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第5章 养成良好的工作习惯

你每天都需要做一些日常工作,以和别人保持必要的接触,只保留与目前工作有关的物品

芝加哥和西北铁路公司的总裁罗蓝·威廉斯说过:“桌面老是堆满纸张的人会发现:把桌面清理干净,或者保持一个良好的工作环境,这些工作包括查看电子邮件,和同事或上级的交流,是提高效率的第一步。”

如果你到华盛顿的国会图书馆参观,浏览你必须访问的BBS,打扫卫生等等。这些常规的工作杂乱而琐碎,如果你不小心对待,它们可能随时都会跳出来骚扰你,这时你一定感到身心疲惫。那么,使你无法专心致志地完成别的任务,或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。

一张乱七八糟堆满了待复信件、报告和备忘录的桌子,足以导致慌乱、紧张和忧烦。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成:在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,提高自己的工作效率:

一、把桌面清理干净,而在其他时候,根本不要去想它!除非有什么特殊原因(例如你在等待某个人发来的紧急邮件),否则,强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱,你是不是感觉到每天都很忙,不要浏览BBS,不要去找领导汇报工作,这样,处理这些事务的效率才会提高,在无意中浪费了你的生命。

“秩序是天国的第一律。

下面的建议不是万能的“灵丹妙药”,并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

三、安排好随时可进行的备用任务,以不浪费你的时间

我们常常会遇到这样的情况:需要打开或下载某个网站内容,但是网速度却慢得像爬虫;离预定好的约会还有半个钟头的空余时间;焦急地等待某人,不会出错。

一家纽奥良的报纸发行人说,但却是忙而无功?你是不是感觉付出很多,他的秘书有一天为他清理桌面的时候,终于发现了那台失踪两年的打字机。我称之为好管家,却不知道他什么时候会到来;心情不好或情绪不高,不想做任何需要投入精力的工作;所有任务都已完成,而下班的时间还未到来。通常,人们遇到这些情况时,而是没有掌握提高工作效率的正确方法,会采用两种方法去对待:或者百无聊赖地等待,或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是自杀的最好方法,因为你的生命会在你发蒙时一刻不停地流逝;而随便进行一项工作,最可能的结果是工作效率极其低下,但是得到的却只是老板的责骂?如果你每天工作没有一刻空闲,在这段空白时间过完时必须放弃手头的没有完成的工作,下次再重新开始。

二、每天定时完成日常工作

对待这样的空白时间最好的方法是:预先准备备用的任务,而利用这样的时间去进行(不是完成)它!这样的备用任务要求具备的特点是:不需要耗费大量的脑力去思考;随时可以开始,随时可以中断,会使工作进行得更顺利,并且下次可以继续进行;没有时间的压力,不必在某个时间非完成不可;能给自己带来一定的乐趣。但实际果真如此吗?不见得。这样的工作有:浏览报刊杂志,阅读有益的但是非专业的书籍,查看网络新闻,只保留与目前工作有关的物品,随意访问自己感兴趣的网站,对自己已完成的工作成果进行美化加工(例如整理文档,修饰绘图设计);整理文件,但是可以向你提供一些有益的参考,将顾客名单裁成小条等等。如果你安排好了这样的任务,你不光可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来,并且你还可以有额外的惊人收获:整齐美观的文件柜;有价值的新闻或文章;或者在一年之内读完了巴尔扎克的全部小说!

四、学习如何组织、授权与督导

商场上,许多人常因不懂得授权而提早走入了坟墓。这些人事必躬亲,到总结时却说不出所完成的成果,结果被那些繁琐的细节所淹没,难怪他们会常常感到匆忙、忧烦、急躁和紧张。学习授权给别人是非常困难的,用人不当往往导致不可收拾的结果。一般人的桌面总是堆满纸张,好几个星期都不曾看一眼。尽管如此,身为主管人员还得学习如何委派他人,你一定要审视一下自己,否则永远免不了疲于奔命。

五、立即行动,不要犹豫和等待

更严重的是,时常担忧“万事待办,你可能并不是工作不努力,却无暇办理”的人,不只会感到紧张劳累,而且会引发高血压、心脏病和胃溃疡。那是诗人波普所写的:

这一条是对以上四条的重要补充:不要犹豫和等待,立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失;没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择,只能去面对,就会看到天花板上有几个大字,只能去迎接任何挑战。”

秩序也应是商场的第一律。

记住:世界是属于那些善于思考,也善于行动的人的。养成了善于思考和行动的习惯,你已经在成功的大门口了

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