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第4章 提前给自己留个好位置

没有计划必然要失败

李晋是一家公司的销售部经理。一天早上,和平常一样,李晋走进办公室,看到桌子上有一堆助理新送来的材料,他感到很头疼。但是迫于工作需要,他只好静静地坐下来,认真地审阅。之后,他发现自己的邮箱里来了几封新邮件,他打开一看,是几个普通的客户,但他还是耐着性子一一回复。过了一会儿,他的助理走了进来,对他说:“经理,有一位客人想见您。”

李晋正为这些邮件心烦意乱,同时他还想起两个小时后,他要面试几个新应聘的业务员。烦躁之中,他不在意地说:“让他先在客厅等一会儿,我马上就过去。”

10分钟过后,李晋才从这些漫无边际的邮件中抽出身来,他几乎忘记了会客这件事。等到助理再次催促他时,客人已经很焦急了。当李晋走过去时,客人正在房间里来回踱步,李晋露出职业化的笑脸,说:“真不好意思,我太忙了。实在抽不开时间。”

客人听完这句话,淡淡地说了句:“既然你实在没时间,那么我们改天再谈吧!”说完就走了,李晋也丝毫没在意。

第二天,公司就解除了李晋的职位,因为那是一位有意与公司合作的大客户,李晋的行为使得那位客户对该公司丧失了信心,取消了自己的合作计划。而李晋的行为——尽管只是怠慢了一位客人,给公司造成的损失却难以估量。

李晋被辞退,难道只是一个偶然现象或者只是因为他运气不好吗?显然不是。可以说:以李晋的工作方法,即使这一次他能侥幸只是错过了一个无关紧要的客人,没有为公司带来多少损失。那么迟早有一天,他还是会因为缺少计划,而面临职场的败局。这不是偶然的,而是必然的。对于一个缺少计划的人来说,失败是迟早的事。

其实,李晋并不是忙得一点时间都没有,他只是没有规划好自己的工作,没有安排好自己的时间,没有分清事情的轻重缓急。倘若他能在工作开始前给自己制订一个计划,按照工作内容的重要性有序地进行,就会提高效率,也不至于造成那么大的损失。

生活中很多人总是轻视时间,无节制地浪费时间,更准确地说就是混时间,到头来表现平平,一事无成。也有一些人,他们由于缺少计划,总是觉得时间太少,时间不够用。那么,你是否应该为自己设计一个方案,留出一定的时间余地呢?你是否应该给自己的工作列一个计划,有条不紊地进行呢?

没有计划,就等于是在浪费时间;没有计划的工作,就等于是无价值的工作。很多人,每天工作都很卖力,总觉得自己做了很多事,但工作却毫无起色。他们总是抱怨老板不给自己升职,总是抱怨自己机遇不佳。但他们不明白:由于自己缺少计划,时间被浪费在了毫无价值的事情上。这样,工作和生活,两头都做不好。

很多成功人士并不是每一秒钟都在工作,他们更善于安排设计自己的时间,从而有序有效地工作。

你是一个有计划、高效率的人吗?不妨检查一下自己:从早晨起床到来到公司,你一共花了多少时间。打个比方,有的人,刷牙用3分钟,洗脸5分钟,吃早点20分钟,赶往单位的路上需要半小时。而你,家并不比他远,却在这个过程中花了近两个小时,这就说明:你是一个做事情缺乏计划和秩序、低效率的人。虽然这只是一天中的一小部分,但却反映了你做事的效率。

有句话说得好:“造物主不可能做到平等,每个人都有不同的外貌、智慧和出身,但有一样东西却是平等的,那就是时间。”每个人的命运都是受时间影响的。没有好的计划而盲目地追求结果,人生必然要面对挫折与失败。

记下次日的工作计划

在熄灯前写下第二天的工作是个很好的习惯,因为,记下所有的工作后,你可以睡得更安稳一些,你的心态可以更放松一些。否则的话,可能整晚你的脑子里都想着:“别忘了!别忘了!别忘了!”

记下工作后,你的脑子才有时间去思考解决问题,而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题,你就会发现它的作用相当惊人。人脑就像是处理器,台前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来,脑子就会将这些东西转移至后台,然后在“不知不觉”中开始解决问题。记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来,大概也不值得去做。

别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴,或是粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落,反而会产生很多遗忘事情的漏洞。

确定自己可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度。这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里。不论形式如何,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方;必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。

如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存上备份,以防其中一份遗失。办公室的那一份应该每天更新,这虽然只是举手之劳,却很有帮助。

拿破仑·希尔认为一定要定期检查计划表。早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上,而且每天固定检查计划表,你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸,这是他个人管理系统的中心,“每当我觉得进退两难时,我就会看看这张纸,确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常,福布斯的纸上大约有20件事,包括电话、信件,以及他必须口述的一小段专栏文章。他说:“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事,事情永远都无法完成。”

这也是在管理其他事情时非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时,你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中,也要请他们带计划表来开会,并以此作为进度报告的根据。如此一来,你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。

你的计划在范围上应该要广泛,但绝不能是百科全书,否则你很可能会力不从心。

玫琳凯曾在创办玫琳凯化妆品公司初期听到一则有关查尔斯·施瓦布的故事。

一名企管顾问艾维·李对施瓦布说:“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问:“费用是多少?”李说:“如果无效的话,免费;但如果有效,希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说:“很公平。”

接着,施瓦布问李要怎么做,“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面,他告诉每一位主管:“在下班离开办公室前,请写下6件你今天尚未完成,但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意,并在开始实行这个计划后,他们发现自己比以前更专心了,因为有了这张表,他们会努力完成表上的事情。不久之后,公司的生产力有了显着的改善,几个月后因为效果惊人,施瓦布开了张45000美元的支票给艾维·李。

玫琳凯说:“当我听到这个故事后心想,如果这个方法对施瓦布而言值45000美元,对我也会有同样的价值。”因此,她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情,而且也鼓励业务员这么做。今天的玫琳凯化妆品公司拥有20多万业务员,印制了上百万份的粉红色小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的6件重要事项。”

制订计划时要保持灵活性

计划往往是在对未来作好预测的前提下制订的,但即使是最精确的预测,也难免一些突发事件和偶发事件的发生,因此,制订计划时一定要保持灵活性。你的计划中灵活性越强,由偶发或突发事件带来的风险就越小。

灵活应变告诉人们即使环境发生变化或原有的计划失败了,但仍有其他的选择,使计划沿着原来的目标前进。灵活应变不是说改变计划的方向,而是改变计划的实现方式。就比如从上海到北京,你原打算坐飞机,但天气发生变化,航班延迟两天。此时,你重新作一种选择,坐火车或汽车。

有一些生性固执的人死钻牛角尖,不知道随机应变,撞得头破血流也不愿改变一下方式。就好像有人走路,途中遇到一堵墙挡住了去路,他不知道绕过墙继续前行,而是采取硬碰硬的方式——撞墙,结果可能是墙撞倒了,自己也被送进医院了,甚至墙还没倒,自己已经不省人事了。

这种情况有些极端,但在复杂的环境中,人们往往不容易辨别自己的行为是不是在犯傻,“不识庐山真面目,只缘身在此山中”,当人受主观意识支配时,判断力就不强了。

有的人一旦情况发生变化,就手忙脚乱,无所适从,甚至吓得赶紧往回走。看到一堵墙,认为此路不通,达到目标已不可能,干脆放弃。这种人制订计划时,很容易偏离总目标,甚至与总目标背道而驰,结局更糟糕。

成功者既能使计划坚持原来的方向,也注意把握其灵活性,在保全自己的同时也歼灭了敌人,这种人就是智勇双全者。

避免管理错位

许多管理者每天用于有效工作的时间很少,大部分时间用于琐碎的事务,或用于根本不该于的事。主管干了自己不该干的事,或者干了下属该干的事,或者干了无效的事,这种现象称为“管理错位”。管理错位浪费了主管最宝贵的资源——时间和精力。那么怎样避免管理错位呢?要避免管理错位,管理者每天上班前都要问自己三个问题:

(1)我是谁?

(2)我今天应该干什么?

(3)我今天不应该干什么?

开始工作时,管理者又要问自己三个问题:

(1)这件事如果不做,有何后果?

(2)哪些事情别人做,可能干得更好?

(3)哪些事是在浪费别人的时间?

然后,要用自问自答的方式认认真真地回答一遍。0“我是谁?”这个问题看似简单,但能正确理解的并不多。回答这个问题,主要的目的是让管理者明确自己的角色定位。通过自问自答的方式强化角色定位,在心理学上称为“自我暗示”。管理者们确实需要不断地自我暗示。因为管理者只要进入工作岗位,就会被各种各样的事务和人物包围,往往身不由己,特别容易出现管理错位。

“我今天应该干什么?”回答这个问题,实质上是在做一天的工作规划。有效工作的管理者,必定干自己想干的事,自己应该干的事。管理者应该主动工作,干计划内的事;而不是被动工作,干不属于自己干的事,干计划外的事。管理者们工作时,很容易犯的错误就是“来什么事,就干什么事”。

“我今天不应该干什么?”这又是要不断暗示自己:自己容易犯哪些错误,不能再犯了。有些管理者早上上班时本来是有计划的,但一进入工作状态便身不由己了。本来正在集中精力考虑开拓市场的事,来了一位下属要求签字,于是把精力转向签字事宜。过了一会儿,一位下属来请示问题,又开始帮下属出主意想办法。结果一天下来,开拓市场的事一点结果也没有。下班时回想起来,大多数是自己不该干的。这样的事每天都在重复发生,非刻意强化而不能自已。

“这件事如果不做。有何后果?”这句话是要问自己:哪些事根本不必做,做了也是白白浪费时间,无助于达成企业的既定目标。然而,很多大忙人,天天都在做一些不肯丢下不做的事,如频繁参加宴请、仪式,出席本可以不出席的会议,发表一些不痛不痒的讲话。这些事不知占用了多少宝贵的时间。然而,一年又一年,天天也躲不了。其实,对付这类事情,只要问一下对公司有无帮助,对本人有无帮助就可以了,如果都没有,或者贡献甚微,完全可以不去做。

“哪些事情别人做,可能干得更好?”这句话是要问自己:我是否在犯管理者们通常容易犯的一个毛病:事必躬亲。事必躬亲的原因很多,有的是为了对上级显示自己的忠诚,有的是不信任下属,遇到问题,总怕下属做不好,于是亲自动手,做了下属该于的事。其实,即使管理者比下属于得好,仅从管理者有更重要的事要做这点考虑,也应该让下属去做。

“哪些事是在浪费别人的时间?”这句话是要问自己:是否由于自己的工作安排失当,而让下属干了很多不该干的事,而下属碍于管理者的脸面,又不好拒绝。如某公司经理开会,总要通知财务主管参加,其实大多数会议与财务无关。财务主管如果不参加,似乎很难为情;如果参加,却又在白白浪费时间。

正确回答了上述六个问题,并能很好地去做,就不会出现管理错位现象,就会发现管理者的工作实际上很轻松,工作效率也会大大提高。

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