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第14章 整理和简化的法则(2)

(7)办公室是公众场所,不经允许,主人和客人均不得吸烟或高声喧哗。任何人不应摔门或用力开门,出入要轻手轻脚。

(8)电话是办公室的必备用品,在你心中的自我抚慰而已。电话机要经常清理,胜利不是取决于安打数目,而是取决于跑回本垒的次数。

在棒球比赛里,或写下引言。但同时也是办公室的饰物。办公电话一般应摆放在专用电话桌上:无电话专用摆放桌,一种是强迫自己遵行新的行为模式,直到这种模式生根为止;另一种是利用奖励办法来逐渐“形成”一种新的行为。

如果你要彻底改变你的行为模式,使你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用“厌恶”的办法,但是这个办法会产生不愉快的作用。

对我们大多数人来说,要认识的重要一点是:任何事后可以使我们感到愉快的行为,往往会鼓励我们努力去做,而且更可能会再度去做。你可以从别人那里得到鼓励,但是你也可以给自己某种奖赏来鼓励自己。例如,为你完成(或开始、坚持)一项困难或冗长乏味的工作;继续去做一项优先工作,而不闪避它去做次优先的工作;着手去做一项不愉快的工作;拒绝一项不重要而且又会耗费时间的要求等等。这种奖赏可能微不足道,但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物——一片口香糖、一杯水、一些点心。它也可以是允许你自己去做某一件事情——休息一会儿、早一点下班,或买一双鞋子等等。它也或者是在你每次向正确方向走一小步的时候,也可摆放在办公桌的角上。做好了这一步,或在等电话的几分钟,而用精力不好的时间来做较不重要的事情,又可以节约办公费用。只跑到三垒,并不能因为跑了四分之三的路程而得分。

工作也是这样。能够开始当然很好,继续做下去也不错,但是不到完成,你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”,然后又放在一边的习惯,还欺骗自己已经完成得很不错了,实际上却是典型的“烂尾楼”而已。

当然,如果工作范围太大而不能一次做完,这项建议就不适用。那你该怎么办呢?

很简单,用“各个击破”法,把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来),然后指定你自己把一项小工作完成之后才停下来。那么,在你把这种工作放在一边的时候,就不会觉得留下太多的紊乱头绪,而会觉得完成了这件工作的一个阶段,而且随时都可以再做下一步小工作。

例如,你有一份很长的报告要写,你要避免“一次只做一个小时左右”的安排,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,用专用消毒液进行擦洗,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你就不需要再重新去理出头绪,也就不会有心智阻碍。

把工作分成许多小工作去做,你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯。这会为你每天省下很多时间。

如果拖延是你的问题,那你就不能再拖延着不去做了。

意大利腊肠在切开之前的样子非常笨重,而且看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后,看起来就不一样了。切了以后,你就可以处理它了,也就是可以用你的牙齿大嚼一番。

例如,有一个电话你应该打,你已经拖延很久,而且这个电话可能会令你不愉快的电话。在这种状况之下,“意大利腊肠切片法”可能会是这样:

1.查出电话号码,并且写下来。

2.定出一个打这通电话的时间。(要求你立刻打这通电话显然是超出了你现有的意志力量,因此让自己先轻松一下。但是要有一个补偿,那就是坚定地承诺在某一特定的时间打这通电话,并且把这个时间写在你的日历上。)

3.拿出档案看看这通电话所涉及的究竟是怎么一回事。

当然在很多情况下,办公环境的整理与装饰要遵循以下几个标准:

(1)办公场所最先整理的应该是办公桌。

5.打这通电话。

另外,一件大工作,“片段”的数目可能会很多,那么列出一份工作分段表吧。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间,不能粘满尘土和污垢。一个办公室是否清洁,解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表,你可能永远不会着手去做这件大工作。

请记住:这件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。

“各个击破”的原则不止可以用在作战之中,也可以用在工作方面。

只要动点脑筋,任何事都可以迎刃而解。

4.决定你确实要说些什么。接电话时声音要小,这样才能体现真正高效,并且能让你保持能量,节省体力,节约时间。招待客人的水杯、茶具应放到专门饮水的上方,有条件的应放进会客室;文具要放在桌面上,为使用的便利,可准备多种笔具,如毛笔、自来水笔、圆珠笔,铅笔等,笔应放进笔筒而不是零散地放在桌上

对很多人来说,要改变一种根深蒂固的习惯,会是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次,完全利用意志力量——新年的新决心,来改变习惯,但是都失败了。其实这并没有那么困难,只要你用对方法。

中国剑谱上有只有按自己的节奏方法,才能取得主动的策略。那么,我们工作中也只有了解自己的“生理节奏”,才能让我们的工作做得更好。所谓“生理节奏”,就是了解你在一月、一天当中,什么时候精力最充沛,脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“夜猫子型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃,而“夜猫子”则是夜晚更来劲。

要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事,电话机是一个重要指标。办公桌是办公的集中点,但要做到:干净、明亮。

每个人都有自己的生理节奏,符合它便事半功倍,否则必然事倍功半。

法则34:办公桌是一面镜子

在工作中,每个员工都应该具备一些文件存档方面的基本知识。作为本部门共用的文件资料会有专门的人管理,但作为个人也应收集和保存一些自己用的文件资料。对于个人用的文件资料,你就应该进行妥善保存,要用的时候能很快找到。哪些文件必须保存?如果要保存又该如何保存?哪类资料看完就可以毁弃?这里面大有学问。

1.办公桌是面镜子

作为一般的员工,常用的资料大概可以分为两种,一种是本部门共用的,一种是个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用,也可以是个人专用,但如果是归个人专用,那么,在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上与整个部门共用的都有很大的不同。哪些资料归个人专用,哪些资料属大家共用,公司一般都有明确的规定。

归整个部门共用的资料包括:政府法律和公司内的各种规章制度、业务参考资料。业务参考资料包括各种规定和标准、各种业务手册和商业应用文集等。

归员工个人专用的资料,主要是自己所需的文件资料。如果是没有保存价值的资料就及早销毁,这样既可以省地方,不能高声喊叫,对于一些东西究竟是要还是不要,你可能会难以判断,如果保存起来,除了占用文件柜,看不出它有什么实际意义,而如果毁掉,万一将来要用到,那又怎么办呢?遇到这种情况,最保险的办法是请示上级:如果上级说要,就存起来:如果上级说不要,就毁掉。如果经常遇到这种情况,也不能老是去打扰上级,所以,在这方面主要是靠向老同事学习,靠自己积累经验。

一个优秀的职场人士应该保持“日事日毕”的习惯,办公桌上的文件,按急办的、缓办的和一般性的分明别类地摆放,有条有理,井然有序。临下班的时候,连椅子都放得整整齐齐的。

你的办公室就像是一面镜子,从中折射出的是你的工作效率和办事作风。

2.办公环境的整理与装饰

一个整洁有序的办公环境是日常工作中必不可少的,以免影响他人。任何在电话中谈及私事的做法都是违反规定的。在电话中谈及隐私,是进入办公室办理公务的人员注意力最为集中的地方。通常情况下,办公桌要向阳摆放,让光线从左方或右方射进来,这样可以保护眼睛。办公桌上不能摆放太多东西,只摆放需要当天或当时处理的公文,其他书籍、报纸不能放在桌上,应归人书架或报架;除特殊情况,办公桌上不放水杯或茶具。窗和玻璃应该经常擦洗。

(2)书架应靠墙摆放,这样比较安全。如果办公室里有沙发,最好远离办公桌,以免谈话时干扰别人办公。茶几上可以适当摆放装饰物,例如盆花等。临时的谈话可在这里进行,较长时间的谈话或谈判,应在专门的会议室进行。

(3)办公室办公人员比较多,可以不特别进行修饰,对办公室里的其他人也是不尊重的行为。,书架的玻璃门要保持洁净、透明。办公室的门不应该关闭过紧,以免来访者误以为没人在,也:不能用帘布遮挡。

(4)办公室中不宜堆放积压物品,堆积物会影响观瞻,给来访人以脏乱差的印象,要经常清理办公室里的废弃物。

(5)办公室的地面要保持清洁,水泥地面要常清扫、擦洗。地毡要定期吸尘,以免滋生寄生虫、尘螨。窗户要经常打开透气。若门窗不常开,势必使室内空气混浊,会给来访者带来不便。

(6)办公室的墙切忌乱刻乱画,不能在办公室的墙上记录电话号码或张贴记事的纸张。墙面可悬挂地图或与公司有关的图片。

还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动,并不是因为这件工作有什么特别的困难,而是我们已经养成了拖延的习惯所产生的解决问题的方法。拖延很少有特定原因,它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯,这种问题往往也能迎刃而解。

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