“正确地做事”强调的是效率,其结果是让我们更快地朝目标迈进;“做正确的事”强调的则是效能,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。效率重视的是做一件工作的最好方法。如果我们有了明确的目标,确保自己是在“做正确的事”,接下来要“成事”,就是“方法”的问题了。
正如世界上出现锁以后就必然有与之相对应的钥匙一样,问题与方法也是共存的。而如何找到最合适、最高效的工作方法,是每一个员工需要认真对待的问题。我们的工作,其实就是通过不同的手段,达到解决问题、实现目标的过程。在这个过程中,选择好的方法至关重要。因为在正确的方法指导下,我们能以最少的时间、最少的资源达到目标。这样不仅为我们节省了时间,更使我们在与别人的竞争中占尽先机,处于领先地位。
会节约的员工就是能正确地做事,懂得做正确的事的人。他们十分注重工作方法,张弛有度。他们非常清楚自己的生活方向,善于安排时间、控制节奏,知道自己该在什么时间做什么事情。
“正确地做事”与“做正确的事”有着本质的区别。“正确地做事”是以“做正确的事”为前提的,如果没有这样的前提,“正确地做事”将变得毫无意义。首先要做正确的事,然后才存在正确地做事。试想,在一个工业企业里,员工在生产线上,按照要求生产产品,其质量、操作行为都达到了标准,他是在正确地做事。但是如果这个产品根本就没有买主,没有用户,这就不是在做正确的事。这时无论他做事的方式方法多么正确,其结果都是徒劳无益的。
正确地做事,更要做正确的事。这不仅仅是一个重要的工作方法,更是一种很重要的管理思想。任何时候,对于任何人或者组织而言,“做正确的事”都要远比“正确地做事”重要。对企业的生存和发展而言,“做正确的事”是由企业战略来解决的,“正确地做事”则是执行问题。如果做的是正确的事,即使执行中有一些偏差,其结果可能不会致命;但如果做的是错误的事情,即使执行得完美无缺,其结果对于企业来说也肯定是灾难。
对企业而言,倡导“正确地做事”的工作方法和培养“正确地做事”的人与倡导“做正确的事”的工作方法和培养“做正确的事”的人,其产生的效果是截然不同的。前者是保守的、被动接受的,而后者是进取创新的、主动的。
麦肯锡资深咨询顾问奥姆威尔·格林绍曾指出:“我们不一定知道正确的道路是什么,但不要在错误的道路上走得太远。”这是一条对所有人都具有重要意义的告诫,他告诉我们一个十分重要的工作方法,如果我们一时还弄不清楚“正确的道路”(正确的事)在哪里,最起码,那就先停下自己手头的工作吧,先找出“正确的事”。
找出“正确的事”这个过程就是解决一个个问题的过程。有时候,一个问题会摆到你的办公桌上让你去解决。问题本身已经相当清楚,解决问题的办法也很清楚。但是,不管你要冲向哪个方向,想先从那个地方下手,正确的工作方法只能是:在此之前,请你确保自己正在解决的是正确的问题——很有可能,它并不是先前交给你的那个问题。
其实,让工作高效卓越的方法是有机而复杂的。就跟医学问题一样,病人到医生的办公室说,自己有一点发烧,他会告诉医生自己的症状:嗓子痛、头疼、鼻子堵塞。医生不会马上就相信病人的结论,他会翻开病历,问一些探究性的问题,然后再作出自己的诊断。病人也许是发烧,也许是感冒了,还可能得了什么更严重的病,但医生不会依靠病人对自己的判断进行诊断。
所以,要搞清楚交给你的问题是不是真正的问题,唯一的办法就是更深入地挖掘和收集事实。
当黑白电视机处于成熟期,而彩色电视机正方兴未艾时,若仍选定黑白电视机为目标产品,则不论其生产效率有多高,这种产品肯定要滞销。虽然提高生产效率是在正确地做事,但因为做了不正确的事,导致损失巨大。
当你确信自己是在为一个错误的问题伤脑筋时,你会做些什么呢?当医生认为病人的轻微症状掩盖了某些更为严重的问题时,他会告诉自己的病人:“琼斯先生,我可以治疗你的头疼,不过我认为这是某种更为严重的病情的症状,我会做进一步的检查。”按照同样的方法,你应该去找你的客户或者是你的老板——只要是最开始要求你进行投入的人就行——告诉他:“你让我去了解X问题,但真正对我们的业绩有影响的是来自于对Y问题的解决。只要你真想的话,我现在就可以解决X问题,不过我认为把精力放在Y问题上面更符合我们的利益。”
如果你有支持自己的资料,客户既可以接受你的建议,也可以让你继续处理原来的问题,但是你已经尽到了根据客户的最佳利益行事的责任。
这也是会节约的员工的工作原则,正确做事,更要做正确的事。而首先找出“正确的问题”,则是做正确的事的第一步。
而接下来,我们介绍的是把“正确的问题”做到正确的一些快速高效的工作方法:
1改进原来不合理的工作方式
原有的工作方法未必就是最好的工作方法。对原有的方法加以认真分析,找出那些不合理的地方,加以改进,使之与实现目标要求相适应。
也可在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
2统筹安排做事顺序
即考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。
3合并处理,分类解决
如果有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,就可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
4适当给予休息
尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。
5经常性问题,统一处理
即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。例如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。
其实,正确的事不仅仅只有选择自己所爱的工作,也不仅仅是提高工作效率,它还包括许多其他的事情,这些都需要大家在以后的工作中慢慢体会。
自觉自愿、自动自发——内在驱动力造就节约美德
“强本而节用,则天不能贫。”坚持勤俭节约,建设节能型企业是现代社会的要求,是企业生存、发展的需要,这是一项重要的工作,也应成为有责任心的企业的自觉行为。
小杜所在的公司是通过银行卡发工资的。这个月底,他像往常一样去银行取钱,当他查询余额准备转账时,突然发现这个月的工资多了500元。“这是怎么回事呢?钱虽然不是很多,但问题还是要弄明白的,不能白白沾公司的光呀!”小杜这样寻思着。
第二天刚一上班,小杜就找到了会计。
小杜问道:“你是不是把工资弄错了,我的工资怎么会无缘无故多了500元呢?”
“哈哈,我一猜你就是为了那500块钱的事。发工资那天,是经理特意打电话叮嘱我,多给你算500块钱的,我也没细问。”
听到会计这么说,小杜心里的疑问就更多了。
会计突然又说道:“对了,我差点忘了,经理叫你去一趟,他会向你说明原因的。”
于是,小杜来到了经理的办公室。经理一见到小杜,没等他开口,就拿出了一个小机器零件来。
小杜接过来一看,原来是他上次在车间外捡的一个齿轮。
小杜平时有收集零部件的习惯,这些部件虽然旧,但还可以用,上回车间师傅需要几个齿轮,本打算去买,小杜刚好帮上了忙。
经理开口了:“你的节约意识很强,我能看得出,你这个零件是从废机器上取下来的。你的节约精神值得向全公司推广,那500元钱,就是对你这种节约精神的奖励。”
小杜听后开心地笑了。
月底的工作总结会上,经理当众表扬了小杜,并号召全体员工向他学习。
经理说:“据我所知,小杜有个百宝箱,箱里装着各种各样的旧零部件,这些零件都是他从废机器上拆下来的,都是可以再利用的。每次修机器,这个百宝箱都能帮上忙,而不用花钱上市场去购买,可以说,小杜心里是装着公司的,懂得钱赚得不容易,要处处节约。设想一下,如果我们都能像他一样,那该为公司节约多少钱啊!”
像小杜这样为公司着想的员工,肯定能在其他方面为公司着想,自然也就是能为企业赚钱的员工。一个具有成本意识、处处维护公司利益的员工才是老板愿意接受的员工。
拥有节约意识的员工能时刻想到为公司减少成本。在使用公司财物时,他们尽量减少损耗;在与客户谈判时,他们本能地替公司压低成本、提高利润;在经营项目时,他们尽量用最少的投资,取得最大的经济效益……
记住一句话:“只有节俭,企业才能生存;只有节俭,员工才能有所发展。”所有的老板都知道,只有节俭的员工才会更忠诚于自己的企业,更愿意为工作尽心尽力,于是老板会给他们更多的信任,更多的成功机会。
有一位管理界的名人原来在一家具有系统化管理的外企打工,同事们都用公司的电话打一些私人电话,但他在打私人电话时,总是到楼下去打公用电话。有些同事嘲笑他,说他傻。他却认为,打电话虽然是小事,但可以反映出一个人的工作态度。打私人电话不用公司的电话,体现的正是一种敬业,一种节俭。正是凭着这些工作的美德,老板信任他,客户青睐他,不久,他就在行业中传出名声,成了一个社会名人。
工作中有了节俭的美德,就能在工作中积极主动,奋力进取,精诚协作,高度负责,什么困难都能克服。这种美德,从经济学的角度来看,就是要为企业节省成本,努力使企业用最小的成本换取最大的利润。
节俭美德的拥有其实很容易,就是工作中多留意一支笔、一张纸、一度电的问题,如果连这些都做不到,那么这样的员工其实是很难真正担当起重任的。
节约是水,灌溉职业之树;节约是风,让职业之帆远航。拥有了节约美德,就能更接近成功。
现在一些企业的部分员工总是认为钱是企业的,浪费的是企业的资源,反正有企业“埋单”,即使节省下来也装不到自己的腰包里,何必节俭呢?这类人对于节俭抱着一种无所谓的态度,平时在工作当中总是大手大脚的,随意地浪费原料、办公用品等,不经意间损害着企业的利益。
这类浪费现象的普遍存在,一方面说明这样的员工缺乏责任感,持有这种态度的员工,不会是一名优秀的员工;从另一方面来说,这样的员工并没有真正地理解节俭的美德对于员工自身的意义。
所以,为企业节约每一分钱不仅是员工的责任,也是一种美德的表现。
在2003年度《财富》全球500强中,有一个有趣的现象:以营业收入计算,丰田公司排在第8位,但是以利润计算,丰田公司却排在第7位。数据显示,2003年丰田公司的利润总额远远超过美国三大汽车公司的利润总和,也比排在行业第二位的日产汽车的4459亿美元高一倍多。丰田公司的惊人利润从何而来呢?
丰田公司的利润,很大一部分是由公司员工自觉节约省下来的。丰田公司的厉行节约是全球有名的。举个简单的例子:
丰田公司的员工很在意组装流水线上的零件与操作工人之间的距离。如果这一距离不合适,取件就需要来回走动,这种走动就是一种时间浪费,要坚决避免。另外,丰田公司还有一个特别的地方:整个流水线上有一根绳子连动着,任何一个员工一旦发现“流”过来的零件存在瑕疵就会拉动绳子,让整个流水线停下来,并将这个零件修复,绝不让它进入下一个工序。
在丰田公司,有这样一个故事。一名设计师在设计汽车门把手时发现,原来的汽车门把手零件过多,这样就会增加采购成本。于是他利用晚上的时间对门把手进行了重新设计,结果把门把手的零件从34个减少到5个,这样一来,采购成本节约了40%,安装时间也节约了75%。
当然,员工的利益也因为丰田公司利润的增长而不断增加,这两者之间是成正比的。节约给丰田的员工带来了切实的好处,丰田的员工也就会自觉自愿地为公司省钱,最后两者实现“双赢”。
可见,崇尚节约,建设节能型企业是与每位员工切身利益息息相关的。每位员工都应以自身做起,杜绝浪费,自动自发地养成勤俭节约的好习惯,这不仅会给员工带来物质利益上的好处,而且对员工的个人职业成长来说也有相当的意义。