1免货物税及《工业用证明》的申请进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于《输入许可证》核准后，检具必需文件，向税物处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2税则预估、分期缴税的申请及办理。外购部门应于进口前检具有关文件，凭此向海关申请税则预估，经核准后办理分期缴税及保证手续。
第二十七条输入许可证、信用证的修改。
供应商要求修改《输入许可证》或信用证时，外购部门应开立《信用证、输入许可证修改申请书》，经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十八条装船通知及提货文件的提供。
1外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制《装船通知单》，分别通知请购部门、物资管理部门及有关部门。
2外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具输入许可证及有关文件，将《装运文件外购单》送进口单位办理提货背书。
3提货背书办妥后，外购部门应检具《输入许可证》及其他有关文件，以《装运文件处理单》办理报关提货。
4进口管理物资时，外购部门应在收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照，以便据此报关提货。
第二十九条进口报关。
1关务部门收到《请购单(外购)》及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制《进口报关处理单》连同报关文件，委托报关处办理报关手续，同时开立《外购到货通知单(含外购收料单)》，送仓库办理收料。
2对于不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会同外购部门确认需要提货时再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立《外购到货通知单(含外购收料单)》通知收货部门办理收料，而属其他物资的则应该由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
3缴纳关税前进口单位应核对税则、税率，然后申请暂借款缴纳。
4海关估税的税率如与进口单位估列不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面形式向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的项目，进口单位应在进口报关追踪表记录，以便督促销案。
5税捐记账的进口案件，进口单位应依《请购单(外购)》，于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入税《捐记账额度记录表》及《税捐记账额度控制表》。
6船边提货的进口物资，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
第三十条报关进度控制分报关、验关、估税、缴税、放行5阶段，关务部门以进口报关追踪表控制通关进度。
第三十一条公证。
1各公司事务部应依物资进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目，通知进口单位在物资进港时，会同公证处前往公证。
2外购物资于验关或到厂后发现短损且符合索赔条件者，进口单位应于接到报关处或物资仓库的通知时，联络公证处办理公证。
3进口物资在办理公证时，进口单位应于公证后根据索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
第三十二条退汇。
外购部门依进口物资的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应在提供报关文件时提示进口单位，并于进口物资放行及《输入许可证》收回后，开立《信用证退汇通知单》连同《输入许可证》送进口事务科办理退汇。
第三十三条索赔。
1外购部门接到收货异常报告后，应立即填制《索赔记录单》连同索赔资料交索赔经办部门办理。
2以船运公司或保险公司为索赔对象时，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
3索赔案件办妥后，《索赔记录单》应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十四条退货。
1外购物资须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
2外购部门应负责办理复运出口、进口的有关事务，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
价格品质复核
第三十五条价格复核。
1采购部门应经常调查主要物资的市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。
2采购部门应对企业内部各部门所列重要物资以及提供的市场行情资料，作为物资存量管制及核决价格的参考。
第三十六条品质复核。
采购部门应对企业内部所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料。
第三十七条异常处理。
审查作业中如果发现异常情形，采购部门、审查部门应立即填写《采购事务意见反映处理表》，通知有关部门处理。
二、采购作业实施制度
总则
第一条为使采购作业有章可循，规范采购作业事务，提高采购成效，特制订本制度。
第二条要求。
1采购对象。采购前对物资质量、性能，供应商报价水平、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。
2价格质量。以合理价格购取较高品质物资。
3时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络供应商及时供应。
第三条采购方式。采购部门应视物资的使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式来办理采购作业。
1定期合同采购。对于经常使用且生产过程中不可或缺的，或经常使用且市场价格稳定的生产物资，可选用本方式办理。
2特约厂商采购。对于用量、费用不太高的单项物资，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂商洽购。但在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。
3一般采购。不适用于前述采购方式者，采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，在了解交易条件后订购。
第四条采购期限。
1采购部门应按照请购部门提出的需要日办理采购。为达到这一要求，掌握适当的采购时机，采购部门应召集有关部门按物资的特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项物资采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约拟明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。
2原定采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后，通知各有关部门，以利于存量管制及适时提出请购。
第五条核批权限。
特约厂家采购项目由经理核批，涉及资金超过××元时呈总经理核批。
供应厂商
第六条各项生产物资的供应商至少应有3家，各家背景及交易资料应记载于供应厂商资料卡存档备用。对于未达标准的生产物资，采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。
第七条新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等后填制供应厂商资料卡。呈总经理核准后，列为备选厂商。
第八条对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时应该由采购部门以签呈方式说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。
采购作业
第九条询价作业。
1.采购部门收件人员收到请购单或外购单时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业。
2各采购人员收到请购单或外购单时，应先判断请购物资的品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退回请购部门修订。
3询价程序。
（1）由采购人员参考过去采购记录或供应厂商资料卡拟定至少3家询价对象(独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外)，并填记在请购单上。
（2）对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具《成本分析表》连同报价单一并送来，作为议价参考。
（3）采购人员询价时，应将询价截止日期填注于请购单内，以便通知供应厂商。
（4）采购人员在通知厂商报价后，应紧跟催促进度。
4询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购人员据以议价。
5如果报价物资的规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购助理人员可将全部资料填制《采购事务征询单》，连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后，送交采购人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。
第十条议价作业。
1采购人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟定议价对象、议价策略及拟购底价(并报告有关主管)，以供议价之用。
2议价。
（1）议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。
（2）议价可采用多种形式进行。议价完成后，由采购人员拟定合作对象，呈请有关主管核批。
第十一条订购作业。
1由采购人员于请购单上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制《采购联络函》，寄送厂商。将《请购单》第二联送仓库以待收料。
2预付订金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购人员应先与厂商签订供销合同书。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商；副本若干份，分存请购部门、收料部门、会计部门及供应厂商。
采购异常处理
第十二条请购项目的撤销。各采购人员收到原请购部门送来的撤销请购单后按下列方式办理。
1如果原请购项目尚未办理，由采购人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由采购助理人员将原请购单与撤销请购单第2联退原请购部门，第1联自存，按一般请购单据存档方式处理。
2如果原请购项目已向厂商订购，由采购人员与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回《采购联络函》，依第（1）项方式处理。如果供应厂商坚持不能撤销，采购人员应于撤销请购单上注明原因，呈总经理核签后，由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。
第十三条紧急请购。采购人员接到紧急请购通知时，应立即查明请购物资的名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式请购单时，补入询议价结果，按急件方式处理。
第十四条交货质量异常。各采购人员收到物资管理部门验收不合格的物资检验报告表时，应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于物资检验报告表的采购处理结果栏内，呈总经理核签后，送回仓库。
1对于需退料、换料或补交者，采购人员应于物资检验报告表的采购处理结果栏内注明厂商电话及预定的处理日期。
2因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。
3采购人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理结果一栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。
4交期延误罚扣处理。采购人员收到交货延误或统一发票逾7天未送资料科整理付款事务时，应按下列方式处理。
（1）计算逾期罚扣金额并通知厂商罚扣原因与金额。
（2）在厂方同意扣款或补足发票时，由采购人员在收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈生产总监核签后，连同原请购单第2联、收料单、物资检验报告表等资料，送会计部门整理付款。
（3）如厂方不同意按第（1）项方式扣款，采购人员应继续与厂商交涉并呈董事长核决后按第（2）项方式处理。
第十五条属销售惯例或厂商超交的，采购人员应于请购单采购记录栏内注明，以作为仓库收料的依据。
第十六条以暂借款采购，采购人员应在请购单采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章”，以免会计部门重复付款。
第十七条价格变动处理。
1外销产品原材料价格变动时，采购部门应立即通知外销部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。
2采购部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填写《主要原材料价格波动月报表》，呈生产总监核批处理。
第十八条采购作业进度控制。
1采购人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定作业进度。
2预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度必须在预定日期前完成。
3对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购人员会请购部门研究处理对策。
三、采购物资检验管理制度
第一条确保采购物资的质量合乎标准。
第二条范围。原料、外协加工品的检验。
第三条实施单位。质量管理部进料科、加工品科及其他有关单位。
第四条检验员收到验收单后，要依检验标准对采购物资进行检验，并将供应厂商、品名、规格、数量、验收单号码等，填入检验记录表内。
第五条判定合格后，即将进料加以标示“合格”，填妥检验记录表及验收单内的检验情况，并通知仓储人员办理入库手续。
第六条判定为不合格的物资，即将进料加以标示“不合格”，填妥检验记录表及验收单内的检验情况。并将检验情况通知采购部门、请购部门。
第七条采购物资应于收到验收单后3日内验毕，但紧急需用的进料优先办理。
第八条检验时如无法判定物资的合格与否，则即请工程部(设计工程科)、请购单位派人会同验收，判定合格与否。会同验收者，也必须在检验记录表内签章。
第九条检验员执行检验时，抽样应随机化，并不得掺进个人的喜好等感情色彩。
第十条对进料检验情况进行反馈，将供应商交货质量情况及检验处理情况登记于厂商交货质量履历卡内及厂商交货质量月报表内。
第十一条依检验情况对检验规格(物资、零件)提出改善意见或建议。
第十二条检验仪器、量规的管理与校正。
第十三条本规定经质量管理委员会核定后实施，修正时相同。
四、采购物资验收管理制度
内购收料
第一条物资进厂后，收料人员必须依采购单的内容核对供应商送来的物资的名称、规格、数量和送货单及发票。清点数量无误后，将到货日期及实收数量填记于请购单，办理收料。
第二条如发现所送来的物资与采购单上所核准的内容不符时，应即时通知采购部门进行处理。原则上非采购单上所核准的物资不予接受，如采购部门要求收下所送物资，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。
外购收料
第三条物资进厂后，物资管理人员即会同检验单位依装箱单及采购单开箱核对物资的名称、规格，清点数量，并将到货日期及实收数量填于采购单。
第四条开箱后，如发现所装载的物资与装箱单或采购单所记载的内容不同时，通知经办人员及采购部门进行处理。
