二、计划编制的两大关键
编制计划有两大关键点：一是做好动态平衡，二是缓解容量制约。
１做好动态平衡。动态平衡，就是要充分考虑计划编制的动态因素。
计划在执行过程中，往往会因为某些原因而出现误差，这种由于动态因素产生的误差需要在编制新计划时予以调整、进行平衡，以增强采购计划的准确度。
编制采购计划有六个数据必不可少，一是计划期的需要量，二是计划期期末的储备量，三是计划期期初的库存量，四是当时的实际库存量，五是本期预计的进货量，六是本期预计的出货量。其中，当时的实际库存量是实现平衡的关键，因为其大致反映了本期计划执行的动态变化。通过这六个数据的加减组合，我们就可以求得计划期的采购总量。公式如下：
某种物品的计划期采购总量＝计划期需要量＋计划期期末储备量－计划期期初预计库存量（其中：计划期期初预计库存量＝当时实际的库存量＋本期预计的进货量－本期预计的出货量）我们可以通过一个实例来说明这种动态平衡。比如某企业计划期需要ＰＶＣ原料６０００吨，计划期期末储备量１５００吨，当时的库存量为２１８０吨，本期预计进货量为１８５０吨，本期预计出货量为２２００吨，那么，该企业ＰＶＣ原料的计划期期初预计库存量为１８３０吨（当时的库存量２１８０吨＋本期预计进货量１８５０吨－本期预计出货量２２００吨），而计划期的采购总量应该为５６７０吨（计划期需要量６０００吨＋计划期期末储备量１５００吨－计划期期初预计库存量１８３０吨）。
２缓解容量制约。容量制约大致上有三种情况：一种是总体的供不应求，另一种是局部的供应不足，还有一种是虽有容量但在供应时间上有限制。因此，采购总监在编制采购计划时必须在缓解容量制约方面下工夫，要根据不同的情况采取不同的对策，以提升采购需求的满足度。面对总体的容量不足，要在力争保住现有容量的前提下寻求替代产品，比如木材的缺口比较大，就可以多采购一些复合材料替代；面对局部的容量不足，要积极开拓新的渠道物色新的供应商，比如本地的蔬果供应不足，就可以通过商农对接的方法寻找出路；面对容量的时间制约，要有针对性地对采购计划进行调整打好时间差，比如冬季的煤炭紧俏，就可以提前采购储存备用。
三、计划安排的四种策略
除了列明采购品种和确定采购数量外，采购计划还要对采购时间作出安排。采购时间合理与否，会在价格、费用、库存等方面对企业的运行效果产生直接影响。因此，采购总监要根据企业的实际情况，从效能的角度出发，对采购时间的安排进行有效的控制。采购时间的安排通常有四种策略：足量采购、适量采购、定期采购、定量采购。
１足量采购。所谓足量采购，就是一次性大批量地采购商品。足量采购策略，适用于三种情况：一是需求量大且有价格弹性的产品，有利于降低价格和其他费用；二是供货状况不够稳定的产品，有利于保证正常的供应；三是进行联合采购的产品，有利于企业整体效益的提升。但足量采购也有明显的缺陷，主要表现在资金占用和仓库积压方面。企业在决定采用足量采购策略前，应该首先进行利弊的权衡，否则就有可能得不偿失。
２适量采购。所谓适量采购，就是在考虑用量、价格、费用的基础上决定的年费用最低的采购批量，又称为经济采购量。经济采购量的运用需要一定的前提条件，比如年采购总量是已知的、商品单价和运费固定、每次的采购费用和每单位商品的储存费用均为常数。适量采购的策略，可以在保证供应的同时，控制年度总费用的支出，减少进货的盲目性。
３定期采购。所谓定期采购，就是采购期限固定，采购批量根据需要决定。采用定期采购的策略，采购周期的确定取决于货物周转情况，可以是半个月、一个月或者更长；采购批量的确定则需要考虑日用量、库存、进货周期、保险储备量等因素。定期采购的优点是管理相对简单，计划性较强，方便多品种同时采购；不足是有可能出现货物断供的情况，每次采购前都需要盘点也比较麻烦。
４定量采购。所谓定量采购，与定期采购正好相反，每次采购的数量不变，但采购时间取决于一定的时点。采用定量采购，批量的确定可以参照经济采购量的方法；采购时间的确定则需要考虑日用量、备运周期、保险储备量等因素。定量采购能确保采购时效性和供应均衡性，避免断供或积压的情况，但增加管理难度，难以享受价格优惠。
（第三节） 采购预算的确定
进行采购预算的作业，需要三个基础：首先要了解采购预算的功能，其次要明辨影响预算的因素，最后要掌握制定预算的方法。
一、采购预算的四大功能
采购预算的功能表现在四个方面：一是完成企业计划，二是加强内部协作，三是决定资源分配，四是控制费用支出。
１完成企业计划。企业计划包括战略计划和作业计划，采购预算的编制，不能偏离企业的发展方向和作业目标，必须在企业计划的框架内制定部门的指标，以确保采购任务的顺利完成。
２加强内部协作。编制预算的过程也是企业内部各部门协作的过程，各部门的业务预算既相互独立，也相互依存，需要有全局观念，更需要相互配合。比如，采购预算的依据，在生产企业是生产预算，在销售企业是销售预算，采购预算不可能脱离生产或销售依据，凭空编制，必须与生产预算或销售预算相匹配。
３决定资源分配。业务预算是争取资源的基础，预算的大小，会在一定程度上对资源的分配产生影响，左右资源分配的结果。在预算合理的前提下，预算的大小通常与获得资源的多少成正比。
４控制费用支出。预算一旦获得通过，就必须严格执行，以避免不必要的费用支出，降低采购成本，实现采购目标。
了解采购预算的功能，有助于采购总监在制定预算的过程中，关注企业方向，考虑全局利益，积极争取资源，合理安排支出。
二、影响预算的五个因素
影响预算的因素主要包括五个方面：采购环境、标准成本、运行状况、价格走势、考评机制。
１采购环境。宏观经济的形势、国家的政策法规、相关的技术动态、市场的变化情况、同行的竞争走向都会对采购活动造成不同的影响。
２标准成本。编制采购预算时，由于价格的不定因素，通常都会用标准成本作为物品价格进行测算，而标准成本与实际进价的差额，就会影响到采购预算的准确性。
３运行状况。企业生产效率或商品损耗率的高低，都会对采购预算产生影响。以生产企业为例，当生产效率和预算水平发生偏差，出现了物耗过高的情况，所增加的物耗损失，就成为了采购预算的缺口。
４价格走势。如果不能对计划期的价格走势做出准确预估，相关的变化也会造成采购预算上的偏差。
５考评机制。企业的绩效考评机制，有时候也会对采购预算产生影响。比如，不少企业都把预算完成情况作为考核部门和个人的指标，而预算的完成情况又往往会受到不可控因素的左右，为了不影响部门或个人的利益，保守的采购主管就会提交一份收缩了的预算。
明辨影响预算的因素，有助于采购总监在审核预算时，多具备一些宏观视角，多考虑一些相关因素，在考评方面多提出一些更客观的标准。
《泉州晚报》２０１２年３月１２日刊登的一篇报道称，该市２０１１年的外资设备物品进口额达１４亿美元，同比增幅超过两倍。海关资料表明，进口的多为资源性及原料性商品，如原油、农产品、机电产品、初级形状的塑料、纺织纱线和织物、纸浆等。进口额的成倍增长，主要得益于当地企业借人民币升值和国外经济不景气之机，扩大原材料、机械设备进口量以增强竞争力的普遍做法。针对这种势头，记者给出了善意的提醒，因为根据商务部专家分析，从２００２年启动到２０１１年延续了９年之久的初级产品牛市已开始进入熊市，这一点不会因美国维持宽松货币政策而改变。在这种基本格局下，企业采购原料要注意防范价格跳水的风险，别在高位买得太多，以免增加企业经营成本。
这篇报道针对泉州企业的普遍做法，从价格走势的角度敲响了警钟，可以说是很及时也很到位。这篇报道对采购预算也同样有着提醒的作用，因为如果缺乏对价格走势的准确判断，就势必会造成采购预算的失误。
三、制定预算的六种方法
常用的预算方法有六种：固定预算、弹性预算、零基预算、增量预算、滚动预算、概率预算。各种方法的定义、特点、条件，请见表。
采购预算方法一览表
方法定义特点条件
固定预算
是指在编制预算时，只把预算期内正常的、可实现的某一固定业务量水平作为唯一基础的预算方法。
按照可能实现的经营活动水平，确定相应的固定预算数。编制相对简单但局限性较大，缺乏可比性。
只能针对一种业务，且业务量水平比较稳定，不能同时进行多种业务量的预算。
弹性预算
是指在变动成本法的基础上，根据预算期内可能发生的多种业务量水平，分别确定与之相应的费用数额的预算方法。
适应性和实用性较强，可以适应对多种不同水平业务量的预算。也便于对预算和实际发生情况进行比较，有利于对相关费用的控制。
需要对业务量的变化范围有一个框定，根据成本形态把费用分为可变和固定两部分，并对各业务量的可变部分进行计算。
零基预算
是指不考虑以往发生的费用，所有的预算都以零为基点，根据实际需要和可能，在综合平衡的基础上编制费用的预算方法。
不受以往实际费用的约束，根据预算期经济活动的重要性和可供分配的资金量来确定。可以从根本上避免前期预算不合理的延续。
基层预算单位要提出详尽的预算方案，包括目的、性质、作用、所需资金等。预算管理层要对预算进行成本-收益分析，列出顺序、确定预算。
（续表）
方法定义特点条件
增量预算
是指以基期的实际支出费用为基数，考虑各种影响因素或按照一定比例，确定各项费用水平的预算方法。
基本上延续基期的预算，只对新增预算申请进行审查。预算难度不大，但针对性、合理性较差。
现有的业务活动维持原状，各项支出变化不大，也有增加预算的需求。
滚动预算
是指预算期与会计年度分离，根据预算的执行逐期向后滚动，不断延伸补充预算，但始终为一个固定期限的预算方法。
着眼于未来一定时期的经营活动，可以根据时间的推进对预算加以调整和修订。增强了预算的连续性、完整性、指导性。
预算期必须保持一个固定的期限（如四个季度），预算完成一个季度再向后推移和延伸一个季度，时间不断变化，但预算期的长度始终不变。
概率预算
是指对在预算期内不确定的各预算构成变量，根据客观条件，做出不同的趋势预估，再通过加权平均计算得出相关变量在预期内的期望值的预算方法。
适用于趋势不确定但其可能性能够计量的项目预算。由于强调预估的客观性，在拓展变量范围的同时也提高了预算的准确度。
当变量没有直接关系时，要以各自的概率分别计算并汇总；当变量之间有直接关系时，要用联合概率（各相关概率之乘积）进行计算。
采购总监可以根据企业的特点和业务的状况，选择相应的采购预算方法。但不论采用哪种方法，都应该确保预算的科学化和最优化。
１科学化。预算的科学化体现在两个层面：一是计划有依据，不能脱离生产或销售的实际，对各种影响因素要有充分的预估；二是指标要客观，必须兼顾先进性、可行性和可靠性，既要促进工作，也要便于操作，更要留有余地。
２最优化。预算的最优化体现在两个方面：一是采购方式的择优，要根据企业的特点确定相应的、适合的采购模式和采购方法，以不断降低成本和提高效率；二是供应商择优，要注重产品的质量、价格、服务的优化，以全力保障企业生产和销售任务的完成。
某苹果制品公司的主要产品是苹果酱和苹果馅料，原料为红富士苹果和黄香蕉苹果。当年的生产计划为苹果酱１５万箱，苹果馅料７万箱，需要的原料为红富士苹果１０８００吨，黄香蕉苹果７２００吨。根据生产计划，采购部提出了年度采购预算，如下表所示。
项目
数量（吨）单价（万元／吨）预算（万元）
红富士黄香蕉红富士黄香蕉红富士黄香蕉合计
长期合同９０００８００００６２０５４５５８０４３２０９９００
市场购销１８００－８０００７８０４８１４０４－３８４１０２０
合计１０８００７２００６９８４３９３６１０９２０
说明：采购部与果农签订的长期合同分别为每年供应红富士９０００吨、黄香蕉８０００吨。红富士１８００吨的缺口需要在市场上购买，购价为０.７８万元／吨；多余的８００吨黄香蕉要在市场上出售，销价为０.４８万元／吨。
这家公司的采购预算，用的是固定预算方法，达到了科学化和最优化的要求。首先，采购预算以生产计划为依据，采购数量与生产计划相吻合，比较科学；其次，采取了长期合同与市场购销相结合的采购方法，以长期合同为基础通过市场进行购销平衡，相对最优。
