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第30章 循序渐进提高时间管理技能(1)

§§§第1节树立正确的时间观念

今日生活的方式,变成了分秒必争的紧张状态。不仅是非做不可的工作量急速的增加,同时,我们对于时间的感觉也加速化了。

在这种讲求速度的时代,不管是学生、企业界人士,或甚至家庭主妇,都必须绞尽脑汁计划——如何在很少的时间内,做完更多的事情,以便制造自我改善的机会,增加团体以及家庭服务的时间,甚至提高收入,增进生产性。

时间并不像金钱以及原料,可以预先蓄积。不管你喜欢或者不喜欢,每分钟都会给你六十秒的时间消费。你只能立刻地把它消费。也就是说,你只能消费今天、现在这个时间。

前面讲过,既然视时间为主宰、敌人、神秘物或奴隶的观点均不利于时间的有效运用,那么对管理者来说,什么样的时间观念才算是正确的呢?这是一个见仁见智的问题。许多时间管理专家都指出:时间是与生俱来的,它像空气那样地支持人们的生存,又像手或手指头那样地供管理者作多种不同的用途。因此,只要管理者不对时间抱任何成见,或加诸任何价值判断,而视之为中性资源,则可能对它作出比较有效的运用。

视时间为中性资源,犹如人力资源、财力资源、物力资源与技术资源那样,将有助于管理者切实把握“现在”,而不致迷失于“过去”或“未来”。但这并不意味着“过去”与“未来”不重要。“过去”犹如一面镜子,它足以令管理者认清自己以免重蹈覆辙;“未来”是“现在”努力的导向与终结。不过,只有“现在”才是管理者可以采取行动的唯一时间。世界上的所有成就都是“现在”所塑造的。因此,管理者应能记取“过去”、把握“现在”、放眼“未来”。正像一位隐名的哲人对时间的看法那样:

昨天是一张已被注销的支票。

明天是一张尚未到期的本票。

今天则是随时可运用的现金。请善用它!

§§§第2节要有把时间管理好的强烈欲望

某个演讲会上,讲者询问听众:“在座各位,有没有人想要减肥的?”有好多人举手,他又问:“你们到底是想要减肥,还是一定要?”他们说只是想要而已。这时,他又问:“你们成功了没有?”他们摇头说没有,于是讲者再问:“你们想减肥想了多久了?”他们说想了很久了。

为什么一般人都没有办法,把个人的时间管理做好呢?因为,大多数的人跟那些想要减肥的人一样,只是“想要”把时间管理好而已;相反的,一个有强烈欲望、有企图心的人,他可以克服一切困难,面对所有的挑战而不放弃。如果没有活出生命价值的强烈欲望,那时间管理将毫无意义。人生中,我们都面对相同的环境与社会,我们每个人的一天也都是二十四小时。然而,每个人对生命的价值与人生意义的看法却大不相同。

其实时间管理并不像一般刻板印象那么无聊,也不是重要人物或大忙人才需要。它是一种藉由“时间”有效的分配和运用,让我们有更多时间做自己真正想做,真正能带给自己快乐的事。就好像假如我们每个月赚的钱很有限,我们就必须考虑要拿多少放在银行、多少拿来买股票、投资基金,又有多少要应付日常开销等等,好让自己有更多的钱去满足自己的需求。

所以事实上,时间是无法被“管理”的,我们能做的是“投资”时间。那些在时间管理方面高人一等的人,对他自己的时间是非常认真看待的,对他真正想要的事情都是非常渴望的,而且是热切地渴望,一定要拥有它。

在往后的岁月,也可能有无数的关卡要去超越,有许多的消极情绪待我们去克服。如何能坚持自己的初衷而不受外在因素所左右,坚定地将目光永远定在我们想要,而不是我们所恐惧的,就要靠我们时时刻刻提醒自己,我们当初所下的决心:我是决定要把时间管理好的人。

§§§第3节设定目标与计划并实现之

如果人生没有目标,我们所说的时间管理原则、方法、重要等都是惘然的。先看看已经成功的人,怎样决定一件事,这对你一定有帮助。仔细观察他们的言行,你就会发现一个特点。那就是:他们发号施令,无不迅速而中肯。这秘诀在那里呢?很简单,他们有了目标,知道自己需要什么,目标既明,当然不致迷失。面临重大决定时,他们只须问自己,“怎样才能速达目标呢”?这目标就是你梦寐以求的东西。

那么,怎样定目标呢?目标当然是因人而异。你要选择你所喜欢的东西、所喜欢的环境,和所喜欢的收入。你只需要画出一个远景,不必计划每一细节。细节不像远景,不是一开始就那么鲜明。有了一定的目标,才能使你更快更容易决定重大事情,而使你很快地达到目标。

我们是怎么赶飞机的?如果今天要搭下午1:10的飞机出国,所以我们知道自己11:40一定要赶到机场,所以10:30我们就要在高速公路上,所以10:10要坐在车上发动汽车!这中间每个时间点上我们要做什么事情,应该都很清楚。我们绝不会以为11:40才发动车子的话,还可以赶上1:10的飞机。上了高速公路之后,我们也绝不会以为还有时间可以在出口再下去吃个午餐。

但是在生命的旅途上,我们却常常出现这种错觉。不是迟迟不肯出发,就是出发了之后,又半途犹豫不决。曾有人询问著名的巴顿将军,他之所以在战场上如此成功,有什么秘诀。他回答:“第一,计划。第二,完整的计划。第三,完整而可行的计划。”

那么,要如何把我们在前面所设定的目标,转化为完整可行的计划呢?

首先,分割目标成为许多具体可行的小步骤。许多研究都指出,如果人们只是一股劲儿追求大目标,失败几乎是必然的。就好像你想一口吞下十二盎司的牛排,一定会噎住。要吃下一块十二盎司的牛排,必须先切成小块,然后一口吃一小块。计划也是如此,要把目标分割成一口口可以吃下的规模。每一个小步骤就成为一个小目标,直到逐步完成最终的大目标。

我们来看个例子。

目标:五个月之内瘦20公斤(平均每周1公斤)

计划:1.看医生或营养咨询专家

2.决定饮食计划

3.先减5公斤

A.先减2公斤

B.减满5公斤

4.选择一个适合饮食计划的运动方式

5.减第二个5公斤

A.减满7公斤

B.减满10公斤

6.增加运动量

7.挑一本励志的书来看,以保持高昂的斗志。

8.减第三个5公斤

A.减满12公斤

B.减满15公斤

9.再度增加运动量

10.减最后的5公斤

A.减满17公斤

B.减满20公斤

11.选择一种维持体重的方式

其中,第2、4、7、11这四项还需要取得额外的信息,在接近这些步骤时,可能还需要建立更小的目标。而在大目标化为小目标的过程中,我们会发现,在目标设定程序中第三、四、五步骤的信息,必须一并纳入考虑。也就是“必须克服的障碍”、“达成目标所需的技能”和“需要共同协力的人、组织及团体”。

以五个月之内瘦20公斤的这例子来说,必须克服的障碍也许是:喜爱甜食,无法掌握时程、不健康的饮食习惯、缺乏纪律,还有不良的体格等。而达成目标所需的技能可能包括了:饮食计划的知识与技巧,运动(比方说慢跑)的程序。至于需要共同协力的人、组织及团体就包括了:家庭医师、营养咨询专家,有时还包括自己的家人等等。

总而言之,订定计划可以说是个非常重要的步骤。因为,唯有当行动计划清楚的发展,每一个行动事项,也就是小步骤都清楚的列出来,我们才能根据这些小步骤的进行时间,转移到“时间管理”上。也就是说,我们日后在排定月、周或日计划时,才能将这些事项列入,而且是属于重要而紧急的事项,而不是当天才临时想到,可做可不做的事情。

计划中的小步骤能不能与目标有效结合,关键就在于有没有将行动计划确实发展,并且将每一目标的分割小步骤,以时间管理来有效执行。

§§§第4节学会授权

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