美国学者在一个更为宽泛的意义上提出环境的概念，它不仅仅包括社会因素，而且包含人的心理、生理因素，要有效地建立这样的环境需要做很多细致的工作。这一观点认为良好的倾听环境应包括：
(1)安全的环境。在这种环境中，双方有一定安全感，并有与他人平等的感觉，这种环境可为正式的，比如谈判场所，也可以选择非正式的，如在酒吧或咖啡厅。
(2)适当的地点。必须保证不受打扰或干扰。比如较为封闭，有隔音设备等。
(3)合适的时间。选择适宜的时间，同时保证沟通谈话的次数。这样的时间选择必须得到对方的认可，并提前与对方预约，让对方有一个充足的准备。
二、要有良好的精神状态，集中精力进行倾听
在许多情况下，之所以不能认真倾听对方的谈话，往往是由于肌体和精神的准备不够，因为倾听是包含肌体、感情、智力的综合性活动。在情绪低落和烦躁不安时，倾听效果决不会太好。这种良好的精神状态要求倾听者集中精力。随时提醒自己交谈到底要解决什么问题，听话时应保持与谈话者的眼神接触，但对时间长短应适当把握，如果没有语言上的呼应，只是长时间盯着对方，那会使双方都感到局促不安。另外，要努力维持大脑的警觉，保持身体警觉则有助于使大脑处于兴奋状态，专心地倾听不仅要求健康的体质，而且要使躯干、四肢和头处于适当的位置。比如有的人习惯把头稍偏一点，这样有助于集中精神。全神贯注，意味着不仅用耳朵，而且用整个身体去听对方说话，所有这些都提醒倾听者自己现在的角色，不要走神。
三、建立信任关系
信任是双方交流的前提，真诚的谈话可以唤起对方的兴趣，激发对方的积极性，及参与的主动性，因此，在交谈过程中有意的甚至无意的撒谎，都有可能使对方觉得你是在欺骗他而使交谈中断或效果不佳。
四、明确倾听目的
你对你要倾听的目的越明确，就越能够掌握它。事先为此次谈话进行了大量的准备，这样可以促使我们对谈话可能的问题或意外有个解决的思路；同时可以围绕主题进行讨论，你的记忆将会更加深刻，感受更加丰富。这就是目的越明确，效果越显著。
五、使用开放性动作
人的身体姿势会暗示出他对谈话的态度，自然开放性的姿态，代表着接受、容纳、兴趣与信任，根据达尔文的观察，交叉双臂是日常生活中普遍的姿势之一，一般表现出优雅富于感染力，使人自信十足。但这常常自然地转变为防卫姿势，当倾听意见的人采取此势，大多是持保留的态度。既然开放式姿态可以传达出接纳、信任与尊重的信息，而“倾听”的本意是“向前倾着听”，也就是说，向前倾的姿势是集中注意力、愿意听倾诉的表现。所以二者是相容的。交叉双臂跷起二郎腿也许是很舒服的姿势，但往往让人感觉这是种封闭性的姿势，容易让人误以为不耐烦、抗拒或高傲。
开放式态度还意味着控制自身偏见和情绪，克服心理定势，在开始谈话前培养自己对对方的感受和意见感兴趣，作好准备积极适应对方的思路，去理解对方的话，并给予及时的回应。
倾听应是热诚的，不可抱着冷漠的优越感或批判的态度听人说话。热诚地倾听与口头敷衍有很大区别。“没必要那么担心，事情会好起来的”之类的话于事无益，甚至会使对方产生挫折感：原来自己的担心是没价值的。热诚的倾听则给人更多的关怀与启迪，并在必要时给予鼓励。
六、及时用动作和表情给予呼应
用各种对方能理解的动作与表情，表示自己的理解，如微笑、皱眉、迷惑不解等表情，给讲话人提供准确的反馈信息，以利其及时调整。还应通过动作与表情，表示自己的感情，表示自己对谈话和谈话者的兴趣。
七、适时适度的提问
在倾听过程中，恰当地提出问题，往往有助于我们的相互沟通。我们的沟通目的是为获得信息，是为了知道彼此在想什么，要做什么，通过提问的内容可获得信息，同时也从对方回答的内容、方式、态度、情绪等其他方面获得信息。下面是有关提问的一些问题。
1．倾听中的提问应注意的事项
(1)数量要少而精，太多的问题会打断讲话的思路和情绪，改变谈话的主题。但恰当的提问往往有助于双方的交流。因此，掌握提问的时机和度是至关重要的。
(2)要紧紧围绕谈话内容，不应漫无边际提一些随意而不相关的问题。这很容易分散谈话者的注意力，导致交流的中断。
2．提问应掌握的一些必要的技巧
倾听中的提问不是随便的，注意和掌握必要的技巧会使你的提问事半功倍。
(1)理解。作为管理者，设身处地地理解别人，是必备素质之一，以理解的态度交谈，就能认真倾听，就能诚恳而准确地提出一些双方都能接受的问题，从而更有利于双方的沟通。
(2)时机。倾听中提问的时机十分重要，交谈中遇到某种问题未能理解，应待双方充分表达的基础上再提出问题。过早提问会打断对方思路，而且显得十分不礼貌；过晚提问会被认为精神不集中或未能理解，也会产生误解。
(3)提问内容。提问就是为了获得某种信息，要在倾听者总目标的控制掌握下，把讲话人的讲话引入自己需要的信息范围。
(4)注意提问的速度。提问时话说得太急，容易使对方感到咄咄逼人，引起负效应；说得太慢，对方心里着急，不耐烦。
3．提问的分类
美国沟通专家把提问分为两种方式：一种为开放式提问方式，回答这种提问，不能用简单的“是”或“不是”来回答，回答结果一般无法预料，例如：
甲：“我对公司本月销售额很不满意!”
乙：“为什么？”
另一种为闭合式提问方式，经常提问是否，是谁，什么时候等问题，其结果往往可控制，与预期结果相近。
倾听中，两种方式是相互运用的。其作用各有千秋，开放式提问气氛缓和，可自由应答，可以作为谈话中的调节手段，松弛
一下神经，另外，可用开放式问题作为正式谈话的准备，如“最近怎样？”，然后很快开始实质问题的交谈。比较来说，闭合式的提问使用机会更多，其优点是可以控制谈话及辩论的方向，同时可以引导和掌握对方的思路。但运用不当会使人为难，气氛容易紧张。两种方式应综合运用，以求得最佳效果。使用何种提问方式要因地因时制宜，这也需要很高的艺术和技巧。
八、必要的沉默
沉默就像乐谱上的休止符，运用得当，含义无穷，真正达到以无胜有之效。但一定要运用得体，不可不分场合，故作高深而滥用沉默。而且，沉默一定要与语言相辅相成，不能截然分开。沉默决不意味着严肃和冷漠。只有在倾听当中适时、恰当地运用沉默，才可获得最佳的效果。
在倾听当中适时地运用沉默，可获得如下效果：
(1)沉默能松弛彼此情绪的紧张。若对方情绪化地说了些刻薄之词，事后往往会内疚、自省，但若你当场质问或反驳了，犹如火上浇油。这时若利用沉默战术，有利于平复双方情绪，也给对方自省的时间，继而改变态度，甚至聆听我们的话。
(2)沉默能促进思考。适时创造沉默的空间，有利于引导对方反思或进一步思考，在对方说谎时，此举尤其能引起他恐慌，促使他改变态度。此外，沉默片刻能给双方真正思考的时间和心灵沟通的机会。
(3)沉默可控制自我情绪。在自己心生怒火的时候，开口极容易失言，影响谈话气氛和自身形象，保持沉默可渐渐克制自己激动的情绪，保持自己的良好形象。
你善于倾听吗
当下属的申诉没有受到重视时，这就意味着无人在听他的话。这样做往往忽视了解下属成绩、想法甚至错误的机会。我们
中有许多人认为，为了倾听，我们只需将耳朵朝讲话者竖起即可。下面我们出了一组测试，来看看你作为倾听者的情况如何。
一、测试
选择一个最能表达自己感情的答案。
(1)努力回忆一下你最近一次倾听讲话或情况介绍时的情景。如果回忆不起来，下面的测试将帮助你下次再倾听时进行检测，如实回答，看看哪一点与你的情况最符合。
①我拒绝浪费时间去倾听一次令人乏味的演讲。
②我很善于倾听。即使是位乏味的人也能讲一些东西。
③除非我觉得讲演实在不错，否则我将一边假装在听，一边去做些其他事。
④我努力去总结出讲话者真正想说些什么，这样就迫使我去听。
(2)你的下属或上司或你的妻子是如何评价你的倾听能力的？
①我心不在焉。
②我没有听。我总要人重复他们刚说的话。
③我看起来没有听，实际上一字也没听漏。
③我专心致志。
(3)某人讲话口音很重，很难懂。你可能怎么办？
①请他重复一下。
②停止听讲。
③努力去听懂一些话，然后将其余的猜出来。
④非常仔细地听——也许做笔记或录音，因此我可以再听一遍。
(4)在一次谈话中某人说了如下的一些话。你最可能接受哪一句？
①我并不害怕在大庭广众之中说话。只是有几次该我站起来
给人讲话的时候，我的嗓子哑了，运气真不好。
②我想提升他是再合适不过了。如果我来决定的话，这就是我要提升的人。
③我真的不知道怎样回答那个问题。我从来没有费心去考虑过。
④你能用更简单的语言再将它解释一下吗？我对它了解不多。
(5)某人说话声音很低。很可能这表明该人
①想努力来掩饰他的一个错误。
②害羞。
③嗓门低。
④和附近一位大声说话者成对比——这样迫使人们仔细听。
二、得分和说明
(1)①=1(2)①=1(3)①=2
②=3②=2②=1
③=2③=3③=3
④=4④=4④=4
(4)①=1(5)②=3
②=2②=2
③=3③=1
④=4④=4
根据上述答案所给的分数计算出你的得分。
(1)最高得分是16～20分。你很注意倾听那些明显之点，也很注意其更深刻的含意。你是位很好的倾听者。
(2)得分10~15分则表明一种一般人都有的倾向，当下属告诉你一件事时，你显示出倾听的兴趣。但也表明，当你相信他讲话不重要时，你想避免浪费时间的倾向。
(3)得分5～9分则表明你是个糟糕的倾听者。你若能使自
己获得训练，并变成个好一些的倾听者，则你及同事们都能获益匪浅。
作为一名管理者，你必须了解自己的倾听艺术。善于倾听的人一般都爱和人相处。对这一点在今天要求更为强烈。不去倾听会使讲话者产生误解：你认为他没有什么重要的事可说。
应将你所听到的纳入你的思考体系，如果需要的话，将之转化成你自己的语言模式。否则你可能就是在被动地记下说话的声音，而不是在真正交流。讲话的人希望听话者倾听和理解，并希望获得证实——即使你所说的不过是声“啊”或者“嗯”。
对听话的理解你最好向对方证实一下，这样就更好地证明，你作为倾听者与谈话者建立了一种对话，并正确地理解了他所说的话。这一技术帮助清除误解和导致更好的交流。
倾听技术能够学会和获得改善。成为一名好的倾听者能使你更多地发现下属的愿望、痛苦和担忧。对实现许多其他的目标来说，善于倾听也是很重要的。
三、训练倾听的方法
如果你动脑筋，进行倾听训练并不难。
(1)将一次情况介绍会或一次讲课录下音来，然后努力总结出所听的内容。
(2)在办公室开会时，一边录音一边记下发言要点，然后作比较看看自己所记的对不对。
(3)用眼光和谈话者接触。这样会鼓励谈话者无拘无束地表达感情。
(4)不断地表示支持和理解。不一定要多说话，“嗯”，“我明白了”，就可以。
(5)听人讲话时，不要用手乱写乱画。否则会被误解成你缺乏兴趣，甚至被误解成你在侮辱他。
(6)提问题。以适当的话有礼貌地打断对方。这将帮助谈话者确信你在认真倾听。
倾听不仅仅是一种听音技术。真正的倾听涉及到你消化所听的内容和对之作出反应的能力。甚至当你学习一门外语时，认真倾听亦能加快学习的进程。
当你努力去更好地理解下属时，倾听是最重要的。注意倾听谈话的潜在含义能够发现种种问题和毛病，而不致使它们发展成影响生产效率的有害之物。
