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第14章 信息与管理(1)

69.何谓信息?它有哪些特征?

所谓信息,就是客观世界中各种事物特征和变化的最新反映,是客观事物实际状态经过传递后的再现。信息不是事物本身,而是事物发出的消息、情报、指令、数据和信号中所包含的内容。信息是可再生资源(动物和植物)和非再生资源(金属、非金属,能源矿藏)之外,维持人类社会生产活动、经济活动和社会活动的第三资源。人类获取、积累并利用信息是认识和改造客观世界的必要过程之一。人类借助信息,才能获得知识,消除知识的不确定性,改变原来不知或知之甚少的状态。

信息有以下特征:

一、信息是可以识别的。通过感官是直观识别,也可以通过各种探测手段去间接识别。不同的信息源有不同的识别方式。

二、信息是可以传递、传播、扩充的。信息非常活跃,不受约束。人与人之间的信息传递靠语言、表情、动作;社会活动信息的传递通过报纸、杂志、报告;电子技术的发展使信息可以通过电报、电话、广播、电视传递;电视广播卫星的出现,使我们能看到地球上任何一个地方的实况图像信息;计算机的广泛应用,使人类社会出现了信息资源充分共享的前景。

三、信息是可以处理的。人们可以把许多复杂的事例总结为一条定理,可以把大量的资料归纳为一个方程式,还可以把从实践中得到的经验总结出来,写成程序手册。人的大脑处理信息即是思维活动;用计算机进行信息处理,要靠人编制的软件来实现。信息是可以再生成的。人类收集的信息经处理后可用语言、文字、图像等形式再生成;计算机收集的信息也可以用显示、打印、绘图等形式再生成。

四、信息是可以存贮的。人脑的记忆系统分为长期记忆和短期记忆两部分。用计算机的内存贮器和外存贮器可以存贮信息;录音和录像技术的发展,扩大了信息存贮的范围。

五、信息是有替代能力的。它可以取代劳动力和物质资源。例如,机器人和自动化程序在企业和办公室里可代替人的劳动。

六、信息是可分享的。物质可以转手,比如我把一本书献给您,我却没有了;但是,如果我把一个想法或消息告诉了您,这时,我们可以共同享受。

七、信息的收集和处理促使大脑发达。人类的脑力活动促使大脑发达,有了发达的大脑,人类社会才能发展和进步。现在,人类又发明了可以部分代替脑力劳动的工具--计算机,它必将进一步促进人类思维器官的发展。

70.信息在商业企业经营管理中有哪些作用?

由于商业企业内部分工复杂,企业与外部发生联系广泛,市场商品供求变化频繁,所以企业要正常开展购、销、调、存活动,一刻也离不开信息。信息在企业管理中具有很重要的作用:

一、信息是企业进行决策、编制计划的依据。要使企业管理过程中做出的一切决定和编制的计划科学、合理,必须有大量的可靠的信息作为依据,如国家的政策文件、各种定额、历史资料、统计数字、市场预测情况、购销合同、有关工作人员的意见,等等。企业根据这些信息,经过综合整理分析,根据特定的要求和采用一定的方法进行信息处理,提出若干方案,进行比较,求得方案的最佳化。当然,决策、计划是否正确,主要是企业领导者的判断是否正确,但是,信息作为决策、计划的依据,对帮助企业领导者正确判断情况有很大作用。

二、信息是对企业经营过程进行有效控制的工具。在企业经营过程中有两种东西在流动,一种是物质流,如采购部门购进商品,然后验收入库保管,最后再销售出去;另一种是信息流,如计划任务、进度安排、实际执行情况等。物质流与信息流在经营过程中是伴随在一起进行的。例如,当某些商品进入仓库时,该商品的入库单也同时交保管员,当该商品由仓库调到门市销售时,就跟着有出库单。这里,信息流对物质流起着控制作用。控制的办法和作用有两种。一种是指挥作用,在经营过程中,按照领导指示、预先规定的计划或某种凭证单据使实物(主要是商品流转)流动;另一种是反馈作用,即信息反方向输送,如决策和计划执行情况的资料、数字,汇总上报有关领导部门和人员,进行比较、发现偏差,可采取措施,及时调节纠正。

三、信息是保证企业各个方面有秩序活动的组织手段,一个商业企业有好多工作部门、环节和工作岗位,它们又不是各自孤立的,彼此之间必须发生密切联系。如何才能使它们有机地联系起来呢?这就要用信息把它们组织起来,处理好它们之间的关系,协调好它们之间的活动,推动企业的各项工作井然有序地开展下去。

在商业企业,信息同劳动力、物资技术设备。资金、商品一样,它是企业经营管理不可缺少的要素。如果没有信息,企业的一切经营活动就会停滞。有人把企业的领导机构比作企业的“大脑”,而把信息流比作企业的“神经系统”。如果“神经系统”失常,就会导致整个企业混乱,甚至瘫痪。可见,信息在企业管理中是非常重要的。

71.企业的管理信息有哪几种?

在企业管理过程中,信息很多。按内容划分,有计划管理信息、业务管理信息、财务会计信息、统计信息、劳动管理和人事工作信息,以及各种咨询资料等。

按信息处理的特点划分,有系统性的和非系统性的两种。前者按一定的系统,周期性地进入管理机构,如定期的会计统计报表,计划执行情况的资料,商品库存结构等。后者往往是意外情况及经营管理过程中临时出现的情况,如商品未按时运进本企业,某些商品质量、数量发生问题,商品临时发生脱销,本企业内外各种关系发生不协调的情况等。这类信息一般以电话记录、书信、报告、申请、咨询等形式进入管理机构。

按信息的来源划分,有内部信息与外部信息。内部信息,是企业上下级之间、各部门之间、各环节之间、各工作岗位之间相互传递的信息,如商品采购、运输、验收、保管、销售等情况的业务信息。外部信息,是上级单位给企业下达的有关指示文件,或其它单位转来的公函、信件、电报、电话等。

按信息的恒定程度划分,有固定信息和流动信息。固定信息在一定的时期内发生作用,如法律、政策文件、企业的各种定额、商品价格、税率、利息率和各种计划指标等。这种信息占企业总信息的50%以上。流动信息是指企业日常经济活动中的各种资料,如业务传票、通知、电话记录、电报、口头语言等。

来自企业基层单位的信息是原始、分散、零星的,称为第一性信息;对这类信息经过加工整理后,称为第二性信息,这类信息系统化、条理化,它对改善企业的经营管理具有重要的价值。

72.企业的各种信息一般应符合哪些要求?

为了使企业的各种信息对企业经营管理有效地发挥作用,在对其处理过程中,必须符合及时、准确、适用、经济的要求。

一、及时。即要按时传递、提供信息,以便对企业经营过程进行有效的控制,对各种情况的变化进行及时的决策和处理,否则就会失去信息的使用价值,就要贻误工作。

二、准确。即信息要如实地反映情况。只有可靠的原始数据,才能加工出准确的信息,保证管理者实行有效的控制和决策者进行正确判断。如果信息不准,“假帐真算”,那就会出现瞎指挥,导致经济活动的混乱,并造成损失。

三、适用。即信息要符合实际需要。由于各级领导和管理部门的职能不同,它们所需要的信息在内容上是不相同的。但是,企业的信息又是大量的,这就应当根据各级领导和管理部门的需要提供适用的信息。如果让各级领导去阅读大量繁杂的、无关紧要的资料,势必浪费时间。国外把这种不必要的信息称之为“嗓音”。所以,企业必须加强信息管理,各种信息资料要简明易懂,提高其适用性。

四、经济。即收集、加工、传送信息过程的费用要少,经济效果要大。随着商品流通规模的扩大和商业企业的发展,信息的数量必然增加,加工、整理、分析研究信息的时间也相应地增加。只有建立起精干的高效率的信息系统,综合各种各样的信息,才能有效地改善商业企业的经营管理。

73.信息处理的内容有哪些?

信息处理一般包括收集、加工、运输、存贮、检索和输出等六项内容。

一、收集。即对原始信息的收集,这是重要的基础工作。提供信息的质量好坏,很大程度上取决于原始信息的全面性和可靠性。在电子计算机的应用上有句俗话:“输进去的是垃圾,输出的还是垃圾。”

二、加工。即根据某种管理任务的要求,对原始信息进行分类、排序、计算、比较、选择等工作,通过加工向管理者提供有用的信息。

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