十四年了，这方面的问题仍然十分严重。据1992年《隙望》海外版第35期报道：党政机关膨胀，冗员充塞，财政负担沉重，严重阻碍着经济的发展。据统计，全国省、自治区、直辖市党政机关的厅（局）级机构多达2100多个、平均每个省、区超编15个，全国县级以上党政机关常设机构超限总数高达3万多个，全国靠财政预算支出工资的人员有3400万人。1991年全国行政事业费开支，已达1400亿元以上，占整个财政收入的四成。
张万钧同志总结了机构臃肿的八大弊病：1．机关摊子大用人多，造成人力、物力、财力的惊人浪费，行政费用开支越来越多，超过了国家的财力，不利于国家集中资金进行四化建设。2．部门过多，办事手续繁杂，有时办一件事要经过十几个部门，长达数月之久，这个说“研究研究”，那个说“商量商量”，办事效率低，不符合四化的要求。3．领导成员多，副职多，经常泡在会上，七嘴八舌，议而不决，决而不行，互相牵制，虽有分工但分而不管，以“集体领导”为名，掩盖推托之实，贻误四化。4．衙门作风，文牍主义，上级的指示照抄、照传、照转，一般号召多，具体指示少，文件一发，会议一开就万事大吉，党的方针政策不能贯彻落实，不适应四化要求。5．蹲在机关，很少深入实际，不注重调查研究，对下情若明若暗，往往是情况不明决心大，心中无数点子多，主观主义和官僚主义严重，容易造成决策上的失误。6．机关人多嘴杂，是非多，扯皮多，生活小事争论不休，自由主义严重，互相嘀嘀咕咕，闹不团结，难以在四化中发挥领导机关的职能作用。7．人浮于事．苦乐不均；忙的忙得不可开交，闲的闲得无聊，有的人一杯开水一支烟，上班闲聊就半天，组织涣散，纪律松弛，在四化中领导机构没有战斗力。8．庙多菩萨多，政出多门，干扰很多。不管有无必要，不管大事小事，不是发文件就是发表报，把下面忙得团团转，对上对下都不利。
在精简机构的问题上，我们倒是应向某些资本主义国家学习。据香港《大公报》报道，近年来日本许多公司都在致力于内部机构改革，其中“无座椅办公楼”颇具特点。取消了一人一桌、一人一椅的办公形式，改为大型工具桌，职员站着工作可提高工作效率30％。
二、谙练巧妙地指挥
指挥是通过命令、指示、提出要求和指导、说服、示范等方式，使组织中的各部门及其成员积极而协调地实现既定的目标任务的过程。有成效的领导者在指挥中，既不像将帅统率军队打仗那样发号施令，也不完全像乐队指挥那么严格有板有眼，而是取两者之长，达到科学性与艺术性的统一。在实施方案开始时，根据方案要求做出力量的部署和任务的分配，是指挥；在实施过程中根据情况变化采取调整等随机处理措施，并要求严格执行，这仍然是指挥。
（一）下达指示的“10 S”与“6 H”
“10 S”是指指示内容所包含的10项要素，“6 H”是指指示内容的6项要求。
1．下达指示的“10 S”
（1）什么问题。使下级人员了解要完成的具体任务或行为规范要求。
（2）什么标准。如数量的、质量的具体指标、要求。
（3）什么人执行。若涉及两个以上的部门或人员，应明确谁主、谁辅或领导与被领导关系。
（4）什么时间执行。从何时开始执行到何时完成，以及具体的进度安排。
（5）什么地点执行。明确执行任务的地点、场合及有关环境条件。
（6）什么方法完成。如在执行任务中所采用的方法、方式、措施等。
（7）什么手段完成。如使用什么工具、机器、设备、物资以及需要的经费开支等。
（8）什么目的。使下级了解所要完成任务的意义、重要性。
（9）什么事项必须注意。在执行中估计到会出现什么问题或障碍．事先准备好，以做到有备无患。
（10）什么方法考核、评估执行任务的最后成果。
上述10项要素中的第一字“什”的汉字拼音是“shen”，而第一个字母是“S”，笔者就把下达指示的10个要素称为“10 S”。虽然每次下达指示不一定都包含这10个要素，但可使领导者下达指示时，考虑问题更周到一些。
2．下达指示的“6 H”
（1）合于法规、政策。国家法规、政策体现了广大人民的利益，反映了人民的意愿、要求，因此，领导者的法制、政策观念要强。
（2）合于组织目标。违背组织目标的指挥越好，所起的作用就越糟。
（3）合于职权范围。指挥只有符合本职权限范围，才具有权威性，下级才能执行。否则，超出本职权限范围的指挥，是无效的。
（4）合于实际情况。指挥要有的放矢、切实可行。不了解情况的“瞎指挥”，不仅在物质上造成损失，而且挫伤下级人员的积极性。
（5）合于下级的正当意愿。指挥要认真考虑下级人员的实际能力，要有助于发挥他们的积极性、主动性、创造性，而不能挫伤他们的热情、积极性。
（6）合于明晰、准确的要求。指挥不论通过口语形式还是文字形式，都不能含糊不清、模棱两可，而必须只有一种理解，以便下级人员执行。
上述6项要求中的第一个字“合”的汉字拼音是“he”，而第一个字母是“H”，笔者称之为“6 H”。
（二）布置任务时的思想方法
1．压力适当 当下级人员在接受任务时，如果感到承受的压力合适，就能取得最好的绩效，压力过小或过大，均不能取得好的成绩。
在低压的情况下，员工存在无所谓的态度，对自己要求不高，随随便便，掉以轻心，不能发挥他们的最高水平。当压力提高到某一点时，就能改善工作绩效水平。对任何工作任务来说，均存在一个最适宜的压力水平。如果超过这个点，员工过分焦虑、过分担忧，就难以发挥他们最好的工作绩效水平。领导者应根据不同员工、不同任务、不同时间和条件，采取不同的压力。全国劳动模范，大庆人王进喜说：“井无压力不出油，人无压力轻飘飘”，人有点压力才变为前进的动力，动力大积极性高，工作才卓有成效。
2．愉快接受 当工作人员越是愿意接受任务时，其工作绩效就越好；反之，越是消极接受，其工作成效就越差。这就要求领导者根据执行者的具体特点和任务的性质、难度，善于对他们进行说服、激励、教育工作，使他们心情愉快、满怀信心地去接受并完成任务。
3．不怕一万，就怕万一——摩菲定律 美国法学家摩菲（Murphy）经研究提出：“任何事情，只要能往坏的方向发展，就一定往那个方向发展。”这就是他的定律，它告诉人们：“与其对事情盲目乐观，倒不如事前对困难估计得充分些，并为此做些必要的准备。下面是摩菲的三个推论：
（1）任何事情都不会像初看上去那么容易；
（2）办任何事情所要花费的时间，比你想象的都长；
（3）问题往往出在你认为最不会出问题的地方。
领导在开展一项工作时应注意的是：（1）把问题与困难估计得严重些；（2）制定实施计划（方案）要周密详尽，切实可行；（3）预先掌握决定成败的关键因素，当然对一些“小问题”也不可忽视，有时，失败会出在事先认为“微不足道”的小问题上。（4）预先准备好替代方案或补救措施。
古人曰：“居安思危，有备无患。”领导者能估计到可能出现的困难、危机，想到“万一”，做好准备，就可以防患于未然。
4．安排紧凑 英国政治学与历史学家c．诺斯柯特·帕金森提出了以他的名字命名的帕金森定律。他在《帕金森定律》一书中写道：“人的能力是有弹性的，时间紧凑的工作安排会有益于工作任务的完成；反之，时限充裕则工作进度随之而慢。”为解释这一抽象的道理，他叙述了一个生动的例子：
一位老太太可能把一天的时间都花在给她侄女寄明信片上。用一个小时找明信片，又用一个小时选择明信片，找侄女的地址又花了半小时，一个小时用去写贺词，决定寄明信片时是否带雨伞又花去20分钟。
帕金森的结论是从两种现象中得出的：一是过分松散的工作安排，会使人精神不集中．慢条斯理，工作效率低下；二是过分紧张的工作安排，则使人忙手忙脚，欲速则不达。
有效的领导者在安排工作时，应考虑以下几点：（1）对工作任务的特点、性质、难易程度及工作量要进行客观的分析。（2）要注意到承担任务职员的精力、身体状况、业务水平、操作的熟练程度等实际条件。（3）根据以上两方面的分析，确定参与该项任务的人数、工作时间、完成任务的期限。（4）在执行任务过程中，及时掌握情况，过分松弛，则安排紧些；过分紧张，则放慢些速度。另外要根据工作环境、工作条件的变化及时进行调整。
5．兵贵神速 时间观念，在商品经济的时代十分突出。我国古代就有“智者贵于乘时，时不可失”和“一日迟误，百日难追”的训诲；在现代经济生活中，出现了“空间贬值了，时间升值了”的说法。由于现代交通、通讯工具日益先进，远隔重洋的经济联系，似乎近在咫尺。而时间却日益显得宝贵，时间就是金钱，时间就是财富。谁善于运用“时间差”，谁就能先人一步，向抢到“制高点”。
现代领导者不仅要有非同凡人的洞察力、预见力，而且动作要快，开展工作要雷厉风行。当前苏联切尔诺贝利核电站发生严重事故的消息传出后，沙特、巴林、阿曼、科威特等海湾国家，为防止核辐射污染，纷纷禁止欧洲食品入口。澳大利亚、新西兰抓住这一机会，大力宣传他们的食品天然卫生，部分取代了欧洲的食品，销量直线上升。日本也迅速研制出防核食品和防核箱，同样发了一笔“核灾”横财。
（三）怎样使指挥卓有成效
1．提高指挥者的权威 指挥者有无权威及权威大小，直接影响到指挥的有效性。权威包括权力和威信。一方面在管理系统中，科学、合理的规定各级管理者或领导者的权力；另一方面。这些领导者要努力提高自身素质，思想品德要高尚，知识和经验要丰富．业务技术要熟练，办事要客观公正，能时时、处处、事事做下级人员的榜样。科学管理的创始人之一，法国的H·法约尔认为领导者作出榜样是让别人服从自己是最有效的方法之一。他认为，如果让别人服从只是出自怕受惩罚，工作是搞不好的他说：“当领导者在出勤方面做出榜样时，谁也不敢迟到；当领导积极地、勇敢地、忘我地工作时，职工们也将效法他的榜样。如果他擅长此道，他会使人感到工作的乐趣。”领导者做出好榜样会极大的提高自己的威信，使被领导者心悦诚服，其指挥自然卓有成效。
2．建立健全有力的指挥系统．一个企业、一个学校、一个机关单位，光靠一个人的力量肯定是不行的，必须形成一个统一领导、分级管理，集权与分权相结合的行政指挥系统，明确纵向领导与被领导的关系及横向各部门间的协作关系。指挥要特别强调统一性。指挥不能政出多门，不能多头领导，而只能由一个中心发号施令。任何一个下属只能接受一个上级领导的直接指挥。否则，下层组织和工作人员就会不知所从而发生混乱，致使指挥失灵。
3．善于选择指挥的方式 往往由于指挥的方式不同而产生的效果有很大的差异（见表8—1）
表8—1 指挥方式及其效果
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┃ 指挥方式 ┃ 接受态度 ┃ 工作业绩 ┃ 指挥效果 ┃
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┃ 激励说服型 ┃ 热情接受 ┃ 业绩卓著 ┃ 最好 ┃
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┃ 一般指示型 ┃ 一般接受 ┃ 业绩尚好 ┃ 尚好 ┃
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┃ 简单粗暴型 ┃ 消极接受 ┃ 业绩尚差 ┃ 差 ┃
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一般来说，激励说服型的指挥方式效果是好的。由于组织的特点、任务的性质以及被领导者与领导者的个性、素质、水平等情况的不同，在进行说服激励的同时，辅之于严肃的命令、指示，其效果也很显著。
4．“善战者，求之于势”这句话的意思是，善于指挥作战的人，要依靠善于造成有利的态势而取胜。领导者不仅通过启发、引导、激励去因势利导，而且要善于造势。上面的这句话是引自《孙子兵法·势篇》中的。在此篇中还写道：“善战人之势，如转圆石于千仞之山者，势也。”其意是：善于造成有利态势、指挥军队打仗的人，他指挥的军队就像推动圆的石头于800丈高山陡坡上滚下那样自然、飞快而停不住，这就叫做“势”。在《孙子兵法·形篇》中写道：“胜者之战民也，若决积水于千仞之溪者，形也。”战民指士卒，这话是说，胜利者指挥军队作战，就像决开800丈高处的溪中积水那样，一泻千里，这是强力（冲力）的表现。
军事取胜靠“势”，其它行业的管理中取得成功也可以靠“势”。有的厂长发现产品质量不好，毅然当众把次质产品当众烧掉并停产整顿，就是为了增强职工的危机感；从而造成奋起之“势”。
