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第29章 有效管理时间(2)

3时断时续

研究发现,造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时,这位职员需要花时间调整大脑活动后才能在停顿的地方接着干下去。

4惋惜不已或白日做梦

老是想着过去犯的错误和失去的机会,唏嘘不已,或者空想未来,这两种心境都是极浪费时间的。

5拖拖拉拉

这种人花许多时间思考要做的事,担心这个担心那个,找借口推迟行动,又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里,其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

6对问题缺乏理解就匆忙行动

这与拖拉作风正好相反,他们在未获得对一个问题的充分信息之前就匆忙行动,以至于往往需要推倒重来。这种人必须培养自己的自制力。

7分不清轻重缓急

即使是避免了上述大多数问题的人,如果不懂得分清轻重缓急,也达不到应有的效率。

区分轻重缓急是时间管理中很关键的问题。许多人在处理日常事务时,完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的,只要时间被工作填得满满的,他们就会很高兴。或者,他们愿意做表面看来有趣的事情,而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务按重要性排队,确定主次。在确定每一天具体做什么之前,要问自己三个问题:

(1)我需要做什么?——明确那些非做不可又必须亲自做的事情。

(2)什么能给我最高回报?——人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上。

(3)什么能给我们最大的满足感?——在能给自己带来最高回报的事情中,优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。

随时警惕你的“时间窃贼”,切记珍惜时间就是珍惜生命。时间是生命的本钱,一个人浪费了时间就是送掉了自己的生命。时间来得匆匆去得也匆匆,要想使自己的生活更有意义,就应该珍惜属于自己短暂的时间。

时间对每个人来说都是平等的,珍惜时间的人就会得到无穷无尽的财富,而浪费时间的人将一无所有。

浪费时间是最大的过错

世界上有很多人埋头苦干,却成就一般。如果他们充分利用了自己的时间和精力,绝对可以做出更有价值的事情来。

节俭的人不会浪费时间,他们把点点滴滴的时间都看成是浪费不起的宝贵财富,把人的脑力和体力看成是上苍赐予的珍贵礼物,它们如此神圣,绝不能浪费掉。

想要实现生命最大价值的人,必须在年轻时完善自我。浪费时间和精力,让机遇白白溜走,往往会导致最大的人生悲剧,这也是痛苦和失败的根源。很多人对钱财极其吝啬,但对自己的体力、脑力和时间却极不珍惜,他们经常熬夜,不保持必要的睡眠,也很不注意有规律地用餐,认为休假简直就是浪费宝贵的时间。这样的人终将受到体力不支或职业生涯缩短的惩罚。

许多人浪费了很多时间和精力,就是因为他们该把事做好时没做好。他们本来可以做得更好,却蹉跎岁月,到处游荡;他们做起事来往往敷衍了事,后来又要花很多时间来修修补补;他们对待工作也是马马虎虎,常常一遍又一遍地重做,因为他们从来不一次就把事情做到最好。

有一些公司的职员,总想成就大事业,却对一些无所谓的小细节放心不下。他们工作起来风风火火,然而总有一些小问题分散他们的时间和精力。为此,他们对工作总是感到沮丧,晚上离开办公室时闷闷不乐。

当你重任在身,不知该如何是好时,你必须停下来,列出任务的详细清单。这时你就会发现,头昏脑涨、筋疲力尽的你很快就理清了头绪,可以同时有条不紊地处理很多事情了。换言之,这是因为接踵而至的任务搞得你措手不及,在你心理上投下了阴影;现在,当你发现自己在一段时间内只能做一件事情时,为什么不暂时放下其他事情,先做完一件事,然后再去做下一件事呢?这样你就不用在许多事情之间疲于奔命,甚至一遍又一遍地返工了。如果我们在工作中学会了“集中优势兵力,各个歼灭”的策略,那么,我们就不会手忙脚乱,感到压力相当大,也不会降低效率,丧失乐趣。

“浪费时间是生命中最大的错误,也是最具毁灭性的力量。大量的机遇就蕴藏在点点滴滴的时间之中,浪费时间能毁灭一个人的希望和雄心啊!它往往是绝望的开始,是幸福生活的扼杀者……明天的幸福就寄寓在今天的时间之中。”

当你清晨开始工作时,描绘一下每天的时间的珍贵价值吧!如果你知道今天一去不复返,就会好好珍惜每一个今天。想想每一分钟对你的意义,使你的时间过得更有价值吧!要记住,每一秒钟都是弥足珍贵的。

阿尔福德说:“片刻的时间比一年的时间更有价值,这是无法变更的事实。时间的长短与重要性和价值并不成正比。偶然的、意想不到的5分钟就可能影响你的一生。但谁又能预料这个重要时刻在什么时候来临呢?”

时间是造物主赐给你的珍贵礼物,它新奇、亮丽,充满各种机遇。日月逝矣,岁不我与。不要为了无用的念头虚度年华;不要眼盯着时钟,企盼光阴停滞;不要浪费时间,因为你的未来就在今天珍贵的时间里!

做好你的时间预算

哈伯德先生曾在著作中指出,善于为时间立预算、做规划,是管理时间的重要战略,是时间运筹的第一步。成功目标是管理时间的先导和根据。你应以明确的目标为轴心,对自己的一生做出规划并排出完成目标的期限。

你若要成为一个卓越的员工或经理人,就需要先安排相关的基础知识的学习时间、社会实践的时间。你得大致计划一下,突破一门课程需要花多长时间,什么时候进入管理实践,向内行学习。你若以搞发明创造为目标,就得在学习科学理论、向他人求教、动手制作、实验等几个领域分配好时间和精力。

立计划,也包括对“预算”的检查督促。你要经常检查某一短期目标是否如期完成。我们可以记工作日志,或将完成每件事花的时间记录下来。

有的人工作起来似乎一天到晚都很忙,并且常常加班,为何非得加班不可呢?那多半是由于工作管理拙劣所致,避免加班的关键在于行程表的拟订。总之,拟订周期行程表是件非常重要的事。

我们可以尝试拟订行程表,让自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情一目了然。

由于自己的工作并非完全孤立,所以必须将它定位在所属部门的目标、公司整体的目标乃至外界环境的变动上,才能保证计划的合理性。

只要尝试拟订行程表,原本凌乱不堪的各种预定计划,就会显得条理井然起来。

人们之所以工作忙得不可开交,究其原因是由于总在工作即将终止之时,赶紧手忙脚乱加班熬夜之故。这种做法,经常导致工作水平下降。总之,及早着手准备才是快速完成工作的保障。

如果能够拟订行程表,设定进修时间、休闲时间、与家人沟通的时间,自己和家人都将因此取得默契,步调一致。此外,通过与家人的沟通,不但可以减轻日常生活的紧张压力,而且能够使你涌现新的活力。

先忧后乐乃是时间计划的基本原则。

把这种个人时间管理模式推荐给家人,可有效避免和家人发生冲突。

让我们来看一看一个具体的周末假日行程表。

首先,所谓周末假日究竟是从什么时候开始,到什么时候结束呢?

一般的看法是从周六早上到周日晚间为止。不过如果想要利用周末假日,充分争取时间进行自我启发的话,这样看是不行的。

所谓周末假日是从周五晚间到周一早上为止的时间。如此解释的话,就有将近三天的假期可资运用,无妨将它当作一个整体时段来加以掌握。

倘若这种理念成立的话,周五晚间的度过方法就变得十分重要。

周六和周日,还是应该早起。如果失之严苛的话,恐有难以持续之虞,因此不妨稍微放松,比平日晚起一两个小时也没关系。尽可能和家人共用早餐为宜。

其次,要将周六、周日的上午定为主要进修时间,不足的部分排入周六、周日的晚间。周日晚间不排计划只管就寝,周一早上提早起床也就可以做到。

一般而言,周末假日要将工作暂且付诸脑后,好好地调剂身心才是提高工作效率的良方。不过,有件事情非常重要,就是必须为下周一开始的工作预作心理准备。

如果等到下周一早上再来定下下周的进修行程表,事实上已经太迟了。本周日晚间才是思考并定下下周行程表的绝佳时机。

和时间赛跑

在节奏快得让人吐血的现代社会中,只有跟得上节奏,立志于走在时间前面的人才能取得成功。

在工作中,你要学会和自己比赛,始终走在时间的前面,尽可能地超出自己平常的成绩。

将时间管理当成比赛是有许多好处的:

1能让平淡无奇的工作变得有趣、生动。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事。

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