另外,一些企业举办的诸如“××建筑落成仪式”、“质量月”、“质量、品种、效益年”等均属于此类。这类活动,通常包括提供咨询、义务服务、演讲、讨论、竞赛、颁奖、专题晚会等项活动,它的主要目的是扩大企业的知名度和影响力。
二、善用新闻发布会
新闻发布会,是公关专题活动中的重要门类,它对于改善企业的社会环境,争取社会公众的理解和支持,加强企业之间的交往与合作,效果是十分明显的。
新闻发布会是企业借助新闻媒介广泛传播信息的重要方式。它通常也称记者招待会,是现代企业为发布有关重要信息而邀请新闻记者参加的一种公关专题活动。对于有些问题,在非新闻发布会不能解释的情况下,通过与新闻记者的双向沟通,利用大众传播媒介传递真相、澄清事实,往往能取得显著成效。
在筹备实施之前,新闻发布会事先必须论证其必要性和可能性这两个问题,并且要做好以下七项工作:
1确定会议主题
主题必须首先确定下来,整个发布会即围绕这一中心议题展开。它往往根据企业发生的事件和做出的决策来确定。比如是宣布重大决策,还是公布新的信息,是就某一事件进行解释,还是就某一事件的背景进行介绍,这都是重点考虑的对象。
2拟定应邀名单
根据主题决定邀请对象的范围。新闻记者是应邀的主体。邀请的记者覆盖面要广,电台、电视台、报刊、杂志等,各种新闻机构都要考虑到。如果事件涉及全国,就要邀请全国性新闻单位的记者出席;如果事件的影响仅限于本地,则可邀请当地新闻单位的记者出席;如果只与专门的议题有关,则宜邀请行业或专业性新闻单位的记者出席。邀请对象确定后,应提前发出邀请,这是为了给他们充足的时间来安排日程。
3挑选主持人和发布人
主持人宜由公关机构的负责人担任,发言人应由企业的高级领导担任,因为他们熟悉企业的整体情况和决策、方针,回答问题具有权威性。一般情况下,由主持人介绍会议基本情况和议程,再由发言人作详细发言。通常新闻发布会对主持人和发言人的要求很高,因为记者出于职业习惯,大都会提出一些尖锐、深刻甚至很棘手的问题,这就要求主持人和发言人具有较高的文化修养和专业水平,并且事前要经过充分准备。
4撰写发言稿
发言稿的起草必须由专门的小组负责。只有全面认真收集有关资料,才能写出准确生动的发言稿。 发言稿的起草必须由专门的小组负责,必须认真收集有关资料,写出准确、生动的发言稿;应围绕主题,准备好宣传辅助材料,这些材料应尽量全面、详细、具体和形象,以便在会上分发、展示或播放,以增强发言效果,具体包括文字、照片、实物、模型等材料;还可写出报道提纲,事先发给记者作为采访报道的参考,它同时也是企业内部相关人员准备应答内容的依据。
5时间和地点的安排
地点的选择十分重要,一般不要在自己的办公室举行,可安排在某一饭店的会议室、俱乐部等,会场要安静,不受电话干扰,要有舒适的座椅,还要具备必要的照明设备、视听设备和通讯设备等,为记者提供方便。选择会议的时机,要考虑到媒介的截稿时间。同时应尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布的日子,以免记者无法脱身前来参加。会议程序安排要详细、紧凑,避免冷场或混乱局面。会议时间一般宜控制在适当的时间之内,对无关或过长的提问应有礼貌地予以制止。
6组织参观和宴请
有关参观活动事宜应在会前就安排好,并派专人接待,介绍情况。这样,发布会前后,可配合主题组织记者进行参观活动,请记者作进一步的深入访问,这样常常会产生具有重大价值的新闻报道。会后,如有必要可宴请记者利用非正式交谈,相互沟通,融洽与新闻界的关系,还可以为以后的类似活动打下良好基础。
7制定会议费用预算
新闻发布会的费用项目一般包括场租费、会议布置费、邮电费、印刷品、交通费、住宿费、音像器材、茶点或礼品、餐费等。应根据所举行新闻发布会的规格和规模制定费用预算,并留有余地,以备急用。
三、举办高品位展览会
高品位的展览会也具有造势的作用,因其常常包括销售活动,所以又称为展销会,它是企业公关专题企划中的主要形式之一。从效果来说,展览会既是一种宣传形式,又是一种传播媒介,它是通过实物并辅之以文字和图表或示范性的表演等来展示企业成果的一种宣传方式。
1展览会的形式
(1)综合性展览和专题性展览
从内容来划分,可分为综合性展览和专题性展览。前者要求内容全面、具有整体性和概括性,既要突出重点,又要照顾一般,要给观众以完整的印象。它介绍一个地区或一个组织的全面情况,通过它可以纵览全局。而后者则是围绕某一专业或一个专题举办的展览,要求主题鲜明、内容集中,具有一定的深度,大多有一个详细的主题。
(2)室内展览和露天展览
从举办的地点来划分,可分为室内展览会和露天展览会。室内展览显得较为隆重,且不受天气影响,举办时间也较长,但布置复杂,费时费力费钱。露天展览则布置工作简单,所花费用较少,但自然环境如天气变化等可能会影响其效果。
(3)纵向商品展览和综合商品展览
从展出商品种类来划分,可分为纵向商品展览和综合商品展览。 从展出商品种类来划分,可分为纵向商品展览和综合商品展览。前者展出的商品品种比较单一;后者又称横向展览会,展出的商品品种较多,关联性较强,组合效应明显。
(4)贸易展览和宣传展览
从展览的性质划分,可分为贸易展览和宣传展览。前者的目的是促进企业营销;而后者的目的则以宣扬某一文化主题为主,如“交通安全展览会”、“欧洲哲学史展览会”等。
2展览会的实施企划
展览会的实施企划通常包括以下几大步骤:
(1)对展览会的主题和目的进行定位,并确定整个展览活动的领导者、策划者、执行者和工作人员。
(2)确定参展单位和参展项目。根据主题和目的组织参展单位和参展项目,主要是为了体现展览会的宗旨、项目类型、要求等。
(3)有针对性地搜集各种参展资料,安排展览会的程序进展。
(4)编撰展览文本。这一内容包括:设计并确定会标,构思整个展览文本的结构,撰写前言及结束语,并向各分展区的负责人说明总体布局以及各部分之间的衔接要求,然后归纳整理成书面内容。
(5)选择展览场地。首先要考虑场地周围的环境是否与展览会主题相协调。其次要考虑方便参观者,如交通便利、容易前往参观等。再次要考虑场地的大小、质量、设施等。另外还要考虑辅助设施是否容易配备和安置。
(6)参观人员的预测和规划。这是出于使展览会的企划者能针对观众特点设计、制作版面的需要。
(7)设计制作展览现场。展览会各分部的负责人要根据展览大纲到各参展单位搜集实物和有关资料,撰写展览文稿并提交设计室,由设计师、摄影师、美术师完成设计、排版、绘制、放样,再由制作组负责版面上的文字图表制作、裱贴和版面的加工、美化等,这一步骤是展览企划的核心内容之一。
(8)培训相关人员。理想的工作人员应具备三个条件:一要懂得展览项目的专业知识,能为观众提供专业咨询服务;二要善于交际,讲文明、懂礼貌,能得体地与各类观众交流;三要仪表端庄、大方。由于展览会工作人员的素质和工作技能对整个展览的效果影响很大。所以应对所有工作人员进行必要的专业知识和公关技能培训。
(9)为了及时向社会传播有关展览会的各种信息,扩大参展单位及整个展览会的影响。应该成立专门的新闻发布机构,负责与新闻界进行联系,制定新闻发布计划,邀请新闻界采访、报道,撰写新闻稿。
(10)准备辅助设备和相关的服务项目。它包括:在入口处设置签到处、咨询部、服务台,绘制展览会平面图,以及落实观众接待室与休息室,划定停车场地。
(11)设计并制作辅助宣传资料。它包括:准备好辅助宣传资料,设计与制作展览会的会徽、会标及纪念品,制作好介绍参展单位和参展项目的幻灯片、录像带,印制说明书、目录表、宣传小册子和传单等,这是为了保证展览会在效果上的持续性。
四、适时提供赞助
赞助活动在协助政府及有关机构解决某些社会问题,保持社会繁荣和稳定发展等方面起着积极的作用。 由于社会赞助活动对社会公益福利事业的贡献,借助于这种活动,有利于公众对企业的了解,密切企业与社会公众及社会各方面的关系,起到改善企业形象的作用。近年来,各种社会赞助活动十分流行,并且在协助政府及有关机构解决某些社会问题、保持社会繁荣和稳定发展等方面起着积极的作用。从大型电视剧拍摄、大型体育赛事等文体活动的赞助,到对奖学金、研究基金等教育科研事业的捐赠;从对贫困地区儿童的资助,到公园中的坐椅、路灯、阳伞、果皮箱、路标等市政公共设施的赞助,其形式繁多,涉及领域广泛。也有人把这种从社会赚取的钱,用于社会的现象,称之为“利润还源”。例如,美国的P&G公司通过赞助“肥皂剧”,在家庭主妇中培养了良好的感情而声誉大增,就是企业利用赞助形式提高企业形象的实例。
企业应该怎样进行赞助才能获得造势的最佳效果呢?这需要相关人员对赞助活动进行精心策划和周密实施。由于它的实用性,现代企业应该重视并善于参加赞助活动。
1确定赞助对象
赞助活动的结果应该是企业和赞助对象“双赢”的局面。 赞助活动的结果应该是企业和赞助对象“双赢的局面”,因此必须防止出现赞助与企业的公共关系目标和企业的整体目标相脱离的现象。所以,企业要组织一个专门的赞助机构,负责赞助的事宜,以便从组织上保证赞助工作的顺利进行。为此,企业要调查了解接受赞助的组织其公益事业情况怎样,主要内容有:接受赞助的组织过去开展公益事业的情况,包括社会公众的舆论与评价、现在请求赞助将开展哪些公益活动?这些活动是否有益于社会?有哪些措施保证,等等。
2拟订具体计划
赞助计划一般包括赞助的宗旨、赞助的对象、赞助的费用预算、赞助的形式、开展赞助的组织管理等。它是在选择赞助对象的基础上,由负责赞助工作的机构,根据企业的赞助方向和政策,经过综合权衡之后制定出来的。赞助计划是赞助研究的具体化,一定要尽量具体和留有余地,控制赞助范围,做到有的放矢,以免给企业带来隐患。
3估测赞助效果
对每一项具体的赞助项目,企业都应进行事先评估。在可行性分析的基础上,再确定赞助的款额、赞助的具体方式及赞助的时机,以便制订此项赞助活动的具体实施方案。在具体做法上,首先是对赞助项目进行总体评估,检查是否符合赞助方向;其次是对赞助效果进行质和量的评估。比如,这次赞助向社会表明企业承担了哪些社会责任和义务?社会公众将会有什么评论?能否起到树立企业良好形象的作用?这种作用有多大?另外,还需要从通过赞助对公众的影响面究竟有多大等方面进行数量估测。
4具体方案实施
在实施的过程中,公关人员应该充分运用各种有效的公共关系技巧,使企业尽可能借助赞助活动扩大其对社会的影响。因此,赞助方案的实施应由赞助机构指派专人负责落实。要与接受赞助的组织联系有关赞助事宜,有的赞助还需要签订赞助协议书或合同。
第三节 造势企划的高级技巧
一、巧妙造势,出奇制胜
1制造新闻
在高达52层的美国联合碳化钙公司总部大楼刚刚竣工之时,大楼内的一间房子里飞进一群鸽子,鸽粪羽毛将房间弄得一塌糊涂。有的管理人员建议把这些“讨厌的家伙”轰走。但公司的公关顾问却因此想出了一个绝妙的创意:“大楼竣工至今鲜为人知,我们何不借此机会让大楼出名?”于是关闭所有门窗,不让一只鸽子飞走。紧接着公司采取了一系列周密的造势活动。