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第20章 沟通的位差效应—将交流建立在信任之上

【沟通的位差效应】来自领导层的信息只有20%~25%被下属知道并正确理解,而从下到上反馈的信息则不超过10%,平行交流的效率则可达90%以上。

【经典诠释】平等交流是企业有效沟通的保证。

沟通的位差效应是美国加利福尼亚州立大学对企业内部沟通进行研究后得出的重要成果。研究发现,来自领导层的信息只有20%~25%被下属知道并正确理解,而从下到上反馈的信息则不超过10%,平行交流的效率则可达90%以上。进一步的研究发现,平行交流的效率之所以如此高,是因为平行交流是一种以平等为基础的交流。为试验平等交流在企业内部实施的可行性,研究者试着在整个企业内部建立一种平等沟通的机制。结果发现,在企业内建立平等的沟通渠道,可以大大增强领导者与员工之间的协调沟通能力,使他们在价值观、道德观、经营哲学等方面很快达成一致;可以使上下级之间、各个部门之间的信息形成较为对称的流动,业务流、信息流、制度流也更为通畅,信息在执行过程中发生变形的情况也会大大减少。由此可得出了一个结论:平等交流是企业有效沟通的保证。这就是沟通的位差效应的来源。

现实中,许多企业管理者都没有发现沟通的位差效应。他们强调沟通,却忽视有效沟通渠道的建立。企业规模不大时,这种问题可能表现得不是很明显。但当企业发展到一定规模的时候,必定会出现沟通上的问题,从而影响企业的发展。如果不能很好地解决这些问题,企业发展就会严重受阻。

在企业中,信息的交流主要有三种:上传、下达、平行交流。前两种是不平等交流,后一种总体上是平等交流。要想扩大沟通的有效性,就需要把平等的理念注入前两种交流形式中。

当管理层次增加以后,基层的声音就很难传达到高层领导那里。要解决这些问题,最好的方法就是打破上下级之间的等级壁垒,尽可能实现平行交流。

那么,什么是平行交流呢?平行交流,就是领导者在消除等级障碍的前提下,以与员工平等的姿态在企业内部进行的各种交流,它的核心理念是平等与信任。

一般来说,与平行交流相对的、存在等级障碍的沟通机制的效率是非常低下的。它的沟通过程为:管理者下达命令→逐级传递→员工接收→完成工作→逐级反馈→管理者获得完成信息。由于在每一次传递过程中都可能出现不同程度的误传、少传等现象,所以,从一个命令的下达到反馈相应的执行结果,其间产生的偏差是惊人的。因此,许多优秀企业都十分注重应用平行沟通法则,这种沟通法则能有效消除沟通机制中的等级障碍,改善沟通环境。

商界奇才、日本松下电器公司创始人松下幸之助就十分提倡平等交流,他本人从来不以管理者的姿态对待自己的员工,而以一种平等的姿态对待员工、和员工交流。

平等的沟通渠道为松下电器带来了巨大的财富,同时给企业管理者以下启示:有平等才有交流,有平等才有忠诚,有平等才有效率,有平等才有竞争力。

打破官位鸿沟,做到平等交流

美国著名学者约翰·奈斯比特说过:“未来竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通。”现代管理有7种职能,即计算、组织、人事、指挥、协调、报告、预算。7种职能中的任何一项都离不开沟通,世界上卓有成效的企业无不是沟通极为成功的企业,日本的松下公司即是如此,其创始人松下幸之助有句名言:“伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通。”这句话可谓道出了沟通的真谛以及沟通在未来发展中的重要性。

当今,许多企业管理者已经认识到沟通的重要性,却找不到沟通的方法,以致自己的管理工作得不到顺利开展。其实,做到良好的沟通并非我们想象得那么难,最重要的是把握好沟通技巧。而沟通的首要技巧便是打破上下级之间的官位鸿沟,做到平等交流。只有沟通当事人双方做到状态上的平等,才会讲真话,讲实在话,才会提高问题的解决力。在沃尔玛,平等交流得到了完美的体现。

美国沃尔玛公司的创始人山姆是一位成功的企业家,他的成功一半应归功于他与员工卓有成效的平等交流。在与人交流方面,山姆绝对是一位大师,他会将每一个员工都聚集起来,抓起一把花生米,走到店后面,让所有的人坐在地板上,他单膝跪在地上同他们讲话。他会十分诚恳地与员工谈话,会让员工把自己的想法全部谈出来,他也会看着一个人对他讲话,而其余的一切都仿佛消失了……山姆之所以如此重视与员工之间的平等交流,是因为他很早的时候就将公司的管理浓缩为一点——平等沟通。

沃尔玛还有一条规定:上至山姆,下至采购员,每周都必须花3~4天的时间巡视商店,公司专门准备了12架飞机以供巡视使用。山姆认为,管理人员必须要亲临现场,了解和处理店中的一些事务。每当从一个地方返回时,山姆总要带回一些数据,然后坐下来与自己的下属们交流,从而确定最佳的营销方案。

正是这种平等沟通的精神,造就了沃尔玛员工对公司的强烈认同感和主人翁精神。在同行业中,沃尔玛的工资不是最高的,但员工以在沃尔玛工作为荣,因为在沃尔玛员工与管理者是彼此平等的合伙人关系。

面对面的沟通是最有效的沟通

面对面的沟通是最亲切、最有效的沟通方式。通过面对面的沟通,管理者可以直接感受到员工的心理变化,在第一时间正确地了解员工的真实想法,从而将存在的问题快速解决。

道纳森公司是一家生产如螺旋桨叶片和齿轮箱的普通产品公司,主要满足汽车和拖拉机行业普通二级市场的需要。麦迪逊接任公司总经理后,他做的第一件事就是废除原来厚达57厘米的政策指南,代之以只有一页篇幅的宗旨陈述。其中最重要的一项是:面对面的交流是联系员工、保持信任和激发热情的最有效的手段。关键是让员工们知道并与之讨论企业的全部经营状况。

麦迪逊非常注重面对面的交流,强调同一切人讨论一切问题。他要求各部门的管理机构和本部门的所有成员之间每月举行一次面对面的会议,直接、具体地讨论公司每一项工作的细节情况。

麦迪逊掌管道纳森公司的几年里,在并无大规模资本开支的情况下,员工人均销售额猛增了3倍,一跃成为《幸福》杂志按投资总收益排列的500家公司中的第2位。

高效的沟通是企业日常工作的重要法宝之一,而要使沟通高效化,必须做到面对面的交流。面对面的交流,更容易将工作中存在的问题剖析清楚,进而找到问题的症结,将问题以最快的速度解决。

那么,在实践中,管理者在面对面交流时,应该掌握哪些策略、注意哪些细节呢?对此,成功学大师拿破仑·希尔有其独到的见解 ,他认为,高效的沟通者在与人面对面沟通时,应当采取以下策略:

策略一:80%的时间倾听,20%的时间说话。

很多管理者在倾听时常常出现以下情况:很容易打断对方讲话;发出认同对方的“嗯”、“是”等声音。较佳的倾听却是完全没有声音,而且不打断对方讲话,两眼注视对方,等对方停止发言时再发表自己的意见。更加理想的情况是让对方不断发言,越保持倾听,你就越有控制权。

在面对面沟通过程中,20%的说话时间中提问的时间又占了80%。问题越简单越好,是非型问题是最好的。当管理者运用自在的态度和平缓的语调时,一般人更容易接受。

策略二:沟通中不要指出对方的错误,即使对方是错误的。

沟通的目的不是去不断证明对方是错的。不赞同对方的想法时,还是要仔细听对方话中的真正意思。若要表达不同的意见,切记不要说:“你这样说是没错,但我认为……”而最好说:“我很感激你的意见,我觉得这样非常好,同时,我有另一种看法,不知道你认为如何?”“我赞同你的观点,同时……”要不断赞同对方的观点,然后再说“同时”,不说“可是”、“但是”等。

策略三:善于运用沟通三大要素。

面对面沟通的三大要素是文字、声音以及肢体动作,影响力的比率是文字7%,声音38%,肢体语言55%。

一般人在与人面对面沟通时,常常强调讲话内容,容易忽视声音和肢体语言的重要性。其实,沟通便是要努力和对方达成一致以及进入别人的“频道”,也就是你的声音和肢体语言要让对方感觉你所讲和所想的十分一致,否则对方无法收到正确的信息。

沟通的成败取决于技巧是否妥当

京瓷公司创始人稻盛和夫敢于向员工大胆披露自己往昔的“隐私”和“丑闻”。

他都有哪些隐私和丑闻呢?这可不是别人刻意揭短,都是他自己说的,例如:“小学时期,在上学途中曾顽皮地用小木棍挑女同学的裙子。”“战后混乱时期,曾心惊胆战地从木材商店偷窃过木材。”“大学深造时,为了看体育比赛,乘车超过规定区间而被没收月票。”“经商创业初期,因为偷税逃税而被税务局批评警告。”

正是这种勇于解剖自己的胆识,使员工们产生了“总经理也不是个完人,与我们一样会经常犯错误”的亲近感。而这种感觉潜移默化地增进了上下级的心理融合度。正是在这种关系的作用下,京瓷公司出现了上下同心,并肩携手创大业的勃勃态势。

稻盛和夫的沟通方式告诉管理者这样一个道理:沟通的成败不仅取决于对沟通的理解以及沟通时的态度,也取决于沟通技巧是否妥当,技巧不好会造成沟通不畅。任何时候,沟通都是双向的,是相互的包容与接纳。

沟通时时存在,在不同的时间、地点,与不同的人。那么,管理者如何保持较好的沟通效果呢?

第一,要以诚相待。管理者要向员工传递真实、可靠的信息,并以自己的实际行动维护信息的说服力。不仅如此,管理者还要诚恳地争取员工的反馈信息,尤其要真心实意地听取员工的不同意见,建立沟通双方的信任。

第二,沟通要选择有利的时机,采取适宜的方式。沟通效果不仅取决于沟通的内容,还受沟通环境的制约。影响沟通的环境因素很多,如企业氛围、沟通双方的关系、社会风气和习惯等。

第三,沟通要增强员工对管理者的信任度。员工对管理者是否信任,信任程度如何,对于改善沟通有很重要的作用。如果没有信任,完全真实的信息可能变成不可接受的,而不真实的信息可能变成可接受的。

第四,沟通要讲究听的艺术。作为一名管理者,在与员工沟通的过程中,首先应该主动听取意见并善于聆听。只有善于听取信息,才能成为有洞察力的管理者。其次,不要心存成见,也不要打断员工讲话,急于作出评价,或者表现出不耐烦,这样会使员工不愿把沟通进行下去。最后,要善解人意,发现员工的情感变化和言外之意,做到心领神会。

一个管理者没有学会倾听的技巧,不知道自己的员工在想什么,也就谈不上以沟通来激励员工。成功的管理者从来都会耐心地倾听各方的声音,并以此来与下属有效沟通,从而达到有效的管理。

第五,沟通要讲究说的艺术。与人沟通,不仅要会听,还要会说,会表达自己的观点。管理者在表达自己的观点时,要诚恳谦虚。讲话时力求简明扼要,用简单明了的词句表明自己的意思,语调要婉转,态度要和蔼。

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