以客观确认的数字,有时候的确有其困难。学习游泳的成绩,可以根据昨天游5米,今天游8米的客观数据,很简单地得知成果;但除了一些单词、机械式的工作外,通常很难以客观的数据来显示工作成果。而且是层次愈高的工作愈难以用数字表示。

一个必须花上十几年工夫才能完成的研究工作,它的成绩是一点一滴慢慢地累积成的,换句话说,很难在短期间内获得研究工作成果,而它的工作成果更难以用具体的数字来表示。由此可知,读书或是工作的成绩计算,不仅关系到具体的量,也牵涉到抽象的质。

尽管如此,计算工作的成果,确实很难把“质”的问题也列入考虑。所以,有时候在不得已的情况下只好割舍掉这一层考虑,单以具体的工作量来衡量了。

提升工作效率

在理想目标与实际情况之间,多少会有些差距。譬如,一天预定读书8小时,却由于种种的原因只达到7小时,甚至只有5小时,类似这样的差距,都应逐日记录在你的“进度表”上。

事实上不论预定的计划有多理想,现实生活里总会出现无法预料的情况,影响计划的完成。现实生活里戏剧性的突发事件虽然不多,但阻挠计划达成的事却不胜枚举。可能是生病,也可能是友人的突然造访,所以,无法达到预期目标的时候,千万不要沮丧、悲观,目标无法达到也没有关系。

但是,却也不能因为“没有关系”,就不尽全力去完成它。为了达到目标所做的努力固然重要,但弥补理想与现实之间的差距所做的作业更是不容忽视。虽然这个差距也许永远无法弥补,但无论如何总是朝目标更前进了一步。

“目标”的重要性并不在于完成,它本是为了提高工作成绩而订的假设。换句话说,设立目标只是完成工作的手段而已。因为没有目标就没有方向,没有尝试的乐趣,也就无法做出任何的成绩来。“目标”是为了避免人性中苟且偷安的弱点所必须的。

眼高手低的空想当然另当别论,如果是一个有实现可能的目标也无法达到,就有必要深究其原因了。因为在理想与现实的差距里,必定潜藏着自己的未激发的工作潜能。

譬如,某一位业务员的工作成绩始终不理想,那么他就有必要回顾、检讨一下以往的工作方法。问题可能是出在自己的交涉能力,也可能出在事前工作的不够周全。总之,必定是过程中某处有了缺失。如果这位业务员不加以检讨,改进以往工作缺失的话,永远也无法提升工作的成绩。在理想与现实的差距中,不仅可以找出提升工作实绩的潜力,就算工作成果已经很令人满意,也可以让它更臻于完美。总之,在工作完成时再一次检视其过程是绝对有必要的。从检视过程中你可找出客观衡量自我能力的标准。不论工作或是念书,只看到表面所得到的70分,却从不去探讨失去另外30分的原因是永远无法进步的,只能永远停留在70分的程度。

“进度表”,就是方便个人找出目标与实际之间差距的原因的最好资料。愈是凸显差距的存在,就愈能感受到检讨差距原因的重要性。而加强其视觉效果,更有助于早日发现差距的产生。

为了有效地检讨工作上的缺失,最好的方法就是换另一个角度来看问题。有许多时候,你可以藉助他人的忠告达到改进的目的。有道是“旁观者清当局者迷”,别人也许可以提醒你疏忽的地方。

如果没有人可以提供你改进的方法时,就必须自己积极地寻求突破才行。这时,你得尝试换个角度来看事情。这就像写文章一样,在完成之际,要换个角度检视一下是否前面是口语体,后面是文章体,是否有前后不一致的情形,或是文章有没有涉及人身攻击,有没有错别字,文章格式是否一致等等。如果能再三检讨的话,就可以使文章更臻完美。

养成有系统的习惯

据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要浪费近13%的工作时间!

养成有条理的习惯,还有另一层意思,就是寻找自己的“生理节奏”。

时间用得不适当很少是只涉及到某一特定事件,它通常是一种根深蒂固的行为模式的一部分。要向好的方面改变,就必须常常和多年养成的某种习惯搏斗一番。

改变行为模式有两种方法:一种是强迫自己遵行新的行为模式,直到这种模式生根为止;另一种是利用奖励办法来逐渐“形成”一种新的行为。

如果你要彻底改变你的行为模式,使你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用“厌恶”的办法,但是这个办法会产生不愉快的作用。

对我们大多数人来说,要认识的重要一点是:任何事后可以使我们感到愉快的行为,往往会鼓励我们努力去做,而且更可能会再度去做。你可以从别人那里得到鼓励,但是你也可以给自己某种奖赏来鼓励自己。例如,为你完成(或开始、坚持)一项困难或冗长乏味的工作;继续去做一项优先工作,而不闪避它去做次优先的工作;着手去做一项不愉快的工作;拒绝一项不重要而且又会耗费时间的要求等等。这种奖赏可能微不足道,但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物——一片口香糖、一杯水、一些点心。它也可以是允许你自己去做某一件事情——休息一会儿、早一点下班,或买一双鞋子等等。它也或者是在你每次向正确方向走一小步的时候,在你心中的自我抚慰而已。

要记住两点:

在棒球比赛里,胜利不是取决于安打数目,而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒,并不能因为跑了四分之三的路程而得分。

工作也是这样。能够开始当然很好,继续做下去也不错,但是不到完成,你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”,然后又放在一边的习惯,还欺骗自己已经完成得很不错了,实际上却是典型的“烂尾楼”而已。

当然,如果工作范围太大而不能一次做完,这项建议就不适用。那你该怎么办呢?

很简单,用“各个击破”法,把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来),然后指定你自己把一项小工作完成之后才停下来。那么,在你把这种工作放在一边的时候,就不会觉得留下太多的紊乱头绪,而会觉得完成了这件工作的一个阶段,而且随时都可以再做下一步小工作。

例如,你有一份很长的报告要写,你要避免“一次只做一个小时左右”的安排,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,或写下引言。做好了这一步,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你就不需要再重新去理出头绪,也就不会有心智阻碍。

把工作分成许多小工作去做,你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯。这会为你每天省下很多时间。

如果拖延是你的问题,那你就不能再拖延着不去做了。

意大利腊肠在切开之前的样子非常笨重,而且看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后,看起来就不一样了。切了以后,你就可以处理它了,也就是可以用你的牙齿大嚼一番。

例如,有一个电话你应该打,你已经拖延很久,而且这个电话可能会令你不愉快的电话。在这种状况之下,“意大利腊肠切片法”可能会是这样:

(1)查出电话号码,并且写下来。

(2)定出一个打这通电话的时间。(要求你立刻打这通电话显然是超出了你现有的意志力量,因此让自己先轻松一下。但是要有一个补偿,那就是坚定地承诺在某一特定的时间打这通电话,并且把这个时间写在你的日历上。)

(3)拿出档案看看这通电话所涉及的究竟是怎么一回事。

(4)决定你确实要说些什么。

(5)打这通电话。

另外,一件大工作,“片段”的数目可能会很多,那么列出一份工作分段表吧。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间,或在等电话的几分钟,解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表,你可能永远不会着手去做这件大工作。

请记住:这件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。

“各个击破”的原则不止可以用在作战之中,也可以用在工作方面。

只要动点脑筋,任何事都可以迎刃而解。

还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动,并不是因为这件工作有什么特别的困难,而是我们已经养成了拖延的习惯所产生的解决问题的方法。拖延很少有特定原因,它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯,这种问题往往也能迎刃而解。

对很多人来说,要改变一种根深蒂固的习惯,会是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次,完全利用意志力量——新年的新决心,来改变习惯,但是都失败了。其实这并没有那么困难,只要你用对方法。

中国剑谱上有只有按自己的节奏方法,才能取得主动的策略。那么,我们工作中也只有了解自己的“生理节奏”,才能让我们的工作做得更好。所谓“生理节奏”,就是了解你在一月、一天当中,什么时候精力最充沛,脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“夜猫子型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃,而“夜猫子”则是夜晚更来劲。

要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事,而用精力不好的时间来做较不重要的事情,这样才能体现真正高效,并且能让你保持能量,节省体力,节约时间。

每个人都有自己的生理节奏,符合它便事半功倍,否则必然事倍功半。

“这就是我对恰当把握条理与节奏的看法。”斯蒂芬端起咖啡喝了一口说道,同时用期望的眼神看着一分钟经理。

“不错,年轻人,你有了很大的进步,我想你的实践基本上是成功的。”一分钟经理人很愉快地予以了肯定。

“但这是你的全部吗?”同时他又反问了一句。

“当然,不是全部。”斯蒂芬轻松微笑了一下:“接下来我希望您指正的观点是:‘使自己的时间增效’。”

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