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第14章 让计划成就效率(3)

假如短时间的工作、琐事或职责基本上有以下特征时,你可以把它们放在一起。它们需要:

相同的心理过程、判断或能力;

相同的仪器、场所或设备;

相同的动作、例行公事或程序;

相同的参考资料、方式、信息或接触。

如果你全力按照这个妙方去做的话,你会更有效率而成就也更多。因此不妨找个可以从头到尾处理例行公事的助理替你处理例行公事。比如说,一个律师的助理可以帮助律师准备合约书、做研究、理事和登记档案,并做联络和文书工作。而一个半职业性的助理可以帮助一个合格的会计师做文书工作,写工作报告单和处理其他例行公事。然后,你将可以自由地做你所擅长的事。

随时审视,并分析得失

越密切地注意自己的进展,进展也就越大。就像一个节俭的人要比挥霍成性的人更能省钱一样。

要把这个方法付诸行动,不妨对自己的努力做个记录。把你所做的事情详细记下来,依其性质分类,分配注意力。试着去把花费的精力和所得做一比较。将每天及每周的工作、活动和琐事一一记录,设计方法和技巧,让监督的程度更简单、方便。坚持三个月,再审视你的努力和取得的成果,注意分析其中发生的变化。

不管你用不用时间表,你都应该常常想想付出和收获是否在预计之内。

比如说,每当你准备做一件事时,要这么问自己:“这件事的发展目标有没有价值?我是不是有更具价值的目标呢?”而你该统筹考虑,回答这些问题。

如果你坚持审视自己,并分析得失,你将很快地就注意到改变。你将开始有心去放弃较不重要的计划。你将发展出第六感,感觉真正最重要的工作。

许多专业人员重复地做许多工作,却获得相当少或根本没有进展。比如说,你初次和一位客户见面,可能是想要获得一些信息和建立关系。假如你开始使一张标准化的“初次见面单”去整理问题、评论和叙述,你可能得到的更多。

总之,如果你用心注意的话,大可以在活动中找出标准化的其他用处。

运用直线的时间预定方式

直线的时间预定方式就是让你一次处理一个问题、个案或客户。只要选出你最重要的事,并尽可能地不跟其他事搅在一起。

很显然,你很少在动手做一个计划并把它完成后,才进行另一个计划。

为了要保持成果,你得同时去做很多计划:有些刚开始、有些做了一半,而有些快完成了。所以,你得在每周和每月的时间表上分配时间,以便能够巧妙地处理许多同时进行的计划。

可是,在每日时间表里,这种分配时间的方法会让你陷于苦恼,使你无心长时间地专注于发展,并减低兴趣,甚至疲惫不堪。而每日直线时间计划法能让你得到每件事完成后的满足感,并使你熟悉每个个案,进而能用心思考、计划和做事。

拟出时间表,会帮助你养成安排直线时间的习惯。很快地,你会培养出更用心的能力,而这将使你有更多的精力去做任何计划,从而进步神速。

及早消除损失

这方法在很多场合相当有用,尤其是初次想改善成果或获得更多成就时。方法很简单:只要按照时间表做事。

比如说,假设你今天打算完成三个计划,午餐后,再过目明天早上会议所要的一些重要资料。在完成第一个计划后,正好是十一点,你不可能继续做第二和第三个计划,可是你也许会选择去减少你的损失。这样的话,你只消略过你打算在今天做的计划。而你略过的事,可以晚一点或明天有空时再做。

虽然,这方式不能帮你处理更多的事,但是它能让你跟得上计划表。虽然,在每天或每周的开始会落后,但所预定的整体活动却不会有所影响。因为你跃进的幅度可以补偿你所落后的,所以,只有一两件事受到影响而已。

避免过多计划

该做计划还是不做计划?做得太多占时间,做得太少吃力不讨好。你是否经常回顾当天的工作成果,并且怀疑如果仔细地做出比较完善的计划,工作成果是否会更好一些?你是否用过必要的时间,研究一下其他工作方法?计划是必不可少的。因为许许多多浪费时间的活动是不会改变的。曾有份杂志对人们一生如何消耗时间进行过研究分析,他们以年为单位,而不用小时和天数。结果如下:

人一生花费时间中:

吃饭——六年

工作——十一年

娱乐——八年

走路——六年

阅读——三年

谈话——三年

睡眠——二十四年

沐浴修饰——三年半

……

以上数字仅是平均统计数,某一类人可能高些,也有些人可能低些。如果我们在工作上用掉整个十一年的工夫,吃饭又用去六年,那就绝对有必要花一些时间和精力,适当计划一下,以便为我们人生其他追求的东西开辟途径。计划意味着你必须对每日、每周和终生的计划高度重视。

将准备完成的个人生活目标列出清单。这些目标可以是赴欧洲旅行、搬到某一理想的地区、再回大学进修、培养一项新嗜好以及寻找一些新朋友等等。

然后再把你一生中打算实现的专业目标确定下来。例如你打算担任业务部的总经理、到某个单位作领导,或者自己做生意、当老板等等。将你的专业目标也列出清单。

最后决定一下往后6个月你的短期目标,以及半年内你真正打算完成什么?这些短期目标可以是你个人生活目标的一部分。选好后即对准目标工作,再附加一项目标截止期和完成目标所需的必要措施。

如果把短期目标列入“每日工作”的清单内,即可促使目标实现。坚持逐步完成自己的目标,直到达成最终目的。

但是计划要恰当,切不可贪多。

看一看你花费在计划上的时间,你赔得起这些时间而不具体行动吗?过多的计划只不过是因循拖延的一种方式,表面上忙忙碌碌,实际上只是把重要工作耽误了。

先找出计划过多的原因,然后创造一种环境,强迫自己投入行动中去。重视为重要会议或事项做好准备工作的好处,让你的工作效率更胜人一筹。

计划虽然重要,但远不如把精力、才智和能力投入工作那样重要。

把计划付诸于现实

要想把各种各样的计划付诸于现实,最重要的就是要抓住“现在”。

而抓“现在”,就要有紧迫感。抓“现在”,必须立足于抓分秒。对于时间,人们只能从现在中去掌握它。现实的一分钟,是比想象中的10年更长的一段时间,古今中外一切事业上有成就的人,都是积秒建功、积秒创业的人。

只要你开始逐步进行,你就会发现,其实完成工作并不是十分困难的。你还会发现,逐步完成工作会带给你诸多好处,如晋升、加薪和其他各种良机。

另外,及早动手,你就会有更多的时间去处理意料不到的事情,获得更多的资料,或做其他更需要你去做的工作。假如最后期限是明天,而你又非要等到最后一分钟才动手,那么,上述那些额外工作就会使你的工作速度减慢,甚至错过最后期限。

要立刻行动,就要克服拖延。拖延是影响你抓住“现在”的最大敌人,就像你成功航线上的礁石。有的人总觉得来日方长,“现在”无足轻重,只有“将来”才会有无限风光,才能决定一切。这种观念只是在向“现在”“赊账”,终有一天,债务必须偿还。

工作,是十分艰苦的劳动,需要的是勤奋,懒惰的人将一事无成。须知,知识财富不经过自己艰苦的思维活动,就不能成为自己的东西。中国古时候有一个懒惰的文人,怕读书费脑筋,就把书烧成灰,包在饺子里吃下去,以为这样就是读书的最好方法。到应考时,他也预先请人把试卷写好,如法炮制,吃进肚里。他真是“一肚子文章了”。所以,如果你要想立刻行动,就一定要戒懒,否则,多么好的设想、计划,都宛如细小的泉水滚落积水深潭一样,难得再奔跃向前,所谓成功、攀高峰也只能是一句空话。

所以,我们不但要研究如何合理安排时间,提高时间效能,还要研究怎样才能不浪费时间,把计划付诸实现。

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