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第3章 引子

在人们可以自由拨转时间箭头的方向之前,时间是白马过隙、“逝者如斯”的爱恨交加之物。如何精打细算、善用时间,探索世界、享受人生,是非常宝贵的经验。了解人类自身的时间限制、自身的成长特点,把握时间周期,预算时间和安排日程,是必不可少的。

人生幸福的本原涵义,只是能够真切地感觉和把握时间、安排生命日程。如果你能把握生命,即使“失败”也是幸福。把握时间、勤奋守时、刻守本分,社会才可以更和平、更富足、更丰富多彩,每个人才能享受更多的“成功”和幸福。

商场如战场,瞬息万变,谁能把握住先机,谁就能先声夺人。作为经理阶层的一分子,您是否经常有终日忙碌而一无所得的感觉呢?无论是从“成功”后的空虚中,还是从“挫折”后的迷茫中或者从“忙忙碌碌”的生活节奏中摆脱出来,时间管理都是一条有效途径。在这本书中,我们来共同探讨一下,企业管理人员究竟该如何有效管理时间,提高自身管理时间的技能,从而成为一名优秀的企业管理者。

在此之前,我们不妨先看看现实中的几个小故事,并细细体味其中所包含的道理,参悟时间管理的真谛。

故事1:

有家小型技术咨询公司的业主,SteveWilliamson(威廉森)和AlanDrew(德鲁),他俩每天都工作整整八九小时。德鲁离开办公室时,他的公文包中通常塞得满满的。他经常要花两个小时来“完善”一份原本四十五分钟即可完成的报告。一谈到时间,它便成了自己最可怕的敌人,吃尽了按惯例办事这种痼疾的苦头。

相反,威廉森却很少把工作带回家。在上班的八小时内,他完成了德鲁可能要花两倍时间才能做完的工作。两人工作的不同之处在于:德鲁工作起来按部就班,把所有的工作都列出来,逐一去完成;而威廉森工作不仅得力,而且很有效率,他总是首先完成最紧要的工作,其余琐碎的事情要么不做,要么就授权下属去做。

经过一段时间以后,德鲁越来越觉得自己有些力不从心了,不但整天忙于工作,疲于应付,而且许多该做的事情都没有做。相比之下,威廉森看上去倒是挺轻松,整天精力充沛,有的时候还能出去度度假、打打高尔夫球,而工作成果一点也不比自己差,甚至会超过德鲁。去年,威廉森分管的业务增长迅速,增长率竟然是德鲁的一倍还多。

俗语云:“一分耕耘,一分收获”。但是亲爱的读者,您能解释,为什么威廉森投入工作的时间不多,而收获的却一点儿也不少呢?

故事2:

海恩利西·休利曼是以发现特洛伊的遗迹而闻名的。他小时候从父亲口中得知古代希腊英雄叙事诗人荷马“伊里亚特”、“奥德赛”等等的故事,这成为他发挥想象力的导火线。

原本,特洛伊战争被认为是一种传说,但在少年时代,休利曼却坚信它的存在。从此,他矢志发现其遗迹就成为自己的终生梦想。这个梦不断上演在他的内心深处。

休利曼并没有把他的梦想在幻景中结束,而是为了实现它,建立计划,锻炼自己,使自己一步一步向梦想接近。休利曼从小家里就很穷,所以中途辍学。在工作二十年后,成为一个成功的实业家。休利曼为了实现他多年的梦想,毅然地结束了他的事业,把资金投入发掘特洛伊的遗迹上。数年之后,他的梦想得到了相当的成功。这种休利曼的生活方式,有许多值得管理者学习的地方。其中有一点很重要,就是休利曼有自己的目标,并且为了这个目标而建立计划,坚持不懈地把计划付诸实施,最终就实现了自己的理想。休利曼就是将人生加以设计,付诸实施,并达到自管理者实现的典型。

中国有句古话:“有志者,立长志;无志者,常立志”。亲爱的读者,您是否经常遇到一些人,他们总是信誓旦旦地痛下决心,决定好好安排一下自己的时间计划,但无一例外地都是以计划没有变化快而告终呢?如果管理者不能真正地下定决心去提高自己时间管理的技能,那么最终结果与从前又有什么分别呢?

故事3:

美国有个钢铁厂的厂长,非常的忙,总觉得时间不够用,那么怎么办呢?他找管理大师杜拉克先生,向他诉苦:“我太忙了,如果谁能让我把每天的事情做完,我当场就付他2万5千美金。”

杜拉克先生思考了一下,说:“你能不能分析一下你自己所做过的每一件事情,什么是你想做而且做了的,有多少事情是你没计划做但却也做了的,这两类事情所占的比例是多少?”厂长说:“你说对了,我经常被突来的事情把我的时间安排打乱,我不想做的接待,但却去接待了,我不想参加的仪式也不得不去参加,使我没工夫来思考我该干什么。”杜拉克说:“这样吧,你每天上班的前5分钟,把你想做的事情写下来,标题叫:今日主要事项,然后按照重要性顺序排列,所谓重要性是根据你对目标的理解来定,最重要的事情放在第一位,第二重要的事放在第二位,依次排列,然后你开始做第一件事,在完成第一件事之前,不再做其他任何事情,如果你完成了所列的5件事,再考虑做其他的事情。”

厂长依照杜拉克先生的建议去做,每天如此,经过一段时间,他的工作安排得井井有条,而且效率极高,每周也如此,把一周的5件事列出来,一件一件去着手完成,每月也如此,在当月的第一天,把全月的主要5件事写下来,再依照执行,而且从不间断。效果终于出来了,他欣然付给杜拉克先生2万5千美元。经过几年的实践,他成为了全美的钢铁大王。

民间流传着这样一句脍炙人口的古诗:“射人先射马,擒贼先擒王。”它说明的是“处理问题应当先抓住要点”的道理。亲爱的读者,您现在是否已经知道钢铁大王安排处理事情的诀窍了?

故事4:

有一对夫妇在乡间迷了路,他们发现一位老农夫,于是停下车来问:“先生,你能否告诉我们,这条路通往何处呢?”老农夫不假思索地说:“孩子,如果你照正确的方向前进的话,这条路将通往世界上你想要去的任何地方。”这个故事告诉我们,你可能已经在正确的道路上,如果站着不动,你就好像迷路了。

俗语云:“当局者迷,旁观者清。”亲爱的读者,或许您现在已经走到正确管理时间的路口上了,而您自己尚未意识到。那么,请您不要再犹豫,勇敢地踏出那一步,成功就在不远的前方。

故事5:

一个城市里的有钱人,到乡下收田租,到了佃农的谷仓,有钱人东看看,西看看,不知何时把自己的怀表弄丢了。有钱人心急如焚,于是翻遍谷仓,可怀表依然不见踪影。天色渐渐晚了,有钱人一脸失望的神情,但他仍不死心,便出钱雇全村的人,点着火把到处寻找。终于,他们在一个角落里发现了那只怀表。有钱人欣喜若狂,为怀表的失而复得沾沾自喜。然而,时间已是夜半子时了。

有句成语说得好:“得不偿失”。有钱人不但支付了大笔劳动报酬,而且更重要的一点,他找回的是怀表,丢掉的却是时间本身。

亲爱的读者,您是否也遇到过类似的情况呢?比方说,为了亲自草拟一份文件而浪费了半上午的时间,从而失去了本应与一位重要客户面谈的机会?

故事6:

富兰克林报社前面的商店里,一位犹豫了将近一个小时的男人终于开口问店员了:“这本书多少钱?”

“一美元。”店员回答。

“一美元?”这人又问,“你能不能少要点?”

“它的价格就是一美元。”没有别的回答。这位顾客又看了一会儿,然后问:“富兰克林先生在吗?”

“在,”店员回答,“他在印刷室忙着呢。”

“那好,我要见见他。”这个人坚持一定要见富兰克林。于是,富兰克林就被找了出来。这个人问:“富兰克林先生,这本书你能出的最低价格是多少?”

“1.25美元。”富兰克林不假思索地回答。

“1.25美元?你的店员刚才还说一美元一本呢!”

“这没错,”富兰克林说,“但是,我情愿倒给你一美元也不愿意离开我的工作。”

这位顾客惊异了。他心想,算了,结束这场自己引起的谈判吧,他说:“好,这样,你说这本书是最少要多少钱吧。”

“1.5美元。”

“又变成1.5美元?你刚才不还说1.25美元吗?”

“对。”富兰克林冷冷地说,“我现在能出的最好价钱就是1.5美元。”这人默默地把钱放到柜台上,拿起书出去了。这位著名物理学家和政治家给他上了终生难忘的一课:对于有志者,时间就是金钱。

这是为成功学大师所普遍推崇的美国著名的思想家本杰明·富兰克林的一段名言。它通俗又直接地阐释了这样一个道理:如果想成功,必须重视时间的价值。

俗语云:“一寸光阴一寸金。”对于经营企业来讲,时间更是无价之宝,浪费时间就等于给竞争对手付钱。亲爱的读者,您能体会到商场竞争的激烈性吗?那么就请您从自我做起,在整个企业里掀起一场时间管理的革命吧。

故事7:

“三顾频繁天下计,两朝开济老臣心,出师未捷身先死,长使英雄泪满襟”。大江东去,星移斗转,诸葛孔明火烧新野、鏖战赤壁、三气周瑜、智取西川、七擒孟获、六出祁山的故事至今仍是脍炙人口。古往今来,多少志士仁人,骚人墨客,无不为其雄才大略和高度负责的敬业精神所折服。

诸葛亮的工作作风可谓是世人皆知。比方说李严,在刘备眼中是仅次于孔明的人物。刘备临终时,“严与诸葛亮并受遗诏辅少主,以严为中督护,统内外军事。留镇永安。”目的很清楚,刘备是让诸葛亮在成都辅刘禅主政务,让李严屯永安拒吴并主军务。孔明秉政,本应充分发挥好李严等人的作用,然而仍是“事无巨细”,惹得李严不高兴,两人矛盾日益加深。后孔明以第五次北伐为借口,削了李严的兵权,调汉中负责后勤工作。因运粮事件,孔明抓住了李严的把柄,“乃废严为民,徙梓潼郡。”废了李严,孔明就亲自抓起了运粮事宜,耗费了无数精力,搞出了“木牛流马”。不善授权,终将累及自我。五丈原对峙,旷日持久,士兵中有些松懈,确需整顿军纪,本应授权众将管理部属,可孔明却是罚二十以上,皆亲自处理,忙得没日没夜。司马懿闻后断言:“亮将死矣。”果如其言,不久,孔明就累死在阵前。

汉语中有句成语:“事必躬亲”。说的是无论大事小情,都要亲自去办理,最初的意思是赞扬领导者辛勤为政,后来就逐渐转变成“不会授权”的代名词了。亲爱的读者,您是否经常为琐事缠身而苦恼?那么,如果考虑将其中的一部分工作交给下属去做,想象一下结果会怎样?

故事8:

米开朗基罗当年曾受托于国王,为一座教堂的天庭绘画。绘画工作进行一段时间后,他自己感到不满意,纳闷之余,米开朗基罗走进一冢酒馆,正巧有一位酒客抗议酒已经发酸了,此时酒馆老板拔掉所有酒缸的软木塞,当场宣布:“酒酸了,就倒掉!”

这位伟大的艺术家看在眼里,突然有所顿悟,他立刻跑回教堂,将画好的图案全部涂掉,而按自己的新构想完成了举世不朽的巨画。犹豫不决曾经使他忧虑苦闷,而决断力却为他带来了成就和快乐。

中国有句古话:“鱼和熊掌不可得兼”,说的是许多人都面临着选择的困境,常常是犹豫不决,而往往在犹豫不决时就丧失了天赐良机。亲爱的读者,您是否也有过这种经历,摆在自己面前的有许多事情要做,可是到底该先做哪件事却无法决定,结果就在犹豫不决当中浪费了时间呢?

故事9:

在某一堂课上,教授在桌子上放了一个玻璃罐,然后拿出一袋鹅卵石放进罐子里,问学生说:“这罐子装满了吗?”学生异口同声回答“是”。“真的吗?”教授接着拿出一袋碎石子倒进罐子里,再问学生,“这罐子装满了吗?”这次学生们犹疑地答道,“可能没满。”接着,教授再拿出一袋沙子,慢慢倒进罐子里,倒完后他问学生,“这个罐子是满的呢?还是没满?”学生学乖了,都回答“没有满”。最后,教授拿出一大瓶水,倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的罐子,然后问学生:“我们从这件事,学到什么重要的功课?”班上一阵沉默后,一位学生回答说:“无论我们多忙,行程排得多满,总是可以再挤出时间做更多的事。”教授听完后,点了点头,微笑道:“答案不错,但这不是我要告诉你们的重点。我想告诉大家的是,如果你不先将大石子放进罐子里,也许以后就没机会放进去了。”

如何分配时间,才能够在有限的时间中,依序放进鹅卵石、小碎石、沙子和水,是这堂课的重点。时间管理的重要性在于,它占绩效的很大比重,时间管理没做好,忽略事情轻重缓急的顺序,就如同把鹅卵石留到最后,却放不进罐子里的道理是一样的。

人们常说:“事分轻重缓急。”亲爱的读者,您是否遇到过这种情况,当您把许多琐碎的事情都处理完毕之后,却发现已经没有足够的时间来完成一件十分重要的工作呢?这实际是管理活动中一个十分常见的现象,看了这则故事之后,您知道该怎么做了么?

无论做什么,只要在管理或行政工作中担任角色,就会用到大量资源。人力、金钱、物质,等等,所有这一切资源都至关重要,他们在任何一种工作中都占居重要的支配地位。但是,有一种资源是大家所共有的:那就是时间。今天,人们不仅把时间称为管理者的资源,而且称之为最重要的资源。时光不能倒流,无论做什么事都需要时间。我们幸运地拥有大量的时间,但是往往不懂得珍惜,经常浪费它,为此才常常感到时间太少。彼德·德鲁克说过:“时间是最宝贵的资源,如果我们不去管理时间,那么其他任何东西都没有必要加以管理了。”是的,时间就是机遇,珍惜时间会有丰厚的报答,反之会受到挫折。而一个管理者若时间安排失当则会使自己陷入异常紊乱的境地。

因此,时间管理就显得尤为重要与必要了。时间管理可理解为自我管理,这需要戒律,而戒律往往由习惯补充而来。换句话说,对有好习惯的人来说,时间管理简单易行。好习惯在制定计划、执行管理的过程中起着关键性的作用。另一方面,坏习惯难以摒弃,它是日积月累形成的。所以,了解自己目前的时间管理习惯、状况,是学习如何管理时间所必须经过的第一步。

你的时间管理技能如何呢?你有时间感吗?你目前工作中的时间管理是否合理?你是否浪费了时间呢?

读完本章并做完测试之后,您就会找到答案。

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