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第31章 循序渐进提高时间管理技能(2)

现在不少企业管理人员都感叹:太忙!总是难以集中时间和精力来思考和处理计划中的事务。常常是本打算到办公室办某件事,结果半路上就被人堵住谈另件事;好不容易来到办公室,等在那里的人一大帮;这里还没谈完,那边电话不断;手上待批文件一大堆,外边还有来客要接待。日复一日,总是忙于临时事务,计划中想做的事就是无法去做。忙,是事实,不少管理者的确整天忙得不可开交。究其原因,固然比较复杂,但其中有一条重要的原因,这就是许多管理者不懂、不肯、不会授权。他们往往是大权独揽,小权不放,动辄“一竿子到底”。岂料到头来尽管天天“两眼一睁,忙到熄灯”,事情往往被动应付,捉襟见肘,事业没有起色。相反,一些善于授权的管理者,由于“分身”有术,常常超脱得很,并不见“吃饭有人找,睡觉有人喊,走路有人拦”,事业却一片火红。

我这里讲的授权,指的是企业管理者们根据工作的需要,将自己所拥有的一部分权力和责任委授给下属去行使,使下属在一定制约机制下放手工作的一种领导方法和艺术。作为企业的管理者应该懂得,适当地授权对于减轻自己的工作负担,从具体琐碎的事务中解脱出来,集中精力想大事干大事,提高自己有效管理时间的能力等都具有十分重要的意义。

企业管理者合理运用授权艺术,还要谨防步入误区。其一,要谨防“弃权”,授权绝非“弃权”,不能为图轻松、享乐而放弃重大决策权、检查监督权、协调奖惩权。其二,要谨防“越权”,要防止某些被授权者超越所授权限先斩后奏、斩而不奏,甚至设好圈子迫使授权者就范。其三,要谨防“反授权”,不要在授权给部下后,又揽回了部下职权内的事务,反让部下牵着鼻子走。

授权是一种领导艺术,作为企业的管理者们理应掌握好授权的艺术。

§§§第5节学会把握人生的每一天

人的一生是由无数个“今天”组成的,我们只有把握住每一个“今天”,珍惜每一天,才不至于浪费宝贵的生命。因昨天已成为过去,没有谈它的必要,而明天尚未来到,我们不该为了它而拖延。我们所能把握的就是今天。事业之能否成功,其关键也在于我们如何善加利用今天的二十四小时。

我们能够深切地体会“今天”的可贵,才懂得设法善加利用它,珍惜它。依计划行事就等于在忙碌生活的迷途中,寻找出一条线索。如能整理出有秩序的时间来,则无论做任何事都有线索可寻,是会有所帮助的。反之倘无计划,对于时间之分配可能因偶发事故而混乱,致使所有工作杂乱无章。

有些人认为只要不断地努力就可成功,这是不对的,毫无计划的工作犹如无头苍蝇一样只会乱闯乱撞,也等于缺乏罗盘针却仍出海一样愚昧。在一望无际的大海中,不断行驶一艘坏了舵的船,就是将机器全部发动,也无法达到目的。

一天有二十四小时,其中三分之一的八小时是花在睡眠上的,这八小时的时间并非绝对要如此分配不可,你可依实际需要抽出一点时间做些别的事,但若借出时间太多导致睡眠不足,则您所付出的利息也高,以后你我必须为此事付出相当大的代价啊!无论如何,八小时睡眠是非常需要的。第二个八小时通常是为了升级而做出必要的劳动,在这八小时之内,人们由于工作岗位的不同而变成形形色色各类人物。最后,我们还有一个完全属于自己的八小时,这段时间最为珍贵,你可随心所欲的支配它,它也是每日生活中最有益的时间,能将此段时间集中使用就可获致良好结果,反之,若不好好利用就容易受致诱惑,陷入无法自拔的泥沼中。故若能正正当当地使用此段时间,您就会有意想不到的收获,反之,就可能遭致不幸。

这剩余的八小时若扣除吃饭等不可少的时间,每日至少还有五小时自由行动的时间,您至少要抽出一小时念书,或做你所想做之重要事情,如此必可发展自我。若以少量时间从事休闲活动令有秩序有条理,对您的身心都大有益处。你若不如此利用时间,就可能虚掷宝贵光阴。

在我们周围有许多仅具备平庸才能,但其成就却远胜于具有非常才能者,这是什么道理?这主要是由于能节约使用时间和养成有组织性的习惯而来的。这也是我们经过一番调查证实得来的。能力平庸,但做起事来有条有理,同样能够做出许多大事。反之,才能高超但做事却杂乱无章者,恐怕连小事也做不成。总之,若没有较严格的秩序一定无法圆满达成任务。

你想要有个正常的生活就无法忽视有条理、有秩序所产生的影响。能于人生纷杂多棘的旅程中成就一番轰轰烈烈事业者,无论男女都是将孩提时代所养成的良好习惯以最大的限度引用于其事业中,这也是他们成功的要素之一。

§§§第6节自管理者实现

自管理者实现是美国心理学家A·马书儒根据文献临床学的方法,研究近代六十余位名人,如奥地利作曲家——海顿,美国第三任总统——杰佛逊,荷兰哲学家——斯宾诺沙,美国剧作家——威廉詹姆斯,德国政治、自然科学家——哥德、爱因斯坦,日本宗教家——铃木大拙等的态度及人格特性,所提出的概念。

自管理者实现是优秀的实存主义概念。换句话说,是在达到自我完成。自管理者实现有以下几点条件:

(1)对生存姿态及人生态度的自觉与决定。

(2)将生活意义、人生目标明确化。

(3)成长欲强烈,且持续不断。

(4)充实满足生理的欲求及自管理者实现欲求。

(5)自由的获得与扩大。

(6)自己的能力能充分开发、发挥。

(7)对自管理者确立,实践自立、自主的生活方式。

(8)自管理者及社会间相互调和。

(9)对以上各点,都洋溢着自信。

主要是,自管理者实现时,除了能实现自己的个性以外,同时也是自管理者对社会责任的实现。譬如从人们所成就的工作、业绩、作品上来看,比较容易了解。从另一方面来看,即使内部隐藏着较高才能,但却无结果,虽能带给社会很大的贡献,也仍然谈不上自管理者实现。自管理者实现并没有年龄及时间的限制。“何种年龄达到何种程度”,不必要在这范围限定。自管理者实现是从现在开始,对自己的未来全盘性实行的过程。

现在就自管理者实现与开发时间之间的关系加以说明:

时间的开发,并非是单纯的分割时间,或者是写在计划书上。而是能让片刻、瞬间生活都不后悔所采取的生活姿态,一日、一月、一年、一生的人生区间,充实成长自管理者,最终达到自管理者完成的生活过程,所应对的自管理者革新方法。时间开发观点,是自管理者实现必要的时间战略,而自管理者实现阻力的2-3个问题,再加以说明。

自管理者实现为何不可缺少时间因素,大致有以下两种条件。

(1)创造事情。

(2)立定生活的计划。

§§§第7节不要沉迷于工作

一个人成为长时间的工作者,并不是偶然的,也不是天生的。长时间工作的原因及其治疗方法是:

(1)传统上的“业精于勤荒于嬉”的观念是令人沉迷工作的一种重要因素。一般人都以为“愈是勤勉地工作,成就自然愈大”。其实,勤勉与成就之间并不一定成正比例,一个人所流的汗水的多少与他的工作成果的大小不一定成正比例。因此,“勤能补拙”这句话是值得商榷的。

(2)管理者常常看到,缺少安全感的人,工作都很起劲,因为愈是繁忙,就愈能令人感到安全。这与一见黑就吹口哨或唱歌以壮胆的道理是一样的。这也说明了何以许多管理者常常因不了解或无法衡量“产出”而感到恐慌时,会刻意地强调“投入”(工作量或工作时间)。为了克服工作狂热,管理者在观念及制度上应该确立“针对成果给予奖励,而非针对活动给予奖励”的准则。倘若管理者所企求的是业绩的创造者,而非时钟的打卡者,则现有的许多奖赏制度包括工资制度、晋升制度、退休制度等,势必面临新的评价与新的变革。

(3)欠缺时间管理的技能也是令人不得不长时间工作的原因。

(4)有些人潜意识里希望受到工作压制,这也是导致他们对工作产生狂热的一种因素。有些管理者凭着长时间工作以显示他们的重要性;有些因得不到休闲的乐趣而拼命地工作;甚至有一些则为逃避不愉快的家庭生活而长时间投身于工作。

只有心理治疗家或精神病医生才能切实有效地协助他们。但是具有上述各种特征的管理者,不妨先做若干自管理者辅导工作。首先自问:自己终身的目标是什么?自己现在的所作所为是否真正有助于完成该目标?再问:健康在自身的行事优先次序表中是否占一席之地?自己夜以继日地工作是否有害健康?如果答案是肯定的话,那么健康所受到的危害是否是自己所愿支付的代价?最后再问:家人在自己的行事优先次序表中是否占一席之地?自己对家人是否已给予足够的关怀?自己是否自欺欺人地假装长时间工作的“牺牲”,全是为了他们?这一系列的反复思索,对长时间工作者或许可以产生些益处。

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