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第24章 创造人生高效能(3)

三、善于协调两类时间。一种是可以由自己控制的时间,即“自由时间”;另外一种是属于对他人他事的反应的时间,不由自己支配,叫做“应对时间”。

四、善于利用零散时间。时间是一点一滴挤出来的,比如在车上时,在等待时,可用于学习,用于思考,用于简短地计划下一个行动等。把零散时间用来从事零散的工作,从而最大限度地提高工作效率。充分利用零散时间,短期内也许没有什么明显的感觉,但积年累月,将会有惊人的成效。

为后世留下许多锦绣文章的宋代文学家欧阳修说:“余平生所做文章,多在三上:马上、枕上、厕上。”

鲁迅先生是“把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上”。

达尔文说:“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。完成工作的方法,是爱惜每一分钟。”

五、保持良好的情绪。恶劣的情绪是人生成功的大敌;而良好的情绪可以加速生命的节奏,大大提高效率。

六、集中注意力。有了良好的方法和情绪,如果不集中使用,也难以提高时效,平常说的“专则成,乱则废”就是这个道理。

七、养成敏捷习惯。要养成雷厉风行、办事敏捷的习惯。如果磨磨蹭蹭去做,事情永远不会做好。

在职场中的每一天都必须清楚:我该为哪些事花时间?哪些事可以忽略或缩短?只有像对金钱那样计较时间,我们才能在有限的人生中做更多有意义的事情。

无处不在的80/20法则

1987年,意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式,从而研究出后来著名的80/20法则。

帕累托研究发现,大部分的财富流向了小部分人一边,被一小部分人所占有。而且这一部分人口占总人口的比例,与这一部分人所占有财富的份额,具有不平衡的数量关系。进一步的研究证实,这种不平衡模式会重复出现,具有可预测性。

于是,帕累托从中归纳出了一个简单而惊人的结论:

如果20%的人占有80%的社会财富,由此可以预测,10%的人所拥有的财富为65%,5%的人享有的财富为50%。

后来,人们继续研究,发现:你所完成的工作里80%的成果,来自于你所付出的20%。也就是说,对所有实现的目标,我们五分之四的努力——也就是付出的大部分努力,是与成果无关的。

所以,80/20法则指出,在原因和结果,投入和产出,以及努力和报酬之间,本来就是不平衡的。80%的产出,来自于20%的投入;80%的结果,归结于20%的起因;80%的成绩,归功于20%的努力。

到处呈现出80/20法则的现象,这不能不引起我们的重视:

——20%的产品和20%的客户,涵盖了约80%的营业额。

——20%的产品和客户,通常占该企业80%的获利。

——20%的罪犯施行了所有罪行的80%。

——20%的汽车狂人,引起80%的交通事故。

——20%的孩子,达到80%的教育水准。

——在家中,20%的地毯面积可能有80%的磨损。80%的时间里,你穿的是你所有衣服的20%。

——80%的能源浪费在燃烧上,只有20%的可以传送给车辆!

……

此法则专家理查德·科克在一家咨询公司工作时发现了许多80/20法则的实例。

80%的利润来自于20%的客户,这对大部分的公司来说都成立。这便意味着必须关注两件事:大客户与长期客户。

对大部分的咨询公司而言,争取新客户是重点工作。但在他工作的公司里,尽可能与现有的大客户维持长久关系才是明智之举。

比尔·盖茨曾多次说:“如果把我们顶尖的20个人才挖走,那么,我告诉你,微软就会变成一家无足轻重的公司。”

在海尔,职位越高,责任越重,这就是海尔常说的80/20原则。企业里发生的任何一个过错、失误,管理者都要承担80%的责任,具体操作者承担20%的责任。对此,他们是这样解释的:在企业里,关键的少数制约着次要的多数。

1999年,海尔某公司财务处一位实习员工在下发通知时漏发了一个部门,被审核部门发现。由于该员工系实习生,没有受到任何处罚,但对于作为责任领导的财务处处长则根据“80/20原则”而罚款50元。

这样,让人们自己认清自己的责任,不要回避矛盾、逃避责任。金字塔式的管理结构和责任的倒金字塔结构保持了一种动态的平衡。

乔治亚公司是一家年营业额达到数百万美元的地毯供应商,这家公司过去只卖地毯,现在它也出租地毯,出租的是一块块接合在一起的地毯,而非整块地毯。

原来这家公司意识到,在一块地毯上,80%的磨损出现在20%的地方。通常,地毯到了要替换时,大部分的地方仍然完好无缺。

因此,在公司出租计划中,一块地毯只要检查出有磨损或毁坏,就给客户更换那一小块磨损或毁坏的地方。

这种做法同时降低了公司和顾客的成本,使该公司的业务蒸蒸日上,而且引起许多家同行的效仿。

由此可见,灵活运用80/20法则,会产生非凡的效果。

80/20法则是一项对提高人类效率影响深远的法则,被称为指导职业获利和生活幸福的“圣经”,不仅适合于企业经营管理者,而且还适用于任何渴望提高工作效率、创造最高财富利润、获得幸福生活的个人。

职场中,大多数的人难免有这些感慨:大部分的时间里,做的是没意思的事;在工作中大部分的努力,并没有为自己带来好处;所赚得的收入,大部分无法留存下来。依照80/20的法则,这些生活中的不平衡都可以改善。

许多时候,我们只有一小部分的决策是真正重要的,而这一小部分的影响深远:做了抉择,就一定能够实行。很多人抓不住最关键的那20%,他们不分主次,一概而论。结果,花掉了80%的资源,却只产生了20%的价值。

明白了这一点,我们就不要在那些只产生了少量成就感的事情上浪费时间和精力,而要积极行动起来,找到自己的优势,努力把握人生最关键的地方,并把时间和精力集中在上面。

尽量寻求那些自己非常喜欢、非常擅长、竞争不太激烈的事情去做,一定会取得事半功倍的效果。

把问题一次性解决

对于任何一件工作,要么干脆不做,要么一次性解决,彻底完成。一步到位是一种绝对认真的做事方式。

曾有人拿中国人和德国人的工作方式来比较:对很多中国人来说,总是觉得很简单的东西没有必要做得很详细、很彻底,多浪费时间呀。但是,我们没有看到,人家做的并不是无用功。比如修建一条马路,中国人可能就只把马路铺好,其他的事情不属于自己管,自己也不再理会,等到需要铺水管或者电线的时候,再一次次将马路挖开,浪费了大量的人才、财力、时间。但在德国却不会这样,他们在修建马路一开始就会将污水管道、水管、电线都铺好。

我们无论做什么事,如果存在下次再来或会有别人解决的想法,那么,我们这一次就不会全身心投入,失败的几率就很大。

据说美国前总统杜鲁门的桌子上摆着一个牌子,上面写着:Book of stop here(问题到此为止)。

如果在工作中,对待每一件事都是“Book of stop here”,这样的公司将立于不败之地,这样的员工将赢得足够的尊敬和荣誉。

“千里之堤,溃于蚁穴。”再小的问题,如果不有效地、一次性地解决,它会像滚雪球一样不断加剧,直至演化到不可收拾的地步。

40多年前,巴西海顺远洋运输公司曾有一条引以为豪的海轮,名叫“环大西洋”号,后遭遇海难,21名船员丧生。当时,救援人员无法理解在这个海况极好的地方到底发生了什么,从而导致这条最先进的船沉没。后来有人发现电台下面绑着一个密封的瓶子,打开瓶子,里面有一张纸条,用21种笔迹这样写着:

一水汤姆:3月21日,我在奥克兰港私自买了一个台灯,想给妻子写信时照明用。

二副瑟曼:我看见汤姆拿着台灯回船,说了句“这小台灯底座轻,船晃时别让它倒下来”,但没有干涉。

三副帕蒂:3月21日下午船离港,我发现救生筏施放器有问题,就将救生筏绑在架子上。

二水戴维斯:离岗检查时,发现水手区的闭门器损坏,用铁丝将门绑牢。

二管轮安特尔:我检查消防设施时,发现水手区的消防栓锈蚀,心想还有几天就到码头了,到时候再换。

船长麦特:起航时,工作繁忙,没有看甲板部和轮机部的安全检查报告。

机匠丹尼尔:3月23日上午汤姆和苏勒的房间消防探头连续报警。我和瓦尔特进去后,未发现火苗,判定探头误报警,拆掉交给惠特曼,要求换新的。

机匠瓦尔特:我就是瓦尔特。

大管轮惠特曼:我说正忙着,等一会儿拿给你们。

服务生斯科尼:3月23日13点到汤姆房间找他,他不在,坐了一会儿,随手开了他的台灯。

大副克姆普:3月23日13点半,带苏勒和罗伯特进行安全巡视,没有进汤姆和苏勒的房间,说了句“你们的房间自己进去看看”。

一水苏勒:我笑了笑,也没有进房间,跟在克姆普后面。

一水罗伯特:我也没有进房间,跟在苏勒后面。

机电长科恩:3月23日14点,我发现跳闸了。因为这是以前也出现过的现象,没多想,就将闸合上,没有查明原因。

三管轮马辛:闻到空气不好,先打电话到厨房,证明没有问题后,又让机舱打开通风阀。

大厨史若:我接马辛电话时,开玩笑说,我们在这里有什么问题?你还不来帮我们做饭?然后问乌苏拉:“我们这里都安全吗?”

二厨乌苏拉:我也感觉空气不好,但觉得我们这里很安全,就继续做饭。

机匠努波:我接到马辛电话后,打开通风阀。

管事戴思蒙:14点半,我召集所有不在岗位的人到厨房帮忙做饭,晚上会餐。

医生英里斯:我没有巡诊。

电工荷尔因:晚上我值班时跑进了餐厅。

最后是船长麦凯姆写的话:19点半发现火灾时,理查德和苏勒的房间已经烧穿,一切糟糕透了,我们没有办法控制火情,而且火越烧越大,直到整条船上都是火。我们每个人都犯了一点错误,但酿成了人毁船亡的大错。

今天,海顺公司门前仍树立着一块石碑,刻着这次发人深省的事故。

同样,我们在现实工作中的失败,常常不是因为“十恶不赦”的错误引起的,而恰恰是一个个微不足道的“小问题”积累而成的。

在精细化时代,工作中任何一个细节出了差错,都会事关全局。牵一发而动全身,每一件细小的事情所产生的后果都会被不断扩大,它们就不再是微不足道的小事情。

把问题一次性地解决,是一个企业员工迈向成功的必经之路。

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