第2章 办公室日常行政事务管理规章制度 (1)

所谓办公室行政管理，就是指管理者对行政办公中的各种日常事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的工作。对办公室行政事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提高企业的竞争力。对处于竞争日益激烈的国际化环境中的现代企业来说，这种管理是非常必要的。

办公室行政管理即是对企业在日常运转中的各种繁杂事务的管理。其具体内容往往会因企业在性质、管理方式和办公形式等方面的不同而有所区别。

现代企业在制定办公室日常事务管理制度、加强日常事务的管理时，要遵循一定的原则和规范，使制度具有可执行性，从而达到事半功倍的效果。

一、办公室岗位责权管理规章制度

◎ 办公室职责规定

第一条 协助总经理处理日常工作，协调部门工作，监督各部门认真及时地贯彻公司的各项工作决策和指令。

第二条 学习研究党和国家的方针、政策，贯彻落实领导的指示，为总经理的决策提供可靠依据。

第三条 做好人事管理工作，保管好员工的档案。

第四条 负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发和登记工作，做好印鉴的管理工作。

第五条 负责公司级会议的筹备和安排，做好会议记录，整理会议纪要，对会议决定的执行情况进行催办和检查。

第六条 做好公司的考勤统计工作及劳动工资的管理工作。

第七条 负责公司员工的培训工作，协同各部门共同抓好员工的思想素质和业务水平的培训。

第八条 做好文书档案和有关资料的管理工作。

第九条 负责公司的后勤管理工作。

第十条 认真完成领导布置交办的其他工作。

◎ 办公室主任岗位职责规定

第一条 全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。

第二条 召开办公室每周例会，制定每周工作计划。

第三条 审核批准公司1 000元以下行政费用开支报告。

第四条 审核上报公司10 000元以上行政费用开支计划。

第五条 负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。

第六条 管理公司职员福利及住房。

第七条 负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。

第八条 管理总经理办公室人员编制。

第九条 负责对外联系的工作计划的制定与实施。

◎ 办公室主任责任制度

第一条 职务

1负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。

2定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期上交书面汇报。

3根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排好会务工作。

4负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。

5组织起草总经理办公室文件(对各职能部门以总经理办公室名义起草的文件负责审核)，做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

6组织做好总经理办公室印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司大事记。

7协调安排涉及多部门主管参加的各种会议。

8组织做好来客接待和公车的管理工作。

9指导做好电话话务与机线维修工作。

10根据总经理方针目标的要求，及时编制本办公室方针目标，并组织检查、诊断、落实。

11负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。

12负责完成总经理临时交给的各项任务。

第二条 职权

1有权向公司各部门索取必要的资料和情况。

2对总经理的指示的贯彻执行情况，有权检查督促。

3有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。

4有权督促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。

5有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。

6有权安排调度公车的使用。

7对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。

8对不符合规定或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。

9对要求各部门主管参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。

10有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。

第三条 职责

1对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。

2对总经理办公室行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。

3对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

4对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象，影响工作负责。

5对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。

6对下属工作质量差造成不良影响负责。

7对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。

8对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本办公室方针目标或及时检查、调整和落实负责。

9副主任协助主任工作，并对主任布置的工作负责。

◎ 秘书事务处理规定

第一条 一般信件的处理

1书信对社会生活中人们联系感情、处理各种事务有着重要的作用。秘书必须能写漂亮的信件。

2信件只有一页时，在信封内再放入一张白纸更为妥帖。

信封的正面右侧写收件人地址，中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。收件人姓名下方可写“足下”、“秘书”等字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。信封背面封口处通常用“×”符号或“封”、“缄”等字。

3信件要写得平易、准确，文字要正确、易读。

第二条 英文信件的处理

秘书到机要室发出英文信件时，应依照以下方法进行：

1信纸和信封一般采用白色，有时也可使用浅色调。

信的结构分为书头(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、结句(Ending)、收件人姓名(Address)和署名(Signature)六部分。

(1)书头(Heading)。将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业信件和公用信件标识一般写在右上或中间处。

(2)起句(Opening)。美式信件多采用My Dear，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir”。

(3)正文(Body)。直接写主要内容。

(4)结句(Ending)。在正文内容结束后写上Yours sincerely，Yours truly，更亲切时可用Lovingly faithfully。对不认识的人通常用Yours faithfuuy。

(5)收件人姓名(Address)。在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中可省略。而公务信件应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。

(6)署名(Signature)。署名要使用全称，以示正式和尊重，如用TYamada，就不如用TaroYamada好。

2信封的写法。

信封的格式如下所示： MrZhangPRChinaPA19606AirmailPersonal DrJEHenry70，Park AvenueReading，USA

另外，信封中还有一些常用词，比如转送(Please forward)、亲启(Private)、加急(Immediate)、把××转交(Kindly forwardedby Mr ××)等。

第三条 祝辞及礼仪信件的处理

秘书经常要为各种各样的典礼、仪式写祝辞。祝辞的要领是简短，但重要的内容不能遗忘。公司备有祝辞礼仪大全，秘书可增删后使用。

第四条 邮寄物品的处理

秘书必须了解有关邮寄物品如信件、电报、包裹的常识。

1普通邮件

（1）第一种邮件(信件)

①定形邮件。重量分25克和50克，邮寄费用不等。

②不定型邮件。费用分为几档：50克、50～100克、100～250克、250～500克、1公斤、2公斤、3公斤、4公斤。

③简便信件。

（2）第二种邮件(明信片)

①明信片 ××元

②贺年卡 ××元

③往返明信片 ××元

④小盒明信片 ××元

（3）第三种邮件。通报、公告、每月发行三次以上的报纸和推销商发出的邮件。

（4）第四种邮件(免封装邮件)。

①函授教育。

②盲文邮件(免费)。

2特殊邮件

（1）挂号信：①现金。②非现金。③简单挂号。

（2）快递。照重量收取不同费用。

第五条 旅行安排

秘书必须为上司做好旅程安排、购买车票等工作。

1旅行日程

应先写出日程安排，提前通知行程目的地和公司内有关部门。

2购买票据

购买票据时应注意下列事项：

(1)车票、机票最好提前预订。

(2)购来的车票的车厢号、座位号等要记下来，以便和迎接的公司联系。

(3)应事先准备一张常用的飞机航班和火车时刻表。

第六条 礼品的回赠

接受经理购买礼品的旨意时，应先询问预算，确认送礼目的。在被问到“买什么好”的时候，秘书要懂得一定的商品知识。为此秘书平时要很好地阅读百货商店的介绍，有空还应该到一些专卖店进行调查，并问清受礼方的爱好、年龄等。

第七条 就餐礼仪

1就餐不要出声音，喝汤时不能吸。

2西餐餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用；若用餐完毕要将刀叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。

第八条 服饰要求

1服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。

对女秘书来说，重要的是表现内在美，提高修养。

2秘书在公司时不应穿着过于媚俗。

3注意不同场合的服饰要求比如，参加宴会时，套裙下不可穿短袜和低跟鞋。

4在服饰的色彩搭配方面要考虑全身色调的和谐，应尽量避免同时使用三种不同的色彩。

◎ 秘书工作条例

第一条 秘书的任务是代替经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。这些工作不论大小，都应看作是经理的重要工作来认真做好。为使经理的工作得以顺利进行，秘书须对经理的工作进行计划和准备。

第二条 秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下：

1传达

2协调

3助手

4书籍、文件整理

5室内整理

6代办事务

7会计事务

8调查

9记录

10接待

第三条 以上工作内容须根据经理的意图和各项工作的具体要求决定。

第四条 传达事务的工作内容具体如下：

1接待来访

来访者形形色色，既有政府官员、公司企业的经理，也有普通的职员；有经理的朋友，也有公司的客户；另外还有预约会见的申请人或媒体记者等。他们有的是有要紧的事情，有的是递交文件，也有的仅仅是问候。秘书要有区别对待来访者的能力。

与对方会见时，在未充分了解以往交际关系的情况下，听取了姓名和对方要求后，通常是请对方稍候，而不直接说经理在或不在、见还是不见。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后接受答复。

2接听电话

接听电话时一定要先说“您好!这里是××公司”或“这里是经理室”，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情。根据对方情况，在不影响经理工作时可明确回答，但一般不说经理是否在公司。

3转达

需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，根据情况准确、迅速地转达。

4文件的收发及分送

收到的邮件或文件首先要区别是要直接送呈经理的，还是需要秘书进行处置和整理的，或者是其他文书(这些区分的范围须事先请示经理)。需经理办理的要直接送交经理。