第一节 公文的含义特点
一、公文的含义
公文，即公务文书，又称文件，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令、指导、布置和商洽工作，请示和答复向题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。
公文形成主体是具有法定地位的国家机关及其他社会组织，这种法定地位便赋予了机关与组织可以在自己的职权范围内有权制订并办理公文；机关组织在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料，行使职权和实施管理是公文形成的必要条件。公文具有法定效力与规范格式，这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。公文的作用最主要的便是它是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的主要工具，任何一个单位于日常工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公共事务，实施管理进行协调沟通。
在工作中，文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，只是根据不同情况、不同场合，分别使用这三个概念。从这个意义上说，文书、文件和公文三者之间是可以互为通用的。
但是，在实际工作中，由于历史沿革和使用习惯，以及其他原因，在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称呼和用法。
文书一词，在人们日常生活和公务活动中，用得极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作；也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。
文件也可以指文件材料的总称，比如，在企业年终总结会议上，所说的文件是指于会议中形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、企业经理或厂长的讲话、部门经理及职工代表的发言、会议记录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。
公文的概念，它的特指范围是很清楚的，是指各机关单位为了办理公务而产生的文书或者文件。从这个意义上说，它是公务文书或者公务文件的简称。
二、公文的特点及作用
公文的特点最主要的两点是权威性和实效性。法定权威性，也叫做法规的强制力，如国家领导机关发布的命令、法令、法规等，是通过一定的立法程序产生的，是要强制执行的，违反了是要依照法律追究的。比如，企业经理办公室，它所制订和颁发的文件，代表企业最高领导层的职能职权范围，具有领导和指挥的权威。实效性是指公文的现实效用。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。比如，公司经理的一份通知，要求各部门机构阅知和办理，各部门的报告、请示也同样要求有上级领导机关的阅知与批复。文件所具有的特定效用是有一定时间性的，任何文件都不是永远有效的。
在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。总的说来，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。
有作用才有地位。公文之所以在机关中占有重要的地位，也主要是体现在公文对于机关公务活动所起的作用上。认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说，其作用主要表现在以下几个方面：
1．领导指导作用
各级领导机关可以经常通过制发文件来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行领导与指导。例如，企业的领导机关通过其所制定和发出的各项指示、决议等重要文件，阐明企业运营的方针政策、具体措施与工作步骤，用以领导和指导各部门的工作。
2．行为规范作用
文件的行为规范作用是文件强烈政治性和法定的权威性等特点赋予的，这种行为规范作用又称为法规约束作用。必须指出的是，法规文件的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而文件的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法令或法规，就要受到法律制裁或行政处分、经济处罚。如违反了法规（如章程、条例、规定、守则等），虽不至于犯法，但要受到批评、警告、记过直至开除等行政处分，有的还要处以罚款。这就说明，这些法令、法规性文件在它的有效范围内，必须成为人们的行为规范，而且强制执行，人人都得遵守。
3．传递信息作用
文件是传递信息的重要渠道。各级领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。
4．公务联系作用
各单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的单位进行联系。随着改革开放的不断深化，各单位之间的横向联系日趋频繁，机关公务文件的协调联络作用就显得越来越重要、越来越广泛了。一个机关的工作活动，不是孤立地进行的，有时要向它的上级领导机关报告情况，请示问题；有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况；有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能够起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。
5．凭据记载作用
文件是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。谁违反了协议和合同的条款，就要追究谁的责任。可以说，形成这类文件的目的，就是为了作文字凭证的。
还有一些文件具有明显的记载作用，例如会议记录、电话记录、会议纪要、机关大事记、值班日记、各种登记等，它们都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，可以供日后利用查考。
三、公文的分类
公文分类的依据很多，现行最常用的有两种，一是根据行文关系可分为上行文、平行文、下行文。上行文指下级机关向其所隶属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的行文。一般地说，上行文是下级机关向上级领导机关、下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作、请示问题、请求给予领导和指导的文件。比如，企业中各部门报送给经理（厂长）办公室或董事会的报告申请便属于上行文。平行文，就是指同级机关或者不相隶属的没有领导、指导关系的机关之间的一种行文。比如，企业各部门之间，在相互联系或协商工作时，一般采用此函。又如，跨国公司或某一企业于各地区分理处之间的公函都属于平行文。需要说明的是，机关之间的上级与下级的关系并不等同于级别高与级别低的关系。在行政和业务上均无隶属关系的单位之间，即使地位有高下之分，但双方之间的行文关系仍然是平行关系。如某县公安局与邻县的县政府，某地方中学与某省军区，它们之间虽然地位、级别不等，但彼此之间联系工作仍应以平行关系行文。下行文是指上级领导机关对所属下级机关的一种行文。例如，企业的生产部门给各车问的文件，一般常用指示、决定、通知、批复等。一些面向群众的布告、通知等文件，也是下行文。
另外一种分类方法是根据中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》，规定了我国机关公文种类主要有14种，即：决议；决定；指示；意见；通知；通报；报告；公报；请示；批复；条例；规定；函；会议纪要。
第二节公文构成的基本要素
一、公文内容的构成要素
文章同一切事物一样，都是由一定的内容和与内容相适应的一定结构形式构成的。构成应用文章内容的因素是材料、主旨及文章所表现的情、理。但情、理在文章中不能独立存在，它是融合在主旨之中，并通过一定的材料来体现的，因此，材料和主旨是构成应用文章内容的两个基本要素。
1．材料
（1）材料及其种类
所谓材料，是指为了写作而采集的以及用以提炼、表现主旨的事实与观念，既包括作者在写作前搜集和积累的各种事实、数据、意见、观点、经验、问题以及上级的有关指示等，也包括用在文章中表现主旨的其他材料。
从不同的角度和标准，可把材料分为以下五个组类：
①从材料的来源、实践的界限来看，有直接材料和间接材料，即第一手材料和转手材料。
②从材料的形态特点及存在与认识的关系来看，有事实材料和观念性的材料（即理论材料），
③从时间跨度和时代界限来分，有现实材料和历史材料。
④从材料的性质及其在具体文章中的作用来分，有正面材料和反面材料。
⑤从材料的代表性、概括力来看，有个别的材料和综合性的材料。
材料是写作的对象。与写作的主体（即具有思维能力、能够运用一定的物质、精神手段从事写作活动的“现实的人”相对而言。材料是写作的客体。概括地说，一切对象化了的社会现象和自然现象、人类的物质生活和精神生活，都可成为写作的客体。但是应用写作的材料取向和文学写作相比，又有很大的区别。应用写作的客体虽然也具有相对广义的社会生活（直接或间接）的包容性，即既包括各种对象化的社会现象、自然现象，也包括他人的物质生产活动及其产品，他人的精神活动及精神产品，还包括对象化的作者自身。但是它对社会生活的包容只是相对的、，有限的，其材料的取向要以写作主体对某种信息的认知为基础，只限于同具体目的相关的范围之内，带有明显的实用功利性；要求写作主体坚持实事求是的原则，无论是面对何种材料，都追求来源可行，确凿无误，符合实际；作者对材料的加工和使用，必须尊重材料的客观真实性，不允许移花接木、张冠李戴、添枝加叶、排斥、夸张、变形和虚构。文学写作的材料取向则不然，写作主体以其对生活的心灵感应为前导，其思维、想像的空间非常广阔、自由；它以审美为核心，不带实用的功利性，强调材料的形象性、情感化；它追求艺术的真实，运用典型化的方法概括生活，通过艺术虚构创造典型形象等。
（2）材料的搜集、鉴别和选择
材料是写作的前提和基础，没有充分、翔实的材料是写不出好的应用文章来的。因此，从事应用写作，首先要搜集好材料，并且做好对材料的整理、加工和提炼工作。
搜集材料要兼收并蓄，越多越好。写作之前搜集到的材料常常是鱼目混珠、真伪相伴、菁芜杂处的，这就需要对搜集到的材料进行鉴别，并进行整理归纳、分析比较、研究推敲，寻查它的来源，分辨它的类型，确定它的属性，判别它的真伪优劣，认识它的价值意义，探讨它们之间的相互关系等。通过鉴别工作，看清它的特征，认清它的表象和实质，掌握其本质意义和旁属意义。这样，哪些材料可用，哪些材料不能用，也就心中有数了。这就为恰当的取舍打下了良好的基础。
选择材料是写作的重要环节。在写作时，只有根据所写文章的具体要求，对材料进行严格的挑选，取其最合用的适量材料，才能把文章写好。
选择材料须注意下列问题：
①要围绕主旨进行选择。写应用文章同写普通文章一样，必须首先把握材料与主旨的联系，根据表现主旨的需要决定材料的取舍。要把那些与主旨联系紧密，能够有力地表现、说明主旨的材料作为重点，用好写好。
②要选择真实、典型的材料。应用文章尚实求真，十分重视材料的真实性、可靠性，所以对所选材料要进行认真的核对。应用写作尊重客观实际，决不允许弄虚作假，因此，选材时要慎重。
典型材料是最有代表性和说服力的材料。它具体而又有鲜明的个性特点，同时又能体现出同类事物的本质特征和所具有的普遍意义。它是个性与共性相统一、具体性和普遍性相一致的材料。在写作中选取典型材料，可以收到以一当十的效果，能够较好地说明主旨，表现出事物的特色。
③要选择新颖、生动的材料。选取新颖、生动的材料，便于生发新意，能使文章内容新鲜，活泼引人。应用写作也应注意追踪时代的步伐，作者要站在科学思维的高度，用新的眼光考察各种现象，以高度的敏感发现新事物、新经验、新问题。要善于选用新的材料，表现出新的思想观念，这样，写出的文章才能体现出新的时代特点。
应用文章崇尚朴实平易，但决不排斥生动活泼。所以选材时也要注意选择具体、生动、富有表现力和吸引力的材料。用这样的材料写出的文章能引起读者阅读的兴趣，取得较好的效果。
2．主旨
（1）什么是主旨
应用文的主旨就是文章所表达的基本思想，它包括文章的主要意向或中心内容。主旨贯穿文章的始终，体现写作的意图，是文章的核心和统帅。文章所写的其他相关内容，都从属于它的主旨，或者是由主旨派生出来，为全面、深入地说明主旨，实现作者的写作目的服务。
以叙述为主的应用文章，其主旨表现为对人、对事的基本看法和处理意见，或是办理某些事情的要求与做法。以议论为主的应用文章，其主旨就是所表达的基本观点和主张。以抒情为主的应用文（如情书），其主旨就是通过情感的抒发而表现出的主要意向。以说明为主的应用文，其主旨就是通过对说明对象的解说，使人明白它的内涵、特性或成因等，从而理解它、掌握它，或者以便使用或制作。
（2）主旨的形成与提炼
有的应用文章，所说事情十分简单，内容单纯，篇幅短小，主旨的形成也很容易，无需多谈。而比较复杂的应用文章，其主旨的形成大体要经过这样一个过程。
首先是调查、了解情况，查阅有关资料，详细地占有材料。比如对某项工作的进程、对事件的来龙去脉、对矛盾的发展变化及其结果、对事物周围的情况等等，都需进行周密的调查；对当前出现的新情况、新问题、新经验，对国家有关的方针、政策、指示、法规，以及本系统、本单位的有关规定等，更要注意掌握。总之，了解事情的历史，把握它的现状，预测未来的发展趋势，广泛、详细地占有材料，是写作应用文章的前提，是提炼文章主旨的基础，必须切实做好。
其次是深入地研究材料，形成正确的观点。在研究材料的过程中，面对当前情况，要善于有针对性地提出问题、分析问题，探讨解决问题的途径，提出正确的意见，制订出切实的措施或办法。
应用文章的主旨形成和提炼的过程，是认识的能动发展过程，是在掌握材料、了解情况的基础上，经过反复的酝酿、思索或讨论，使认识逐步深化的过程。在此期间，通过对材料的去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的分析研究，使写作客体的情况与写作主体的认识相互渗融，相互作用，进而达到主体认识与客观实际的高度统一，从而确立文章的主旨。这样，文章的主旨才能符合实际，才会正确、全面、深刻地反映客观事物的本质及其发展变化的规律。
文章的主旨都是在材料的基础上提炼出来的，而对材料的分析研究，只有在正确思想的指引下，运用科学的方法去进行探讨，才能有所发现，才会得出正确结论。所以，正确的观念，科学的理论，对提炼文章的主旨有着重要的指导意义。
（3）对主旨的要求
应用文的主旨起码要符合下列三点：
①要正确。应用文的主旨要符合实际，符合科学，能揭示事物的本质，反映事物的内在联系和发展规律。有些应用文章的主旨还必须同政府的方针、政策、法规相一致。主旨是否正确，直接关系着应用文章的价值和生命。正确的主旨，能提高人们的认识水平和实践能力，推动物质文明和精神文明的发展；错误的主旨，会把人们导入歧途，在实践中造成严重后果。
②要集中。应用文章的主旨要简明、单一。一般说来，一篇应用文只能有一个中心思想，所以写作时要一文一事，而不可内容纷繁，头绪混乱，中心多杂。宋朝就曾规定，群臣奏议，均要“直述事状，若名件不同，应分送所属，而非一宗者，不得同为一状”。因为应用文章，尤其是行政公文，都有特定的受文对象，坚持一文一事，主旨集中、单一，能使文章中心突出，意思明确，目的清楚，也可防止行文关系的混乱，便于文件传递和处理，这对及时地解决问题，提高工作效率很有好处。
③要鲜明。观点明确，态度明朗。写应用文章，多用直笔，不用曲笔，不能用含蓄曲折的方法表现主旨，更不能模棱两可，含糊不清。东汉哲学家王充认为：“口则务在明言，笔则务在露文。高士之文雅，言无不可晓，指（即旨——引者注）无不可睹。观读之者，晓然若盲之开目，聆然若聋之通耳。”王充的这一主张，对后世应用文的写作产生了积极的影响。应用文的主旨。只有鲜明、突出，提倡什么，反对什么，要做什么，不准做什么，应该怎么做，不能怎么做，都明确地写出，才便于受文者说，使人明白它的内涵、特性或成因等，从而理解它、掌握它，或者以便使用或制作。
3．材料与主旨的关系
（1）材料是形成主旨的基础和依据。主旨不能凭空产生，它是蕴含在材料之中的，是从材料中分析、提炼、概括出来的。没有材料就没有主旨。
（2）主旨要靠材料来表现。在构思中，要以材料为根据提炼出文章的主旨，而在执笔写作时，必须选用相应的材料把主旨表达出来。材料是主旨的载体，在具体文章中，主旨必须要由一定的材料来表现、来支持、来说明。材料要为表现、深化主旨服务。
（3）主旨支配材料的选择和安排。主旨的形成要以材料为基础，要受材料的制约；但主旨一经确定，在写作时又会成为材料的统帅，支配材料的选择、剪裁、使用和安排。就是说，在写作时要根据表现主旨的需要选取典型的材料；要按照展开、深化或变更主旨的要求，来决定材料的取舍、详略、补充或更换；要从有效地表达主旨着眼，依据材料与主旨的联系是否密切，确定材料的主次详略，并把它合理地组织起来，给它在文章中安排一个适当的位置。
由上述可见，材料与主旨的关系是辩证统一的关系。因此，写作应用文章必须做到观点与材料的统一。
二、公文形式的构成要素
应用文章的形式是由结构、表达方式和语言构成的。标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等，是文章结构的有机组成部分。由于文章的内容和体裁各不相同，所以采用的结构形式、表达方式和语言也不一样。
1．结构
（1）结构的实质
文章的结构就是它的组织与构造，是文章的部分与部分、部分与整体之问的内在联系及展开序列，也即作者组织、安排文章内容的具体方式。它是文章各部分之问的内在联系和外部形式的有机统一。
文章的结构要反映客观事物固有的形态、构造、联系、秩序等方面的特征，受客观事物的存在形式和变化规律的制约，但又不是对客观事物的形状及变化的简单、机械的复制。作者在谋篇布局时，还要根据表达内容和读者接受的要求进行严密的构思，对所写的材料做出创造性的组织和安排，这样文章的结构必然又会表现出作者审视写作对象的独特视角，反映出作者分析、理解事物的步骤及认识发展的进程，体现其构思、谋篇的独特思路和创意匠心。所以，文章的结构实质上是客观事物的存在形式、构成特点及发展变化的逻辑顺序与作者观察、认识和表现客观事物的独特思路相结合、相统一的产物。
（2）应用文章的结构特点
①程式性。应用文章的结构不像普通文章那样富于变化，构思奇特、巧妙，而是具有约定俗成的惯用格式，因此，它的结构就有了程式性、类型化的特点。同一种类的应用文章，有其相对定型的结构模式，这就是它们的共性，人们掌握起来比较容易：而不同种类的应用文章，又有其不同的结构体制，这又是它们的个性所在。认识了不同种类应用文的结构特点，有助于我们掌握各种应用文的不同功用和写法。
②周全性。应用文章不论篇幅长短，都要严密周全，不得缺前少后，丢三落四。因为它有程式性、类型化的特点，所以它的每一个组成部分都不宜任意更改和省略。比如书信，前边的称呼、问候，后边的祝愿、致礼，以至于署名、日期等，都要齐备无缺。行政公文、司法文书的要求更为严格，其结构中的任何一个部分，都应按照统一的格式和要求来写。章程、条例、合同、契约等更是无懈可击，一应事项都须考虑周到，稍有疏忽，就会给人留下可乘之隙。应用文章严密周全的特点，既表现在它的内容上，也表现在它的结构上，我们应当充分重视。
③单一性。应用文章的篇章结构单一、平直，没有曲径通幽式的曲折变化，也不用倒叙、补叙和插叙；没有奇峰突出的波澜起伏，更不设置悬念、误会和巧合；不采取复线的结构形式，更不用意识流、多角度、全方位、立体交叉等方法进行构建。它一是一，二是二，线索单纯，平铺直叙，如实道来，不以独出心裁的奇巧结构取胜。
④条理性。有许多应用文章都采用分条列项的写法，章节条款眉目清晰，言之有序，层次分明。阅读起来，直观明了，易懂易记。
应用文结构的上述特点，都与它的实用性密切相关，这些特点是在长期的写作实践和实际应用中逐步形成的，它适应于表现内容的要求和应用的需要，便于读者接受，有利于提高办事效率。
（3）安排应用文章的结构应注意的问题
应用文章的结构比起普通文章来简单得多，掌握起来比较容易，但却不能因此而轻视。作者在写作中要有认真负责的精神，一丝不苟的态度，要有比较丰富的经验和较高的能力，应该做到思维清晰而缜密，文章简明而严整。在安排结构时，要注意下列问题：
①理清思路。思路是作者观察事物、思考问题、构思文章、表达内容时思维运行的路线。作者的思路同文章的结构有着密切的关系。这是因为，思路的走向既受着客观事物的存在形式及发展规律的制约，也体现着作者观察事物、分析问题的独特角度，表现着作者对事物的独特感受和理解，反映着作者构想文章、组织材料的步骤和方法。作者的思路在文章中的表现形态就是文章的结构线索，即把文章的全部材料连续成一个有机整体的基本脉络。所以，作者的思想如何，直接影响着文章的结构：思路清晰，文章就贯通流畅；思路严密，文章就完整周全；思路富有条理性，文章就层次分明，井然有序。而思路混乱不清，则是文章结构出现毛病的重要原因。可见，要处理好文章的结构，作者必须首先理清思路。
对应用文章的结构来说，作者的思路要符合下列要求：——思路依照客观事物的结构形态逐次展开，按照事物的变化轨迹和相互之间的关系循序行进。
——思路要遵循人们思维的共同规律。
——思路要清晰严密，以便条分缕析或步步深入地阐述问题，并且无所疏漏。
——思路要从作者分析、理解事物的独特视角出发，沿着一定的逻辑路线向前思考、发展，体现出自己的创造性想法，以便写出精辟的见解。
②突出重点。虽然应用文章的结构单一、平直，但文章内容的主次和详略又是不能忽视的，所以，在处理、安排材料时就不能平均使用力量。对与主旨关系密切的重要内容和材料，要作为重点，安排在突出的位置，使用较多的笔墨，认真写好；对次要的内容和材料，可一笔带过，点到为止。对与主旨无关的材料，要毫不吝惜地舍弃。有主有次，剪裁得当，就可消除芜杂臃肿之累。
③符合规范。应用文章的结构具有程式性的特点，因此写作时要按照规范的格式构建自己的文章。应当写什么像什么，总不能把计划写成演说词的样子，把命令写成请示。如果违反了规范格式，轻则给人留下笑柄，重则贻误工作，造成不应有的损失。
2．语言
语言是思维的直接现实，是人类最重要的交际工具，也是进行写作，表达内容、构成文章的物质手段。离开语言，就不会有文章写作；语言文字的表达效果如何，直接关系着文章的质量。所以要充分认识语言对写作的重要作用。
（1）应用文章的语体要求
所谓语体是指在一定的语言环境中形成的具有一定的表达特点、风格和语感的语言体系。人们在运用语言进行交际的过程中，由于交际的目的、讲述的内容，以及对象、范围、方式的不同，便逐渐形成了各具特点的语言表达风格，这就有了各种不同的语体。从语言的传播方式来分，有口头语和书面语两种语体。从表达的内容和功能来分，有文艺语体、新闻语体、科技语体、政论语体、事务语体（公文语体）等。
应用写作对语言有许多特殊的要求，而总的要求是必须得体，就是一定要根据各种应用文的写作目的、文章用途、受文对象、作者身份等情况，运用贴切的语言进行表述，使文章的语言符合一定的语体特点。应用文的语言不能失体，一失体就有伤大雅，甚至会令人啼笑皆非，其效果可想而知。
应用文章所用的语言主要属于事务语体，但也有的可以使用文艺语体，如文艺性的说明文、解说词等，还有的则会用到科技语体，如科学实验报告等，而大多数的直用文章都应使用事务语体。
（2）应用文语言的主要特点
事务语体是机关、团体或个人之间用以处理政务或事务的语言形式，适用于应用文章。其主要特点和要求是：
①准确、严谨。准确主要表现是概念清楚，判断恰当，推理严密；选词准确，语句符合语法规范，没有逻辑错误；所用引语和数据精确无误。严谨就是句式完整，表达周密，内涵、外延清楚，富有科学性、分寸感，不会发生歧义。
②庄重、典雅。应用文的语言要庄重、得体，雅正不俗，决不信口开河，矫揉造作，扭捏作态，也不能油腔滑调，轻漫浮华，粗野不堪。
③质朴、平正。应用文章的语言质朴无华，信实可靠，稳妥自然，不过头、不偏激，更不离奇、荒诞，不故作令人惊奇危惧之笔，也不追求词藻的华丽。叙事原原本本，简明扼要地陈述；说理则中肯透彻，一语中的。
④简约、明白。就是语言精炼、干净，畅达易懂，力求用最简练的文字表达最大容量的内容，做到”文约事丰”，言简意明。宋代的曾巩在《南齐书目录序》中说：”号令之所布，法度之所设，其言至约，其体至备，以为治天下之具。”他把公文语言的简约和体式的完备统一起来，同视为治理国家的重要条件，足见公文语言要简约的重要。
⑤鲜明、生动。表意要清楚，直截了当，要显示出坚持真理、是非分明的风格特点。
应用文章的语言也要生动活泼，这一要求当然也与普通文章不同。它主要是指从实际出发，根据不同文体的特点和需要，去陈言，脱俗套，出新意，富有创造性。作者要善于寻找新的语言形式，写出自己的语言特点，从而增强文章的新鲜感、说服力。要摒弃陈词滥调、空话和套话，力求写得活脱，使人爱读。
第三节规范的公文格式
公文有一定的格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。统一和规范公文格式，是为了准确、有效地拟制、收集、传递和存贮公文信息，提高公文处理的效率，以适应现代化管理工作的需要。
一、公文用纸的尺寸与规格
目前国内各机关公文用纸一般采用16开型（长260毫米、宽184毫米），有条件的机关和涉外部门，可推荐采用国际标准A4型（长297毫米、宽21O毫米）。为实现文件的现代化管理，并节省复印、缩微等方面的用纸，公文用纸将逐步推行国际标准A4型。布告、公告、通告等公布性的公文用纸幅面尺寸可根据实际情况需要确定。需要注意的是，公文装订一律在左侧订口处。公文纸上边缘要留有宽约20mm±O．5mm的上白边，又称天头；下边缘要留有宽约7mm±0．5mm的下白边，又称地角；左边缘要留有约20mm±0．5mm的左白边，又称订口；右侧留有宽15mm±O．5mm的右白边，又称翻口。
二、公文的格式
公文正文格式主要由公文的文头、行文、文尾三要素组成。
1．文头部分
公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
（1）公文格式代码
公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由9位阿拉伯数字码组成，标识于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码，使每一份文件都有惟一的标识，以便于计算机识别和处理。时，每份的顺序编号。它的作用主要是针对秘密文件，有了印制顺序号，在登记、分送和清退时均可对号核点，以便于查明责任，加强公文管理。
印制顺序号一般用6位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方位置，前面冠以“No：”符号。数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。
（3）秘密等级
秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。
文件密级的标注位置在文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。
（4）紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时间要求，又称缓急时限或处理时限。紧急文件应根据紧急的程度分别标明“特急”、“加急”或“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标明紧急程度的位置在文件首页文头左上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。紧急程度应在信封上加盖戳记注明。
限时送达的文件须在文件封面上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。
（5）收文处理标记
收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。在收文处理标记中标明档号，即综号、目录号、案卷号，是很重要的，它方便文件归档以后的查阅与保管，特别是适应了部分档案文件不予装订的具体情况，标明档号则有助于防止文件的散失。
收文标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理标识。
（6）文件版头
文件版头简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。
文件版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如《中共中央文件》、《国务院文件》、《中央××省委文件》、《××省人民政府文件》等。
文件版头大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体一般选用仿宋体，给人以庄重、美观、大方之感。版头下面有一间隔横线，作为文头区域和行文区域的分界线。有的文件在间隔线中间印上一颗五角星。间隔线与版头一样套红印制，表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红文头的文件，通常称为“红头文件”。
在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排在上面或前面。
（7）发文字号
发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度（两边加方括号）和发文顺序号组成。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。
例如：“厂财发［1993］5号”，代表某厂财务室1993年第5号发文；“厂组发［1993］10号”代表某厂组织科1993年第10号发文；“厂办发［1993］15号”，代表某厂办公室1993年第15号发文。
编排文字号要求准确、稳定、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如上例中的“厂”，代表某厂；“财”代表财务科（室）；”组”代表组织科（部）；“办”代表办公室。
机关代字一经确定，就不能轻易改变。同一机关的机关代字若前后不同，将会给公文的制发和处理工作造成混乱。发文年号要写全，用方括号括人，不要将［1993］写成［93］，也不要将发文年度置于机关代字之前；机关代字如用“×发”，发文顺序号之前不必加“第”字，机关代字如用“×字”，序号前须加“第”字，写成“××字［199×］第×号”。
发文字号的书写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写”第×号”。
（8）签发人姓名
在文件中标注签发人姓名，是表示文件生效并对该文件内容郑重负责的一个标志，一般供上行文选用。
2．行文部分
公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。
（1）公文标题
公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类，也就是说，一个完整的公文标题应当由三个部分组成：
发文机关名称；
公文主题（事由）；
文种名称。
（2）题注
题注是指对文件标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。例如：题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。需要说明的是，一个文件若采用题注这种形式，便不再用主送机关、发文机关署名、成文日期等项目。
（3）主送机关
主送机关是指主要受理公文的机关，也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。一般来说哪个机关负有收受、办理公文的责任，哪个机关就是主送机关。主送机关又称主送单位或行文对象。
主送机关的位置应在正文之上，公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。根据机关类型中间用顿号或逗号，末尾加冒号。
（4）正文
正文是文件的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。
正文的结构一般分为导语、正文主体与结束语三个部分。导语部分一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份文件的依据、目的或原因。
①依据式。即简要地说明发文的依据。通常用“根据”或“遵照”等介词和宾语组成介宾结构开头。例如，“根据上级指示……”。
②目的式。即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为”、“为了”等介词与它的宾语组成介宾结构开头。例如，“为了更好地贯彻职代会的精神……”。
③原式。即简要说明发文的原因。通常用简洁的语言，用叙述、说明中夹叙夹议的方式开头。
正文的主体是公文的主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于文种不同，引文目的不同，其写作的具体要求也不同。对各个不同文种的写作特点和要求将在后面有关章节详叙，这里只就其一般要求概括几点：
①内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接。
②所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的问题和办法要切合工作实际，切实可行。
③内容涉及的有关部门经过协调会商，取得一致意见。
④在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。
结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。由于公文的文种不同，行文目的不同，以及行文关系等因素，结束语应有不同的写法。一篇公文，如果内容正确，表达也清楚，但结束语使用不得体，也达不到行文的效果，如上行文的结束语一般用“以上意见当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”或“以上报告，请审阅”等。平行文的结束语一般用“专此函达”，“敬希函复”，“特此函告”等。下行文的结束语一般为“此令”，“此复”，“希遵照办理”，“希贯彻执行”等语。也有一些公文不使用上述习惯的结束语，如一些下行公文以及法规类公文，往往是顺理成章，意尽言止；或分条列项，自然终结。有的则提出希望或号召结束全文。
（5）无正文说明
无正文说明是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。
必须指出，文件在排印时，应尽量避免出现“（此页无正文）”的情况。需要在文件的页面上标注“（此页无正文）”，必须掌握以下两点：
①只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效标识分离状况时。
②“（此页无正文）”的标注位置应在发文机关落款的右上方第一行顶格书写。
（6）附件说明
附件说明是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。
公文附件的形式一般有图像、目录、名单、简介及其他有关文件材料。
附件说明位于正文或无正文说明的左下方、公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。然后，在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件材料。
（7）发文机关署名
公文的发文机关应使用全称，如：“北京市人民政府”，或规范化的简称，如“中共中央”，写在正文下边偏右处；印有文件版头的公文可以不写，只在发文日期中间加盖公章。
（8）成文日期
成文日期指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年月日要写齐全，不得有任何省略。
公文的成文日期有以下几种情况：
①在一般情况下，以领导人签发日期为准，即机关领导人在定稿上的签发日期，或在“公文拟制单”上批示签名的具体日期。
②经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。如：在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明“（1988年4月13日通过）”字样。
③法规性文件以批准日期为准。法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应同时注明施行日期。
④两个以上机关联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。
⑤一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期以它们的印发日期为准。
公文的成文日期标注在发文机关署名下方的，不论其文字多少，都要注意二者的左右距离相称。
（9）机关印章与领导人签署
机关印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。机关印章是由上级机关颁发的，表示授予它以法定的职权。国务院规定了国家机关印章的形状、尺寸、字体和制发办法，并且规定凡伪造印章或使用伪造印章者，依法予以惩处。
公文用印的位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月，一般视印章大小压成文日期4～7个字，盖印不能歪歪斜斜，模糊不清。
要注意文件加盖的机关印章应与文件版头、公文标题和落款中的机关名称相一致。若最后一页只有一两行正文或注“（此页无正文）”时，落款、成文日期和印章应位于页面上方的三分之一处。
合同、协议书以及联合发文，须经签署合同、协议书的机关单位以及联合发文的有关机关共同加盖印章方能生效。
以上（7）、（8）、（9）所述的发文机关、成文日期、机关印章与领导签署统称为“文件生效标识”。
（10）注释或特殊要求说明
注释或特殊要求说明是用以说明公文中在其他区域或不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语。或用来表示公文的阅读传达范围、使用方法等。
阅读（传达）范围的标注位置在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括人。
3．文尾部分
公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明等项。
（1）主题词
主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。
公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性：一是“主题性”，即它表现公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题的；二是”技术性”。因为主题词的另一作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。主题词的位置在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。
公文的主题词国务院已有统一规定，共有786个主题词表。公文的起草者在选用主题词时必须注意准确、有层次，不要把标题和主题词混淆。
（2）抄送机关
抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。也就是说，公文的内容除了主送机关之外，还有哪些机关需要了解或请哪些机关协助办理的，就可以将公文以抄送的形式送达。
抄送机关标注在主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送机关名称要用全称或规范化简称。当抄送的机关单位较多时，应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。
要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用“顿号”，不同性质或不同级别的机关之间的停顿用“逗号”，以示区别。
（3）印发说明
印发说明又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。
印制单位一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日；印制份数是该份文件所印的数量。
第四节严谨的公文表达
一、公文的表达方式
1．叙述
什么叫叙述？把人物的活动、经历，事情的发生、发展以及事物的变化过程表达出来就叫叙述。在应用文章中，叙述是一种最基本、最常用的表达方式。凡是需要交待过程、显示发展、反映变化的地方，都要用这种表达方式。
在应用文章的写作中，叙述的作用有三：介绍人物的事迹、经历；交代事情的前因后果，陈述事件发生、发展的过程；为议论提供事实论据。
（1）叙述的要素
叙述要交代清楚六个“什么”，即什么人、什么事、什么时间、什么地点、什么原因、什么结果。这六个“什么”也就是大家常说的叙述六要素。
为什么说这六个“什么”是叙述的六要素呢？这是因为，叙述时如果不交待清楚这六个问题，就叙述不清楚，叙述不明白。叙述总得有对象，叙述的对象主要是人物和事件，而人物和事件都占着一定的时间和空间。时间显示着人物、事件运动和发展的过程，空间规定着人物、事件存在与活动的场所，如果离开了时间和空间，人物、事件就无法被人认识。又因为人物的活动、事件的发展都有其前因后果、来龙去脉，所以，叙述时还应将原因、结果交待清楚。
在叙述中有时可以省去原因，有时可以省去结果，但是人、事、时、地这四个要素是无论如何也不能省的。
（2）叙述的人称
叙述的人称实际上是叙述的立足点，即作者站在什么位置，从哪个角度叙述人物、事件，用什么身份、什么口气叙述。对于人物的活动、事情的发展，如果没有一个确定的立足点和角度，是没法把它们叙述清楚的。
第一人称叙述有三大优点：一是可以给读者以真实感、亲切感。增强文章的感染力；二是便于直接抒发自己的感情；三是便于揭示和剖析自己的内心活动。第一人称叙述的局限性在于，它要受时间、空间的限制，凡叙述人看不见、听不到的内容均不能写。
作者站在“局外”客观的立场，以第三者的口气叙述，这就是第三人称的叙述。因作者是叙述别人的事情，所以称文章中的人物为“他”（或“他们”）。第三人称叙述不受时间、空间的限制，灵活、自由，所以多数应用文章都用第三人称来叙述人物的活动、事情的发展经过。
（3）叙述的类型
根据叙述的详略情况，可以将叙述分为概括叙述和具体叙述。概括叙述又叫略述、简述，具体叙述又叫详述、细述。
在应用文章的写作中，作者常常是将概括叙述和具体叙述结合起来使用。好的应用文章都能做到有详有略，详略得当。
一篇调查报告或一篇总结，往往先概述一般情况，然后再举典型事例加以说明。“一般情况”就用概括叙述，内容要简明扼要，而“典型事例”则用具体叙述，尽量做到具体、详细。在这里，概括叙述与具体叙述是互相配合，交错使用的。
在一篇需要用叙述这一表达方式的应用文章里，没有概括叙述行不行？不行，那样文章势必冗长。读者读了不得要领；没有具体叙述行不行？也不行，那样文章便会流于空泛，文章只有些条条、概念，而没有具体内容，读者便不爱读。因此，写文章时应围绕中心做到有详有略，详略得当，才会有较好的表达效果。
（4）叙述方法
在应用文章的写作中，叙述的方法主要有顺叙、倒叙、插叙等几种。
①顺叙。按照客观事物发生、发展的先后次序进行叙述，是一种最基本、最常用的叙述方法。
顺叙的特点是一贯而下，脉络清楚，井然有序。采用这种方法可以将人物的经历、事件的发展过程，有头有尾地叙述出来，来龙去脉十分清楚。
②倒叙。把事件的结局或事件中最突出的片断提在前边叙述，然后再按事件的发展顺序叙述。倒叙实际是顺叙的变形用法，即把结局（或突出片断）提到开头，叙述结局（或突出片断）后依然是顺叙，按时间顺序从头至尾叙述，最后写到结局，与开头的结局相衔接，相呼应。
倒叙的作用有二：一是可以突出结局（或重要的片断）。而这样的结局或重要片断往往与主题有关，实际也就起到了突出主题的作用；二是可能造成悬念，抓住读者，引起读者强烈的阅读兴趣。
③插叙。在原来叙述的进行中，由于表达需要，在适当的地方插入另一段叙述。插叙的内容与中心事件的关系一般是补充、注释、对比、说明的关系。恰当地运用插叙，可以丰富文章的内容。深化主题；可以使文章结构富于变化。
2．说明
说明就是以简洁的语言解说事物（实体事物）、剖析事理（抽象事物），对事物的形态、构造、成因、性质、种类、功能，或对事理的概念、特点、来源、演变、异同等作明白的解说。说明这种表达方式在应用文章写作中运用广泛。
说明的方法很多，下边介绍几种常用的方法。
①比较说明。比较说明是将两种或两种以上的事物作比较，通过比较来说明事物的现象、本质、特征、规律。如，为了说明土星的位置、与太阳的距离、公转速度、“体重”、体积、比重等特性，可以用人们所熟悉的地球、木星、水、奶油等事物与之比较，通过比较人们便清楚了。
比较说明主要有两种方法：一种是同类事物相比，即将同类型的两种或多种事物加以比较，借以说明事物；一种是异类事物相比，即将不同种类的两种或多种事物加以比较，借以说明事物。
比较说明的优点是，能使说明的内容具体、生动、形象、突出，给人以鲜明、深刻的印象。
运用比较说明法说明事物要注意两点：一是用来相比的事物必须同所要说明的事物有某些相同或相似之处；二是拿来相比的事物应是人们熟悉的、容易理解的。
②举例说明。有的事物直接说明特点和本质不太容易，如果能举例说明，读者就容易明白。用实际事例来说明事物，这种说明方法叫举例说明。举例说明能够把抽象、复杂的事物和事理说得清楚、明白，把物态、物象说得具体、生动。
③分类说明。把被说明的事物按一定的标准分成若干类别，逐类加以说明的方法叫分类说明。
给事物分类要坚持统一的标准，在一次分类中，既不能同时使用两个以上的标准，也不能中途变换标准，要自始至终坚持使用一个标准。再一个要求是，所列举的种类不能遗漏，也不能相互交叉。
④数字说明。用具体数字说明事物的情况、特点，这种说明方法叫数字说明。
⑤概括说明。用高度概括的语言对事物作概要的说明，这种说明方法叫概括说明。概括说明具有言简意赅的特点，即能以简短的文字表达全面而深刻的内容。
3．议论
议论就是议事说理，是作者对客观事物或问题进行分析、评论，发表自己的看法，表示自己的观点和态度，或者证明自己的观点和主张是正确的，或者驳斥别人的观点和主张，指出其是错误的。
议论是应用文章的最基本、最常用的表达方式，在应用文写作中使用十分广泛。
（1）议论的要素
论点、论据、论证是议论的三个基本要素。论点是作者对所论述的问题提出的见解和主张，也就是作者对这一问题所持的基本观点、基本态度。一篇议论性的应用文章，如科技论文或毕业论文，只有一个中心论点。有些科技论文内容比较复杂，为了论述得更加严密、透彻，围绕中心论点再提出几个从属的分论点。这些分论点对所论述的部分来说是论点，而对中心论点来说同时也起着论据作用，是为中心论点服务的。对论点的要求，首先是正确，其次是鲜明。
论据是用来证明论点的材料。可作为论据的材料分为两类：一类是事实论据，它包括现实材料、历史事实、经验以及统计数字；另一类是理论论据，它包括革命理论（主要指革命导师的言论）和科学道理（包括自然科学和社会科学的原理、定律，以及格言、警句、成语、谚语等）。这些都是从实践中总结出来，又被实践反复证明是正确的。此外有一些寓言、神话也可作论据材料。这些内容虽属虚构，但它们实质上是人们对社会现象的概括，在一定程度上反映了生活的真理。对论据的要求是：准确，典型。只有用准确而又典型的论据证明论点，才能使读者感到可信。
论证是运用论据证明论点的过程和方法，反映了论点和论据之间的逻辑关系。论证要合乎逻辑，就是要能体现论点和论据之间的内在联系，符合客观事物的发展规律。
（2）论证的方式
论证的方式有两种：一种是以阐述正确论点为主，即以“立”为主，叫立论，也叫证明；一种以对反面论点的驳斥为主，即以“破”为主，叫驳论，也叫反驳。
①立论。立论就是对某个问题正面提出自己的见解和主张，并且以确凿的事实和充足的理由，证明自己观点的正确。
证明最基本的方法是归纳法、演绎法和类比法。
归纳法是由个别列一般的论证方法，即从许多个别事例的分析中。归纳出一个共同的结论。
演绎法是从一般到个别的论证方法，即根据已知的一般原理（或结论）来推导出个别结论。演绎法一般由三个判断组成，一个判断是指一般的理论、原则，叫大前提；另一个判断是指要论证的个别事物，叫小前提；第三个判断是推出对个别事物的结论。如：人前提，正义的事业是任何敌人也攻不破的；小前提，我们的事业是正义的；结论，我们的事业是任何敌人也攻不破的。
类比法是根据已知事物的某种特点，证明类似的另一事物也具有某种特点的论证方法。要正确运用类比法，必须用同类事物或事理进行比较，而且要根据类比对象共有的本质属性来进行推理，否则是不能得出正确结论的。
证明的方法除归纳、演绎、类比外，常用的还有例证法、引证法、因果论证法、反证法等。
②驳论。驳论就是驳斥错误的或反动的思想观点。反驳别人错误的或反动的言论，从而表达自己正确的见解和主张。
反驳可以反驳对方的论点、论据或论证。
反驳论点。就是对对方的论点加以反驳，证明它是错误的或反动的。反驳论点的方法很多，常用的有两种：一种是举出对方论点，用事实和道理加以驳斥，把它驳倒；另一种是归谬法，假设对方的论点是可以成立的，然后加以合理引申，得出荒谬的结论，使敌论不驳自倒。
反驳论据，就是对对方的论据加以反驳，用事实和道理证明它是虚假的、片面的或靠不住的。驳倒了论据，论点也就站不住了。
反驳论证，就是指出对方的论点和论据之间没有内在的逻辑联系，由论据推不出所要证明的论点。
以上介绍的几种反驳方法在应用文章的写作中实际上往往是结合起来使用的，反驳论据和论证最终还是为了驳倒对方的论点。
4．描写
描写就是用生动的语言对人物、事物、环境作具体、形象的描绘和刻画，把他（它）们的形貌、状态、特征活生生地再现出来，使读者如见其形，如闻其声，如临其境。
机关行政公文、机关事务文书、财经文书、司法文书、科技文书等应用文章的写作，要求叙述求实，说明严谨、平直，而忌用生动的描绘。这些文章写作时都不用描写这一表达方式；日记、书信、商品广告等应用文章，根据表达的需要有时要用到达一表达方法。
运用描写这一表达方式要注意两点：一是目的要明确，要为更好地表现主题、突出主题服务；二是要抓住特征进行描写。
5．抒情
抒情就是作者或文章中的人物的主观感受的表现和抒发，也就是抒发感情。
抒情的方法主要有两种：直接抒情与间接抒情。
直接抒情即感情的直接倾诉。间接抒情即依附于事、依附于理、依附于景的抒情。
在机关行政公文、法律文书、科技文书，以及财经文书等应用文章的写作中，是不用抒情这一表达方式的。有一些应用文章，如市场调查与预测、经济活动分析报告、调查报告，以及典型材料等有时会用到抒情这一表达方式，但也是间接抒情，即通过叙述抒情，通过议论抒情，而很少用直接抒情的方法。只有在书信、口记、解说词这些应用文章中偶尔会用到直接抒情的方法。
二、应用文章的表选特点
1．叙述、论证、说明是应用文章的基本表达方式
叙述、描写、议论、说明、抒情是文章的五种表达方式。对于应用文章来说，叙述、议论、说明是基本表达方式。
2．应用文章叙述、议论、说明的特点
叙述朴素、准确。应用文章的叙述与普通文章中记叙文的叙述是有区别的。存记叙文中，作者为了使文章生动些，叙述时可以运用多种修辞方法，使用丰富的形容词加以修饰；而应用文章则不行，特别是在机关行政公文、机关事务文书、司法文书、科技文书中，需要叙述事实时则要求朴朴素素地、准确地将事实叙述清楚，一般不用形容词。也不用修辞手法。
议论鲜明、严肃。应用文章在议论、说理上也有自己的特点。在应用文章中要求旗帜鲜明地、严肃地、直截了当地表达自己的观点。应用文章应对所论述的问题进行认真的分析，阐述清楚客观事物的本质特征和内部规律。应用文章的议论、说理应是公正的。公正的说理，才能令人信服。应用文章的议论说理是据事说理，不作理论上的论证，这一点是与普通文章中的议论说理有所不同的。
说明平实、恰当。普通文章的说明文，特别是文艺性说明文，有时为了收到更好的表达效果，常常使用渲染、夸张、拟人等手法；而应用文章中的说明则不行，应用文章中的说明要求平实、恰当、有分寸。
