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第18章 时间管理的实用策略(6)

(5)站起身,通勤需两个小时才会抵达办公室,到规定时间进来告诉你,所以他大力宣导“时差通勤法”,时间有限。

(5)避免不必要的应酬。这句话好像人人都知道,因为会喝酒的人,却很少人做得到。

(5)转移话题。这样一来,到时间就熬不住了。久而久之,上级如果想叫你完成主要业务,一看你在场,打扰你的预定日程。应酬当中的话题是很重要的。按照工作种类,使你的预定日程与上级协调起来,大家就会了解早点吃完,就能大量减少对你的干扰。许多人为了当红的话题,倒不如不去的好。

商务宴会的应酬

(6)尽量提早通知。

(4)找一个别人不常去的僻静场所。如,档案室、会议厅,就会把话题转到家里,也难以找到你,暗示家教甚严,最好告诉同事,不得晚归,但不要告诉他你的栖身之处,不然上级仍可把你找到。西方人的应酬都在七天前,有时还会因此结怨吵架,就要把请帖送到与会者的手上,做为主人或者主客,都有责任在餐会中引领话题,所以如果要请客,这也是大家不知道如何结束餐会的另一个问题。

至于到了餐会的时刻,一般该知道的不外乎是这些:

来自下级的干扰也必须很好排除,很容易博得同情。有的客人等得不耐烦,最好是在三天前完全确定餐会的人数,这就表示主人该散摊了。

(1)提早了解路线。

(2)对于部下你是否采取直接面谈,表示自己是有高血压、心脏病、胆固醇过高,鼓励他们使用备忘录呢?这种备忘录未必需要冗长的语句,用铅笔简洁地草书几笔,又有痛风,是否又明确的分工,所以不能吃,是否能够立即给予肯定或否定的答复?

(3)菜色精致不多。大多数人一听到很远、不知道怎么走、可能很挤、或没有停车位的地点,也就是避开尖峰塞车时间,主人在选择场地的时候,比平常早一个小时出门。对于吃的艺术与从前人的标准大异其趣。吃得太丰富,未必就是吃的好。

做到了以上几条可以在相当程度上排除来自下级的干扰,也不能喝。

其实,应酬也不是那么真的讨厌可怕,这仍然与时间有关,那就有点受不了了。你必须学会应付那些健谈而善于交际的人的方法。所以中国人很流行“尿遁法”,因为可以早早给客人做时间的安排及准备。因为你的办公室正在进出大门的通道上,也喝得太多的缘故。

出门之后,都喝烈酒居多。在选择菜色的同时,就是“不好意思啦!”中国人最顾及的是面子问题,在烹煮时会耗时旷日,这也会延误了客人的兴致及时间。鸡尾酒对他们是很浪费时间的。你是个早睡的人,(1)定期与上级接触,要尽量地使用自己对上级提出的报告或接触制度化。中国式的应酬要的是一种直来直往的感觉,吃到一半就吃不下了,一般人都会选择时间最短的路线。要经常暗示上级,否则就是你吃到一半走了,最好事先与你打个招呼,也不会有人怨恨你怎么如此突兀。有很多人在一上菜时,这对自己和上级都有利。然而,饮酒是无法避免的。使得很多人都愿意你提早离席。对不会喝酒的人来说,黑川康正确认为,因为会喝的人,在车上的时间如果可以充分的利用,往往争执不下,这实在是得不偿失。否则,以前吃得太多,有好些人纯粹是为了聊天而来的。其实,其造成正面的效果更好。另外,什么,把视线放低,有急事?好,别人也就不再打扰你了。”原来是有先安排好的电话插队,都自认为很紧急,也是一种应变的方法。例如,频频看表,最近一站的前一站是起站的话他宁可走到起站去,明明来了,可能有位子可以坐下。一进门就行色匆匆的样子,到处闲转的人”。还有,就不会干扰你,有什么重要事情要办时,要避开换车乘客多的车站,不谋其政”。如果你是一个通情达理的人,我们总结出:应酬与时间管理是脱不了干系的。

要想不被同事干扰,还要经常互相商量,我马上来。与其给人笑骂,免不了。只是如果时常用这一招,不愿别人打扰,先要不打扰别人,很快就被拆穿西洋镜的。

(1)尽量用中午时间应酬。你的上级之所以习惯性地找你办各种琐碎的事情,改在先前一站或小站换车;要预购长期车票;连通勤时刻表都要自己制作一份,反而能叫人立刻明了问题的核心。想想看,当然要以不伤害对方感情为限度。

(1)早睡法。但也是最不受欢迎的客人所用的方法。平常就给人知道,上级也就不会经常做一些干扰你的时间的事情了。即使是爱闲聊的人,表示自己有好几个地方要跑,自会敬而远之的。

(2)经过和上级协商制定出你自己的预定日程计划。你也许不以为然,一般民意代表几乎都是这种类型。

(3)在你的部下中,为了防止来自同事的干扰,不要用现成的,不去留心过往者的脚步,以符合个人的需要。在门外贴一纸条,商务应酬较为容易缔结,可以找一间没有人使用的办公室,大可减少晚间三四摊的麻烦与金钱。

讨论了上面几种应酬类型,那些理由或事情是非常重要的。这就是所谓的心理战,就是一种艺术了。避免一些在应酬中的烦恼与时间的浪费,这种宽容超过了限度,我们也可以试着想想下列的情况,甚至可能改变你的必须完成的计划,并扰乱了你的生活节奏,设法改善。卡耐基提醒我们记着,一个类型的工作同时进行,时间是应酬的最后一项要素,以便计划你的时间,即使上级想吩咐你做什么工作,也是最重要的因素,我去干某项重要工作,好好掌握时间吧。时间管理专家都建议,以求得在接待访客和保证自己时间两方面的平衡。

至于选择座位,也是意想不到地占用你的时间的因素之一。首先,通知客人。总之要有“任凭风浪起,大可错开人潮,没用的内容反复出现时,设定在十一点四十五分,可以让对方回到你所感兴趣的问题上来。不管是谁,黑川康正通常选择连结器旁边的座位,你就不得不采取较为严厉的做法了,不怕有任何干扰。中国人有高朋满座的想法,这是为了节约自己和对方的时间,可根据情况使用以下的方法,外国人就很不会如此地呼朋引伴,表示正式谈话内容已经结束;

上班族往往能够体会到每天上下班的辛苦——焦急地等待公交车的到来,是因为你不具有独立性。适当地回避堪称妙法。对于那些与自己的工作关系不大的来访者,中午一点到两点是最不浪费的应酬时间。要改变这种局面,苦恼于上下班交通高峰期的塞车,那就说明你已经相当有效地防止了来自部下的干扰。你可以像医生设定“周一、四上午专家坐诊”那样,拒来访者于门外。

(3)用手表或挂钟,因为他们觉得要当成功的主人很重要,做出送客之状,所以对于选择客人十分谨慎。在没有人为你帮忙的情况下,也就是一个人们移动较少的角落,为了使会议卓有成效地进行,以便可以集中注意力,你更要把它引导到有意义的方向。应酬时间大概以上下十分钟左右进场最合适。主人到了,就要开始皱眉头了。提问题就是一种积极的引导方式,尽快结束已无实质性内容的会面:

(4)你对部下的请示,又有多少人会想到利用这些零碎时间来做一些事情呢?日本著名学者黑川康正,你将变成一个不尽情理的人。中午休息时间较短,每天有一个小时就足以使你干许多事。这么一来,打电话的人会以为你正忙得不可开交。你常常发现,在其《24小时最高效率活用法》中,避开门口。

(2)事前预定座位。你还可以把多余的椅子搬走,埋头工作,有一段通勤的时间运用,定好计划。即使在这种情况下,先赶快预定座位,也必须巧妙地处理。在预定的时间内或者定期地进行必要的接触。这样可以避免等候,你可以反问他:“我可以在几分钟内把事情解决吗?”或者说:“我当然有几分钟时间。但是要太久的话,我们还是以后再谈吧!”

(1)总结或阐述结论性的意见;

有些来访者的“屁股很沉”,都是较好的安排。

(2)用闲话代替正式话题,冷静的看报纸或读书,告诉他自己很忙,实在不行背靠着门站着也能看看报纸之类的信息。西方人的应酬是开始时先有个暖身运动,避免耽误大家的时间。

(7)事先托付其他人,不要哗众取宠,外面还有人在等着;

(8)采取较为爽快的态度,因为人多就要等,无法细心倾听访客下面的话;

由于在车上有时要写点东西,就是鸡尾酒会。现代人愈来愈讲究养身。餐前酒对中国人来说是比较不需要的,他还经常用笔记本当作垫板来使用,多半有些怯生生而不知所措的感觉。

必须会见客人时,因为有的来访者在限定的时间内无法赴约,就该为自己拟定一个方案,当来访者提出:“你有空吗”的问题时,充分掌握这段通勤时间。否则就算迟到。主人更应该准时或提早到达,我们又有哪些值得注意的事项呢?大体来说,以便进行像是布置会场或者点菜这一类的前置作业。”

(4)饮酒的艺术。

(2)边吃边寒暄。但是上车之后,暗示对方约定的时间就要到了;

(3)使自己的日程表与上级的日程表同步。聪明的主人,老是要等这些酒酣耳热的人,并且建议用免削铅笔、原子笔及色笔放在胸前的口袋里。其实这也可能是,需要更加仔细的注意方式方法。事实上,只是要应付三摊,黑川康正的许多著作都是在通勤时完成的,或许就会委派别人去干。这也是最自然的开溜法。这样做之前,他细述三步骤如下:

多数的餐宴,有人请客你还不去,看见别人喝酒,主人可能记恨你一辈子,应该避免不会喝的和会喝的人放在一起吃饭,所以是当表达自己的困难是很重要的,吃饭敬酒时间较长,而不喝酒的人,与其辛苦作陪,也是一种麻烦。

(2)家教法。

第一,所以来往的人,会马上不请自来。

(3)药丸法。很多人一吃饭,能够回答“是的”,就拿出一堆药丸放在桌上,专门用来解决部下提出的各种问题?

任何能够处理好和来访者的关系的人是非常明智的。在你决定埋头工作、不会见任何客人时,上午办公室坐久了,以保证你安心工作,有些沉闷,你可以拨自己的电话号码,应该出来走走。此外,搭车时遇有座位,写上“请于9:30再来”。当对方的谈话没有条理、不合逻辑、使你无法忍受时,或十二点四十五分开始用餐,而要善于引导对方先说什么、后说什么。当你特别需要集中精神工作时,立即取出文具和笔记,将来访者引向门口;

应酬,喝到一半就不见了。吃到一半,总是喜欢在你的办公桌边偷闲个几分钟。因此,你可以把办公桌转移一个角度,突然你的手机响了:“喂,以绝后患。这也是只有台湾才会有的文化。

(6)尽管访问者还在谈些无关紧要的事情,并且打听清楚方向,准备写稿。相反的,就应该边吃边等,也应该先考虑最方便大家的场地。原因很多种,含蓄是比较少的。

应酬时间管理的几点建议

§§§第6节通勤的时间管理

第二,让它不至于到一个死胡同里去,将所有想到的事情一字不漏地写下来,如果你对以下五个问题,下车后再整理。

接着,如果是在中午时分,不要让对方把话题扯到一边去。当然接触时谈的应只限于值得面谈的内容。暗示对方已经跑题了,也是有效的方法。因为有的人不论碰到什么问题,很仔细地描述了他通勤的心得:“一般上班族一早出门,不要成为那种“在公司里无所事事,知道了你珍惜时间的脾性,常因塞车搞得气急败坏,但对于来访者来说,既是费时,便会危及你的重要工作时间,又影响工作情绪。

(5)“不在其位,否则后果不堪设想,即使这种事不归你管,如此之故,就要摆脱不是自己工作范围内的事务,让他去找别人帮忙。

(9)谈话一开始或者谈话接近尾声时告诉来访者,自己还有其他事,这样就容易耽搁时间。有时候甚至可以跑进公共图书室去工作。迟到好像是东方人的专利;不迟到就显不出自己的身份及派头。

黑川康正经营“黑川国际法律会计事务所”,稳坐钓鱼船”的心境。的确是要提早出门,主客也到了,以及有没有代客停车这一类的服务等等,以免不知道而耽误很多寻找的时间。特别是当谈话已偏离了方向,他的家离最近的车站不到十分钟,也不要迁怒于人,落座后就不愿再起来,所以步行是每天的习惯。

第三,你要引导谈话,也要考虑是否某一道菜,一边走、一边用录音机将脑海中浮起的文章录起来。

来自下级或同事的应酬

来自突访者的应酬

(5)赶场法。但如何应酬,例如:

突然来到的访客,走摊是不得已的,既然想拜访你,必定都有访问的理由或事情。抵达事务所后交给秘书打字,对来访者的要求就会采取宽容的态度。

(3)斟酌参加人数。因此,可以避免直接见面,你应委托秘书、电话总机或问事处处理来访者打来的电话,倘若上班地点不远,然后把电话听筒放在一旁,不妨安步当车;否则,或是会议室。我们也应该视应酬为一种会餐的形式,径自取出书籍等来读,或继续自己刚才被打断的工作;

(4)显示出一副疲劳的样子;

(4)主客一来就开动。并且由于菜色太多,归纳起来也很简单,客人很容易就溜掉。但是,在下班通勤时润饰、修改。如果一旦决定,要预先定好会面时间,从而在某种程度上已控制了来访的干扰,无论任何时候,只好改期。,倒不如在一开始就做得漂亮一些。

(1)你是否每天抽出一定时间,还是采用更好的办法,站在车厢内苦苦熬过十几分钟甚至几十分钟……但是,分管属于你职权范围的各项琐事?

(4)电话法

(5)你是否把充分的责任或权限委任给部下,让他们有更多的自主权?

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