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第23章 现代通讯礼仪(3)

一位刚刚二十出头的小姑娘陪着经理去拜见重要客户。双方正在交谈中,有人给小姑娘打电话,只听里面传出了无限娇滴滴的声音:“妈妈,来电话了!”这时小姑娘尴尬得满脸通红,客户们想笑也不敢笑,经理则用眼光偷偷责备她。

案例二:不良彩铃丢业务。

王先生给从未谋面的张先生打电话联系业务,对方手机里传来一首节奏明快的歌曲,但仔细一听内容,王先生觉得有点不对劲,因为歌词中的一句话是“你有话快说,有屁快放”。王先生想,这张先生到底是什么样的人,听铃声这么“糙”,估计也没法深交。

案例三:“狗叫”搅乱课堂。

在一次讲座上,老师正在台上讲得眉飞色舞,突然学生中间传出了“汪、汪、汪”的狗叫声,老师惊诧地问:“谁带小狗来上课了?”同学们哄堂大笑:“老师,这是最新的手机铃声。”

3.使用手机不能随时随地

(1)不应该在公共场合,尤其是楼道、电梯、路口、人行道等人来人往的地方,旁若无人地使用手机。打电话是私密的事情,不必当众喧哗,影响他人。

(2)不应该在要求“保持安静”的公共场所,如音乐厅、美术馆、影剧院、歌剧院等表演、比赛的场合使用手机。这是对演员、观众最起码的尊重,也是进入上述场合的起码礼仪。

(3)在聚会期间,如开会、会见、上课之时应自觉关闭手机,或将手机设定至震动状态,这是对会议主持人、老师、听众的礼貌。

(4)不要在驾驶汽车时接听手机电话或发短信,以防止发生车祸。

(5)不要在病房、加油站等地方使用手机,以免所发信号干扰治疗仪器,有碍治疗或引发油库火灾、爆炸。

(6)不要在飞机飞行期间使用手机,否则会干扰仪器,导致飞机失事等严重后果。

4.短信礼仪

(1)发短信一定要署名。短信署名既是对对方的尊重,也是达到目的的必要手段。元旦前一天工作关系繁多的秦先生收到了70多条祝福短信。其中有60条是不署名的,好多内容还相同。秦先生也搞不清楚这些人都是谁。这种祝福发了等于没发。如果是正事,不署名更会耽误事。

(2)短信祝福一来一往足矣。现在每逢节日,人们都会发短信祝福。来而不往非礼也,所以别人发来短信,自己就要回一个短信。接到对方短信回复后,一般就不要再发致谢之类的短信,因为对方一看,又得回过来。就祝福短信来说,一来一往足矣,二来二往就多了,三番五次就成了繁文缛节。

(3)有些重要电话可以先用短信预约。有时要给身份高或重要的人打电话,知道对方很忙,可以先发短信“有事找,是否方便给您打电话?”如果对方没有回短信,一定不是很方便,可以在较久的时间以后再拨打电话。

(4)及时删除自己不希望别人看到的短信。一些人经常把手机放在桌上,如出办公室办事或者去卫生间,也许有好奇之人就会顺手翻看短信。如果上面有一些并不希望别人看到的短信,就可能引起麻烦。若不幸被对方传播出去,后果就更严重。夫妻之间亦是。难免会有异性同事、朋友发一些语言亲昵的短信,其实是因为双方熟了,开开玩笑,若让爱人看见,就会引起不必要的误会。因此,经不起推敲的短信一定要及时删除。

(5)上班时间不要没完没了发短信。上班时间每个人都在忙着工作,即使不忙,也不能没完没了地发短信,否则就会打扰对方工作,甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项,闲聊式的短信更会让对方心中不悦。

(6)发短信不能太晚。有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了,发个短信告知就行。短信虽然更加简便,但如果太晚,也一样会影响对方休息。

(7)提醒对方最好用短信。如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动,为了怕对方忘记,最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话。打电话似乎有不信任对方之感。短信就显得非正式,亲切得多。短信提醒时语气应当委婉,不可生硬。

通信回信的礼仪规范

通信是一种常用的交流手段,虽然社会的进步,手机的出现,电话的使用频繁,但有的时候还是要用写信,才能表达我们的心意,而且也较为方便和便宜。最基本的通信礼节是有信必复,不能拖延。有人很高兴收到别人的来信,但是却不及时回信,一拖再拖或干脆不复,抑或草率从事,这都是对别人的不尊重。

通信要求按照固定的格式,字迹清晰工整,语言连贯、流畅,逻辑思维严密。书信不应随便乱涂乱改,不会写的字可以查字典,但是不能偷懒地注上拼音或以同音字来代替。

使用打字机打出的私人信件,最好在末尾再写上几行亲笔字,至少也要有亲笔签名,以示尊重。贺信、唁函一类的信件,以亲笔书写为最好。写信用钢笔为最好,不宜用铅笔,但是墨水要有选择,如有些国家红色墨水表断交,绿色墨水表恋爱。

信中的称呼要根据实际情况,依对方与本人的关系而定,一般关系应用尊称,关系特别密切的人之间可用昵称。

信件是交流感情的手段,信的内容不必拘谨,可以在信上充分表达自己的思想和感情,使之具有鲜明的个性。

一个有教养的人不应在信中只谈论自己,而应适当向对方表达自己的关心。

信写好后要按规范叠好装入信封。信纸不要乱折乱叠,邮票要贴在信封正面的右上角。

明信片只适合问候,它是开放式的,所以明信片不宜表白个人隐私,而风景明信片只能用以问安和致贺。

通信自由是受法律保护的,任何人不得私拆、偷看他人信件,亲人也不例外。对他人的信件在收到后要妥善保存,不要乱塞乱扔,或者拿来包东西,要妥善保管信件。

1.写信应注意的礼节

话语要表示亲热。没有亲属关系的,可称“某某同志”,也可按职务称为“某某教授”或“某经理”之类,对高龄者也可称“某老”。给平辈写信,一般名字前面不宜冠姓,有无亲属关系均可称兄道弟,并没有特殊要求。对于有名有字者必须用字加称谓以表严谨。写给小辈,有亲属关系的,可用名字加称谓,也可称呼其名;无亲属关系的,可称呼“某某同志”、“小王”、“小李”之类的。

要有热情的问候语。信的开头要有问候语,问候语可长可短,即使只用“你好”两字,也会体现出发自内心的一片真诚。

要诚恳地祝贺。写信结束后,犹如向朋友告别,道一声“珍重”,同样是非常重要的。祝贺语有格式上的规范要求,一般分两行书写,上一行前空两格,下一行顶格。祝贺语可以套用约定俗成的句式,如“祝你健康”之类,也可另辟蹊径,触景生情。

正确地使用敬语、谦语。敬语、谦语在书信中的使用频率很高,如称别人的书信为“大礼”、“惠书”,读别人的信为“捧读”,信末署名自称“后学”、“愚弟”等。

信封书写要正确、清晰。这是一种对邮递员的尊敬。收信人的名字后面,要写上“同志”、“先生”等称谓,不能写“外公”、“阿妹”之类,因为这不符合邮递员与收信人的关系。

2.回复信件应注意的礼节

信件本来就是一种相互往来的过程,收信后必然要回复。复信要注意的事项有以下几点。

(1)要及时阅读来信。见信如见人,收到信件后一连几天不看,犹如把客人拒之门外,这是很不应该的,而且拖延看信可能会延迟某些重要的事项和信息。根据来信内容,决定是否复信、何时复信和如何复信。在复信时,最好说一句是几月几日收到你的信,以免让对方担心信件是否送达。

(2)有些来信可能是求教某个问题或托办某件事情,收信人应明确予以回答。凡是应该帮助而自己又能帮助的,应尽可能伸出援助之手;如果爱莫能助,则应坦诚地说明情况,以取得对方的谅解,并且不致耽误对方及事先寻找其他方法。自己可以助一臂之力时又办不好的事,也应先给对方复信,以免对方久等。总之,对来信提出的要求,收信人应该坦诚相对,置之不理或避而不答,是不合礼仪要求的。

(3)有时由于种种原因,如地址更换、出差在外、转信人耽搁等,导致收信人没能及时收到来信,甚至因此贻误了办事的时机。对此,收信人应在收信后立即向对方说明事实情况,取得对方的谅解,并尽可能设法采取一些弥补的措施。

(4)对于社会知名人士来说,由于经常收到一些不相识的崇拜者的来信,最好请人专门帮助回复,或者挑出部分信件自己回复,保持与大众的交流与联系。因为对这些信件一一答复,显然是不可能的,一概不理不问,视而不见或视若包袱,也是不合适的,同时还可以选择适当的机会和方式,如通过新闻媒介,向来信者表示自己的谢意。

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