大多数管理者往往在最不好的时间里委派工作。他们上午上班后的第一件事便是委派工作。这样做可能方便管理者，但却有损于职员的积极性。职员有什么感觉呢？下属带着一天做些什么的想法来到办公室，一上班却又接到新工作。他们被迫改变原定的日程安排，工作的优先顺序也要调整。这样做的结果便是时间浪费。
委派工作的最好时间是在下午。你要把委派工作作为一天里的最后一件事来做。这样，有利于下属为明天的工作作准备，为如何完成明天的工作做具体安排。还有一个好处，就是职员可以带着新任务回家睡觉。第二天一到办公室便集中精力处理工作。
面对面地委派工作是最好的一种委派方法。这样委派工作便于回答下属提出的问题，获得及时的信息反馈，充分利用面部感情和动作等形式强调工作的重要性。只有对那些不重要的工作才可使用留言条的形式进行委派。如果要使下属被新的工作所促进和激励，就要相信在委派工作上花点时间是值得的。写留言条委派工作，可能快并且容易做到，但它不会给人以深刻和重要的印象。
委派工作是一种人情事儿。它是把重要的工作托付给某个下属去做。如果可能，最好是面对面地委派工作。
□ 制订一个确切的委派计划
有了确定的目标才能开始委派工作。谁负责这项工作？为什么选某人做这项工作？完成这项工作要花多长时间？预期结果是什么？完成工作需要的材料在什么地方？下属怎样向你报告工作进展？委派工作之前，必须对这些问题有个明确的答案。你还要把计划达到的目标写出来，给职员一份，自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都了解工作的要求和特点，不留下错误理解工作要求的余地。应该让这种委派计划指导有效委派工作的全过程。
□ 委派工作
在委派工作之前，需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面。向他指出，他的特殊才能是适合完成此项工作的；还必须强调你对他的信任。同时，还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任；让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。
在解释工作的性质和目标时，要向下属讲出你所知道的一切。不要因为没有讲完所掌握的信息，而给下属设下工作的陷阱。你要把所有的目标全部摆出来：谁要求做这件工作的，要向谁报告工作，客户是谁等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉下属，让他们了解过去的一些事情是怎样处理的，得到了一些什么结果等。要让下属完全理解你所希望得到的结果。如果可能，尽量列出事实、数量和具体目标。那种“这件事需要快办”的说法不是对工作的充分解释。
给下属规定一个完成工作的期限。让他知道，除非在最坏的环境条件下才能推迟完成工作的期限。向他讲清楚，完成工作的期限是怎样定出来的，为什么说这个期限是合理的。另外，还要制订一个报告工作的程序，告诉他什么时间带着工作方面的信息向你报告工作；同时，你也要向他指出，要检查的工作的期望结果是什么，使他明确要求。
最后，你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。像“这是一件重要工作，我确信你能做好它”这样的话，可以对下属发挥很大的激励作用。总之要记住，委派好工作，不仅能节约时间，还可以在职员中创造出一种愉快的工作气氛。
□ 检查下属的工作进展情况
确定一个评价委派出去的工作进展情况的计划是很有技巧的事。检查太勤会浪费时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾祸。
对不同工作，检查计划也有所不同。这主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要时间的长短。如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展情况，每一两天检查一次，保证工作成功而又不花费太多时间，这类工作都有一个内在的工作进展阶段，一个阶段的结束又是另一个阶段的开始。这种阶段的停止时间也是检查和评价工作进展情况的最好时间。当你把一件有困难的工作委派给一个经验较少的下属去做时，不论从必要性还是从完成工作的愿望上来讲，多检查几次进展情况都是有益的。对这种情况，你可以把检查工作进展的次数定为其他下属的两倍。除了定期检查工作以外，还要竖起耳朵随时倾听下属的意见和报告工作进展的情况。要让下属知道，你对他的工作很关心，并愿意随时和他一道讨论工作中遇到的各种问题。
一般地讲，你既然把某项工作交给了下属，就要相信他能胜任这项工作。因此，每周检查一次工作也就足够了。但要鼓励下属在有问题时随时来找你，另外还要让他们懂得你不鼓励不必要的打扰。
评价工作进展的方法必须明确。要求下属向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，让他告诉你工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须完成工作的期限和达到要求的行动方案，促使下属继续努力工作。
□ 检查和评价委派工作系统
当委派出去的工作完成以后，要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价，以求改进。可以组织一个小组，小组中的每个成员都可以评价和批评他们在完成委派工作中的表现。最好是要求大家用书面形式把意见写出来，然后召开一个短会对这些书面意见进行讨论。
为了做好委派工作系统的评价工作，需要解决这样一些问题：工作是否按期完成了？工作的目标是否达到了？下属是否创造出了完成工作的新方法？他们是否从工作中学到了一些新东西或得到了某种益处？把这些问题作为评论委派系统工作情况的基础，邀请下属进行评论。实践证明，最准确的评价和最要害的批评往往来自下属。因为他们是任务的执行者，对评价委派工作系统要比管理者更有发言权。
评价过程中的一个重要方面是要实行奖励。怎样奖励一个工作做得好的助手？许多情况下，管理者“奖励”给下属的往往是更多更重要的工作。因为事实证明他能干，为什么不让能干的人做更多更重要的工作呢？这种想法和做法从道理上讲无可非议，但实际上却有点滥用职权。如果一个有才能有责任心的下属觉得他工作成功的奖赏只是更多的工作负担，特别是当他所做的工作是其他人的两倍而报酬却没有相应增加时，他便很难受到促进。
尊敬和赋予新的工作责任是对下属的奖励，但一味地加重工作负担则不在此列。即使你从内心里认为对下属的信赖是一种极大的奖赏和促进也不行。比较好的办法是，向他们透露点个人的事情，如你与上司的问题，你对其他有关工作的反对意见、批评和评论等。这类信息表明你对他的真正信任和尊敬，会鼓励他更有效地工作。
57．智慧传达坏消息
许多经理害怕把坏消息告诉下属，为此他可能要安排一周的行程以拖延时间。拒绝别的请求或者告诉对方坏消息常常使人夜不成眠。这件事情本身可能比坏消息或拒绝别人更耗人精力。说“不”不容易，但只要你能遵守下列要诀，你可能会发现峰回路转之后是柳暗花明。
□ 弄清轻重缓急
你可以做这件事，你也可以不做这件事，关键是要弄清轻重缓急。你可以扪心自问：“如果我行将就木，我还会做这件事吗？”你可以把你的愿望和目的写下来，列成表这张表将对你有所帮助。
在三种拒绝的方式中谨慎地选择一种
你可以说：“我不能把轿车借给你，你最好去租一辆。”你也可以说：“我的轿车我母亲要用，所以不能借给你。”前者直接，后考婉转。就短期而言，婉转之辞更易说出口，就长短而言，这种方式还不如直接说“不”好。
□ 要求对方给自己一个考虑的时间
不要简单地说“不”，因为仓促回绝可能缺乏技巧，令人难以接受。即使你知道你要回绝对方，你也应要求他给你简短考虑的时间，然后过一阵再把结果告诉他。
□ 告知坏消息之前让他在心理上有所准备
坏消息从天而降会使人情绪激动甚至行为过激。因此，在告知对方坏消息之前最好给他一个准备和适应的时间。
□ 如果要把坏消息写到纸上，用词要正面并且中性
你把坏消息写下来时，你将失去许多面对面时才有的有利因素，如微笑和握手等。这时，在遣词造句中你要顾及到正面和中性两个方面，这样对方才会就事论事。
□ 如果你身处高位，你要解释说“不”的标准
在非说“不”不可的时候，你要说明说“不”的理由和标准，以取得对方的理解。如果你这样做了，对方会很快明白你的意思。这样可以使对方不至丢脸。例如你打算告诉某人无法为他增加工资，你可以先说公司财政紧张，然后说其他同事都未加薪，这样他就能平心静气地接受你的决定。
□ 一般情况下可以不说明原因
解释原因不同于找借口，借口不是真正的原因。如果对方穷追不舍，你可能会说出真正的原因，但你有权拒绝这样做。你可以说：“我不想解释什么，但我的答案是‘不’。”这是对付刨根问底的最好办法。
□ 以正面的态度拒绝别人
当你拒绝别人的时候，用词要格外谨慎小心。以正面的态度拒绝，可以保证你不伤害对方的自尊心。你可以说“你要价太高，生意没法成交”，但你最好说：“我很想和你做成这笔生意，但我得考虑价格因素。”
□ 多说“是”，少说“不”
人们喜欢听到“是”，不喜吹听到“不”，所以要尽量多说“是”，要把“不”转化为“是”。当老板问你是否能提前完工时，你可以说：“是的。如果一天不止24个小时。”
□ 戏剧性地说“不”
你可以说你的拒绝是一生中最重要的决定，这是夸张，它有两个好处，第一，对方会认为你经过了仔细的考虑；第二，他知道这件事已毫无希望。
□ 立场坚定
不要随便说“不”，说了就再也不要轻意改口。你要有礼貌地、冷静地、坚定地坚持你的立场，面对威胁利诱毫不动摇，这样对方会知难而退。
□ 练好“三部曲”
在拒绝之前，你先重复一遍对方的要求，证明你仔细听了他的陈述，这是第一步。接着你就把“不”说出来。最后你说明你并来因为对方的要求而感到不快，但也没有因为拒绝而感到愧疚。
□ 用许愿来拒绝
用许愿的方法说“不”常常能取得很好的效果。当你拒绝参加某个聚会时，你不妨说：“真可惜这次我没空，下次咱们一定一起玩个痛快。”
□ 提出替代方案
如果你无法答应某个请求，你可以尽量提出一个替代方案。比如你无法参加某个会议，你可以提出让你的秘书代你参加。这样人们会以为你重视这件事情。
□ 告诉对方你改变主意的条件
有些情况下你的拒绝会变成同意，也就是说，你的拒绝不是最后的决定，它是可以改变的。这时，你一定要把这个信息传达给对方。如在一桩生意暂时陷入僵局时你可以说：“如果你愿意改变原来的条件，我们可以重新谈判。”这样的拒绝是缓和的。
□ 用事实说话
当你在告知坏消息的时候，你最好准备好书面的数据和结果。你不要说什么，数据自己就会说话，这使你和这个坏消息拉开了距离。如果有人怀疑报告的正确性，你可以让他自己看，也可以让他去请教专家，你可以告诉他你希望自己是错的而他是对的。
□ 一分为二地看问题
你应该尽量从坏消息中找出好的一面。比如公司经营受挫，你可以说：“幸亏及时发现，否则会赔进去5万美元。”这样说给对方留下了一线希望。
□ 为对方着想
你在报告坏消息时要设身处地为对方着想，这样措辞才会委婉。你可以说：“我和你一样失望”，“真希望情况不是这样”，“我和你一样困惑”。不要当对方的替罪羊。
□ 不要找别人传话
不要用别人传话，也不要用信件等形式告诉对方。消息越不利，当面告诉他就越重要。躲躲闪闪，对方会以为你缺乏勇气。
58．建立信誉
人们在赛马场下注前，要考虑马儿在前几场比赛中的表现。投资者买股票会选择绩优股。同样的道理，人们会喜欢与信用口碑良好的人合作、交流。不管是做领导还是谈恋爱，取信于人是非常重要的法则。
□ 善于发现自己与他人的共同点
人们喜欢与自己性格相像的人，信任自己喜欢的人。因此，在与人相处时，你应该努力寻找自己与别人在爱好、经历、家庭背景、个人特长、职业、目标及价值观等方面的共同点，并高度强调它们。人们都有这样的心理：如果你在某些方面与他相像，在其他方面也会相似。有了这么多的共同点，他会很快把你当作朋友一样信任的。
□ 表达对别人的关怀
从情感的角度说，人们倾向于信任那些对自己表示关心的人。当别人遭遇不幸时，表示真诚关怀的你最易成为他们的挚友。团体与国家之间也是同样道理。
□ 表达良好的合作意愿
树立个人诚信形象的重要途径之一就是帮助他人达成其目标，并且要尽心尽力。人们能原谅你平庸的办事能力，但不能原谅你不把他当回事。
□ 保持言行一致
你不但要做到言语前后一致，还要做到言语行动的一致——人们是从“言”与“行”两个方面来判断一个人是否可信的。
□ 展示你的能力与水平
人们倾慕专家、明星或英明的决策者，当然也愿意跟随他们。谁也不会向表现欠佳的股票投资，同样地，人们也不会把信任投给办事能力受到怀疑的人。当然，如果你已经有了做人的业绩，保持谦虚的风度能够赢得更多人的景仰。
□ 只说正确的话
没有人愿意说错话，人们说错话是因为不知道那是错的。如果你不能肯定自己的话是正确的，那么最好同时给出消息来源，即使是那些不重要的信息。否则，积小错成大错，你的个人信用度会大打折扣。
□ 不懂时说不懂
千万不要不懂装懂，即使是在下级或晚辈面前，不懂装懂也是最要不得的毛病。否则，一旦别人追根究底，出洋相不算，信誉也会严重受损。这是一个简单易记的原则，但很少有人能一贯坚持。因此，当你回答说“知道”时，一定要三思。
□ 说话要完整
你说出了事情的全部吗？谎言与“半截话”之间没有太大的距离，话只讲一半很容易使人误解。爽朗的大笑伴以长时间的沉默给人什么样的感觉？受骗了——或者与你的性格有问题。
□ 注意“现时性”
放弃那些过时的数据与观点吧，即使它们是两三年前的，也不足以支持你现在的论点。世界在迅速发展变化，昨天正确的东西今天也许就成了谬误。最好的办法是重新收集信息。
□ 观念要清楚
有时我们对一件事物了解的越清楚，越是难给予清晰的解释。这是因为我们把它视为想当然了。我们很难记住那也成为我们第二天性的东西。于是模棱两可的说法出现了，误解也由此产生了。
□ 避免重复
前边提到的问题是由于粗心或“不完整”引起的，但是，过分的“细心”或追求“完整”同样会导致失误。比如对某一问题进行重复累赘的说明，不仅会分散人的注意力，还会因为不一致而使人越听越糊涂。
□ 避免夸大其词
