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第28章 效率——做一个高效能的领导者(2)

奥德赛并不灰心,他继续向开罗前进,他相信自己一定能通过某种途径得到自己需要的这笔钱。几个月过去了,他的事迹渐渐地广为人知。关于他的传说已经在非洲大陆和华盛顿佛农山区广为流传。斯卡吉特峡谷学院的学生们,在当地市民的帮助下,寄给奥德赛640美元,用以支付他来美国的费用。当他得知这些人的慷慨帮助后,奥德赛疲惫地跪在地上,满怀喜悦和感激。

经过两年多的时间,奥德赛终于来到了斯卡吉特峡谷学院,手持自己宝贵的两本书,骄傲地跨进了学院的大门。后来,他成为了世界顶尖大学牛津大学的教授。

从奥德赛教授的例子中我们可以看出,专注于梦想,更利于发挥最大的潜能。对于一个梦想成功的人来说,应当从自己的兴趣、特长起步,找到自身的发展方向,明确自己的目标,并全力以赴地付诸实践。

成效的强调是个人责任

卓有成效的领导者会自问:“我应该做些什么才能大幅度地提升组织的绩效和成果?”他强调的是责任。

美国钢铁大王安德鲁·卡内基年轻的时候,是铁路公司一名普通的电报员。在一个周末,他正在值班,突然收到了一封紧急电报:在附近的铁路上,有一列装满货物的火车出轨了。这份电报要求卡内基的上司通知所有途经这条线路的火车改道,以免发生撞车事故。

因为是在周末,卡内基一连打了好几个电话,也没有找到主管此事的上司。情况变得越来越紧急,他又得到消息:有一辆载满乘客的列车即将驶到事故地点。眼看着时间在一点一点地过去,情况越来越危急。无奈之下,卡内基做出了一个十分大胆的决定:他冒充上司给所有途经这条线路的火车司机打电话,要求他们改道或暂停运行。

按照当时的公司规定,任何冒充上司擅自发布命令的行为,不仅要受到立即开除的处分,还有可能遭到起诉。卡内基在向各个司机打完电话之后,长吁了一口气,十分安静地给上司写了一封信,“尊敬的领导者:因为特殊情况,我冒充您给各个火车司机发布了改道或暂停运行的命令,我愿意接受处罚……”

卡内基将这封信放在了上司的桌上。第二天,他没有去上班,哪儿也没去,他在家等着公司律师发给他的起诉函。但是,他等到的却是上司的电话,上司在电话中命令他立即到办公室报到。卡内基来到这位上司的办公室,他以为上司会狠狠地批评他,恰恰相反的是,上司却当着他的面把那封信撕个粉碎。上司微笑着对他说:“我刚接到通知,我被调到别的地方任职,我们决定由你来接替我的位置。”卡内基很惊愕。上司说:“不是因为你的业绩出色,而是因为你在昨天做出了正确的决定,你是一个敢于负责的人。”

责任感会使人在做出决策时完全摒弃个人利益,一切从组织利益出发。只有具有强烈的责任感,才能取得成就;而没有责任感,就终将一事无成。责任感能够产生巨大的精神力量,并对行动产生决定性影响。所以,卓越的企业领导者都会在建立团队成员责任感上做足文章。只要责任感不缺失,哪怕是再平凡的团队,也能创造奇迹。

在行动前就做好计划安排

卓有成效的领导者往往都是时间管理上的精明者,绝不是在不知不觉间浪费时间的糊涂人。

一个成功者往往懂得计划时间。时间的价值非比寻常,它与我们的发展和成功关系非常密切。同样的工作时间、同样的工作量,为什么有时候我们不能像别人那样在第一时间完成?计划时间,就是要制定目标,使自己明白如何利用时间。

19岁的迈克尔在休斯敦大学主修计算机专业。他是一个音乐爱好者,同时也具有一副天生的好嗓子,成为一个音乐家是他一生最大的目标。因此,只要有多余时间,他就把时间用在音乐创作上。

不久,迈克尔又找了一个名叫凡内芮的年轻人来合作。凡内芮了解迈克尔对音乐的执著。然而,面对那似乎遥不可及的音乐界及整个美国陌生的唱片市场,他们无计可施。

有一次闲聊,凡内芮突然从嘴里冒出了一句话:“想象一下你5年后在做什么?”迈克尔还来不及回答,他又说:“别急,你先仔细想想,完全想好、确定了再告诉我。”迈克尔想了想,开始说:“第一,5年后,我希望自己能有一张唱片在市场上发行,而且这张唱片很受大众欢迎;第二,5年后,我要能天天与一些世界一流的音乐家一起工作。”

凡内芮听完后说:“好,既然你已经确定了,我们就把这个目标倒过来看。如果第五年,你有一张唱片在市场发行,那么第四年,一定要跟一家唱片公司签约。那么第三年,一定要有一个完整的作品,可以拿给很多很多的唱片公司听,对不对?那么第二年,一定要有很棒的作品开始录音了。那么第一年,就一定要把你所有要准备录音的作品编曲,排练好。那么第六个月,就是要把那些没有完成的作品修改好,然后你自己一一筛选。那么第一个月,就是要把目前这几首曲子完工。那么第一个礼拜,就是要先列出一个清单,排出哪些曲子需要修改,哪些需要完工。”

凡内芮一口气说完,停顿了一下,接着说:“你看,一个完整的计划已经有了。现在你所要做的,就是充分利用时间,并按照这个计划去认真地准备每一步,一项一项地去完成。这样到了第五年,你的目标就实现了。”说来也怪,恰好在第五年,迈克尔的唱片开始在北美畅销起来,他每天都忙着与一些顶尖的音乐高手在一起工作。

从这个故事可以看出,制定目标、给自己计划时间有多么重要。

日程表能够提高工作效能

领导者提高工作效能的第一步,就是对那些被实际运用的时间做记录。

《菁华》杂志的主编苏珊·泰勒不但制订了自己的计划表,还给她的下属制作了日程表。在通常情况下,周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案,读文章、报纸、杂志,理清头绪。当她星期一上班时,总会带着重要人员的日程表,上面写有指派给每个人的工作,应该优先须知的事会有红色的记号,应该优先要做的事情则有两个记号。另外,完成工作所需的资料,例如名片或相关的信件等,都会附在日程表上。

有一位善于利用时间的经理,则将部门的日程安排写在白板上。这样有利于随时根据事情发展变化进行调整,改变事情的优先顺序,而且也让部属明白他如何看待一项企业计划方案的重要性。另外,还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成,然后再利用周计划或月计划或年计划制订日计划。

《薪水阶级》月刊的主编黛博拉·沙蓝以归档的方式进行每年、每月的时间安排。每月的前两周固定是写评论的时间;在第三、第四周则为其他活动时间,例如演讲、复函、公关联络,并计划未来的时间。她总是预先计划未来1年的工作:几个月写本书、几个月开次研讨会,还有两个月安排尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品,实现了充盈的人生。

做好时间记录,是为管理时间服务的。要想进行卓有成效的时间管理,就需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的,并尽可能将这些活动从时间表上排除。把那些可以由别人来做的事情统统交给别人去做,将自己的时间完全集中于那些容易出成果的事情上。

确定哪些重要,哪些次要

对领导者而言,最困难的决定是确定哪些事情暂时可以不处理。

生活中有许多要做的事情,我们需要调整理想和目标,找准人生中最重要的、必须要做的事情去做。

美国有一个天资聪颖的年轻人,叫柯雷基。他才华横溢,却不会一心一意地做事,而是想做什么就做什么,这一点几乎成了他的致命伤。他曾就读于著名的剑桥大学,但没有毕业,就参军去了。参军后,他因为不肯从事洗马匹的工作,离开了军队。从军队离开后,他又进入著名的学府牛津大学就读。可惜,没完成学位,就又离开了。后来,他还创办了一份报纸,但这报纸只出了10期就停刊了。虽然报纸没办成,他仍然梦想着著书立说。他常说:“我的书已经完成了,就差把书从脑子里拿出来,交付印刷厂变成铅字了!”他甚至说自己已经完成两套8开本的书,不过,还没寄给出版社呢!

事实上,他说的这些书,还都只字未动,仅仅是想法而已。柯雷基的一生,最后以失败收场。他踌躇满志,最后竟然一事无成。原因何在?有人这样评价他:“柯雷基的失败,是因为他想做的太多,结果什么都没做成。他虽然才华横溢,但他欠缺毅力和集中力。”也就是说,柯雷基没有确定哪些事情是他生命中最为重要的事情,并为其竭尽全力。

现实生活中,很多领导者总是抱怨时间不够用,其关键原因就是他们将事情的优先级别搞错了。必须做的事和想做的事不同。想做的事可以有很多,比如,想上网聊天,想郊游,想逛商店,想睡觉……但工作中有许多必须做的事情。要是为了想做的事情,而把应该做的、必须做的事情给忽略了,就会出问题。因此,领导者要找准工作中最重要的、必须要做的事情去做。只有这样,才能实现高效的工作。

立刻删除毫无成果的工作

领导者处理事情要分清轻重缓急,重要的事情一定要摆在第一位来处理。聪明的领导者是那些对无足轻重的事情无动于衷,对重要的事情无法无动于衷的人。

商业及电脑业巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”佩罗认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会办好,要始终把它们摆在第一位,并且要花大力气才能把这些重要的事情做好。

安德鲁·伯利蒂奥是利用时间的楷模。他从不浪费一分钟的时间,只要有时间,他就会拼命工作。所有知道他的人都说:“看,安德鲁·伯利蒂奥真是太会珍惜时间了!”人们都知道,为了能成为一名出色的建筑师,他拼命想要抓住每一分钟的时间。

每天,他都把大量的时间用在设计和研究上。除此之外,他还要处理很多方面的事务。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方,因为他太负责了,以至于不放心任何人,每一项工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了,他自己也感觉到很累。

其实,他有很大一部分时间都浪费在管理乱七八糟的事情上。无形中,他增加了自己的工作量。

有人问他:“为什么你的时间总是显得不够用呢?”他笑着说:“因为我要管的事情太多了!”后来,一位教授见他整天忙得晕头转向,仍然没有取得令人骄傲的成绩,便语重心长地对他说:“大可不必那样忙!”

“大可不必那样忙!”这句话给了安德鲁·伯利蒂奥很大的启发,就在他听到这句话的一瞬间,他醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙,但所做的真正有价值的事实在是太少了!这样做对实现自己的目标不但没有帮助,反而限制了自己的发展。

随后,安德鲁放弃了那些偏离主方向的事情,把时间用在更有价值的事情上。很快,他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师奉为建筑学的“圣经”。

做任何事情都要有计划,要分清轻重缓急,然后全力以赴去行动,这样才能获得成功。很多领导者总是更关注紧急事务,而对关系重大的事务反应迟钝。只有学会对事情进行分类排序,才能从众多工作中提出重点。以要事优先的原则来处理,才能实现管理的高效,促进整个企业的高效运转。

领导者需要克服忙乱现象

高效的领导者应当是牵着工作的鼻子走,而不是被工作牵着鼻子走。

令领导者最苦恼的事,就是“时间危机”,没有工夫来思考和处理那些重要的事情。许多领导者每日工作达十几个小时,但还是有许多事情处理不完。不可否认,忙是领导者的常态,也是工作积极、事业心强的一种表现,只有什么事也不干的人才不感到忙。但是,忙应该有限度、有秩序、有效率,用一句通俗的话说,就是不能瞎忙。

产生忙乱现象的原因大致如下。

缺乏实际工作经验,对要处理的问题难决断,一拖再拖,考虑再三;对所承担的工作,没有比较妥当的通盘安排,没有正常的工作秩序,头痛医头,脚痛医脚,赶上什么就抓什么,这样势必杂乱无章,顾此失彼;上司下属职责不清,分工不明,不该找你的事也来找你,长此以往,习以为常;主观上愿意多做工作,总觉得对什么事情都有责任,唯恐哪件事情没办好,会被人家说工作不努力、能力差;对副手和身边工作人员缺乏充分的信任,唯恐人家工作做不好,于是事必躬亲,越俎代庖,把自己累得要死,而人家却闲得没事;没有给办公室建立必要的制度,文秘人员对文件、请示、报告,不把关、不过滤、不研究,也不提出处理意见,一切照送照转,办公室成了收发室,起不到参谋助手的作用,加重了领导者的负荷。

那么,领导者怎样才能克服忙乱现象呢?除了授权之外,有以下几条经验可供参考。

1. 工作要有计划性

这是使工作有条不紊的中心环节。领导者都要具备定量控制自己时间的能力,也就是说,对自己的时间要实行计划分配。事实证明,不作计划的人只能消极地应付工作,在心理上处于受摆布的地位,有计划的人则居于支配的地位。工作有没有计划性是衡量工作效能的一条重要标准。领导者对于每段时间的工作,应该尽量做到有条不紊。这样也便于其他领导者和下级保持正常的工作秩序。不然,心血来潮,一会儿找这个谈工作,一会儿找那个办事情,既乱了自己,又乱了别人,弄得大家都手忙脚乱,无所适从。

2. 建立科学的工作秩序,划清职责范围

哪些工作必须自己做,哪些应由别人做,哪些事自己做主,哪些事要集体研究等,领导者必须心中有数。而要建立这样一个科学的工作秩序,就必须建立健全岗位责任制。管理班子成员之间,领导者与副手和助手之间,职能部门之间,上下级之间,单位与单位之间,个人与个人之间,都要划清各自的职责范围,各负其责。不该领导者管的事,坚决不管;该管的事,主动过问。凡所属员工提交的需要领导者拍板决定的问题,必须要求把情况和意见一并报上来。如果应由下属处理的问题,下属不处理,把矛盾上交,领导者则不应受理。

3. 切实解决“文山会海”问题

“文山会海”是个大难题,不是某个人或某一级组织的问题,而是带有共性的普遍问题。领导者可在自己的管理范围内,采取一些必要措施来削“文山”填“会海”。例如,能个别交代解决的问题就不要开会,能开小会解决的就不要开大会,能开电视电话会议的就不要把人召集到一地开会,能打电话解决的就不要发文件,能用电子邮件发公文就不要发纸质公文,能在公司网站上登载的内容就不要发文件,等等。总之只要能达到目的,形式越简单越好。

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