当然，书面沟通也有自己的缺陷。相对于口头沟通来说，书面沟通耗费时间较长。相同时间的沟通，口头比书面所传达的信息要多得多。事实上，花费一个小时写出的东西只需要15分钟就可以说完。
书面沟通的另一个主要缺点，是不能及时提供反馈信息。接受者对其所听到的东西不能及时提出自己的看法，如果有不明白的地方也不可以及时提出疑问。而书面沟通缺乏这种内在的反馈机制，结果是无法确保所发出的信息能被读者接受到，即使接受到，也无法确保接受者对信息的理解正好是发送者的本意。发送者往往要花费很长的时间来了解信息是否已经被接受并被正确地理解。
书面材料的写作准备
所有商业书面材料的写作，不管是备忘录、信函，还是报告材料，都有以下三个步骤：列提纲、正式写作和修改编辑。只有掌握了这三个环节，才能写出漂亮的书面材料。
1.列提纲
这是正式写作前的准备阶段，通常你需要花费比后面两个阶段更多的时间，尤其是在写长篇报告的时候。重视这一阶段会使写作变得比较容易，会提高你所写作材料的质量。这一阶段包括确立目标、分析读者、收集信息、列出大纲。
（1）确立目标。好像一个建筑是运用蓝图和一个旅行者借助地图来指导自己的行动一样，写作者必须在写作前先制定出一个计划。确定写作目的是使文章条理清楚、结构完整的关键。所有其他的计划都要与书面材料有关。清楚了写作目的，甚至会有助于你决定是写备忘录、信函、短篇报告，还是长篇报告。
确立目标又决定你所写材料的宗旨。首先要分析一下你打算要说的主要观点，如果你事先没能确定材料的宗旨，写起来便很容易跑题，你的材料就容易使读者感到没有头绪。你必须尽可能详细地专门列出文章的宗旨，然后在写作和修改的时候经常回顾。普通的宗旨不可能给读者以指导，例如，你写信对一位顾客说了“要调查这个有关服务的抱怨”，这句话中没有什么信息，也没有表明你的态度，这封信也就不会有任何结果。真正具体专门的宗旨必须是，“一种正确的方式解释一下公司的服务政策，以便留住这位顾客”。
（2）分析读者。列提纲是认真分析读者，这样你的材料才能符合他们的需要。在写材料的过程中，要认真分析，谁将是这份材料的读者，他们是你公司内部的人吗？还是公司以外的人？如果是内部人，他们的职务是什么？责任范围又是什么？如果是外部人，他们和你是什么关系？与公司又是什么关系？读者对你说的材料的主题是否熟悉？他们是否熟悉材料中所指的特殊领域？他们对你的观点会有什么反应？你想要读者了解你的材料后采取什么行动吗？弄清楚这些问题就可以保证你在写作的过程中有的放矢。另外，还需要考虑别的你所写材料中的具体问题，以及与宗旨有关的读者分析和提问。
通过了解读者，你就可能选择对他们有用的信息，或者读者可能感兴趣的信息，就知道该运用什么样的方法来写作，知道该使用什么样的语言。
确立宗旨和分析读者的步骤可以同时进行，为了清楚起见，我们才将两者分成两个不同的步骤。显然，材料的宗旨须建立在对读者了解的基础上，例如，一份有关解雇的信，如果是写给解雇者本人，与写给人事部门的领导是会有不同的宗旨的。
（3）收集信息。信息量多少取决所写材料的类型。如果只是主持一个会议的备忘录，便只需要少量的信息。如果是一份有关销售和市场情况的调查报告，就需要有充分的大量信息。
不管你是写简短的备忘录还是想写长篇的报告，你都要收集有关信息并检查其准确性，然后才能把这些材料写进去。如果要写一份主持会议的备忘录，你需要掌握的有关会议日期、时间、地点和会议目的的准确信息，可能你只需要花费几分钟便掌握了所有的信息，但你仍然需要完成列提纲这一个步骤。如果你要写一份市场调查报告，可能就需要花几天甚至几个月的时间收集信息，还要确保信息的完整性和准确性，这时，列提纲就显得更加重要了。
收集信息可能会花费较长的时间，你可能需要从图书馆查找有关的出版物，从公司记录中查找有关的数据，或从专业协会获取有关的专业信息，还可以通过委托代理、与顾客交谈或采用问卷调查等方式。根据书写报告的目的和涉及的范围，在动笔之前，可能需要进行一次综合信息的调查研究。
有关收集信息这一步，还需要注意几点。停止收集信息并开始写作时间该选在什么时候，这一点很重要。有的作者会把收集信息的工作当作不动笔的借口。过份收集大量的信息，便很容易拖延开始写作的时间。有效的写作者非常清楚收集信息是否完备的起始，什么时候应该动笔开始写作。如果你并不急于要完成这份报告，给自己确定一个实际的信息收集截止日期，在适当的时候结束信息收集，开始写作，这样做是比较恰当的方式。
（4）列出大纲。必须明确怎样列出大纲才能最有利于显示信息的内容、性质、材料的目的以及读者的需要。在这一点上，大纲的长短也是根据材料的形式而有差异的。对一般的信函，只列出顺序表足够了。但是如果写一份正式报告，在大纲上就需要花费更多的时间。
一份有关员工福利费用增加的报告，可能会涉及企业每年的福利模式，你可以根据每年统计数据提供信息。如果显示器显示某类福利开支比其它类型的福利支出更大，那么最好以突出重点的方式来陈述，也可以将材料分为劳保费、退休金、失业保险、带薪休假等类别分别处理。
2.正式材料写作
（1）让你的材料引人瞩目。企业总经理何总裁经常会阅读大量的书面材料，他总是详细阅读其中的一部分，忽略另外一部分，有的甚至只是看一眼。这意味着你的报告不可能被详细地阅读。如果想与公司中别的部门竞争，得到高层的重视，就必须能抓住说读者的注意力。
首先，报告的形式和外表必须给人一个总体印象。如果说读者对材料有了一个较好的第一印象，他们就有可能读下去。这一印象并非来自材料说了什么，或者主题是什么，而是来自他是怎样制作的。报告纸张的质量、书写得整齐程度、空白是否留得合适、表格插图的视觉效果等，这些因素都能决定读者对你的报告的第一印象的好坏。现在流行的计算机平面设计软件使经理们能很容易地制作出视觉非常漂亮的材料。一封字迹拥挤、空白狭窄、分段很少的长信很难使人感到亲切，或者有阅读的兴趣。一份不能引起视觉好感乱糟糟的备忘录和一份满是错字的电子邮件是不会被人认真对待的。
其次，要有个鲜明而有感染力的开头。开头几句话最好能开门见山地表明你所写的材料的最终目的，是说读者在开头几分钟，便可以知道这份材料是否与自己有关，是否是自己所感兴趣的题目。如果开头几句意思混淆、模糊、使人感到不舒服，读者就会把材料扔到一边。除非是他们自己想要的材料。
最后，要使材料容易阅读，不能让读者艰难地理解你材料中所提供的信息。当然，要做到易于阅读，很大程度上依赖于写作的水平。在写作水平一定的情况下，仍然有一些方法可以使你写的东西容易让人阅读。如果是备忘录，你可以以提纲的形式把信息逐一列出来，然后把每条开头用符号标出来以突出信息的重点。如果是一份报告则需要列出大纲和概要，然后在不同的要项突出主要观点。
（2）材料可读性。写可读性强的材料有好多方法，问题的关键在于读者的性质。例如一份用了特殊术语的高科技报告，可能对那一专业的专家是可读的，而对外行人就不见得了。大学生觉得可读的材料对尚未完成中学的人来说就不一定可读了。所以，作者必须使自己写的东西适合阅读者的身份、受教育水平、知识经验甚至时间安排等。当读者水平参差不齐时，写的东西最好考虑最低水平的读者。
使你所写的材料有可读性的一个主要技巧是写得简洁。以读者熟悉的词汇来表达你的意思，以简洁的句子来表达你的观点，要比用难懂的词组、专业的数据可读性更强。在商业文件写作中句子应该追求简洁，通常15个词左右的句子便足够了，当然并不是说所有句子都应该少于15个词。
另一个使文章简捷的方法是选用简明的单词。在对话中，许多人会选用简单、人们熟悉的口头语，然而在写作的时候，出于某种原因，作者往往会选择一些金色的单词。如果我们在写作的时候能够与说话的时候使用同样的词句，书面材料的可读性会大大提高。
3.编辑修改
写作的最后步骤是编辑修改。无论什么情境下，作者都不应该认为一次写作的材料就是最后的定稿。即便是有经验的商业作者，也无法一次性完成写作任务，也不能保证一次写出来的东西就是完美无缺的定稿。所有的作者写东西都得经过编辑和修改。修改的次数会随作者写作技巧的熟练程度以及所写材料的重要程度和性质不同而不同，一封短信可能只需要改一次就成功，一份正式的报告可能需要改五至六次还不行。
编辑修改的技巧需要经过练习才能提高。下面几项是供读者参考的建议，有助于作者成为熟练的修改者。
（1）修改前把材料放置一些时候。如果你对所写的材料非常熟悉，便不大可能发现其中的错误和注意不到某些信息。先把材料放置一段时间然后再来读，会使你从旁观者的角度来看待你所写的产量，这样更容易发现问题所在。
（2）别太专注于所写的材料。有些作者不会修改自己的文章，也接受不了别人的修改意见。原因是，他们完全把自我融进了写作，所以觉得有必要保护自己的每一个观点、句子，甚至用词。或者他们的阅读是以欣赏的眼光看待自己的文章。编辑加工是要带着批判的、改进的目光来重读自己的文章，以发现问题、找出不足为目的。因此，过于专注于自己所写的材料，就不容易把自己作为旁观者来发现所写的材料中存在问题。
（3）修改内容、改进结构、检查文章的外观。修正内容是指检查一下信息，看他们是否正确、完全、容易被理解。改进结构意味着查看一下自己所安排的信息顺序是否能够说明主题，观点的论述是否具有逻辑性，信息排列顺序是否合理，读者是否能够概括出这些信息的含义。最后需要检查一下文章的外观，查看有无拼写错误，标点符号和打印方面是否准确。
只有当所有这些方面都经过认真的检查和修正以后，文章才能算最后完成，才能将它送给读者。
最后，还要特别强调，只有在有必要的时候才通过书面材料来进行沟通。
沟通技能提升小窍门
发电子邮件的注意事项
1.保持最新的地址，无论是自己的还是别人的，不要等到你的邮件被退回来。
2.在工作时间发的一定要与工作有关，不要在工作时间发送或接收个人事务的邮件。
3.一定要记住：你在邮件中说的任何内容都有可能被收件人以外的别人看到。不要发送涉及到对其他人不利的内容或纯粹个人的隐私。
4.除工作单位或学校的邮箱外，要有一个自己个人的邮箱。不要用个人的邮箱同时发送工作和个人的信息。
5.邮件中的信息尽量简短，不要引起歧义，或者证实某些已经达成共识的事情。不要发太长的声明，或者在书面沟通中不容易澄清的信息。
6.对人表示赞赏的信息，应该同时发给收件人的上司（如果可能的话），不要发送消极的反馈信息。
7.重要的邮件，要发一个给你的上司，不要使你的上司或与你有关的重要人物漏掉你所发送的信息。不要直接给你上司的上司发信息。
8.对于重要的信息，最好保留一个书面备份。
9.尽量用言辞把重要的细节描述清楚。对于重要的信息，不要依赖电子邮件，因为他们可能无法看到邮件。
10.简化信息，在同一天里，尽量不要给同一个人发送有关一个主题的多封邮件。
11.邮件应该尽量个人化，不要发大批量邮件，尽量少用群体发送，或只在组织内部采用这种方式。
