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第4章 公文的起草 校核和签发(2)

较长的文电分为几层、几段或若干条时,需“立片言以居要”,将每层、段、条的基本内容用精练的语言加以概括,置于层首或段首,形成层首句、段首句、条首句。有的可用小标题标明,如上述中共中央的《决定》,除揭示主旨外,另有8个小标题。这样不仅使观点鲜明,还有助于文电的条理清晰。有些公文开头喜欢“绕弯子”,“说了许多无须说的空话”,观点也就模糊起来了。

二、注意结构严谨

人体要有血肉相依的骨架子,否则就成了软体动物。公文也要有严谨的结构,否则就不能形成有机的整体。

要使公文结构严谨,首先要处理好“纲”与“目”的关系,以纲带目,纲举目张。其次,条目本身也不应停留在形式上分条列项,而要注意系统化,使之合乎事理。

例如《国务院关于1996年税收财务物价大检查的通知》,开头简要说明主旨之后,随即分9条展开,每条都有“条首句”:1.总体要求。2.检查时限。3.方法步骤。4.检查范围。5.检查内容。6.处理原则。7.继续发挥会计师事务所、审计事务所等社会中介机构的作用。8.组织领导。9.具体实施办法另外制定。这9条不是形式上的“甲乙丙丁,开中药铺”,而是严格按事物内部的联系列项。其中先说“总体要求”,阐明指导思想,后说“时限”、“步骤”等等,先主后次,形成“总分式”结构。在“分说”部分的8条之间也不是“乌合之众”,而是逐层递进的关系。例如先有检查的“时限”、“步骤”、“范围”、“内容”,然后再提出“处理原则”,这就顺理成章。像这样严谨有序,就使下级易于明白为什么要继续进行大检查,应该怎样检查。

此外,还要依据不同文种的要求,写好开头、结尾,注意过渡、照应,使全文前后连贯,首尾圆合。

(第三节)公文中数字的用法

当前在各级机关的公文中,不同程度地存在数字用法不规范的现象,这里按《办法》与《条例》的有关规定,作如下阐述:

一、党政公文中数字用法的不同点

1.表述成文时间的数字用法不同。《办法》第29条规定:“公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”

从上述规定可以看出,行政公文中表述成文时间“必须使用汉字”。

《条例》第16条第五款规定:公文中“计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。”

总的原则是:“凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方,均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形,可以灵活变通,但应力求保持相对统一。重排古籍、出版文字书刊等,依照传统体例。”

据此,党的机关公文成文时间(《条例》称成文日期)应使用“阿拉伯数字”。

2.《办法》对公文的结构层次序数作了具体规定,《条例》则无此规定。

《办法》第28条第四款规定:

结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。

对于层次序数较多的公文,统一使用上述“结构层次序数”,有助于文面清晰,增强文字的条理性。

二、党政公文中数字用法的共同点

1.涉及数字时用汉字书写的几种情况:

(1)由数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句,其中的数字用汉字书写。例如:

词:一般四方形

词组:十月革命三资企业

惯用语:第三世界一个中心、两个基本点

缩略语:“九五”计划“一二·九”运动

具有修辞色彩的语句:十年寒窗相差十万八千里

类似这些词素中的数字,均不应用阿拉伯数字。

(2)邻近的两个数字(一、二、三……九)并列连用表示概数的时候,用汉字书写,中间不应用顿号隔开。

例如:四五天,不应写成四、五天或4、5天。三十五六岁,不应写成三十五、六岁或35、6岁。其余类推。

(3)个位数字(一、二、三……九)带有较强的口语化,如果不是表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数,可以用汉字。

例如:一个人两间屋读了三遍。

(4)夏历和中国清代以前的历史纪年用汉字。

例如:正月十五清咸丰十年九月二十日。

(5)星期几一律用汉字书写。

例如:星期一。其余类推。

2.涉及数字时用阿拉伯数字书写的几种情况。

(1)一般的年、月、日、时刻。

例如:1998年3月8日下午4时3刻。

年份不能简写。如,1998年不能写作98年。

邓小平(1904.8.22~1997.2.19)

民国38年。

(2)统计数字。

4位数以下,直接按数字表述,400克,3200元。

5位数以上,尾数零多的,按实际需要用万或亿作单位,如55000元,应写作5.5万元。432000000公里,应写作4.32亿公里,不能写成4亿3200万公里。

用阿拉伯数字书写的多位数不能转行。

此外,分数、小数、百分比等,党政公文中的用法相同。如1/52、5倍、34.3%。

总之,除《办法》中的上述具体规定外,党政公文中数字用法与出版物上数字用法基本上趋同了,这对我国数字用法的规范化是个有力的促进。

此外,《条例》、《办法》规定,公文必须使用国家法定计量单位,即《中华人民共和国法定计量单位》。

例如质量(重量)单位:千克(kg)、吨(t)、克(g)。不用斤、市斤、两、钱。

长度单位:千米(km)、米(m)、厘米(cm)、毫米(mm)。不用里、尺、寸、分。

还有功率、电量、面积单位等,也要按规范用法。

(第四节)公文的校核与签发

一、公文的校核

公文的初稿出来之后,撰稿人员要以谦虚谨慎的态度,征求有关方面的意见,认真进行修改。修改之后可以说起草任务基本完成,但不是最后完成,接着还需要经过校核。

《条例》第18条规定:“公文文稿送领导人审批之前,应当由办公厅(室)进行校核。”公文校核的基本任务是:“协助机关领导保证公文的质量。”有的文秘部门不是在文稿送领导人签发之前认真细致地校核,而是在领导签发时发现问题之后再作修改,这样既延误了办文时间,又增加了领导同志的负担。

校核要安排具有较高政策水平、文字水平并有高度责任心的人员负责。根据《条例》和《办法》的有关规定,校核要把好以下四道“关”:

1.报批、行文关

即看撰制公文的“报批程序是否符合规定”,“是否确需行文”,坚持“可发可不发的公文不发”的原则。

2.法规、政策关

看是否符合党的路线、国家的法律、法规和有关的方针、政策以及上级机关的指示精神;并看其同现行有关公文是否相衔接,避免前后矛盾;同时要注意推敲文稿中“所提措施和办法是否切实可行”。

3.协商、会签关

涉及有关部门业务的事项,要看“是否经过协调并取得一致意见”。必要时会同撰稿人员找有关部门磋商,共同修改文稿。

4.文字、格式关

校核党政公文时,要注意“文字表述、文种使用、公文格式”等是否符合《条例》或《办法》中的有关规定。

另外,校核过程中如发现文稿“需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改”。

《条例》还强调,“已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核。”“经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审”(第20条)。

校核修正后,公文稿子送办公厅(室)有关负责人复审,按其批注意见送有关领导同志签发。

二、公文的签发

签发是领导人、负责人行使机关职权的一种表现,也是形成文件并批准印发的关键环节。

《条例》第21条,《办法》第30条至第32条,对签发的职权与签发的要求作了明确的规定。

1.签发的职权

“公文须经本机关领导人审批签发”,这是前提和总则。

公文要分不同情况签发:

(1)重要的或涉及面广的,必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发。

(2)联合发文,须经所有联署机关的领导人会签。

(3)经授权,有的公文可由秘书长或办公厅(室)主任签发。

2.签发的要求。

(1)领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。

姓名要写全称,不应只签一个姓,时间应写具体的年、月、日,不应略写,以备查考。

“其他审批人圈阅,应视为同意。”

(2)同起草,修改公文一样,“签批公文,用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。”而应写发文较高的“签发”栏内。

一经签发,即成定稿,随即进入缮印、校对、用印、登记、封发、存档等公文处理的后续阶段。

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