登陆注册
2347100000008

第8章 不是自己的电话也要礼貌对待

经常有人在转接、代接电话时出错。因为接的不是自己的电话而不礼貌,而得罪人、把事情办砸的例子在生活中随处可见。

李涛说话向来大大咧咧的。同宿舍的人都不愿意让他接电话,可他还就愿意接别人的电话。一天晚上,电话铃响了。李涛抢着去接。电话里传出方言味很浓的女声普通话:“喂!你好,请问周宁在吗?”“喂!你好!周宁在呢,请问你是哪位?”李涛学着对方的方言口音回答道,随即转头冲正在看书的周宁扮鬼脸,大声说:“周宁,女生!”还把“女生”两个字拖得长长的。周宁快步走过来,对电话里说:“姐,我就知道是你。刚才?哦!别理他,那是我们班出名的二百五!”李涛讨了个没趣。同宿舍的人也纷纷笑话他。

李涛这样的人,相信你也见过吧!那么,当你接到的电话是找其他人时,你该如何做一个出色的传话人、一个转接者呢?

如何应对找别人的电话

当对方要找的人就在旁边,你要立即告诉对方“他在,请稍等”,然后马上将电话交给对方要找的人。如果对方要找的人在,但你必须花几分钟时间才能将受话人找到,你要告诉对方大约需要等待多久,是否需要对方过一会儿再打。随即你要马上将受话人找到并叫过来。切勿以“他不在”、“不知道他在哪里”来敷衍对方,否则有可能使受话人错过重要事情。

如果来电者要找的人不在,我们要先告知对方“他不在”,而后才能问“您有什么事”。如果顺序颠倒的话,对方很容易怀疑你的诚意,怀疑是受话人故意不接自己的电话。

当对方要找的人不在时,如果你不了解对方的动机、目的,未经受话人的允许,请不要自作主张地告诉对方他要找的人去了哪里、受话人的电话号码等等。

晓松是一个大公司的总裁秘书。经常有人把无关紧要的电话打到总裁办公室来,晓松因此练就了判断是否有必要请总裁接电话的本事。这不,又有个陌生号码打进来了。晓松拿起电话。“您好!总裁办,请问您哪位?”“您好,我是市委宣传部的李主任,请赵总接一下电话好吗?”晓松看了一眼正在翻看资料的总裁,说:“赵总刚出去,请问您有什么事情需要我转告吗?”“是这样的,我们正在开展全市名优企业评选活动,要求市内各大企业必须参加,并尽快给我们发一份详细资料以备参评。有些具体问题我需要和赵总详谈,你能告诉我他的手机号码吗?”晓松判断对方是拉赞助的,这种事是没必要让赵总亲自解决的。于是回答道:“很抱歉,赵总去外地开会了,不方便接听手机。这样好吗?我把业务部的电话给您,他们负责我们企业宣传工作,您打这个电话吧。”晓松把业务部的电话告诉对方,然后礼貌地请对方挂电话。晓松的回答很灵活,不确定对方身份前先告诉对方总裁出去了,具体去哪没有说,留有很大余地。如果对方是重要人士,她就会告诉对方:“赵总没有出公司,可以帮您叫。”避免了尴尬情况的出现。

如果你的领导、同事、朋友不想接电话而需要你抵挡时,要灵活把握,既挡了来电者,又不能得罪来电者。你可以说:“抱歉,他刚出去。我不知道他什么时候回来。”或者以其他理由委婉地挡开无关紧要的来电者。

必要的话,你要做相关的记录,时间、地点、数字、事由,涉及到的类似细节信息一定不能出错。谁打来的电话,讲的什么内容,是否还会在某一时间打来,是否需要受话人回电话,需要受话人何时回电话,等等,记录得都要尽可能准确详细。最失败的记录就是只记下了来电者的来电时间、来电者的号码,连来电者的姓名都不知道。

代接、转接别忘礼仪

态度要礼貌。即使来电话的人找的不是自己,也不要忽视电话礼仪。代接电话,同样要主动报上自己单位的名称、部门,以免对方打错电话。如果接电话是你工作的重要内容,比如你的职业是秘书,更要注意自己接电话时的语言、语气和态度。要通过每一次电话应答向对方展现自己专业的素质,和自己单位优秀的企业文化。代接电话时,态度要尊重,声音要清晰,音量要适中,语气要委婉,用语要礼貌、准确。代接电话时,首先要端正自己的态度,礼貌对待来电者,切勿厚此薄彼,推诿怠慢。如果你想表示热心,主动要求代对方传话时,话不要说得太直接,要给自己的话留出进退的余地,免得遭到来电者拒绝,双方尴尬。对于你不熟悉的人,你可以说:“需要我为您转告吗?”“需要我为您做点什么吗?”替对方叫人的时候,不要使用不雅、不敬的称呼,比如对受话人说“有个老头儿找你”,而你所说的老头儿,其实是受话人的亲人,这样一来,来电者和受话人都不高兴。

小鸥说话不假思索,因此常闹出让人哭笑不得的事情。办公室的电话响了,是小鸥接的电话。一位女士找王新,王新不在。征得女士同意后,小鸥记下需要传达的话。末了,小鸥问女士的名字。女士说了3个字。小鸥重复道:“曾淑仪?曾祖母的曾,遇人不淑的淑,仪表盘的仪,是吧?”对方生气地说:“怎么说话呢你?你才曾祖母遇人不淑仪表盘呢!无聊!”小鸥一时愣住了,非常尴尬。

作来电记录,重复对方姓名时,务必注意你所使用的语言,千万不要使用不当的字眼。

准确及时地转告。接完电话后,一定要及时转告。如果来电者请你当天转告,一定不要拖到次日,如果来电者请你3天内转告,一定不要拖到第4天,更不要将接过的电话忘得一干二净。转告电话内容时,要注意详细、不遗漏。一定要尽可能准确详细地告诉受话人来电者的意图和来电具体内容,切勿贪图省力,略去对受话人来说很重要的部分。

转告、传话时,要注意方式。如果来电者告知你他的来历和目的,传话时最好亲自告诉受话人,以免说不清楚贻误时机或者泄露来电者与受话人的隐私。不要大声喊叫“某某,谁谁找你干什么”,一来破坏气氛,二来招致来电者与受话人的诟病,同时也有损于自己的形象。如果对方要找的人正在会客或开会,可利用纸条来转告,既不至于泄露不便众人知道的秘密,又不会打乱会客或会场的秩序。

同类推荐
  • 不交作业之七十二般变化(好看系列)

    不交作业之七十二般变化(好看系列)

    叙事艺术的时尚化表达,是王钢作品最受儿童读者欢迎的一个重要的因素。王钢小说呈现了今天儿童生活的时尚性的一面,而且用很新鲜的、具有当下气息的语言准确地表现了校园生活和儿童内心。王钢的时尚化表达,是从两个方面进行的:一是用幽默的场景和夸张而富有情感冲击力的语言来展现形象的特征。二是小说里每一个小角色的性格和语言都是很独立性的,作家给每一个孩子都画下了一幅喜剧化的脸谱。值得注意的是,王钢意识到了儿童生活时尚化的一面,将这种时尚化加以艺术的呈现,给予审美的观照,赋予爱的色彩。
  • 太空知识探秘

    太空知识探秘

    本书介绍了太空中各种各样的现象和科普知识,引领青少年朋友追随着人类探索太空的足迹,走过一个个以现代和未来航空航天为主题的场景,体验波澜壮阔的太空旅程。让青少年朋友在进行宇宙之旅的同时,兴致盎然地探索太空的奥秘。本书极具知识性和趣味性,主题明确,内容丰富,以深入浅出的方式介绍了人们最好奇的太空知识,充分满足了青少年朋友探索太空的渴望。
  • 培养青少年感受亲情的故事(青少年健康成长大课堂)

    培养青少年感受亲情的故事(青少年健康成长大课堂)

    品读人生的故事,便走进了有故事的人生。在现代社会如此快节奏的生活中,我们似乎忘记了那曾经的宁静、真情与虔诚,更忘记了品味生活的苦涩与甘甜,只是无奈地慨叹时光的匆匆流逝、生活的平淡乏味。为我们的心灵找一个安静的角落吧!翻开本书,于每一则小故事中感受生命的真谛,于优美的文字中倾听世界美的旋律。
  • 昆虫记:高明的杀手(第1卷)

    昆虫记:高明的杀手(第1卷)

    《昆虫记》是一部涵跨文学与科学领域的经典巨著,百余年来一直誉满全球。本套全译插图珍藏本在最大限度重现《昆虫记》原著全貌的同时兼顾原著的文学性、可读性,特别插入了近1800幅手绘图以及精准的图说,力求将一个完整美妙的《昆虫记》奉献给读者。相信这一切精心的编辑将带给您无与伦比的阅读体验。《昆虫记》卷一于1878年发行,在这一卷中法布尔以平实、幽默的语言记录了推粪球的圣甲虫、捕食吉丁的节腹泥蜂以及黄翅飞蝗泥蜂等一系列鞘翅目和膜翅目昆虫,通过各种各样的实验,讲解了它们有趣的生活习性、高超的本能……宛如一曲奏响在美丽田野中的昆虫之歌。
热门推荐
  • 庶女狂妃

    庶女狂妃

    她:宰相府庶出的四小姐,琴棋书画,无一不精,琉璃国第一美人,一直以为自己嫁的是芳心暗许的四皇子,成亲当天才发现自己要嫁的居然是戴着面具,癫狂痴傻的七皇子,恍若晴天霹雳,羞愤难当的她选择撞墙尽。她:武家第三十七代掌门的继承人,嚣张狂妄,为人奸诈,却在喝了所谓的掌门圣水以后,死于非命,附身在莫夕颜身上,代替她嫁给传闻中的七皇子,开始了她护夫的旅程。此文一对一,男强女强,坑品保证,故事精彩,欢迎收藏。女主强大,有实力有势力,一生一世一双人的爱情故事。男强女强,强强对抗,强强联合,男配多多,坑品保证,故事精彩,欢迎收藏。
  • 不可不知的女性心理

    不可不知的女性心理

    女人是一幅百看不厌的画,女人是一本百读不倦的书。学做男人先要读懂女人,学做女人先要读几本女人的书。
  • 傻子王爷无情妃

    傻子王爷无情妃

    一只毒蝎子,彻底断送了她年轻的生命!别人只知道,那个软弱没主见的女人被迫嫁给一个痴傻呆闷的七皇子。殊不知,她早已不再是“她”!面对痴傻只会憨笑的美男,她气愤难填!你傻,本美女就医好你,谁知医好后,遭到嫌弃,却换来一纸休书,气愤之下,她恨不得与他同归于尽……
  • 月下清风唐梦

    月下清风唐梦

    不觉岁将尽。已复入长安。月影含冰冻。风声凄夜寒。她倾尽一生却只求能与他并肩而立坐观天下。他隐藏锋芒,或温润或清冷只为那无上的荣光。可叹!可惜!那尊贵的血统注定他只能屈膝为臣,一辈子俯首;那曾经尊贵的身份注定她一生只能黯淡无光无法得见天日。心有不甘?又如何!清辉惨淡,月下清风只剩那一梦李唐。
  • 傻子王爷无情妃

    傻子王爷无情妃

    一只毒蝎子,彻底断送了她年轻的生命!别人只知道,那个软弱没主见的女人被迫嫁给一个痴傻呆闷的七皇子。殊不知,她早已不再是“她”!面对痴傻只会憨笑的美男,她气愤难填!你傻,本美女就医好你,谁知医好后,遭到嫌弃,却换来一纸休书,气愤之下,她恨不得与他同归于尽……
  • 神器道

    神器道

    一个普通人逆天改命的故事。“总有一天,我要俯视众生。”他如此说道,然后他做到了。
  • 食色满园

    食色满园

    现代厨师陈然意外重生古代农村,作为一个美食爱好者,既不懂得如何种田,也不了解如何养殖,且看陈然如何扬长避短,利用一技之长带领一穷二白的陈家致富奔小康。
  • 星河巫妖

    星河巫妖

    即使相隔千亿光年,依然有追随他脚步的灵魂即使改变生命形态,他仍然是至高无上的存在当征服一个世界的巫妖之王,以灵魂占据的方式进入人类社会,结合人类科技的巫妖必将席卷星河。……已完本《超级骷髅兵》《骷髅魔导师》等等作品,品质保证,拜求收藏。
  • 重生极品弃女

    重生极品弃女

    什么黑道大佬。一个半隐身吓死你!名流宴会,一把毒药一锅端你全派!什么古武世家,◆◆爽文+升级流+逆天复仇+金手指+美男营◆◆求婚不成竟心思歹毒绑架燕京第一美女名媛以求报复威胁?引众怒!气的爷爷吐血,母亲昏倒,统统勒紧腰带捂紧菊花,却已非昔日花痴千金小姐!仙鸣大陆赫赫有名横扫三界的毒手女皇,从来只有她辣手摧花,何人敢动她分毫?风夏,豪门千金大小姐,却被众评是放浪形骸下贱货疯人院内豁然醒来,第一美女名媛?统统都是蝼蚁中的蝼蚁!昔日欺我辱我害我者,当众出丑,竟还敢厚颜无耻的拿着戒指当众向燕京第一美男子求婚?遭鄙夷!什么第一贵公子,待本小姐千刀万剐吧!,行为粗鄙的放屁炸破裙子,父亲跳脚!
  • 东宫有本难念的经

    东宫有本难念的经

    宝庆十九年春,大佑国皇太子大婚,大将军之女入主东宫。一个不是淑女的将门千金遭遇一个不是文韬武略的中庸太子,到底是佳偶天成,还是冤家路窄?成婚一年不足,太子忽然休妻。迷影重重,生死茫茫,这样一来,还是不是大团圆结局?