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第30章 制度的修炼:用制度管人,按规矩办事

管理进步最快的方法之一就是:每次完善一点点,每天进步一点点,每个人每一次都能因不断修“路”而进步一点点。这里所讲的“路”就是制度和规范,“修路”就是指制度建设。

一个单位工作的好坏,下属工作有没有效率,老板的工作能否做到政令畅通,令行禁止,很大程度上取决于各项制度是否配套完善,制度执行得如何。因此,必须搞好制度建设的几个层面,发挥制度的管理和约束作用,做到用制度管人、管事,用制度激励、调动人的积极因素。

“修路”理论与制度建设

约翰和亨利到一家公司联系业务。这家公司的办公室在一幢豪华写字楼里,落地玻璃门窗,非常气派。可是,由于玻璃过于透明,许多来访客人因不留意,头撞在高大明亮的玻璃大门上。不到一刻钟,竟然有两位客人在同一个地方头撞玻璃。

亨利忍不住笑了,对约翰说:“这些人也真是的。走起路来,这么大的玻璃居然看不见。眼睛到哪里去了?”

约翰并不赞同亨利的说法,他说:“真正愚蠢的不是撞玻璃门的客人,而是设计者。如果不同的人在同一个地方犯错误,那就证明这个地方确实存在缺陷。应该考虑怎么修正缺陷,而不是嘲笑那些犯错误的人。”

亨利于是向该家公司的经理提了意见,在这扇门上贴上一根横标志线。

从此再没有来访客人撞到玻璃门了。

这个故事涉及到“修路原则”:当一个人在同一个地方出现两次以上同样的差错,或者,两个以上不同的人在同一个地方出现同一差错,那一定不是人有问题,而是这条让他们出差错的“路”有问题。此时,作为问题的解决者,最重要的工作不是管人——要求他不要重犯错误,而是修“路”。

“修路”理论告诉我们,管理工作最重要的不是直接去管人,而是去制定让人各行其职的制度——修筑让人各行其道的路。

著名管理咨询专家刘光起先生说:“管理就是管出道理,道理就是规则规范。”这里所讲的规则规范,指的就是管理中的各项规章制度。中国传统文化中“没有规矩不成方圆”的思想,也阐释了规章制度的基础性作用。

企业老板的一项重要职责就是要划定员工的工作范围,如果下属彼此之间职责不明,他们要么就会相互推诿,指望别人多干一些活,要么就会相互干扰,搞得大家都干不好工作。

有七个人曾经住在一起,每天分一大桶粥。要命的是,粥每天都是不够的。一开始,他们抓阄决定谁来分粥,每天轮一个。于是每周下来,他们只有一天是饱的,就是自己分粥的那一天。后来他们开始推选出一个道德高尚的人出来分粥。强权就会产生腐败,大家开始挖空心思去讨好他,贿赂他,搞得整个小团体乌烟瘴气。然后,大家开始组成三人的分粥委员会及四人的评选委员会,但他们常常互相攻击,扯皮不止,粥吃到嘴里全是凉的。最后想出来一个方法:轮流分粥,但分粥的人要等其他人都挑完后拿剩下的最后一碗。为了不让自己吃到最少的,每人都尽量分得平均,就算不均,也只能认了。

就这样,大家快快乐乐,和和气气,保持在一种和谐状态。

同样是七个人,不同的分配制度,就会有不同的风气。所以一个企业如果有不好的工作习气,一定是机制问题,一定是没有完全公平、公正、公开,没有严格的奖勤罚懒。如何制定这样一个制度,是每个企业老板需要考虑的问题。

任何一个任务的背后都隐藏着与员工休戚相关的利益,员工们由于处于被动地位,有时候不能想到这些利害关系,主管就必须冷静地为他们分析利弊,让他们意识到做好工作的必要性,从而自觉地努力工作。

老板在分配工作时一定要细致、科学,要明确每个人应该做什么,不应该做什么,有些工作是必须合作才能完成的,但在合作中也要有明晰的分工。

制度的重要性在于约束力

美国斯坦福大学心理学家詹巴斗曾做过这样一项试验:他找来两辆一模一样的汽车,一辆停在比较杂乱的街区,一辆停在中产阶级社区。他把停在杂乱街区的那一辆的车牌摘掉,顶棚打开,结果一天之内就被人偷走了。而摆在中产阶级社区的那一辆过了一个星期也安然无恙。后来,詹巴斗用锤子把这辆车的玻璃敲了个大洞,结果,仅仅过了几个小时,它就不见了。

后来,政治学家威尔逊和犯罪学家凯琳依托这项试验,提出了一个“破窗理论”。这一理论认为:如果有人打坏了一个建筑物的窗户玻璃,而这扇窗户又未得到及时维修,别人就可能受到暗示性的纵容去打烂更多的窗户玻璃。久而久之,这些破窗户就给人造成一种无序的感觉。那么在这种公众麻木不仁的氛围中,犯罪就会滋生、蔓延。

“破窗理论”在社会管理和企业管理中都有着重要的借鉴意义,它给我们的启示是:必须及时修好“第一个被打碎的窗户玻璃”。

很多的企业管理者都很注重制度建设,但是执行起来却常常遇到问题。不少企业有制度而难执行,或许可以由“破窗理论”中得到解释:

对于第一个违反公司流程或制度的行为,公司没有进行及时的处理,没有引起员工的重视,从而使类似行为再次发生甚至多次重复发生。

开会时老板迟到被视为正常,于是迟到的人越来越多;

面对工作中浪费的行为,老板没有作出处理,甚至不以为然,下属员工的浪费行为得不到纠正,客观上助长了这种行为;

……

这就是外在环境对人的暗示和诱导作用的结果。如果管理者因为员工的某次违反制度的行为而对其进行处罚,员工势必会说:××上次也是这么做的。管理者为了最起码的公平,对员工的行为也会无计可施。

制定制度,要使每一个人都满意是不可能的。对于公司法规的制定者来说,最重要的是找到一个最公平的法规,然后公平的执行。

联想集团有个规矩,凡开会迟到者都要罚站。在媒体的一次采访中,柳传志表示:我也被罚过三次。

他描述说:公司规定,如果不请假而迟到就一定要罚站。但是这三次,都是我在无法请假的情况下发生的,比如:有一次被关在电梯里边。罚站的时候是挺严肃,而且是很尴尬的一件事情,因为这并不是随便站着就可以敷衍了事的。在20个人开会的时候,迟到的人进来以后会议要停一下,其他人静默看他站一分钟,有点儿像默哀,真是挺难受的一件事情,尤其是在大的会场,会采用通报的方式。第一个罚站的人是我的一个老领导。他罚站的时候,站了一身汗,我坐了一身汗。后来我跟他说:“今天晚上我到你们家去,给你站一分钟。”不好做,但是也就这么硬做下来了。

据说在联想被罚过站的人不计其数,还能说明这个制度的有效性吗?柳传志非常肯定地回答:当然有效,而且非常有效。在不计其数以后,出了问题就要受罚的观念就深入人心了。并且不管谁犯了错误都会受罚,公平感才会产生,你的团队才会精神百倍。

制度的目的,不是为了让每个人都满意,因为这几乎是不可能做到的;那种为满足别人“好好好”的评价而制定的制度是起不到什么作用的。制度往往为那些真心为企业的人所认同和遵守。管理者明白自己的职责就是要管理好公司的业务,只有用铁拳来维护秩序和纪律,企业的规章制度才会真正的贯彻执行,企业的运转才会在正常的轨道上进行。

管理创新源自制度创新

管理创新,首要的、关键的在于企业经营管理者的观念创新,墨守陈规,在一些企业的经营管理中形成了“老办法不顶用、新办法不会用、不敢用”的尴尬局面。这些,究其根源,都是陈旧的观念所造成的结果。观念左右着人的意识。

从中国企业的现状看,情况似乎并不乐观,观念陈旧,制度僵化,管理落后,技术进步停滞等等,与外部环境对企业的客观要求相比,着实令人担忧。究其根本原因,还是缺乏创新,尤其是在思想观念上的创新。

企业无论是在哪个方面的创新,所有创新活动都有赖于制度创新的积淀和持续激励,通过制度创新得以固化,并以制度化的方式持续发挥着自己的作用。

所谓制度创新,也就是用一种效率和效益更高的制度代替旧的制度。当前,制度创新仍是我国企业创新的一个瓶颈,可以说,制度创新是企业发展振兴之本。而企业制度创新又从观念创新开始。要实现制度创新,难的不是如何去做,而是如何改变人们的观念。

绝大多数人宁愿相信,遵守既定规则是非常重要的概念,否则,如果人人都想要打破规矩,岂不是天下大乱?然而,管理专家强调,这只是一种鼓励突破思考的方法,让你更准确、有效地达到目标。换句话说,“要打破的是规则,而不是法律。”

专门从事运动心理学研究的美国斯坦福大学教授罗伯特·克利杰在他的著作《改变游戏规则》中指出:“在运动场上,很多运动选手创造的佳绩,都是因为打破了传统的比赛方法。”杰出的运动选手普遍具有这种“改变游戏规则”的特征。

在1993年美国大选中,克林顿曾经说过一句话:“我们要改变游戏规则……”而布什总统却说:“我有丰富的经验!”也许布什落败的一个重要原因是输在“往后看”,而不是“向前”。

在国外,那些处于鼎盛时期的企业还都在“未雨绸缪”,而我们有一些已经难以为继、濒临倒闭的企业,仍抱残守缺,安于现状,不求进取,怎么不令人担忧呢?

很多人总是在遭遇很大危机的时候,才想到要改变,但到了这一步已经太晚了,应该未雨绸缪,在最好的时候,发展最快、最得意的时候,就要考虑改变。一般人最可怕的心态是,习惯于某一种固定的模式,他们认为:“我过去做得很好啊!为什么要改变?”他们丝毫没有察觉,其实,失败往往就从现在开始。

有句话说,最大的风险是不敢冒险,最大的错误是不敢犯错。大多数的人之所以不敢冒险,也不敢犯错,因为他们只相信看得见的事。那些他们还没见到的事,他们习惯用经验去分析,而经验告诉他们的答案往往令他们不敢轻举妄动。

但对那些成功的人就不一样了。成功的人通常具有一种特征:喜欢做梦,而且不怕尝试错误。他们相信,心中的梦是支撑他们勇往直前的力量,而不怕犯错,才能积累成功的资本。因为有了梦想,所以他们对失败与风险比较能持乐观的看法。而且,这些成功的人,通常是成功了两次——他们在潜意识里相信自己已经成功,然后他们真的就成功了!

同样道理,企业也是如此,一个企业敢于去打破既定的管理制度管理规则,敢于尝试改变“游戏规则”,那么这个企业就会焕发出无穷的生命力和创造力。

因此,做任何事在任何一个领域没有规则不行,但过于因循守旧、墨守成规也不行。适当之时,要善于改变众人所循的规则。

行业不同,规模不同,机制不同,人员素质不同……也就注定了不同的企业有其符合自身发展的管理模式,同一企业在不同时期的管理模式也不同;未来企业的管理模式应该是:以制度管理模式为基础,综合运用其它模式的有利因素。总之,企业要生存和发展,就要不断创新。因循守旧只能使企业停滞与萎缩,只有创新与开拓,才能使企业发展壮大。我们打破国内与国际业务界限,我们要在世界范围内优化资源要素的配置,培植自己的国际化经营能力,赚取世界各国的财富。

在当代经济全球化、信息化、网络化、一体化趋势下,科学技术日新月异,经济生活瞬息万变,每个企业和老板,都应当放眼世界,随时发现自己的弱点和缺点,以创新的思维和观念,不断改革和创新,不断追求卓越,方能赶上和超越,否则随时都有被淘汰的可能。“不破则不立”,我们要不断打破长期禁锢在人们思想观念中的层层枷锁,做到勇于创新,善于创新,这样才能在残酷的市场竞争中站稳脚跟。

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