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第35章 建筑施工企业总经理必备的财务知识--先知先觉未雨绸缪(4)

⑦电子计算机及其他控制。空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责保管;支票的金额要用不易擦掉的墨水由机器印上去,已付款的发票要打孔以防止重复付款。

另外,为了安全和控制支出,大多数企业要求支票要有两人签名。为了防止凭证的涂改,某些企业还用机器在支票印制擦不掉的金额。付款之后,支票签发者要在付款袋上打孔。这个孔表示发票已被支付,避免不诚实的职员用凭证重复付款。

2,存货的内部控制制度。

存货就是企业经营过程中的流动资产。包括原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物以及劳动保护用品等。存货被看作是商业企业的血液,所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面:

(1)无论采用什么盘存制度,每年最少实地盘点一次存货;

(2)保持高效的采购、验收和运输程序;

(3)保管好存货,以免被盗、损坏和腐烂;

(4)只允许那些不能接近会计记录的人员接近存货;

(5)对贵重商品应保持永续存货记录;

(6)按比较经济的数量购买存货;

(7)保持足够的存货以免因存货短缺减少销售收入;

(8)不要保留太多的存货,以免将资金拴在不必要的项目上而增加费用。

以上是有关存货内部控制的框架性要求,在一些内部控制制度相当完善的企业,在实际工作中,存货的收入与发出都应办理凭证。存货收入需填制采购材料验收入库单,自制原材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等;存货发出需填制的凭证包括材料领用单、材料发料单、加工材料发料单、产品销售发货单、原材料退库单等。月末应编制收料汇总表和发料汇总表。

存货的领用、发出、审核、保管、记账都要贯彻分工负责原则。

存货不仅应进行金额控制,还应实施实物控制。会计部门通常控制金额,供应部门或销售部门分别控制金额和实物,仓库通常进行实物管理。

每年实地盘点存货是必要的,因为确认库存存货的最好方法就是盘点,盘点对确定存货的正确价值是不可或缺的。当发现财实不相符时,应查明原因,如属于会计记录错误,应调整会计记录,使其与实地盘点数相符。使存货经手人远离会计记录是必要的职责分离。一个既可接近存货,又可接近会计记录的职员会有很大机会盗窃存货,并编制会计分录将其盗窍行为掩盖起来。比如,在存货实际被盗时,职员可增加冲销的存货数;以减少存货金额。

计算机存货系统能将公司库存存货额和存货短缺的可能降至最小。在竞争相当激烈的企业环境中,公司不能负担将现金使用在过多存货上所增加的费用。

3,固定资产的内部控制制度。

由于内部控制制度的不健全与薄弱,固定资产的流失相当严重,因此,加强固定资产内部控制就成为一件相当重要的事情了。

固定资产的内部控制包括确保资产安全和有适当的会计系统。

其中保证资产安全包括:

(1)分配保管资产的责任。

(2)资产的保管与资产的会计处理分离(这是各方面内部控制的基础)。

(3)建立防范措施(如看守和限制接近资产),以免被盗。

(4)保护资产,避免自然环境(如雨、雪等)侵蚀。

(5)培训操作人员适当使用资产。

(6)购买足够的保险,以免火灾、暴风雨和其他灾害损失。

(7)建立定期维修制度。

固定资产的控制与价格较高的存货的控制有诸多类似之处,均要借助辅助记录。对固定资产,公司使用固定资产明细账。每项资产都要在分录中列出,并指明其地点和负责人,这些细节都属于从会计系统进行控制的制度之一,便于确保财产安全。明细账记录还列出了资产成本,使用期限及其他会计资料。

4,采购业务的内部控制制度。

采购业务是企业进行生产的第一个重要环节,所以一个良好的内部控制系统也会对这一业务进行相当严密的监控。采购业务主要由商品、原材料和固定资产三个部分的采购供应组成。它通常包括签订供货合同,验收材料或商品入库,结算支付货款三个环节。

(1)采购内部控制所应达到的要求。

①采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责。

②采购人员除经过特别授权外不得随意改变采购内容,只能依照批准的品种、规格、数量进行采购。

③除零星采购外,采购业务均需签订采购合同。

④采购货款必须在认真审核、核对合同后,方可付款结算。

⑤采购货款除小额采购外必须由银行计算。

⑥采购的物资必须经过验收才可入库。

⑦采购过程的损耗必须查明缘由,经审核批准后才可处理。

⑧应付账款明细账与总账应定期核对并保持账目一致。

(2)采购内部控制的主要手段。

①采购前先填写“物资采购申请单”,并办理申请手续。企业各部门所需的材料、商品和其他物资,或仓储部门认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需补充时,应通过填写“申购单”的方式,申请购货。“申购单”是通过供应部门负责人的签字后,送交供应部门负责人审批,并授权采购人员办理购货手续。采用此方式,使每次采购业务都能有相应的依据,并建立在有计划的基础上,对于提高采购的计划性,节约使用资金,分清各有关部门和个人的责任都有较好的作用。

“申购单”通常采用一式两份的方式,详细注明:申购部门,申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容,一并交给供应部门。供应部门据此办理订货手续后,将其中一张退回申购部门,以表明答复。

②采购时要签订“采购订货单”,以此规范采购活动。企业中除零星物品的采购可随时办理外,大量购买业务应尽可能签订合同并采用订货单制度,以确保采购活动的规范化。“采购订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证,也是购销双方应当共同遵守的契约,这样不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下,而且利于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。

“采购订货单”可按实际情况,采用数张复写方式,其中一张送交销货单位,请求发货;-张转交仓库保管部门,作为核收物品时与发票核对的依据,也就是验收货物的依据;一张留做存根,由供应部门归档保存,以便对全部的订货与到货情况进行查对、分析。

③采购物资到达时应填写“入库单”,仔细验收后方可入库。采购部门购回的各种材料物品,都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等,对每种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确、一致的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明材料或商品已经验收入库的会计凭证。“入库单”由仓库验收人员填制,并取得采购人员的签字后,一张留存,登记仓库台账;一张退给采购部门进行业务核算;一张送交会计部门。严格的验收制度,便于考核采购人员的工作质量,划清采购部门与仓库之间的经济责任,确保入库物资的准确性、安全性。

④规范审查制度、严格审核采购业务的各种凭证。会计部门在正式录采购业务、支付货款前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发货票、运费收据、入库单及订货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一张凭证的购货数量,金额计算的正确性,还要检查各种凭证之间是否内容相符,时间统一责任明确、手续清楚等。若发现问题,应及时查明原因,分清责任,妥善解决。在此基础上,编制付款凭证,由出纳员结算支付货款,并根据货币资金支出业务的内部控制制度要求和方式实施内部控制,使两种业务的内部控制统一起来。

5,销售业务的内部控制制度。

销售业务也是企业内部控制值得注意的一个环节,采购业务是企业各项物资的“入口”,而销售业务则是企业各项物资的“出口”,这两个“口”必须一起抓。销售业务通常要经过签订销售合同、填写发货单通知仓库发货、办理发货、办理货款结算四个环节。销售业务内部控制通常情况下应达到以下要求:

(1)发票和发货单应顺序编号,若有缺号须经批准方可注销。

(2)销售合同、发票和发货单,必须经过审核批准才可注销。

(3)要根据规定价格销售,未经授权不得改变售价。

(4)废残料的出售必须与一般销售同样处理。

(5)销售退回必须经授权批准后才可办理退款手续。

(6)收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核,有销售合同的必须与合同核对。

(7)开单、发货、收款必须分工负责。

(8)应收账款明细账应与总账核对一致。

销售业务分为现销业务和赊销业务。现销业务就是指企业在销售产品或商品的同时,收取货款,强调钱货两清。工业、商业批发等企业对现销业务实施内部控制的主要手段就是开具“销货单”,并确定其合理的传递程序。具体做法是:

(1)客户购货时,由销售部门填制一式数联的“销货单”,注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等,经负责人审核签章之后,留一联作为存根,进行业务核算,其余交客户办理货款结算和提货。

(2)客户持“销货单”向财会部门交款。财会部门对“销货单”严格审核后,办理收取货款的手续,并加盖财务专用章和有关人员的签章,留一张编制记账凭证,其余退还给客户。

(3)客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”核,确认已办妥交款手续后,给予发货,并将提货联留下登记仓库台账。

赊销业务就是指企业先办理产品或商品发出,再在规定时间内收取货通常情况下,赊销业务的内部控制除符合前述外,还应采取以下程序和方式:

(1)严格订货单制度,强化销售合同的作用。只要是赊销业务,最好采用订货方式,订单确定后列入销售计划,作为日后发货的依据,以免无计划地发出货物。

(2)建立赊销业务批准制度。赊销业务应经过财务负责人批准,没经批准,销售部门不得指令仓库发货,以免因不了解客户信用度而可能造成损失。

(3)及时登记销售明细账和应收账款明细账。在发出货物后,会计部门应对销售部门开具的“销货单”及相关的合同、订单等进行审核查对,正确无误后编制记账凭证,并及时登记销售和应收账款明细账,用以充分发挥账簿的控制作用。

(4)定期与购货单位核对账目,并根据有关规定及时收取货款。对账中发现的问题应及时查明原因并处理,收回货款应及时登记收账款明细账,确保双方账目一致。

(第七节)掌握利润规划的基本方法。

◎,本量利的相互关系。

这里所说的“本”是指成本,“量”是指业务量,“利”是指利润。

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