在处理顾客投诉时,既要坚持原则又要灵活机动,弹性处理,使两者矛盾统一起来,有些货品的退还和小礼品的赠送,可能有一定的经济损失,但这损失是在预算控制内。为长期赢得顾客,这种近期损失是可以接受的。但过度的灵活,可能失去原则。
4.分清主次,有的放矢
在处理投诉时,宜粗不宜细,为一些枝节问题而争论不清,只会偏离主题,而且是缺乏冷静、不分主次的表现。正确的做法是耐心倾听顾客投诉,抓住问题的要害,采取有效的措施加以解决。不要在没搞清顾客有什么要求的前提下,侃侃而谈,将自己的概念、处理结果强加在他们身上,令其无所适从。在日常接到顾客投诉时,作为现场管理人员,首先就要学会倾听,这是成功沟通的前提。
去梯言——
客户投诉是客户对商品或服务品质不满的一种具体表现。你对外应妥善化解客户投诉,圆满解决;对内应利用客户投诉,充分检讨与改善,将其化为提升销售素质的良机。
▲不要推卸:与客户为分清责任而争论
【情景故事】
某大型超市发生了这样一幕:
顾客:“小伙子,我已将50美元交给您了。”
销售人员:“尊敬的女士,我并没收到您给我的50美元呀!”
顾客:“我的确给了你50美元。”
销售人员:“我们超市有自动监视设备,我们一起去看一看现场录像吧。这样,谁是谁非就很清楚了。”
销售人员陪同这位顾客来看监控录像。录像表明:当顾客把50美元放到一张桌子上时,前面的一位顾客顺手牵羊给拿走了,而这一情况,谁都没注意到。
销售人员:“女士,我们很同情您的遭遇。但按照法律规定,钱交到收款员手上时,我们才承担责任。现在,请您付款吧。”
顾客:“你们管理有欠缺,让我受到了屈辱,我不会再到这个让我倒霉的超市来了!”
随后,超市经理听说了此事,立刻将这位销售人员辞退了。
【问题分析】
这位销售人员因为没能处理好与顾客之间的矛盾而被辞退,其实只要变换一种表达方式,即可巧妙化解冲突,以致不会让顾客带着气离开。与客户良好沟通,不仅表现在交易过程中,在成交后同样要继续做好沟通工作。
售后服务工作要提倡亲情服务。把客户当成自己的亲朋好友,不要把客户看作是找麻烦或找碴的,客户和我们是平等的。应该及时、礼貌、大方地接待客户,站在客户的角度,耐心细致地听用户说话,没听清听懂的要问清楚,不要一开始就跟客户争辩,让客户“碰钉子看脸色”,本来没火也碰出火花来。
一般来说,客户所反映的情况往往是表象,有正确的也有不正确的,更有夸大其辞的。经过倾听,依靠自身掌握的专业知识,已经能分析出问题在那里。但是为了更顺利地解决问题,销售服务人员还可以与客户一起进一步分析。有时不用我们做出结论,客户自己就分析出了结果,让客户自己得出结论比我们讲有效得多。分析清楚了,判断就能准确地做出,才会真正解决问题。
有些问题能够当时解决就告诉客户不要急,会有专人来想办法负责解决;客户听到有人负责解决,一般是不会吵的,因为客户也怕销售服务人员不马上给他处理,耽搁了时间。如果客户反映的问题很难解决,不符合实际,甚至要求过分,也不要一口回绝,可以告诉他有难度,你只能尽力想办法。经过努力,即使客户未能如愿,但只要你尽力了,把原因解释给客户听,客户一般也会接受的。
【销售讲堂】
顾客与销售人员之间的过失争论是销售中常见问题。如果是销售人员的过错,那么应及时向顾客道歉;如果是顾客的过错,销售人员应主动承揽过错。如果把过失硬加到顾客头上,必定会惹顾客怒气冲天。
两位妇女走进一家专门经营旅游纪念品的商店。商店营业面积不小,但商品的陈列非常粗放,店里没有一只玻璃货柜,铜雕银器、彩瓶挂盘、仿古大理石雕像被随意地摆在一张张木台子上。
当两位妇女就要走出店门时,其中的一个大概仍然留恋某件商品,转身要再看一眼——就在她转身之际,她腰间的挎包将门口木台子上的一个五彩瓷瓶刮到了地上,摔个粉碎。
正当那位妇女有些不知所措的时候,店主已经走到她面前,说:“对不起,没有吓着您吧。”
妇女连声道歉,问他:“要我赔吗?”
店主说:“您告诉了我,应该把东西摆在恰当的地方。请吧,欢迎您再来!”
最后的结局是这样的:那位妇女买走了一个古希腊的铜像。她的朋友大概也觉得这位店主可以信赖,买走了两个彩色挂盘。
无需费过多的口舌,矛盾就这样轻而易举地平息了。承担顾客的过失,是化解买卖双方冲突的有效策略。
以案例中那位被辞掉的销售人员为例,其实他完全可以这样做,只要改变一下说话方式即可:“尊敬的女士,我忘了把您交给我的钱放到哪里去了,我们一起去看一下录像好吗?”这样把过错揽到自己的身上,就不会伤害对方的自尊心。在清楚事实真相后,对顾客进行安慰和帮助。
当然,并非所有的顾客都是“温柔”的,有时即使你替他承揽了过错,为了争回面子的损害,他也可能带着一脸怒气对你充满“敌视”。恐怕没有比面对一个怒气冲冲的客户更难对付的事情了,那么当顾客发怒时,应当怎样平息呢?这里有三个步骤可以遵循:
1. 让客户的怒火尽情发泄
在客户的愤怒发泄完之前,你是不可能帮他们解决任何问题的。如果客户的怨气不能够得到发泄,他就不会听你的解释,以至针锋相对,最终造成双方沟通的障碍,局面无法收拾。许多难缠的客户在表达不满时,会表现得比较激动,怨气十足。这时销售人员尽量不要打断他们,更万万不要告诉他们“冷静一下”,因为你得到的回答永远是:“你凭什么叫我冷静?”只有将不满发泄出来后,他的情绪才会逐渐平稳下来,理智性更强。这个时候,你的解释才会产生一定的效果,他也会乐于接受解释和道歉。
如果你没有了解到客户的情绪或客户发怒的原因,客户会变得更加生气。他会认为你根本不明白问题出在哪儿。换句话说,他会认为你根本没有听他讲话。有时,即使你认为问题已经很清楚了,可对方不这样认为。如,“你压根就没搞清楚,我的问题是……”
2. 巧妙应对发怒顾客的几点建议
用“何时”提问。对于那些非常难听的抱怨,应当用一些“何时”问题来冲淡其中的负面成分。例如,客户非常不满地说:“你们根本就是瞎胡搞、不负责任,才导致了今天的烂摊子!”这时销售代表正确的反应应该是:“您什么时候开始感到我们的服务没能及时替您解决这个问题?”而不当的反应,如同我们司空见惯的常常为:“我们怎么瞎胡搞了?这个烂摊子跟我们有什么关系?”这样无异于对客户火上浇油。
转移话题。当对方按照他的思路在不断地发火、指责时,可以抓住一些其中略为有关的内容扭转方向,缓和气氛。
间隙转折。另外一种让客户息怒的方式是暂时停止对话,特别是当你觉得你也需要找有决定权的人来做一些决定或变通时。例如,你可以对客户说:“稍候,让我去向主管请示一下,我们还可以怎样来解决这个问题。”“如果您能够稍等一下,我可以把相关规定再调出来和您一起谈论一下。”
其次,客户肺活量再大,也会有没有力气,或者停下来喘口气,这时候就是你跳起来说:“我听明白您的话了”的时候了,这会让他觉得自己的力气和唾沫没有白费。
3. 面对怒火冲天的客户要注意的细节
提醒自己,他的所有的话都不是出于私愤,都不是针对你个人。当一个人怒发冲冠时,他才不管你是谁,你帮他做了多少事呢。你只是他们在气头上抓到的第一个发泄对象而已。你要镇定自己,保持冷静,然后再找合适的机会。
重复强调。有时候客户会因看不到你的反应,而一直反复发火、指责。你可能需要重点重复强调一两个单词或短语,直到对方开始对之产生反应。
给定限制。有时候你虽然做过很多尝试,对方依然出言不逊,甚至不尊重你的人格,你要见缝插针,采用较为坚定的态度给对方一定限制。比如,“我非常想帮助您。但您如果一直这样情绪激动,我只能和您另外约一个时间来谈论这件事。您看呢?”
无言等待。也有的时候你可能需要不说话或等待。他看到你的沉默一定会问:“你在听吗?你怎么想的?”这时你可以用诸如提问、移情等方式,把对话过程加以控制:“当然了。我一直在想,您的心情我完全理解,但……”
适当上转。如果你确实需要,不要怕向你的主管求救。
最后,积极主动地去解决问题。
当客户平静下来之后,你要收集所有有助于解决问题的信息。避免尽早下结论,把所有的事实都调查清楚,然后再做一个令双方都满意的解决方案。过几天之后不妨再来个跟进工作。
去梯言——
正确处理客户与销售人员之间的矛盾,是客户服务的一个重要方面。无论发生矛盾的原因是什么,过错在顾客身上还是销售人员身上,销售人员都应先检查自己的工作,把过错都揽到自己身上,努力化解矛盾,维护客户的尊严和面子。
▲不要冲撞:对待“野蛮”顾客不能以牙还牙
【情景故事】
推销员:“您好,我……”
客户:“你是谁啊?大清早的敲什么敲?”
推销员:“对不起,我只是问一下,您需要买保险吗?”
客户:“卖保险的都是骗子,我不买,你快走吧!”关门。
推销员继续敲门。
客户:“不是说不买吗?还敲门干吗?真是没脸没皮的!”
推销员:“你不买就不买吧,干吗说话那么难听?真没教养!”
客户:“你说谁没教养?”
推销员:“就说你。”
【问题分析】
这位推销员在遇到野蛮客户时采取了以牙还牙的策略,是不明智的。聪明的销售人员不会被客户的这种蛮横无理吓住,只要能保持合理的态度,不理会对方的叫骂,用事实而不是用感情来商谈,同时表现出冷静、沉着、威严的风度和坚定的立场,“大嗓门”客户将会很快变得温柔。
有些客户常故意借着叫喊怒骂来达到目的。他们从经验中得知,大部分的销售人员都难以抵抗这种战术。销售人员每当想到要和这种讨厌的人打交道,就会不由自主地畏缩不前,所以往往就不战而降了。