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第5章 实用写作的构成要素(2)

概述一般情况,如总结报告、综合报告,一般先概述某一时间、某一方面工作的基本情况;会议纪要、调查报告,则首先要介绍会议与调查的时间、地点、范围及规模等。

◎提问式

将文中需要回答的问题在文章开头以提问的方式明确地提出来,可以达到提起注意、开门见山的效果。

除了以上方法,还有阐明观点式、致意式等多种开头方式,在实际应用时,要根据全文内容的表达需要、结构安排的需要来决定。无论使用何种方式开头,实用文都要求开头尽快入题,切忌下笔千言,离题万里。

◎结尾

古人称为“收笔”。结尾是全文的收束和结局,结尾和开头一样重要,好的文章结尾可以加深读者印象,提高认识。实用文的结尾一般要与开头相呼应,常见的表述方式有:

◆总结式。结尾部分对全文做出总结,以概括的语言点明主题。

◆强调式。以简要文字表示具体要求,再次强调行文目的。如“上述报告,如无不妥,请批转……”

◆号召式。发出号召,寄托希望,如“以上规定,望遵照执行”。

◆展望式。

◆规定式。常用于一些有具体规定格式的文种,如合同等契约类文件,这些文种的结尾写法比较固定、规范,不能随意更换。

实用文结尾的方式很多,要根据文章内容和文种特点采取不同方式,要有具体针对性。结尾部分不能草草收场,敷衍了事,也不能拖泥带水,画蛇添足,要做到简洁有力,言简意赅。

2.层次与段落

层次,又叫意义段,是实用文思想内容表现的次序。为了说明实用文的主题,需要设若干分观点,用一个层次表述一个分观点,然后安排好各个层次,各分观点就形成了实用文的主题。实用文的层次实际上是作者的思路在文章中的体现,文章中先写什么,后写什么,按什么顺序安排内容,才能突出主旨的表达,使文气贯通,都是安排层次要周密考虑的。

每个层次的分观点要具有相对的完整性;层次的划分要前后有序,条理清楚,可以按照事物发展的时间来安排,也可以根据事物的空间来安排,还可以按照事物的功能和特征的主次来安排,按照文章的逻辑关系来安排。

段落,是指实用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位,即通常所说的自然段,是行文时由于转折、间歇和强调等情况而自然形成的分隔、停顿。

实用文体分段的作用是能够有逻辑性地表现作者的思维过程,反映文章内容的内在逻辑层次,还可以使文章眉目清楚,便于读者把握、理解、思索和回味。

二、实用写作的表达方法

实用文常用的表达方法有叙述、议论和说明,下面分别加以讲述。

◆叙述

叙述是记述人物经历、行为,陈述事件来龙去脉的一种表达方式。

实用文中的叙述可以介绍人物的事迹,记述事件的发生发展变化过程,还可以为议论说理提供事实论据。叙述要求交代明白、线索清晰、详略得当。

叙述的方法有顺述、倒叙、插叙和平叙。顺述是按照事物发生、发展到结果的时间顺叙进行叙述的方法。倒叙是把结局或后来发生的某一片断提到前面来叙述。插叙是在叙述主要事件的过程中,中断主线而插入与中心事件相关的叙述。平叙是平行叙述,即叙述同一时间内不同空间所发生的两件或两件以上的事。

叙述的人称有第一人称和第三人称。第一人称的叙述者是“我”或“我们”,即从“我”或“我们”的角度来叙述有关的事件。实用文中的“我”或“我们”,应当是作者本人,是真实的“我”,不能虚拟,它不同于文学作品中的“我”,文学作品中的第一人称是可以虚拟、虚构的。第三人称是以旁观者的角度来叙述,作者站在事件之外,充当无所不知的叙述者,叙述比较自由,不受时间、空间的限制。

◆议论

议论是对某个问题、某个事物发表看法或见解的表达方法,是一种评述、说理的方法。一段完整的议论,由论点、论据和论证三要素构成。论点又称论断,在较长篇幅的议论中,中心论点之下还有分论点,分论点由中心论点派生而出,在中心论点的统率下,组成全文的论点系统。议论在实用文写作中使用频率很高,在议论中,要求论点明确、论据充分、论证周密。

论点是作者对某个问题、某个事物所提出的主张、看法和评价。论据是证明论点的根据和依据,论据分为事实论据和理论论据两大类。论证是运用论据证明论点的过程和方法。论证分为立论和驳论两类,论证方法主要有例证法、引证法、对比法、喻证法、分析法等。

◆说明

说明指对客观事物进行解释、阐说的表达方法。说明的基本要求是解说清楚明白、准确无误。在实用文写作中,说明运用很广泛,如行政公文、法规类文体、司法类文体、计划类文体、说明类文体等都要运用说明这种方法。说明的方法很多,主要有定义说明、概括说明、数字说明、图表说明、因果说明、比喻说明等。例如下面这段文字中对“市场”的说明:

市场有广义和狭义之分,狭义的市场是指有形市场,即商品交换的场所。广义的市场则包括有形市场和无形市场。无形市场是指没有固定的交易场所,靠广告、中间商以及其他交易形成,寻找货源或买主,沟通买卖双方,促进成功交易。某些技术市场、房地产市场等都属于无形市场。这一段说明属于定义说明,用下定义的方式对什么是市场做了简要的说明。

§§§第三节实用写作的语言

自古至今,人们都十分重视语言在文章中的作用。《礼记·表记》里说过:“情欲信,辞欲巧。”语言是组成文章的“细胞”,是文章最基本的建筑材料,一篇文章的思想内容、组织结构都必须通过语言文字表达出来,成为有形的东西。语言是内容、结构的外在表现形式,赖以存在的物质外壳。

一、运用语言的要求

实用文语言的要求,总体来说必须准确、恰当,不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者歧义而贻误工作。

(一)严谨、庄重

实用文有很多文种,如公文,是处理公务的,具有法定的权威性,其用语应该严谨、庄重,以体现其严肃性。具体要求如下:

◆使用规范的书面语言

规范的书面语言词义严谨周密,能保证读者正确理解,不产生歧义。不能使用口语,如用“商榷”、“面洽”而不用“商量”;用“不日”而不用“不几天”;不能使用晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言和简称,否则会影响传递功能,影响发文机关的尊严与文件的权威性。

◆选用含义明确而限定的词

如果一个词语的信息量太大,就会使人对词语所含内容认识模糊,从而影响对内容的理解,因此,要避免使用词义不确定的词语,如“最近”,这样的词就缺乏明确具体的标准。行文时表述事物的状态要使用含义单一、确定的数量词、名词、动词和代词,尽量不用或少用副词和形容词,如“基本完成”可以说成“完成80%”,更加确定。表述事物的性质,也必须选用词义确定的词语,如果无确切的词语表示,可以增加附加词语做必要的修饰和限定。

◆使用专用词语

长期以来,人们在实用文写作中沿用一些使用频率较高的专用词语,这些词语有助于使文章表述简练。

(二)准确

准确,指选用的词语要能如实地反映客观事物,确切地表达作者的意图,概念明确,判断正确,褒贬分明,轻重适度,不产生歧义。语言准确是实用文写作最基本的要求。如何做到语言准确呢?

1.要字斟句酌,精心辨析词语。

要想字字用得恰到好处,就要精心挑选词语,特别要注意辨析同义词、近义词,辨析它们的细微差别。马克思写作时一丝不苟,运用语言常常到了“咬文嚼字”的程度,据威廉·李卜克内西回忆:“没有人具有比他更高明的明确表达自己思想的才能,语言的明确是由于思想的明确,而明确的思想必然决定明确的表达方式。”

2.必须得体、合体。

用语得体是指实用文的语言要适合现实社会中的各种公共关系,并能体现出各种人际关系,而合体是指语言要合乎特定文体的要求,合乎特定的语境、特定的场合。国家行政公文用语必须庄重、严肃,法规类文体用语必须肯定、明确。在行政公文、法规类、契约类文体中不能滥用文学手法,使用诗意的语言。

(三)简洁

简洁,指实用文的语言要简洁明快、言简意赅、不枝不蔓,即用尽可能少的语言表达尽可能丰富的内容。刘勰在《文心雕龙》中指出:“随事立体,贵乎精要,意少一字则义阙,句长一言则辞妨。”这句话强调了文贵精要,同时要服从于表意的需要。语言简洁很重要的一点是删繁就简,这就是鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中所说的:“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。”其次,不必面面俱到,事无巨细,什么都写进文章中去。古代有“博士(古代学官名)买驴,书券三张,未有驴字”的故事,这个博士要买一头驴,写了一纸契约,用了三张纸,还不见一个“驴”字。这个故事告诉我们,写实用文不能文词烦琐、废话连篇,一定要简明扼要、文字精练。

二、专门用语

实用文写作通常要使用一些规范化的固定词语,表意明确而精练。

◆称谓语

称谓语,是表示称谓关系的词。

第一人称:“本”、“我”,后面加上本单位的简称,如部、办、局、公司等。

第二人称:“贵”、“你”,后面加上对方单位的简称。“贵”表示尊敬和礼貌,一般用于平行文和涉外公文。

第三人称:“该”,用于指代人、单位或事物,如该厂、该同志等,可使语言简明、语气庄重。

◆开头词

开头词,又称领叙词。用于引出实用文撰写的根据、理由或具体内容,可使文章写得开宗明义。常用的开头词有近查、根据、遵照、为了、按照、敬悉等。

◆追叙词

追叙词是用以引出被迫叙述事实的词,如业经、前经、复经等。

◆承转词

承转词,又称过渡语,承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语,可以起到文辞简明、前后照应的作用,如为此、据此、综上所述、总而言之、总之等。

◆请示词

请示词,又称期请词、祈请词,用于向受文者表示请求与希望,如拟请、恳请、特请、希望、敬希、敬请等。

◆商洽词

商洽词,又称询问词,用于征询对方意见和反应,一般在上行文和平行文中使用,如当否、妥否、是否可行、意见如何、是否同意、是否妥当等。

◆受事词

受事词,是向对方表示感激、感谢时使用的词,如蒙、承蒙等。

◆命令词

命令词,是表示命令或告诫语气的词语,用于增强严肃性与权威性,引起受文者注意,如表示命令有着、着令、特令、责成、令其等,表示告诫有切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理等。

◆目的词

目的词,是直接交代行文目的的词语,如请批复、函复、批示、转发、查照办理、参照执行、周知、知照等。

◆表态词

表态词,又称复用语,是表示明确意见时使用的词语,如迅即处理、遵照执行、准予备案、特此批准、同意、应当、可行等。

◆结束词

结束词,是正文后面表示正文结束的词语,如特此报告、通知、批复、特予公告、此致、此令、谨此、此布、为要、为盼、是荷、为荷、敬礼、致以敬意、谨致谢忱等。

三、提高语言素养

提高语言素养要做到以下三点:

首先,丰富语言储备。语言是创作成品的载体,是文章的构成要素。要想提高语言素养,就要掌握一定数量的词语,掌握词语数量的多少,直接关系到文章的质量。掌握词语少,没有挑选的余地,自然会影响文章的表情达意。

其次,要精心炼字炼词。就是根据文章表达的需要,从丰富的词汇中精心挑选最为准确恰当的字、词,把它放在最合适的位置上,以确切表情达意。我国古代有“两句三年得,一吟泪双流”,“为求一字稳,耐得半宵寒”的美谈,贾岛“推敲”的故事更是家喻户晓。有人以为,只有文学创作才讲究炼字炼词,实用文似乎不必那么认真,这种看法显然是不对的,写实用文同样要精心锤炼词语,做到“字字珠玑”。

最后,要善于遣词造句。提高语言素养,还要从语法、修辞、逻辑三方面下工夫,语法使句子通顺,没有语病;修辞使句子生动而不呆板,富于表现力;而逻辑使句子通达理顺,有说服力。遣词造句的能力要从上述几方面综合努力。

四、学习语言的途径

◆从现实生活中学习语言

学习语言必须深入到现实生活中,深入到人民群众中,向人民大众学习,从人民大众中汲取营养。因为,人民群众的语言来自于人民群众之中,通俗、明白,又为大众所接受、所理解,是书面语言生动、丰富的源泉。

◆阅读古今优秀范文

古今优秀范文都是他人运用语言的成功范例,这些范文本身就告诉你,文章该怎么作,语言应该如何使用。自觉而认真地阅读这些名篇佳作,对提高我们的语言素养是大有裨益的。古人“文选烂,秀才半”这种说法是有道理的。我国古代留下许多著名的实用文,如李斯的《谏逐客书》、李密的《陈情表》、魏征的《谏太宗十思疏》、欧阳修的《朋党论》等都堪称千古名篇,值得认真学习。现代革命导师如马克思、恩格斯、列宁、毛泽东等人的论著,以及一些杰出的科学家、作家的有关论著都值得我们认真研究,从中汲取营养。

◆多练多写

写作是一门行为科学,离不开实践。学习写作理论无疑是必须的,除此之外还应坚持写作实践,勤于练笔。俄国作家列夫·托尔斯泰说过:“天才的十分之一是灵感,十分之九是血汗。”在平时的工作和生活中要从多方面锻炼自己的文字表达能力,如写日记、读书笔记、书评影评、调查报告、总结、简报等,写得多了,驾驭语言文字的能力也就提高了。

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