登陆注册
2658100000020

第20章 商品采购操作规范(1)

(第一节)商品采购实务

一、采购作业的基本步骤与注意事项

1. 采购作业流程的基本步骤

⑴确认需求

即在采购之前,应先确定买哪些物料,买多少,何时买,由谁决定等。

⑵需求说明

确认需求之后,对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等,均加以明确说明,以便使来源选择及价格谈判等作业顺利进行。

⑶选择供应来源

根据需求说明,在原有供应商中选择成绩良好的厂商,通知其报价,或以登报公告等方式公开征求。

⑷确定采购价格

决定可能的供应商后,进行价格谈判。

⑸订单安排

价格谈妥后,应办理定货签约手续。订单和合约,均属于具有法律效力的书面文件,对买卖双方的要求、权利及义务,必须予以说明。

⑹订单追踪与稽核

签约定货之后,为求销售厂商的如期、如质、如量交货,应依据合约规定,督促厂商按规定交运,并予以严格检验入库。

⑺核对发票

厂商交货验收合格后,随即开具发票。要求付清货款时,对于发票的内容是否正确,应先经采购部门核对,财务部门才能办理付款。

⑻不符与退货处理

凡厂商所交货物与合约规定不符而验收不合格者,应依据合约规定退货。并立即办理重购,予以结案。

⑼结束

凡验收合格付款,或验收不合格退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有无缺失,绩效好坏等,上报高级管理层或相关部门核阅批示。

⑽记录与档案管理

凡经结案批示后的采购事件,应列入档案登记编号分类,予以保管,以备参阅或事后发生问题的查考。档案应具有一定保管期限的规定。

2. 注意事项

⑴注重划分权责或任务

各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核办法。例如请购、采购、验收、付款等权责应予以区分,并指定主办部门。

⑵关键点的设置

为了便于控制,使各项正在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管制,例如国外采购,从询价、报价、申请许可证、开信用证、装船、报关、提货等,均有管制要领或办理时限。

⑶价值与程序相适应

程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。 凡涉及数量比较大,价值比较高或者容易发生舞弊的作业,应有比较严密的处理监督;反之,则可略微予以放宽,以求提高工作效率。

⑷注意先后顺序及实效控制

应当注意作业流程的流畅性与一致性,并考虑作业流程所需时限。例如,避免同一主管对同一采购事件做多次的签核;避免同一采购事件,在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购事件会签部门过多,影响作业实效。

⑸避免作业过程发生摩擦、重复与混乱

注意变化性或弹性范围以及偶发事件的因应法则,例如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时应有权宜的办法或流程来特别处理。

⑹处理程序应适合现实环境

应当注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程,经过若干时间执行后,应加以审视,不断改进,以适应组织变更或作业上的实际需要。

二、合理选择采购渠道

企业采购渠道多种多样,如何从中进行选择呢?我们换个角度来分析。企业的供货渠道可以分为3个方面:一是企业自有供货者;二是原有的外部供货者;三是新的外部供货者。

1.企业自有供货者

有些企业自己附设加工厂或车间,有些企业集团设有商品配送中心。这些供应商是企业首选的供货渠道。

企业按照市场需要,组织附属加工厂加工或按样品进行生产,自产自销,既是商品货源渠道,又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针织品;鞋帽,市场花色、式样变化快,从外部进货,批量大、时间长,不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做,产销衔接快,批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响,成为吸引客流,扩大销售的有力手段。

2.企业原有外部供货者

企业与经常联系的一些业务伙伴,经过多年的市场交往,对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解,对方也愿意与企业合作,遇到困难双方能相互支持。因此,可成为企业稳定的商品供应者。

企业稳定的外部供应者来自各个方面,既有生产商,又有批发商,还有专业公司等。在选择供货渠道时,原有的外部供货者应优先考虑,这一方面可以减少市场风险,又可以减少对商品品牌、质量的担忧,还可以加强协作关系,与供货商共同赢得市场。

3.新的外部供货者

由于企业业务的扩大,市场竞争激烈,新产品不断出现,企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策,要从以下方面做比较分析:

⑴货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按企业的要求按时保证供应,信誉好坏,合同履约率等。

⑵商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准,能否满足消费者的需求特点,质量档次等级是否和企业形象相符,进货价格是否合理,毛利率高低,预计销售价格消费者能否接受,销售量能达到什么水平,该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。

⑶交货时间。采用何种运输方式,运输费用有什么约定,如何支付,交货时间是否符合销售要求;能否保证按时交货。

⑷交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务,供货商是否同意企业售后付款结算,是否可以提供送货服务、提供现场广告促销资料和费用,供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。

为了保证货源质量,企业商品采购必须建立供货商资料档案,并随时增补有关信息,以 便通过信息资料的比较对比,确定选择供货商。

三、购货洽谈、签订合同

在对供货商进行评价选择的基础上,采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在 采购谈判中,采购人员要就购买条件与对方磋商,提出采购商品的数量、花色、品种、规格 要求,商品质量标准和包装条件,商品价格和结算方式,交货方式,交货期限和地点也要经过双方协商,来达成一致,然后签订购货合同。一般情况下,商品采购合同应包括以下主要内容:

⑴货物的品名、品质规格。

⑵货物数量。

⑶货物包装。

⑷货物的检验验收。

⑸货物的价格,包括单价、总价。

⑹货物的装卸、运输及保险。

⑺贷款的收付。

⑻争议的预防及处理。

签订购货合同,意味着双方形成交易的法律关系,应承担各自的责任义务。供货商按约交货,采购方支付货款。

四、采购绩效与指标

1.采购绩效的衡量

有位管理学家曾经说过“你永远控制不了不能衡量的事情”。要控制采购过程,必须制定采购绩效或表现的衡量指标。

采购绩效的衡量可根据采购工作范围、采购能力与采购结果等来划分为采购效率与采购效果指标两大类。而采购绩效衡量的主要范围如图9-1所示。

2. 采购绩效指标

⑴价格与成本指标

采购的价格与成本指标包括参考性指标和控制性指标。参考性指标主要有采购总额、供应商采购额、物品采购基价等。它们一般是作为计算采购相关指标的基础,同时也是体现采购规模、了解采购人员及供应商负荷的参考数据,是进行采购过程控制的依据和出发点,常提供给公司管理层参考。而控制性指标则是指体现采购改进过程及其成果的指标,如采购降价幅度、本地化比率等等。

⑵质量指标

质量指标主要是指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现,它包括供应商质量保证体系、来料质量水平等方面。

⑶运行指标

运行指标指供应商在实现接收订单过程、交货过程中的表现及其运作水平。包括交货周期、交货可靠性以及采购运作的表现(如原材料库存等)等。

⑷其他采购效果指标

其他采购效果指标是指其他与供应商表现相关的指标,如供应商总体水平、综合考核以及参与产品或业务开发、支持与服务等方面的指标。

⑸采购效率指标

采购效率指标是指与采购能力如人员、系统等相关的指标。

人员

涉及到采购部总人数以及各类采购人员的比例、采购人员的年龄、工作经验与教育水平结构、采购人员语言结构、采购人员培训目标及实施情况、采购部人员流失率等。

管理

可考虑采购人员的工作时间使用结构(处理文件、访问供应商等)及比例,采购人员的纪律执行情况(考勤等),采购人员的工资级别及费用情况,采购行政管理制度的完整性,供应商管理程序的完整性,采购系统的评审及评估目标水平等。

3. 采购绩效指标的设定

采购绩效指标设定包括三个方面内容:一是要选择合适的衡量指标;二是绩效指标的目标值;三是确定绩效指标要符合有关原则。

⑴采购绩效指标的选择

这需要同企业的总体采购水平相适应。对于采购体系尚不健全的单位,开始时可选择批次质量合格率、准时交货等来控制和考核供应商的供应表现,而平均降价幅度则可用于考核采购部门的采购成本业绩。采购管理制度基本完善后,采购绩效指标也就相应地系统化、整体化。

⑵确定采购绩效指标目标值

要考虑以下几个前提:一是内外顾客的需求,尤其是要满足下游顾客如生产部门、品质管理等的需要。原则上,供应商的平均质量、交货等综合表现应该高于本公司内部的质量与生产计划要求,这也是“上游控制”原则的体现。二是所选择的目标以及绩效指标要同本公司的大目标保持一致。三是设定目标时既要实事求是、客观可行,又要具有挑战性,要以过去的表现作为参考,更重要的是要与同行的佼佼者进行比较。

⑶绩效指标的选择的原则

选择的绩效指标可适用SMART检查,即符合明确、可测量性(即尽量做到量化)、可接受(即能让自己、顾客及相关的人员认同)、现实可行以及时间性要求等。

五、采购绩效评估

采购绩效评估是对采购工作进行系统地评价、对比,从而判定整体的采购水平。绩效评估方式有自我评估、内审、管理评审等。评估审核一般依据事先制定的审核评估标准,对照本公司的实际采购情况逐项检查、打分,依据实际得分对照同行或世界最好水平找出薄弱环节进行相应改进。

1.采购绩效评估的基本要求

美国采购专家威尔滋对采购绩效评估的问题,曾提出以下几点要求:

⑴采购主管必须具备对采购人员工作绩效进行评估的能力。

⑵采购绩效评估必须遵循以下基本原则:绩效评估必须持续进行,要定期地审视目标达成程度;当采购人员知道会定期地评估绩效,自然能够致力于绩效的提升;必须从企业整体目标的观点出发来进行绩效评估;评价必须持续不断而且长期进行。

⑶评估尺度。评估时可以使用过去的绩效为尺度作为评估的基础,更可以用与其他企业的采购绩效比较的方式来进行评估。

2.采购绩效评估的标准

确定了绩效评估指标之后,必须设置标准以便考核。常见的标准有以下几种:

⑴历史绩效

选择公司历史绩效作为评估目前绩效的基础是相当正确、有效的做法。如果公司的采购部门、职责或人员等有重大变动时,历史绩效就不适合作评估标准。

⑵预算标准绩效

如果历史绩效难以取得或采购业务变化比较大,我们可以使用预算标准绩效作为衡量的基础。

⑶行业平均绩效

如果同行业其它公司在采购组织、职责以及人员等方面与本企业相似,则可与其绩效进行比较,以辨别彼此在采购工作成就上的优劣。数据资料既可以使用个别公司的相关采购结果,也可以应用整个行业绩效的平均水准。

⑷目标绩效

目标绩效则是在现有条件下,经过一番努力才能实现的。目标绩效代表公司管理层对工作人员追求最佳绩效的“期望值”。

3.采购绩效评估人员与方式

⑴评估人员

采购部门

采购部门评估人员主要是指采购主管,其对所管辖的采购人员最为熟悉,而且所有工作任务的指派、工作绩效的优劣,都在其直接监督之下。因此,由采购主管负责评估,可以注意到采购人员的一贯表现,体现公平客观的原则。但是主管进行评估会包含很多个人情感因素,从而使评估结果出现偏颇。

相关部门

与采购部门业务相关的部门来评估采购绩效,可避免采购主管评估的不足。如会计与财务部门通过掌握的产销成本数据、资金的使用与占用等,对采购部门的工作绩效进行评估;工程或生产主管部门通过掌握的物品质量、供应的及时方面对采购部门绩效进行评估;还可以通过供应商探询其对本企业采购部门或人员的意见,以间接了解采购作业绩效和采购人员素质。

外界专家或管理顾问

为避免公司各部门之间的本位主义或门户之见,可以特别聘请外部采购专家或管理顾问,针对企业全盘的采购制度、组织、人员及工作绩效,做客观的分析与建议。

⑵评估方式

对采购人员进行工作绩效评估的方式,可分为定期和不定期式。定期评估方式一般采用目标管理法。目标管理法可以摒除“人”的抽象因素,以“事”的具体结果为考核重点,比较客观公正。由于使用这种方法时人们会特意追求考核目标的提高而忽略其他方面,因此对目标选择的要求比较高,要求目标选择全面。

不定期的绩效评估,往往以特定项目方式进行。例如公司要求某项特定产品的采购成本降低5%,当设定的期限一到,即评估实际的成果是否高于或低于5%,并就此成果给予采购人员适当的奖惩。这种评估方式对提高采购人员的士气有很大的帮助。这种不定期的绩效评估方式,特别适用于新产品开发计划、资本支出预算、成本降低专项方案等。

六、遏制采购腐败

1.绩效考核不但是调动员工积极性的主要手段,而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段,在采购管理中也是如此。可以说,绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果:采购人员主观上必须为企业的利益着想,客观上必须为的企业利益服务,没有为个人谋利的空间。

2.如何对采购人员进行绩考核?跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴,其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初(或年底)跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员,就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中,交替运用两套指标体系,即业务指标体系和个人素质指标体系。

3.业务指标体系主要包括:

⑴采购成本是否降低?卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平?

⑵采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效控制?

⑶供应商的服务是否增值?

⑷采购是否有效地支持了其他部门,尤其是生产部门?

⑸采购管理水平和技能是否得到提高?

同类推荐
  • 销售员的28堂效率提升课

    销售员的28堂效率提升课

    为什么那么多的销售人员在同一家公司,一天同样的24小时,销售一模一样的产品,别人的业绩总是比自己高?你知道全世界所有的成功人士是怎么成为成交高手的吗?你在销售工作上,是否已经发挥了个人100%的能力与潜力?你现在的成交率高吗?如何才能顺利获得订单?如何才能成为一名签单高手?如何才能使小订单变成大订单?你想改变现状吗?你想成为超级销售战将吗?那么,别在犹豫,现在就请你打开这本《销售员的28堂效率提升课》,它能帮你实现这些梦想!
  • 听总裁们谈经营之道

    听总裁们谈经营之道

    本书从突围举措、行业结构、企业后劲等方面详细解读了50位优秀的企业领导人“重装突围”的应对之道,其中有前瞻性的战略规划,更不乏实际应对的改革措施,希望对目前遭遇企业创立以来最大困难的企业和所有有志于做中国最好企业的创业者有所借鉴、有所启发。
  • 每天学点销售学大全集(超值金版)

    每天学点销售学大全集(超值金版)

    本书给广大销售人员提供了实用的销售方法,有助于销售人员清晰、准确、自信地传达信息:讲述了一系列销售技巧,以提高销售人员的表达能力,使客户能够感受到销售人员给予他们的关注和敬意,使销售人员对产品的介绍引人入胜,让销售人员的诚信深入人心,帮助销售人员与客户建立长期合作的伙伴关系。让销售人员的销售额直线提升。
  • 听管理学家讲故事

    听管理学家讲故事

    为什么所有外部条件都万事俱备,有人却无法放手去做?为什么有人身无分文,却可以将自己的奇思妙想付诸实践?为什么本以为按部就班就可以高枕无忧,却逐渐发现事情并没有那么简单?为什么有的事似乎不可能,但管理者一番运筹帷幄竟然马到成功?……该书选用了一个个精彩的小故事阐述了真实世界中关于管理的主要原则,以助你成为一个优秀的管理者。
  • 会说会听会沟通:高效经理人沟通技能培训与自修教程

    会说会听会沟通:高效经理人沟通技能培训与自修教程

    在当前的管理界,一个很有意义的争论就是管理究竟是技术还是艺术?本书作者认为,管理首先是技术,然后才是艺术。管理有具体的方法和技巧,而这些方法和技巧在不同场合下可能表现为不同的形式。目前国内的管理教育,基本上以MBA为主流,集中理论知识的传授和讲解管理者自我提升所必需的技能。书中原理的阐述与技能的结合,案例分析与管理游戏相交融,使读者能从概念和原理上得以提升,又可以在具体技术和方法上有所改善。这是第一批,包括了7个专题的基本内容,从管理沟通、谈判技能、问题解决技能,到团队建设技能、激励下属技能,再到个的时间管理、个人压力调节等,都是管理者自我提升所必需的基本技能。后面还会不断推出新的专题。
热门推荐
  • 臭小子,看你拽还是我拽!

    臭小子,看你拽还是我拽!

    她是XX‘雪组’老大,作风冷冽闻风散胆,无人不知。在杀手界被称为‘冷’他是霸道冰山帅哥,唯独对她情有独钟,且有着不为人知的XX背景。她隐匿真实身份迈入学校,只为寻一知己。却不想活生生的撞到他。她骂他,她诅咒他,不甘心被他随意使唤。而他却翘起二郎腿,斜眼戏谑的露出难得一笑,暧昧不清。她拼了命的想要逃离开他,却被一团花痴女生当做是纠缠不清。而就在她绞尽脑汁,筋疲力尽也摆不脱他的时候。他却一脸乏意装作无聊的看着她,嘴里还不忘嚷嚷着。“跑腿的,去给我买杯果汁……。”“跑腿的,给我捶捶肩……”“跑腿的,限你十分钟给我订好餐厅……!”天呐……!行行好,直接劈死她吧……!然而这对冤家又会如何展开他们的爱情呢?是争斗?是吵闹?是死缠着不放?还是最后收入囊中!?
  • 别在转身之后说爱我

    别在转身之后说爱我

    三个生活在都市中不同行业不同背景的大龄剩女,一个偶然的机会住在了同一所房子里,于共同生活的彼此取暖中渐渐产生了真情。她们各有各的故事,各有各的爱情模式,有时也会为了应付家里而去相亲。她们身上有着相似的足以让她们惺惺相惜的东西,除了让她们感到恐惧的年龄之外,还有于欲望都市中对真情的渴求和不肯放弃。于是,在这追求真爱的过程中故事丛生,跌宕起伏的剩女命运让人感叹。每一个年近三十的女人都会在这里面看到自己的影子。
  • 洪水防范与自救

    洪水防范与自救

    从洪涝灾害的基本知识、洪涝灾害的预防、洪涝灾害时的自救互教三个方面进行介绍,记录了读者最需要、也最应该知道的技巧,做好最充分的准备,将灾害带来的损失减到最低。
  • 婚丧喜庆指南(中国民间文化丛书)

    婚丧喜庆指南(中国民间文化丛书)

    本书主要从以下几方面的新旧习俗对比来介绍中国的婚丧喜庆文化:结婚、丧葬、寿诞、节日。
  • 傻子王爷无情妃

    傻子王爷无情妃

    一只毒蝎子,彻底断送了她年轻的生命!别人只知道,那个软弱没主见的女人被迫嫁给一个痴傻呆闷的七皇子。殊不知,她早已不再是“她”!面对痴傻只会憨笑的美男,她气愤难填!你傻,本美女就医好你,谁知医好后,遭到嫌弃,却换来一纸休书,气愤之下,她恨不得与他同归于尽……
  • 痴相公

    痴相公

    玉夏国最大绸缎商罗子缣长女罗缜,自幼随父打理商业,养成精明个性。十三岁时,更是被无良父亲委以大任,全权接手家族生意,为罗家赚下不尽银钱,始称罗家“摇钱树”。隔壁良家,鬻药起家,亦为富鼎之户,两家交好,定下姻亲。但良家长子长至三岁,始知天性痴傻,由此罗、良两家断却交情,良家转迁杭夏国。十八年后,杭夏国国君亲笔致函玉夏国君,为旗下皇商良德长子向玉夏国皇商罗子缣爱女求婚……
  • 萌妻不乖:首席大叔凶巴巴

    萌妻不乖:首席大叔凶巴巴

    “她呢?”从黑色霸气的最新款的玛莎拉蒂车下来的男人,语气略显着一丝的冷冽和怒意,浑身散发着凛冽的气息,冷冷的语气暴露了他此时的愤怒。一旁的佣人低着头,低声地说道:“少奶奶在小少爷的房间。”唐亦琛俊彦上挂着那一层冰霜并没有因为佣人的话而软和几分,深邃的眸色反而是更为的黯沉,眸底深处折射出冰渣子,让周遭的空气温度骤降!
  • 中小企业财税一本通

    中小企业财税一本通

    本书全程展示了从原始单据到报表的所有操作流程,详细解读了两大核心报表的填报与处理技巧,并从账务处理的7大关键入手,介绍了如何把控12种税目申报缴纳,从而使得没学过财务的管理者也可以正确进行财务决策,通过一套账轻松规避财税风险,将隐患解决在账面之外。
  • 小公主

    小公主

    为了能使自己的女儿像一位公主那样美丽、优雅和高贵,我看到过不少父母作了方方面面的准备。他们有的每周都兴冲冲跑去参加培训课,以期得到切身的经验;有的则忙着购买从胎教音乐磁带到学步车等等一系列物品。虽然这意味着花费不少时间,但作为父母,他们无疑已经下定决心,要帮助自己的小宝贝尽可能完美地成长。记得我当年得知自己将为人父时,不分好歹买了一大堆相关书籍,并且准备了一个很高档的大笔记本,准备在理论上大大提高一番。如今这个笔记本已密密麻麻记满我的心得……
  • 弃心狂君

    弃心狂君

    【本文一女N*男+少许玄幻+极度血腥+温馨浪漫+轻松搞笑】雷家“真拉风”三姐妹雷(家)穿系列!!雷真《弃爱冷君》:雷拉《弃情邪君》:雷风《弃心狂君》:本文(别被开头吓到你!)---------------------------简介:错了,真的错了,这一切都错了,十五年的亲情原来如此渺小,在江山与权利间化为乌有,烟消云散……在进入棺材的那一刻,我多希望自己就此死去,那抹来自地狱的幽灵,却把我从死亡边缘救起,只留下一句:好好活着,别回来了……第二天,我便成了季国的重金通缉者:哥哥的贱妃!--------------------------------小视频地址:(内容只是提示,全部以本文为主)本文慢热,第一人称演义,开头超级虐身,后面轻松温馨。或许勤勤写的不是所有人都会喜欢,或许不是所有人都能接受勤勤的风格,但是,为了保持环境的干净,不喜请绕道!自重!谢谢~-------------------------推荐勤勤文文:吸血贵公子Ⅲ,吸血鬼与天使的故事:《捡回来的吸血王》属于穿越之作,第一人称:《爷,我真的是男人》另类血族专情轻松文:《我的相公不是人》都市专属爱情小白文:《宝贝惹到火》:属于穿越之作:《弃心狂君》:架空作品:《狂妄王爷销魂妃》:穿越一女N男作品:《替身王妃》:血族的诱惑:《我的专属血奴》:血族深情之恋:《吸血贵公子》:都市滥情男女:《危情》: