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第40章 快捷处理办公文件

决定先后顺序

为了节约时间,可以将手边的文件按其重要性来决定先后顺序,以便分批处理。

大体上,先后顺序可以分成两类,即“应立即处理的”和“应以后慢慢处理的”。当然,你还可以把各类文件按其重要性依次存放,这样在处理时,就可以根据其重要性的次序来逐一处置。

按类别整理送来的文件

(1)按文件的种类,把公司内部的文件分别附上绿、黄、红等颜色,使用时一目了然,知道该拿哪个。

(2)区别常规性的文件和非常规性文件,那些常规性的文件尽可能让助手去做。

(3)按主题、应处理的日期,或其他特征来区分送到你这里的文件,这样做很有效。

防止文件滞留

办公最重要的是将文件内的信息尽快地交流传递。在越短的时间内传递更多的文件信息,办公的效率随即也就提高。

不要老是手里捏着文件。凡收到的信、文件、报告或者其他什么,都应从速处理,或阅读、或销毁。总之,要迅速给予处置,手头不滞留。

即刻回信、做决定,这种即时处置方法,可以省下以后再一次读原文件,再一次考虑的时间。殊不知这种“再一次”正是吞噬时间的一大顽疾。

怎样才能提高文件信息的传递效率呢?以下几个方面可以借鉴。

(1)如果文件很长,开始可以粗略地看几眼,了解它的内容摘要,这样就会明白是否还需要详细地阅读它或只读摘要就够了。

(2)如果文件中提出的问题与某些特定的人员有特别的关系,则把文件复制好送到他们手里,就可以省去为此问题向他们报告的时间。

(3)为了让同事和部下知道你现在就什么问题写出了文件,最便利的方法是采用文件传阅。有传阅价值的文件,可以先复制好,每周归总装订好,让有关方面的人员传阅。

如果你不得不拖延某一个文件的处理,则应预先定下最终完成的期限,在完成期限内,怎么也要将文件处理完毕。

处理无用的文件

一般人在一段时间内只能做一件事,所以要从办公桌上拿开那些目前不需要的文件,将其放置起来,以后再处理。对于一些毫无保留意义的则完全可以丢弃。

如果总是对自己说,没准哪天能用上这份文件,那么你的文件就一定会堆积如山。这是时间管理者不容易注意到的一个问题。

限制多余文件

使文件传递速度加快,防止办公桌上的文件堆积过多,这固然是节约办公时间的办法。但是,从源头上着手,尽量限制文件的数量,避免滥用文件,则是节省时间的根本方法。

为了排除一些无用的文件,时间管理者有必要经常研究讨论一下自己的工作内容,在这个基础上审查所有收到的文件,采取措施避免接受一些无用的文件。

因此,从限制文件的根本点出发,应该遵守以下准则。

(1)停止保存无用的文件。

(2)只要没有明确的目的,就不要要求提供报告和其他的资料。

(3)要求停送不需要的文件。

(4)用电话就可通知的事情,就利用电话代替文件。

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