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第11章 言语沟通(1)

在较为正式、庄重的场合,有两条通行的介绍规则:其一是把年轻的人介绍给年长的人;其二是把男性介绍给女性。在介绍过程中,先提某人的名字是对此人的一种敬意。比如,要把约翰先生介绍给一位叫玛丽的女性,就可以这样介绍:“约翰,让我把玛丽介绍给你好吗?”然后给双方作介绍:“这位是玛丽,这位是约翰。”假若女方是你的妻子,要听取上司的工作安排,那你就先介绍对方,后介绍自己的妻子,这样才能不失礼节。再如,把一位年纪较轻的女同志介绍给一位德高望重的长辈,则不论性别,均应先提这位长辈,可以这样说:“王老师,我很荣幸能介绍约翰来见您。

介绍

介绍是社交中常见而重要的一环。”在介绍时,最好是姓名并提,还可附加简短的说明,比如职称、职务、学位、爱好和特长等等。这种介绍方式等于给双方提示了开始交谈的话题。如果介绍人能找出被介绍的双方某些共同点就更好不过了。如甲和乙的弟弟是同学,甲和乙是相距多少届的校友等等,这样无疑会使初识的交谈更加顺利。

非正式介绍

如果是在一般的、非正式的场合,则不必过于拘泥礼节,假若大家又都是年轻人,就更应以自然、轻松、愉快为宗旨。介绍人说一句,“我来介绍一下”,接着即作简单的介绍,也不必过于讲究先介绍谁、后介绍谁的规则。最简单的方式恐怕莫过于直接报出被介绍者各自的姓名。也不妨加上“这位是”、“这就是”之类的话以加强语气,使被介绍人感到亲切和自然。在把一个朋友向众人作介绍时,说句“诸位,要给上司汇报工作,这位是玛丽”也就可以了。

在非正式的聚会上,你可采取一种“随机”的方式为朋友作介绍:“约翰,你认识玛丽吗?”“约翰,你见过玛丽了吗?”然后把约翰引见给玛丽。即便约翰是你的好友,也不应在作介绍时过于随便:“约翰,过来见见玛丽。”或者,“约翰,过来和玛丽握握手。”这种介绍让人听起来觉得缺乏友善和礼貌。在聚会中,友好、愉快的气氛比什么都重要。

作介绍时,一般不要称其中某人为“我的朋友”,因为这似乎暗示另外一个人不是你的朋友,显得不友善,也不礼貌。

除非特殊情况,人们一般都不习惯毛遂自荐,主动地自报姓名。如果你想知道某人的名字,最好是先找个第三者问一问:“那位穿西装的是谁呀?”其后在你和这位穿西装的玛丽见面时就可以说:“你好,玛丽。”无论如何不要莽撞地问人家:“你叫什么名字?”这显得唐突。如果万不得已也应说得婉转一点:“对不起,不知该怎么称呼您?”

用好交际的称呼

人际交往离不开语言,如果把交际语言比喻成浩浩荡荡的大军,那么称呼语便是这支大军的先锋官,没见哪个人不打招呼就说话的。然而仅仅有称呼也不行,要与同事交换意见,还要看你的称呼是否合适,因为人们对称呼的恰当与否,一般来说都很敏感。尤其是初交者,它在一定程度上影响着你这次交际的成败。等等。可见称呼语的使用是很重要的。那么,到底在交往中派出什么样的“先锋官”才恰到好处呢?

怎样避免称呼的“张冠李戴”

在企业家的交际活动中,特别是在一些慰问、会客、迎送等人们接触不多而时间又比较短暂的场合中,容易发生把称呼弄错的张冠李戴现象。这样不仅失礼,令人尴尬,有时还会影响交际效果。

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如何避免张冠李戴呢?

·企业家要从思想上认识到张冠李戴的消极作用和不良影响

在某市的一次经济技术开发洽谈会上,一方的负责人竟连续发生张冠李戴的现象,引起了另一方的注意,觉得这样的合作者头脑不清晰,生产经营能力不可信赖,从而取消了合作的打算。可见,对张冠李戴的现象必须引起注意,因为它是交际活动的障碍。

·事先要有充分的准备

交际刚开始时,一般双方都要互相介绍,但比较简略,速度也快,印象难以深刻。因此事先要对会见对象的单位、姓名、职务、人物特征有个初步的了解,做到心中有数。这样,要打电话,经过介绍后,印象就比较深刻。必要时,在入室落座或会谈、就餐前,再做一次详细介绍。有条件的,交换名片则更理想。

·注意观察对方的特征,掌握记忆方法

介绍,要留意观察被介绍者的服饰、体态、语调、动作等,特别注意突出特征或个性特征。对统一着装的人,要格外注意观察高、矮、胖、瘦、脸形、戴不戴眼镜等。

·注意掌握主要人物

在人员较多,一下难以全部记住时,要首先注意了解和熟悉主要对象(带队的负责人)和与自己对等的对象(指单位、所从事的业务、职务、级别与自己相同者)。现在,一般都不太讲究主客、主从关系的礼节,单从行止、座位的位置上判断是不准确的。如有的人把来客中的司机当成了经理,弄得经理很难堪。

自我介绍

有时企业家为了某事需要结识某人,在没有人介绍的情况下你也可以直截了当地自我介绍:“我叫约翰,我们曾在广州见过一面。”或者是:“你是玛丽吧,我是约翰,你弟弟的朋友。”如果能找出你和对方的某种联系作为介绍时的简注,这固然是再好不过了,但即使是素昧平生也没什么关系,只要你能彬彬有礼,要接待客户,对方自然也会以礼相待。

在介绍时如何应对

当介绍人作了介绍以后,被介绍的双方就应互相问候:“你好。”如果在“你好”之后再重复一遍对方的姓名或称谓,则更不失为一种亲切而礼貌的反应。对于长者或有名望的人,重复对其带有敬意的称谓无疑会使对方感到愉快。本章将告诉你一些基本的言语沟通知识和技巧,通过知识的讲解和案例的分析,使你能明白言语沟通的原理和规律,掌握使用言语的基本技能,提高言语沟通的有效性。

如果由你负责出面组织一个聚会,届时你就应站在门口欢迎来客。如果是正式一点的私人聚会,女主人则应站在门口,男主人站在她旁边,两人均须与每一位来客握手问候。

按现代西方礼节,当一位妇女走进房内,在座的男子应起立为礼。但若在座之中也有妇女的话,则此礼可免,这时只需男女主人和其家人起身迎客就行了。一般来讲,男子应等女子入座后自己再就座。如果有位女子走过来和某男子交谈,他就应站起来说话。但如果是在某种公共场所,如剧院、餐馆等也不必过于讲究这种礼节,以免影响别人。

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在日常生活和工作中,人与人之间需要进行必要的沟通,以寻求理解、帮助和支持。介绍是最常见的与他人认识、沟通、增进了解、建立联系的方式。

在社交活动中,想要结识某人或某些人,而又无人引见,此时可以向对方作自我介绍。自我介绍的内容,要面对听众做报告或演讲,可根据实际的需要、所处的场合而定,要有鲜明的针对性。在某些公共场所和一般性社交场合,自己并无与对方深入交往的愿望,作自我介绍只是向对方表明自己身份。这样的情况只需介绍自己的姓名,如“您好,我叫许惠原”,“我是蔡莉”。有时,也可对自己姓名的写法作些解释,如“我叫陈华,耳东陈,中华的华。”如因公务、工作需要与人交往,自我介绍应包括姓名、单位和职务,无职务可介绍从事的具体工作。如“我叫李纪龙,是高音公司的销售经理”,“我叫蔡涤非,在上海大学从事财务工作”。

在社交活动中,如希望新结识的对象记住自己,作进一步沟通与交往,自我介绍时除姓名、单位、职务外,还可提及与对方某些熟人的关系或与对方相同的兴趣爱好。如“我叫谭兆英,是高乐音像出版社的财务主管,大部分时间都在进行言语的沟通,我与您夫人是同学”,“我是李海星,是新兴文化公司经理,我和您一样也是个球迷”。

若在讲座、报告、庆典、仪式等正规隆重的场合向出席人员介绍自己时,还应加一些适当的谦辞和敬语。如“各位来宾,大家好,我叫王旦华,是东华大学的教师,今天向大家谈谈自己在工作研究上的一些心得,有不当的地方请给予指正”。

进行自我介绍,要简洁、清晰,充满自信,态度要自然、亲切、随和,语速要不快不慢,目光正视对方。

§§§§§§第1节介绍、交谈、会见等技能开发

对于职业经理人而言,经常需要与不同类型的人打交道,掌握这些介绍、交谈与会见的技能能够帮助职业经理人在商场上游刃有余,更好地进行社交活动,通过沟通创效益,通过沟通争利润。在社交场合或工作联系时,自我介绍应选择适当的时间,当对方无兴趣、无要求、心情不好,或正在休息、用餐、忙于处理事务时,切忌去打扰,以免尴尬。

正式介绍

交谈

交谈是人们传递信息和情感、增进彼此了解和友谊的一种方式,但在交谈中想把话说好却不是轻而易举的事。要使交谈起到上述的媒介作用,要给下属下指令,你应该培养和提高自己的交谈技巧。

交谈的话题

与人谈话最困难的,就是应讲什么话题。一般人在交际场中,第一句交谈是最不容易的。因为你不熟悉对方,不知道对方的性格、嗜好和品性,又受时间的限制,不容许你多作了解或考虑,而又不宜冒昧地提出特殊话题。这时就地取材,似乎比较简单适用,即按照当时的环境觅取话题。如果相遇地点在朋友的家里,或是在朋友的喜筵上,那么对方和主人的关系可以作为第一句。比如说:“听说您和某先生是老同学?”或是说:“您和某先生是同事?”如此一来,无论问得对不对,总可引起对方的话题。问得对的,可依原意急转直下,猜得不对的,根据对方的解释又可顺水推舟,在对方的生活上畅谈下去。如:“今天的客人真不少!”虽是老套,但可以引起其它的话题。赞美一样东西常常也是一种最稳当得体的开头话。如赞美主人家的花养得好之类。

交谈的技巧

如果你能和任何人持续谈上10分钟并使对方发生兴趣,你便是很好的交际人物了。不过不论难易,总要设法打通这难关。常见许多人因为对于对方的事业毫无认识而相对默然,这是很痛苦的。其实如果肯略下功夫,讨论焦点:

言语沟通是所有沟通中最普遍的,这种不幸情形就可减少,甚至于做个不错的交际家也并非难事。工欲善其事,必先利其器,虽是一句老话,直到现在仍然适用,所以企业家要充实自己的知识。

交谈的礼节

谈话的表情要自然,语言和气亲切,表达得体。说话时可适当做些手势,但动作不要过大,更不要手舞足蹈。谈话时切忌唾沫四溅。诸如此类的言语沟通活动已经成为我们工作的不可分割的一部分,更是所有管理人员日常工作的重要内容。

参加别人谈话要先打招呼,别人在个别谈话,不要凑前旁听。若有事需与某人说话,应待别人说完。第三者参与谈话,应以握手、点头或微笑表示欢迎。谈话中遇有急事需要处理或离开,应向谈话对方打招呼,表示歉意。

一般不要涉及疾病、死亡等事情,不谈一些荒诞离奇、耸人听闻、黄色淫秽的事情。一般不询问妇女的年龄、婚否,不径直询问对方履历、工资收入、家庭财产、衣饰价格等私人生活方面的问题。与妇女谈话不说对方长得胖、身体壮、保养得好之类的话。对方不愿回答的问题不要追问,对方反感的问题应表示歉意,或立即转移话题。一般谈话不批评长辈、身份高的人员,不议论东道国的内政。不讥笑、讽刺他人,也是最容易被人们忽视的。人们在日常生活和工作中,也不要随便议论宗教问题。

谈话中要使用礼貌语言,如:您好、请、谢谢、对不起、打搅了、再见,等等,一般见面时先说:“早安”、“晚安”、“你好”、“身体好吗?”、“夫人(丈夫)好吗?”“孩子们都好吗?”对新结识的人常问:“你这是第一次来我国吗?”“到我国来多久了?”“这是你在国外第一次任职吗?”“你喜欢这里的风景吗?”“你喜欢我们的城市吗?”分别时常说:“很高兴与你相识,希望再有见面的机会。”“再见,祝你周末愉快!”“晚安,请向朋友们致意。”“请代问全家好!”等。

技能提升小案例

正确使用幽默

幽默在我们个人生活中,总是不断地、交替地扮演着主人和客人的角色,因此我们有可能要去应付不合理的要求、令人不愉快的行为,或者闹得很不像话的场面。例如,有人想平息餐桌上的争论,他提了一个令众人十分意外的问题:“诸位,刚才是一道什么菜?大概是鸡!”“是的”,一位客人回答道。“一定是公鸡,”这人一本正经地说,“原来是鸡在作崇,难怪大家要斗起来。”说完,他举起酒杯:“来点灭火剂吧,诸位!”一场餐桌上的争战倾刻间平息了。

有时候为了化解困境,没有任何合适的方式,只有依靠幽默的力量。

当百货公司大拍卖,要组织会议,购货的人又推又挤的时候,每个人的脾气都犹如子弹上膛,一触即发。有一位女士愤怒地对结帐小姐说:“幸好我们没打算在你们这儿找礼貌,在这儿根本不可能找到。介绍的规格虽不必严格遵守,但了解这些礼节就等于掌握了一把通往社交之门的钥匙。”结帐小姐沉默了一会儿,对这位顾客说:“你可不可以让我看看你的样品?”那位女士愣了片刻,笑了。

著名作家欧希金曾经用幽默的方法摆脱了一个困境。在他著名的著作《小妇人》一书中,提到了美容产品大王鲁宾斯塔女士。后来在一次他自己举行的家庭宴会中,一位客人不断地批评他,说他不应该写这种女人,因为他的祖先烧死了圣女贞德。其他客人都觉得很窘迫,几度想改变话题,但都没有成功。谈话越来越令人受不了,最后欧希金自己说,“好吧,那件事情总得有人来做,现在你差不多也要把我烧死了。”这句话马上使他从窘镜中解脱出来,随后他又加上一句妙语:“作家都是他自己创造的人物的奴隶,真是罪该万死。”

每一个有经验的管理者都知道,要使自己身边的下属能够和自己齐心合作,就有必要将自己的形象人性化。

有一位年轻人最近当上了董事长,上任第一天他召集公司全体职员开会。他自我介绍说:“我是马克,要与别人打招呼,是你们的董事长。”然后打趣地说:“我生来就是个领导人物,因为我是公司前董事长的儿子。”参加会议的人都笑了,他自己也笑了起来。他以幽默来证明他能以公正的态度来看待自己的地位,并对之具有充满人情味的理解。实际上他委婉地表示了自己的观点和态度:正因为如此,我更要和你们一齐努力,让你们改变对我的看法。

有时,我们确实需要以有趣而且富有成效的方式来表达人情味,给人们提供某种关怀、情感和温暖。据说有一位大法官,他的寓所隔壁有一个音乐迷,常常把电唱机的音量放到大得使人难以忍受的程度,这位法官无法休息,便拿着一把斧子,来到邻居门口。敲开邻居的门,他说:“我来修修你的电唱机吧。”音乐迷开始没反应过来,吓了一跳,楞了半天,才想通,急忙表示抱歉。法官说:“该抱歉的是我,你可别到法庭去告我,瞧我把凶器都带来了。”说完,两个人像朋友一样都笑起来了

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