采购部门应对来货预期日期有预先通知。
顾客退货，必须检查、点数，如认为必要，须与其他收货隔开。
从储藏仓库转移原材料和包装材料，必须并只能根据正当批准的申请单，并且必须在该项移动发生的当期会计年度记载入账。
存货入库，应立即作独立鉴定并书面认证，在收货中发现数量不足时，应立即进行核查调节。
如果有条件的话，应使用经数码编号控制的借项通知单，以保证恰当的会计控制。在验收时，发生存货拒收，应清楚地直接标明，在仓库分隔储藏，并在财务报告中恰当记入。
凡发生应由运输人或销售人员负责的材料短缺、材料损坏或退货等情况，应立即办理追索。
（第三节）采购管理的优化
虽然质量、交货期也是采购过程中的重要考虑因素，仅在传统的采购方式下，质量、交货期等都是通过事后把关的办法进行控制，如到货验收等，交易过程的重点放在价格的谈判上。因此在供应商与采购部门之间经常要进行报价、询价、还价等多次谈判，并且多头进行，最后从多个供应商中选择一个合适的供应商签订合同，订单才决定下来。
在传统的采购模式中，供需之间的关系是临时性的或者短时性的合作，而且竞争多于合作。由于缺乏合作与协调，采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多，没有时间做市场分析和计划，而把大量时间消耗在日常重复的琐碎事务上，供应与需求之间的这种缺乏合作的气氛，增加了许多合作中的不确定性。同时，传统的采购过程还使用户需求响应能力迟钝。由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈、在市场需求发生变化的情况下，采购方无法改变供应方已有的订货合同，因此采购一方在需求减少时，库存增加，需求增加时，出现供不应求。重新订货需要增加谈判过程，因此供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应付变化需求的能力。
一、外部资源管理
⑴传统采购管理的不足之处在于与供应商之间缺乏合作，缺乏柔性和对需求快速响应的能力，准时化思想出现以后，对企业的物流经营管理提出了严峻的挑战，需要改变传统的单纯为库存而采购的管理模式，提高采购的柔性和市场反应能力，增加和供应商的信息联系和相互之间的合作，建立新的供需合作模式。供应链管理思想就是系统性、协调性、同步性、集成性，外部资源管理是实现供应链管理的上述思想的一个重要步骤——企业集成。从供应链企业集成的过程来看，它是供应链企业从内部集成走向外部集成的重要一步。
⑵参与供应商的产品设计和产品质量控制过程。同步化运营是供应链管理的一个重要思想。通过同步化的供应链计划，使供应链各企业，在响应需求方面取得一致行动，增加供应链的敏捷性。实现同步化运营的措施是并行工程。生产商企业应该参与供应商的产品设计和质量控制过程，共同制定有关产品质量标准等，使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来。
⑶一方面，在传统的采购模式中，供应商对采购部门的要求不能得到及时的响应，另一方面，关于产品的质量控制也只能进行事后把关，不能进行实时控制，致使企业不能进行同步化运作。为此，供应链管理采购模式的第二特点就是实施有效的外部资源管理。这是将事后把关转变为事中控制的有效途径——供应管理或者叫外部资源管理。
⑷实施外部资源管理也是实施精细化生产、零库存生产的要求。供应链管理中，一个重要思想是在生产控制中，采用基于订单流的即时化生产模式，使供应链企业的业务流程朝着精细化生产努力，即实现生产过程的几个“零”化管理：零缺陷、零库存、零交货期、零故障、零废料、零（无）纸面文书、零人力资源浪费、零事故。
二、为订单而采购
⑴在传统的采购模式中，采购的目的是为了补充库存，即为库存而采购。采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性、采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。在供应链管理模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的，制造订单的产生是在用户需求订单的驱动下产生的，然后，制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商。这种准时化的订单驱动模式使供应链系统得以及时响应用户的需求，从而降低了库存成本、提高了库存周转率和物流的速度。订单驱动的采购方式有如下特点：
⑵供应商与制造商建立了战略合作伙伴关系，签订供应合同的手续大大简化，不再需要双方的询盘和报盘的反复协商，交易成本也因此大为降低。在同步化供应计划的协调下，制造计划、采购计划、供应计划能够并行进行，从而缩短用户反应回馈时间，实现了供应链的同步化运作。采购与供应的重点在于协调各种计划的执行。为了提高效益，采购物资直接进入生产部门。信息传递方式发生了变化。在传统采购方式中，供应商对制造过程的信息不了解，也无需关心制造商的生产活动。但在供应链管理环境下，供应商能共享制造部门的信息，提高了供应商应变能力，减少了信息失真。同时，在订货过程中不断进行信息反馈，修正订货计划，保持订货与需求同步。
⑶订单驱动的采购方式，简化了采购工作流程。采购部门的作用，主要是沟通供应与制造部门之间的联系，协调供应与制造的关系，为实现精细采购提供保障。协调供应商的计划是一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动，在资源有限的情况下，必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面。在这种情况下，下游企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划。在资源共享的前提下，保证供应链的正常供应关系，维护企业的利益。
三、准时化采购
1．准时化采购的概念
准时化采购的基本思想是：在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。它是从准时生产发展而来的，是为了消除库存和不必要的浪费而进行持续性改进。要进行准时化生产，必须有准时的供应，所以必须要有准时化采购。它和传统的采购方法在质量控制、供需、供应商的数目、交货期的管理等方面有许多不同，其中关于供应商的选择（数量与关系）、质量控制是其核心内容。
准时采购对于供应链管理思想的贯彻实施有重要的意义。
订单驱动使供应与需求双方都围绕订单运作，也就实现了准时化、同步化运作。要实现同步化运作，采购方式就必须是同步的，当采购部门产生一个订单时，供应商即开始着手物品的准备工作。同时，采购部门编制详细采购计划，制造部门也进行生产的准备过程，当供应商拿到采购部门提供的详细采购单时，供应商就能很快地将物资在较短的时间内交给用户。当用户需求发生改变时，生产订单又驱动采购订单发生改变。这样一种快速的改变过程，如果没有准时的采购方法，供应链企业很难适应这种多变的市场需求。因此，准时化采购增加了供应链的柔性和敏捷性。综上所述，准时化采购策略体现了供应链管理的协调性、同步性和集成性，供应链管理需要准时化采购来保证供应链的整体同步化运作。
2．准时化采购的条件
⑴创建准时化采购团队
世界一流企业的专业采购人员有3个责任：寻找货源、商定价格、发展与供应商的合作关系并不断改进。因此专业化的高素质采购队伍对实施准时化采购至关重要。为此，首先应成立两个团队，一个是专门处理供应商事务的团队，该团队的任务是认定和评估供应商的信誉、能力，或与供应商谈判，签订准时化订货合同，向供应商发放免检签证等，同时要负责供应商的培训与教育。另外一个团队是专门从事减少采购过程中的浪费的团队。这些团队人员对准时化采购的方法应有充分的了解和认识，必要时要进行培训，如果这些人员本身对准时化采购的认识和了解都不彻底，就无法取得供应商的合作。
⑵制定计划
确保准时化采购策略有计划、有步骤地实施。要制定采购策略，改进当前的采购方式，减少供应商的数量、正确评价供应商、向供应商发放签证等内容。在这个过程中，要与供应商一起商定准时化采购的目标和有关措施，保持经常性的信息沟通。
⑶精选少数供应商，建立伙伴关系
选择供应商应从这几个方面考虑：产品质量、供货情况、应变能力、地理位置、企业规模、财务状况、技术能力、价格、与其他供应商的可替代性等。选择最佳的供应商，并对供应商进行有效地管理是准时化采购成功的基石。
⑷搞好供应商的培训，确定共同目标
准时化采购是供需双方共同的业务活动，单靠采购部门的努力是不够的，需要供应商的配合。只有供应商也对准时化采购的策略和运作方法有了认识和理解，才能获得供应商的支持和配合，因此需要对供应商进行教育培训，才能获得供应商的支持和配合，因此需要对供应商进行教育培训。通过培训，大家取得一致的目标，相互之间就能够很好地协调，做好采购的准时化工作。供应商与用户的紧密合作是准时化采购成功的钥匙。
⑸进行试点工作
先从某种产品或某条生产线试点开始，进行零部件或原材料的准时化供应试点。在试点过程中，取得企业各个部门的支持是很重要的，特别是生产部门的支持。通过试点，总结经验，为正式实施准时化采购打下基础。
⑹采购过程质量控制
做好采购过程质量控制，向供应商颁发产品免检合格证书。
准时化采购与传统的采购方式的不同之处在于，买方不需要对采购产品进行比较多的检验手续。要做到这一点，需要供应商做到提供百分之百的合格产品，当其做到这一要求时，即发给免检手续的免检证书，实现配合准时化生产的交货方式。准时化采购的最终目标是实现企业的生产准时化，所以，要实现从预测的交货方式向准时化适时交货方式转变。
⑺实例排序提高采购效率
当一个汽车制造商准备在现有的制造厂生产一辆新汽车时，它必然会寻找种种方法来提高效率，减少存货负担。其中，可以提高效率的一个方法就是进行高效率的采购，可供采购的车顶共有流行的6种颜色的选择，可以与车内装饰、座位和地毯相配；此外，还要安装一个上下层控制台和两种不同风格的车灯。总之，加起来有34种不同的选择。由于局部装配领域里有这么多的选择，使新车采购拥有许多选择。同样地，制造厂考虑将这一采购作业转移到承担实际采购作业的定制商处。而且，该定制商将进行分散采购。
