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第4章 公告通告

公告和通告都是下行文,都具有告知、关照某些事项、情况、规定和要求的性质。内容上具有高度的政策性和求实性,在执行中具有行政法规的效用。概括来说,这两种公文有以下几点作用:

第一,规范作用。这些公文中相当一部分内容是用来发布重要事项的。尽管这些公文不是法令、法规,但其所发布的内容却有着规范、准绳作用。

第二,传达作用。一些应该普遍遵守的或周知的事项通过这些公文广为传递,保证了各项工作顺利开展完成。

第三,知照作用。通过这些公文以公开的形式告诉大家应当了解的重要事情,应当普遍周知遵守的事项,其知照作用是极为明显的。

这些公文的写作特点有以下两个方面:

第一,语言文字的通俗性。与其他各类公文相比,这两种公文都是普发性的,它们的阅读者极为广泛。这两种公文的读者不仅有机关工作人员,而且还有普通群众,因此在撰写这类公文必须做到语言明白晓畅,通俗易懂,多用人民群众能够理解的语言,少用专业术语。

第二,篇幅短小精悍。这两种公文既可采取一般公文的传递方式,发至有关范围,又可通过广播、报纸、张贴等方式传播出去,因此文章篇幅要求短小精悍。

公告

公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。如中共中央、全国人大常委会、国务院1981年5月15日联合发布的《关于宋庆龄副委员长病情的公告》。

一、公告的使用范围

公告,通常是以国家的名义向国内外宣布重大事件,有时也授权新华社以公告形式公开宣布某一事项的有关规定、要求。如公布国家领导人的出国访问,国家领导人的选举结果,洲际导弹、人造卫星的发射等。地方行政机关有时也可用公告,如《××市×××区选举委员会公告》。

公告还用于人民法院审理案件,如向被告送达法律文书等。

国家机关使用公告公布事项,只限于在自己的职权范围内,基层单位一般不能制发公告。

二、公告的特点

除这两种公文所共有的公开性、告知性特点外,公告还有以下三个特点:

1法规性。公告依法向国内外宣布法定事项,可以依法发布商标公告、专利公告、破产公告、企业法人登记公告,具有法律效力和行政约束力。

2庄重性。发布公告的单位是国家领导机关、地方行政机关,公告的内容是国内外关注的大事,是公开郑重的宣布,因此内容、形式、行文语言都要求庄重。

3慎重性。公告是向国内外发布,内容必须是重大的、公开的,所以不能随意使用这一文种。

三、公告的种类

如上所述,按使用范围,公告可以分为三种:

1重要事项公告。如上文“使用范围”中所述。

2法定事项公告。这类公告是由政府有关职能部门依据法规、文件规定,按法律程序发布,或由特殊的经济管理部门根据工作需要公布。

3特定对象公告。根据我国民事诉讼法的规定,人民法院送交诉讼文书、公开审理案件,可以发布公告。

四、公告的写作

公告的文体结构比较简单,一般由标题、正文、署名和日期几部分构成。公告没有特定的受文对象,因此不写主送机关。

标题。一般有三种形式:一是由发文机关名称、事由和文种构成;二是由发文机关名称加文种构成;三是只有文种,人民法院公开审理案件之前所发的公告常用这种形式的标题。

正文。内容单一,结构简单,要求以明白流畅的语言,把宣告的事项和要求表达清楚。必要时可以扼要交待原因和依据,但不要具体阐述事件的意义或细节。如有原因和依据的内容,写完后常用过渡语“特此公告如下”引出具体事项。因为公告所宣布的事项关系重大,所以用语要确切、质朴、庄重。公告结语一般使用规范用语,如“特此公告”,“予以公告”等。有时也不写结语,写完事项后即收束全文。

落款和日期。写明发布公告的机关或会议全称及时间。重要的公告,还要写上发布地点,以示慎重。有的公告发文时间置于标题之下。以个人名义发布的公告,在姓名之前要冠以职务。

五、公告写作注意事项

公告所公布的为重要或重大事项,而且常以报刊、广播、电视、张贴等形式公开发表,所以写作时,要直陈其事,一事一告,就实避虚;语言要严肃庄重,不发议论,不加说明,更不能抒情。

公告一般不编号,但当某一次会议或某一专门事项需要连续发布几个公告时,则应在标题下单独编号。

通告

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。如《上海市公安局关于严禁赌博的通告》。

一、通告的使用范围

通告可以由国家、地方各级行政机关发布,也可以由基层企事业单位使用,具有很强的专业性。

二、通告的特点

除具有公开性、告知性外,通告还有以下特点:

1内容的广泛性。通告的内容可涉及国家的法令、政策,也可以用来公布社会生活中的一些具体事务,如更换自行车牌照,施工封锁交通等。

2使用的普遍性。通告的使用频率很高,使用单位相当广泛,从国家领导机关到各级地方政府及基层企事业单位,都可以使用。

3事项的专门性。通告是为某一个专门事项而发布的,由于这些事项有时只在一定的范围内,仅仅对某一专项工作和某些单位、某一部分人员适用,因此往往带有较强的专业性,内容要求详尽具体。

4贯彻的强制性。有些通告所公布的事项要求普遍遵守,比如法规政策的通告,这些通告就具有法规、法令的强制性,约束性。

三、通告的种类

1法规政策类。在一定范围内公布政府的法令、政策,要求群众遵守、贯彻、执行。

2具体事务类。在一定范围内公布需要周知或需要办理的事项。如因停水、停电、迁址、公共汽车线路更改等原因而发布的公告。

3惩戒处理类。这类通告大部分也是需要周知的,如《XX大学开除××学籍的通告》。这类公告具有一定的教育性。

四、通告的写作

标题。通告的标题写作可以有三种形式。或由发文机关名称、事由、文种三部分构成,或由发文机关名称和文种两部分构成,或者只用文种作标题。若事情紧急,可在“通告”前加“紧急”二字,成为“紧急通告”,以引起受文者的重视。

正文。一般由通告的缘由、通告事项和结尾三部分构成。

通告缘由。主要阐明发布通告的目的、原因或意义。若是法规性通告,还要写清法律依据。这部分结束时,用“特通告如下”或“现通告如下”领起下文。

通告事项。这是正文的主体,要求写明发出通告事项的内容。可以一气呵成,不分段落,也可以分条列项来写。分条列项写时,既要紧扣主旨阐明中心,各条之间又要有机的联系。全文结构要紧凑严密,文字要简明确切,语气要坚定庄严。

通告结尾。有的提出要求;有的指明执行时间、执行范围和有效期;有的对群众提出号召和希望;有的以通告事项最后一条收尾;有的以“特此通告”作结尾;有的没有结尾。

五、通告写作上的注意事项

在写作上,通告常是以国家法律、法规或国家有关规定为依据的,因此,内容要完整,概念要准确,用词要恰当,以免产生歧义。具体可从以下四方面注意:

一是中心要突出。通告常常具有法规性,撰写时一定要紧紧围绕通告的主题写出通告的事项,切忌顾左右以言它,要使受文对象准确地理解应该做什么,不该做什么。

二是概念要准确。通告有很强的政策性,是国家法律、法规、方针政策在一定范围内和具体事项上的具体体现,因此,撰写通告一定要做到概念准确,符合法律、法规和方针政策的规定。

三是语言要大众化、通俗易懂。通告是向一定范围内的公众公布必须遵守的事项的,张贴在公众场合,以使家喻户晓、妇孺皆知。因此,必须注意语言表达的方式和用词的准确,正确使用专门术语,以免出现难以理解而导致影响通告事项正确实施的现象。

四是依法发布通告。公布应当遵照事项的通告,发布依据必须充分,除在内容上符合有关的法规政策外,还必须注意其发布权,不能越权发告。

六、通告与公告的主要区别

通告、公告都是公布性公文,都具有很强的知照作用。但同时它们又在许多方面具有严格的区别,不可混用。

1重要程度不同。公告用来宣布国内外关注的重大事件;通告多用于宣布一般性的事项。

2受文对象不同。公告范围很广,向国内外公开发布;通告范围较窄,限于“一定范围内”,不能向国外发布。

3发布权限不同。公告一般由高层领导机关或授权的专门职能机关发布;通告较为灵活,任何党派、团体、机关和单位都可以发布。

4发布形式不同。公告一般通过广播、电视、报刊发布,不张贴;通告发布形式灵活多样,既可通过广播、电视、报刊发布,也可用文件或张贴的形式发布。

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