让大脑提前进入工作状态
充满活力是工作能够积极主动的源泉,然若工作对于我们来说已经成为了沉重的负担,那么无论怎样去做,提升活力都只是可望而不可及的。因为我们一想到工作,首先映入脑海的便是复杂繁琐的工作,再醒活的大脑也会变得烦躁不安。
那是不是说,倘若我们面临的正是这样的工作,之前所作的努力就统统白费了?当然不会!任何问题都有解决方法。在我们的聪明才智面前,工作上的小小麻烦,又能算得了什么呢!
其实只要通过仔细分析,我们就会发现,工作之所以让我们觉得困难重重,多数情况下并非因为某一项工作本身的难度有多高,毕竟大部分工作在我们的努下,通过细细琢磨和团队的协作都能很好解决。只是完成这样一项工作可能会占用极大的精力和时间。如果几个问题同时出现,或者在处理Big Question的同时,一些细小繁杂的问题也亟待解决,从而让人感到时间不够用,让人觉得工作似乎已经处于无法为自己所掌握的失控状态,从而产生焦虑和畏惧,使得我们面对工作时的活力下降。
要解决这一问题,根源就是让工作成为自己可以控制的东西,学会利用一些细琐时间去处理繁杂却不可忽略的事务,解决了这些让人心烦的问题之后,就可以安心地解决棘手的大问题了。
要做到这一点并不难,至少我们可以充分利用上班前的这15分钟,让自己尽快进入工作状态。一边可以解决部分细小问题,一边也可以让自己提前进入工作状态,活力十足。
那么,在家中的这15分钟,我们可以做些什么呢?
◆收发电子邮件
我们原来习惯于上班之后的第一件事就是打开计算机,看看自己的MSN或邮箱里有没有客户的留言和最近数据,然后通过整理将它们转发到工程师那里对产品进行修改完善。这一工作虽然很小,却很有必要。不过通常它会占用我们10分钟左右的时间。而在做完这仅值10分钟时间的事情后,我们往往还需要花十分钟来整理思路,进入下一项工作的状态中。于是,包括打开计算机、放下文文件、整理书桌和为今天的一系列事情做好准在内,这些事情至少耗用去了我们半个小时的宝贵时间。而这段时间,我们原本可以用来寻找灵感或突破口,让大而棘手的任务变得简单起来。
把收发邮件数据这类工作提前到出门以前来做是很好的习惯。大多数人家里都设有无线网络,我们可以用自己的笔记本或PDA接受这些信息,选择自己喜欢的地方,例如沙发、饭厅的餐桌旁,整理一下数据,转发到工程师的邮箱里,顺便告诉他一声,同客户的沟通环节已经搞定,让他至少在下午3点以前不要再为这件事打扰你。OK,这样当我们踏进公司的时候,至少已经少了一项麻烦的事情。
◆检查报告中的错误
完成报告可能要花上几周甚至半年,可是看一份报告却只需要15分钟。如果你今天上班的一个重要工作就是把凝结了自己长期心血的报告交给上司批复,那么为了避免报告里出现数据或文字上的错误,让它能最完美地传达自己的思想,不妨就利用早晨这15分钟再逐字逐句地检查一下自己的成果。通过前面的锻炼和美餐,相信你的思维已经变得清晰,检查起来也会更加轻松。多看一遍,出现问题的几率肯定就会更小一些。果真确定没有问题,一到公司你就可以放心大胆地把报告递交上去了。即避免了被上司指出错误的尴尬,也不会浪费太多工作时间。
◆整理上班用的资料
网络科技的发展极大地方便了我们的工作。许多事情不必非要在公司里才能完成。有时我们在办公室来不及做的事情就可以拿到家中搞定。即避免了深夜回家的辛苦,又能够保证工作的顺利完成。
不过这样做有一个坏处,就是做完以后困到不行立刻睡觉,早晨起床时间紧迫又要忙着往公司赶,结果到了公司楼下才发现,做好的东西还存在家中的计算机里……
原本想让时间更节约,结果把事情搞到更麻烦。所以,每天早晨的这15分钟,我们绝对不能忘的一件事情就是检查自己要用的资料是否带齐,一遍遍不厌其烦的整理检查,才能让自己无后顾之忧地走出大门。
◆进行谈判预演
如果你今天需要参加一次谈判,那么早晨的这15分钟对你来说就相当重要了。因为凭借着15分钟,你可能成为谈判取胜的关键。而在这短暂的时间里,你要做的就是进行谈判预演。
谈判首先要做的就是了解双方的基本数据,例如通过客户的销售范围和通路揣测对方的价格底限、自己的生产能力、成本底限、竞争对手的情况等等,做到知己知彼,方能百战不殆。
其次就是要设想对方在谈判的时候会采用的战术、利用的资料,同时准备好自己可以用来反驳说服他们的数据。此外,你还可以假像一下当时的状况,在脑海中进行一次模拟谈判,尽可能考虑到可能发生的每一种状况。有了充分的准备,方能保证处变不惊,在任何时候都可以控制局面。