登陆注册
2673400000005

第5章 行政组织结构设计

第一节行政组织结构类型选择

一、职能型行政组织的结构

职能型行政组织的结构的适用范围及结构特点如下:

1.适合大、中型综合企业行政管理;

2.除总务和办公室外,其他部门都可以在一定范围内作为独立的职能部门来对待,总务和办公室主要负责行政管理的事务型工作;

3.采取该行政组织结构的企业行政总监对管理部、人事部、财务部、采购库存等工作的控制、指导职责降低;

4.该行政组织结构主要体现不同工作部门的职能,每个部门都有专门的负责人和较固定的岗位。

二、综合型行政组织的结构

综合型行政组织的结构综合型行政组织的结构的适用范围及结构特点如下:

1.适合于小型企业的行政管理需要;

2.该行政组织结构的功能及职能进行了相对的平衡;

3.该行政组织结构下的行政总监主要负责企业的政务工作,其他人员大都负责企业行政管理的事务性工作;

4.该行政组织结构下行政工作范围较广,但工作人员数量较少,往往一个人身兼数职;

5.该行政组织结构灵活性、机动性大。

三、混合型行政组织的结构

混合型行政组织的结构的适用范围及结构特点如下:

1.适合中小型企业行政管理的需要。

2.该行政组织结构部分管理事务从总务和办公室独立出来,由专门的工作人员去负责。

3.该行政组织结构行政总监或行政副总经理主要肩负行政事务的总体管理工作。

4.行政性工作主要由管理部和行政秘书组负责;事务性工作主要由总务和办公室的人员负责;人事部(或人力资源部)、财务部、采购库存主要按其专业管理体系进行管理,并逐渐从企业行政事务管理工作范围中脱离。

5.这样的组织结构兼有结构灵活性和职能管理性的双重特点。

第二节企业行政组织结构设计模板

一、大中型企业行政组织结构设计模板

大中型企业行政组织结构的主要特点如下:

1.适合大中型现代企业行政事务管理的需要。

2.决策性工作基本上都从企业行政事务管理范围中分离出来,成为独立的职能部门,总务部和总经办主要负责行政管理的事务性工作。

3.负责企业行政事务管理的企业主要负责人除了对行政管理以外,对其他部门,如管理部、人力资源部、财务部及采购部等工作的控制、指导职责减少。

4.这种组织结构主要体现不同部门的职能,每个部门都有专门的负责人和相对固定的岗位。

二、中小型企业行政组织结构设计模板

中小型企业行政组织结构的主要特点如下:

1.适合中小型现代企业行政事务不定管理的需要。

2.部分管理事务从行政部和办公室独立出来,由专门的人员负责。

3.行政副总经理(行政主管)和行政助理主要肩负行政事务的总体管理工作。

4.这样的组织结构具有灵活性和职能管理性的双重特点。

三、小型企业行政组织结构设计模板

小型企业行政组织结构的主要特点如下:

1.适合于小型现代企业的管理需要。

2.功能及职能较为综合。

3.行政副经理或行政主管肩负企业管理的行政管理工作,其他人员负责企业行政管理的事务性工作。

4.工作范围较广,但工作人员数量较少,往往一人身兼数职。

第三节行政组织结构设计工作细则

一、行政组织结构设计时应考虑的基本因素

行政组织结构设计时,必须考虑以下因素。

1.明确组织等级

行政组织结构设计时,在明确权利与责任的基础上设立组织等级结构,但需要具体的规章制度以保证等级结构的可实现性。

2.统一指挥

每位员工只向一个直接上级负责,可以越级投诉,但不可以越级汇报;可以越级检查,但不可以越级监督。

3.控制适当的管理幅度

管理者直接控制下属人员的数量应具有一定的限度,一般来说,3~6人比较适合。幅度太大,则无法有效控制;幅度太小,则控制力度又不够或造成人力浪费。

4.明确授权

企业领导人授权时应使各级人员都明确自己应做什么,报告请示什么,工作成绩如何评定等问题。

5.责权相应

权力和责任都应在企业的规章制度中明确界定,相互统一。

6.协调配合

分工后的企业行政不是各自为战、独立操作,而需要密切协调配合,共同为企业的战略目标奋斗。

7.非人情原则

传统的行政组织崇尚规章制度的约束和程序的规范,不考虑人的情感因素,以避免个人偏好和成见的影响——行为科学的行政组织设计理论。

二、行政组织结构设计时应坚持的基本原则

1.彻底分权原则

要让基层员工能够对自己的工作负责,同时让基层员工握有解决自己面临问题的主动权,积极参与企业的决策。

2.人性化原则

要从人性的角度考察企业组织,力图在企业行政组织设计中加入价值、文化、心理等因素,使企业文化真正起到作用。

3.人本主义原则

毫无疑问,现代企业中人才是企业最核心的竞争力,企业的其他组成要素都围绕着员工进行安排、设计。行政人员的主要职责在于为广大员工提供足够好的工作条件和工作环境。

4.组织结构形态扁平化原则

这是现代企业的必然趋势,它要求企业尽量减少中层主管的数量,企业行政的重点在于高层的战略把握和实施以及现场管理人员的直接控制与管理。

5.以员工的心理需要为出发点的原则

将员工视为企业真正的主人,在行政组织结构设计及职位安排时,根据员工的心理需要和个性特点安排工作,最大限度地发挥员工的潜能,满足员工的兴趣、爱好,缩小上下级之间的心理距离。

6.重视非正式组织原则

非正式组织是企业内部的心理群体,具有很大的情绪感染力和精神号召力。

三、行政组织结构设计的基本要素

企业行政组织设计的基本要素如下:

(一)划分权力

在划分企业行政组织权力时需要把握以下几个原则:

1.明确责任与权力。

2.对权力之间进行均衡与制约。

3.要培养掌权者的民主作风。

(二)劳动分工

劳动分工既可以很好地实现企业目标,又可以充分发挥企业行政人员的聪明才智,减少资源浪费,提高工作效率。

(三)确定管理幅度与层次

影响管理幅度和管理层次的因素主要有领导者的知识、能力、经验,被领导者的素质、业务熟练程度和工作强度,管理业务的复杂程度,所承担任务的绩效要求,工作环境以及信息沟通方式等。

(四)建立部门

建立部门,即部门化,它是企业行政组织建立的基本方式和实现途径,也是企业对专业分工形成的行政活动进行协调的方式。部门化一般有四种方式:功能部门化、产品或服务部门化、用户部门化、地区部门化。

部门化形成企业行政组织的基本构架,为企业行政组织的进一步发展奠定了基础。

四、行政组织结构设计的基本内容

企业行政组织结构设计工作的主要基本内容如下:

(一)职务设计

进行职务设计工作时主要把握两个基本原则:专业化和自主性。

1.专业化。职务设计专业化是指把企业行政任务进行精细分工,把企业行政目标层层分解,最后每个人只承担很细小、很简单的一项任务。

2.自主性。职务设计自主性是指行政人员履行职务时,决定自己工作的自由度:将专业化程度高低与自主性程度高低结合起来。

(二)群体设计

群体组合包括部分或全部任务和人员的安排,其具体做法可分为两个阶段:

1.把整个组织中的工作流程、任务和有关人员的关系图绘制出来,分析任务、人员与工作流程的相关联系。

2.任务和人员构成活动区,搞清活动区之间的联结关系,确定执行任务的活动组,这种活动组便构成各种群体。

(三)结构设计

进行结构设计工作时需要把握以下六点工作要求:

1.明晰。在组织结构中,每个人(包括经理和工人)都明确自己处在什么位置,应该做什么,不应该做什么。

2.经济。企业行政费用要降到最低,以期获得最大效益。

3.效能。结构设计应能使企业员工的注意力和活动都指向企业的绩效而不是指向企业本身,指向工作成果而不是工作本身。

4.决策迅速有效。结构设计应能增强决策程序运行的有效性,减少决策的偏差和失误。

5.稳定性和适应性。企业行政组织结构一经建立,需要一个相对稳定期,同时又要求有高度的适应性。

6.自我更新。企业行政组织要能够促使员工在工作中学习和发展,顺应新的形势并形成新的观念。

五、行政人员配备与素质要求标准

行政工作由于其独特性,对相应的工作人员也有不同的要求,具体基本要求如下:

1.具有良好的敬业精神和服务理念。企业行政管理工作大都是重复性、烦琐性工作,只有具有良好敬业精神和为其他员工服务观念的人才能安心于本职工作,把每一件细小的工作做好,才能提高整个企业行政管理的质量和水平。

2.具有相关知识及经验。管理部、人事部、财务部、行政秘书组的工作人员必须具有专业技术职称、较丰富的相关工作经验和良好的个人素质,既熟悉本职工作且具有一定的工作经验。

3.具有较强的责任心和全局观念。行政管理工作大都是日常性工作,企业领导不可能每天都布置需要从事的工作,而是要求工作人员发挥各自的主动性,积极承担相应的工作。

4.具有良好的应变能力和适应能力。企业行政管理结构,可能因为企业状况的变化,相应改变行政管理工作人员的工作范围,而且企业行政管理工作也常会遇到一些突发情况,只有具有良好适应能力和应变能力的人员才能较好地控制企业的行政管理工作。

同类推荐
  • 店长易犯的88个错误

    店长易犯的88个错误

    《店长易犯的88个错误》是为了那些渴望尽快提升自己的店长们和准店长们而编撰,处在激烈的竞争中,高压的态势下,你需要一种清晰明确的引导,一个简单实用的指南,让自己重新审视自己的工作,除去工作中、认知中的偏差,在店长的职业之路上向着更高更强发展!
  • 行政管理制度表格流程规范大全

    行政管理制度表格流程规范大全

    《行政管理制度表格流程规范大全(成功金版)》内容包括办公用品管理,办公设备管理、办公费用管理,印章、证照、文件资料、档案管理,会议、提案、行政事务、法务管理,员工考勤、出入、假务管理,员工出差管理,车辆管理,招待与接待管理,宿舍食堂管理,环境与安全管理等的日常管理工作,涉及多个行业的企业制度范例以及大量“拿来即用”的模板、量表。它将告诉你如何让繁杂的行政工作变得更有条理,让行政管理变得更有效率。
  • 细节决定成交

    细节决定成交

    这本书意在提示企业乃至社会各界:精细化管理时代已经到来。多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事,但这就是工作,是生活,是成就大事的不可缺少的基础。中国决不缺少雄韬伟略的战略家,缺少的是精益求精的执行者;决不缺少各类管理制度,缺少的是对规章条款不折不扣...
  • 卓越私营公司十堂必修课

    卓越私营公司十堂必修课

    未来的企业竞争,也就是经理人大施拳脚的竞争,只会花拳秀腿功夫是难以立足商场,只有不论耍刀弄枪,还是骑马射箭,十八班武艺样样精通的老板才能使企业在竞争中如立囊之锥而突现。
  • 新手出纳一周通

    新手出纳一周通

    出纳人员如果不甘平庸,不满足现在的技能水平,想获得更大的突破,也请阅读此书。此书会解答你在工作中遇到的困惑,让你的出纳技能更为娴熟、科学。为了帮助出纳人员“温故而知新”,本书在每堂课的后面配备了相关的随堂测试,出纳人员学习时可以利用这些测试检验自己的学习效果,发现问题后要及时从书中查找答案,不要将疑问带到工作中。职场如战场,此书正是出纳人员在竞争中脱颖而出的枕边书,它可以帮你破解各种出纳难题,走出出纳迷局,实现出纳技能的飞跃!
热门推荐
  • 指导学生心理健康的经典故事:悉心呵护心灵健康

    指导学生心理健康的经典故事:悉心呵护心灵健康

    每个人都在梦想着成功,但每个人心中的成功都不一样,是鲜花和掌声,是众人羡慕的眼神,还是存折上不断累积的财富?其实,无论是哪一种成功,真正需要的都是一种健康的心理。有了健康的心理才是成功的前提与保证,在人的一生中,中学是极其重要的一个阶段,心理健康对以后的健康成长非常重要。
  • 古剑奇谭(杨幂、郑爽主演)

    古剑奇谭(杨幂、郑爽主演)

    杨幂主演同名电视剧原著小说。一段时光中生死相随的爱情传说。剑胆琴心,侠骨柔情;少年英雄,美女红颜,共同演绎江湖组曲。还原你心中最完美的仙侠浪漫经典!一段来自远古的约定与羁绊,一个于时光中生死相随的不朽传说!听说在遥远的极北之地,隐约有关于亡者重生的传说,我即将起程去那里。无论如何,在这一世走到尽头之前,我都会继续寻找下去,一直、一直……总有一天,我会和你回到桃花谷,到那时,我们,再也不分开……
  • 美女靓汤菜谱

    美女靓汤菜谱

    本套“美食与保健”丛书,包括《糖尿病食疗药膳》、《高血压食疗药膳》、《高血脂食疗药膳》、《冠心病食疗药膳》、《肥胖病食疗药膳》、《胃肠病食疗药膳》、《川菜美食菜谱》、《大众美食菜谱》、《家常美食菜谱》、《凉拌美食菜谱》、《素菜美食菜谱》、《汤煲美食菜谱》、《婴幼儿美食菜谱》、《孕产妇美食菜谱》、《中老年美食菜谱》、《美女靓汤菜谱》共16册。其中药膳食谱皆包括烹饪材料与调料、操作方法与步骤和保健功效等内容,非常全面、系统,具有很强的科学性和实用性,非常易懂、易学和易用,是广大读者用以指导健康膳食的良师益友。
  • 傻子王爷无情妃

    傻子王爷无情妃

    一只毒蝎子,彻底断送了她年轻的生命!别人只知道,那个软弱没主见的女人被迫嫁给一个痴傻呆闷的七皇子。殊不知,她早已不再是“她”!面对痴傻只会憨笑的美男,她气愤难填!你傻,本美女就医好你,谁知医好后,遭到嫌弃,却换来一纸休书,气愤之下,她恨不得与他同归于尽……
  • 霸爱:会长少惹我

    霸爱:会长少惹我

    【蓬莱岛出品】<br/>她,天性淡薄,只想平淡过生活,心中所装的人已逝那一刻,她的心同时也跟着死去!然,在遇见那一个死死纠缠着自己的会长,心莫名的如将要复活般……<br/><br/>他,豪放不羁,眼中从未看进任何人,却唯独对那个从未把自己望入眼中的女人一见钟情,可她却一再的逃离他……<br/>不是征服,而是深爱……<br/>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  • 皇女

    皇女

    镜饶月,云穹国王室八公主身体羸弱,性格怯懦,世人仅知她有一张倾世之容最后为心爱之人利用死于非命陌弦月,赫赫有名的犯罪心理学博士性格张扬、强势,催眠、暗示、杀人,无所不能爱情于她,只是游戏一场。当这样强势的她穿越到软弱的她身上……◇◆◇◆◇片段一:“朕后悔了,当初让你嫁给他,唯有你,才配与朕笑傲天下。月儿,跟朕走,朕许你皇后之位!”昔日连正眼都不愿看她一眼的男子,此时眼中看到的只有那淡雅如尘的女子,放下身段。女子抬眸,嘴角弯起一抹妩媚的弧度,淡然笑道:“你是看上了我哪一点?告诉我如何,我会改过来。”轻蔑不屑的话语,顿时让那龙袍加身的男子全身僵硬。片段二:望着那慵懒的躺在贵妃椅上的女子,他扬眉,一步上前,扣住她的下巴,强势道:“这一生,你永远也别想摆脱我。我生,你生;我死,你死。”美艳女子缓缓抬眸,一笑倾城,道:“可以。前提是……看你有没有那个本事!”此文一对一,男强女强,坚决不虐男女主,欢迎跳坑!PS:女主邪恶,偶尔有变态之举,入坑需谨慎!+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++感谢亲舞月晴空的题词,以下内含男女主名~陌上晓出似皇女,弦音卷外司音缕。月上柳梢难度日,琴棋奉上降天曲。无声宾至笙几许,邪君殿外空对弈。朝中皆知乡外客,阳关已过凤凰溪。+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++推荐自己的文:《第一夫人》(深情一对一,已完结)《boss太腹黑》推荐好友文:《狼妻》《狂天下》无意宝宝的:《盛世风华》
  • 快乐之钟,在此刻敲响

    快乐之钟,在此刻敲响

    自信是成功的前提,快乐是生活调味剂。本书所选取的小故事不仅充满了幽默色彩,还流露出机敏智慧的闪光。阅读本书,既能培养孩子的幽默感,使其眼中的世界变得五彩缤纷,充满乐趣,又能让孩子树立自信,从而坚强地迎接人生中的挑战。
  • 当代散文鉴赏(中国经典名作鉴赏)

    当代散文鉴赏(中国经典名作鉴赏)

    然而,人们忘情地读诗、读小说,看戏剧……也一样忘情地鉴赏散文!散文的魅力究竟在何处呢?我们又该沿着怎样的路径去寻幽访胜呢?不妨随着编者的脚步,来学习欣赏散文吧,从形式到内容。本书收录了多篇当代散文,散文既无诗歌的音乐节奏,也无小说的故事情节,更无戏剧激烈的性格冲突,总之,并且由专家、名家为你解析、引导你鉴赏每一篇散文。这些散文的作者有:巴金、王蒙、刘白羽、张抗抗、老舍、余光中、刘心武、秦牧等等等等。,散文的确好像是显得太平常了一点
  • 饥饿的年代(原创经典作品)

    饥饿的年代(原创经典作品)

    善读精品美文,拾取久违的感动;体悟百味人生,感受成长的快乐。阅读其间,时而在惊险悬疑的案件中悚然而惊,时而为体察入微的真情潸然泪下,时而又涌动着想针砭时弊的激情……掩卷而思,人性的美丑,世事的善恶,人生际遇的变幻无常不禁让人感慨万千。
  • 超级记忆力训练

    超级记忆力训练

    学会这些易学易记的诀窍后。再去记忆需要记忆的...,记忆是思考的基石。倘若脑海中没有已经记住的知识,你就不会深思熟虑,不能定义周遭,亦不可能以理服人,自作决策,更不要提自主创新或是贡献社会了。没有记忆就没有知识,请你一定要认识到这一点。我想你肯定已经意识到了,否则你就不会拿起这本书。没有记忆是没有知识可言的(举个极端一点的例子,如果你忘记了拼音和汉字,你就读不懂这本书到底在讲什么了)。《超级记忆力训练Ⅰ》的特别之处在于,它会教给你许多记忆的诀窍,让你学起来容易,用起来也有趣。这些诀窍不仅对你的学业会有所帮助,而且对于你日后的生活也会大有裨益