另要注意来宾此前有无正式来访的记录。如果来宾尤其是主宾此前前来进行过访问，则在接待规格上要注意前后协调一致。无特殊原因，一般不宜随意在迎宾时升格或降格。来宾如能报出自己一方的计划，如来访的目的、行程、要求等，在力所能及的前提之下，应当在迎宾活动之中兼顾来宾一方的特殊要求，尽可能地对对方多加照顾。
制定具体计划
一定要详尽制定迎接来宾的具体计划，有助于使接待工作避免疏漏，减少波折，更好地、按部就班地顺利进行。根据常规，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娱活动、游览、会谈、会见、礼品准备、经费开支以及接待、陪同人员等各项基本内容。
单就迎宾而言，接待方最为重要的有五项内容，即一是迎宾方式，二是迎宾人员，三是迎宾时间，四是迎宾地点，五是交通工具。
确定迎宾方式
明确要不要搞迎宾活动，如何安排迎宾活动，怎样进行好迎宾活动。一定要精心选择迎接来宾的迎宾人员，数量上要加以限制，身份上要大致相仿，职责上要划分明确。在迎宾工作中，现场操作进行得是否得当，乃是关键的一环。
注意迎宾时间
要预先由双方约定清楚，要在来宾启程前后再次予以确认，要提前到达迎宾地点。
确定迎宾地点
交通工具停靠站，如机场、码头、火车站、长途汽车站等；来宾临时下榻之处，如宾馆、饭店、旅馆、招待所等；东道主一方用以迎宾的常规场所，如广场、大厅等；东道主的办公地点门外，如政府大院门口、办公大楼门口、办公室门口、会客厅门口等。前三类地点多用以迎接异地来访的客人。其中广场，主要用以迎接贵宾。第四类地点也就是办公地点门外，则大多用以迎接本地来访的客人。
确认来宾的身份
通常有四种方法可行。
1.使用接站牌。使用接站牌时，牌子要正规、整洁，字迹要大而清晰，不要随便用纸乱写。尽量不要用白纸写黑字，让人感到晦气。接站牌的具体内容，有四种主要写法：一是“热烈欢迎某某先生”，二是“热烈欢迎某单位来宾的光临”，三是“某单位热烈欢迎来宾莅临指导”，四是“某单位来宾接待处”。
2.使用欢迎横幅。
3.使用身份胸卡。
4.自我介绍。
在方便、务实的前提下，上述四种确认来宾的方法，可以交叉使用。
安排交通工具
如果需要安排专车迎宾，则包括安排什么级别的专车、安排多少辆等；如果不需要安排专车迎宾，则包括是否事先通知来宾乘车线路等。
施礼问题
在迎宾之时向来宾施礼、致意，最重要的是要做到下列四点：一是与来宾热情握手；二是同来宾主动寒暄；三是对来宾有问必答；四是为来宾服务周到。接到来宾后，在步出迎接地点时，迎宾人员应主动为来宾拎拿行李。不过，对于来宾手中的外套、提包或是密码箱，则没有必要为之“代劳”。
引导问题
来宾的引导，指的是迎宾人员在接待来宾时，为之亲自带路，或是陪同对方一道前往目的地。在一般情况下，负责引导来宾的人，多为来宾接待单位的接待人员、礼宾人员、此事负责人，或是接待方与来宾对口单位的办公室人员、秘书人员。在宾主双方并排行进时，引导者应主动在外侧行走，而请来宾行走内侧。若三人并行时，通常中间的位次最高，内侧的位次居次，外侧的位次最低。宾主之位此时可酌情而定。在单行行进时，循例应由引导者行走在前，而使来宾行走于其后，以便由前者为后者带路。在出入房门时，引导者须主动替来宾开门或关门。此刻，引导者可先行一步，推开或拉开房门，待来宾首先通过。随之再轻掩房门，赶上来宾。出入无人控制的电梯时，引导者须先入后出，以操纵电梯。出入有人控制的电梯时，引导者则应后入先出，这样做主要是为表示对来宾的礼貌。出入轿车，如果引导者与来宾出行。宾主不同车时，一般应引导者坐车在前，来宾坐车居后；宾主同车时，则大都讲究引导者后登车，先下车，来宾先登车，后下车。在引导来宾时，切勿一味沉溺于高谈阔论，免得令来宾走神，“一失足成千古恨”，当众跌跤失态。
（第4节接待礼仪
接待客人注意事项
接待客人要注意以下几点。
1.客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位，请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。
2.客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志；若可能，应该时常为客人换饮料。
3.接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
4.诚心诚意地奉茶。中国人习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。
小轿车接待礼仪
乘轿车的礼仪我们已在前一章（第3节中讲过，还需要注意的是：小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之；前排右侧殿后。如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席。
主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。
如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。
主人亲自驾车。做客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。
越野车接待礼仪
越野车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右座为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。
旅行车接待礼仪
在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排，即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。
（第5节公务拜访礼仪
公务拜访注意事项
约好去拜访对方，无论是有求于人还是人求于己，都要在礼节上多多注意，不可失礼于人，而有损自己和单位的形象。
我们要注意的首要规则是准时。让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。
如果有紧急的事情，不得不晚，必须通知你要见的人。如果打不了电话，请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞，应通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到，你将要先到，可以充分利用剩余的时间整理一下思路，耐心等对方到来。
当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间，递上你的名片以便助理能通知对方。冬天穿着外套的话，如果助理没有主动帮你脱下外套或告诉你外套可以放在哪里，你就要主动问一下。
在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。尽量不要不耐烦地总看手表。如果你等不及，可以向助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满，也一定要对接待或助理有礼貌。
当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，就要先做自我介绍；如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。
一般情况下对方都很忙，所以你要尽可能快地将谈话进入正题，而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情，不要讲无关紧要的事情。说完后，让对方发表意见，并要认真地听，不要辩解或不停地打断对方讲话。你有意见的话，可以在他讲完之后再说。
拜访中的举止礼仪常识
第一，讲究敲门的艺术。要用食指敲门，力度适中，间隔有序敲三下，等待回音；如无应声，可再稍加力度，再敲三下；如有应声，再侧身隐立于右门框一侧，待门开时再向前迈半步，与主人相对。
第二，主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级，主人不坐，自己不能先坐。主人让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对主人习惯的尊重。主人献上果品，要等年长者或其他客人动手后，自己再取用。
即使在最熟悉的朋友家里，也不要过于随便。跟主人谈话，语言要客气。
第三，谈话时间不宜过长。起身告辞时，要向主人表示：“打扰”之歉意。出门后，回身主动伸手与主人握别，说：“请留步。”待主人留步后，走几步，再回首挥手致意：“再见。”
拜访外商的礼仪
在走访外国人时，需要严格遵守的礼仪规范，主要涉及以下6条。
第一，要有约在先。拜访外国人时，切勿未经约定便不邀而至。尽量避免前往其私人居所进行拜访。在约定的具体时间通常应当避开节日、假日、用餐时间、过早或过晚的时间，及其他一切对对方不方便的时间。
第二，要守时赴约。这不只是为了讲究个人信用，提高办事效率，而且也是对交往对象尊重友好的表现。万一因故不能准时抵达，务必要及时通知对方，或商定改期。
在这种情况下，要向对方郑重其事地道歉。
第三，要进行通报。进行拜访时，倘若抵达约定地之后，未与拜访对象直接见面，或是对方没有人在此迎候，则在进入对方的办公室或私人居所的正门之前，有必要先向对方进行一下通报。
第四，要登门有礼。切忌不拘小节，失礼失仪。当主人开门迎客时，务必主动向对方问好，互行见面礼节。经主人允许或邀请可进入室内。即使所谈事情需要时间很短，也不要站在门口谈话；若主人未邀请入室，可退至门外，进行室外交谈。室内谈话若时间较短，不必坐下，事毕不宜逗留；若谈话时间较长，可在主人邀请后入座。倘若主人一方不止一人之时，则对对方的问候与行礼，在先后顺序上合乎礼仪惯例。标准的做法有二：其一，是先尊后卑；其二，是由近而远。在此之后，在主人的引导之下，进入指定的房间，切勿擅自闯入，在就座之时，要与主人同时入座。倘若自己到达后，主人这时尚有其他客人在座，应当先问一下主人，自己的到来会不会影响对方。为了不失礼仪，在拜访外国友人之前，要随身携带一些备用的物品，如纸巾、擦鞋器、袜子与爽口液等，简称为“涉外拜访四必备”。“入室后的四除去”是指，摘下或脱去帽子、墨镜、手套和外套。
第五，要举止有方。在拜访外国友人时要注意自尊自爱，并且时刻以礼待人。与主人或其家人进行交谈时，要慎择话题，切勿信口开河，出言无忌。与异性交谈时，要讲究分寸。对于主人家里遇到的其他客人要表示尊重，友好相待。不要无意间冷落对方，置之不理。若遇到其他客人较多，既要以礼相待，也要一视同仁。切勿明显地表现出厚此薄彼，而本末倒置地将主人抛在一旁。在主人家里，不要随意脱衣、脱鞋、脱袜，也不要毛手毛脚、动作嚣张而放肆。对主人准备的小吃，不要拒绝，应品尝一下；准备的饮料，尽可能喝掉。无主人的邀请或未经主人的允许，不得随意参观主人的住房和庭院，在主人的带领下参观其住宅，即使最熟悉的朋友也不要去触动除书籍、花草以外的室内摆设或个人用品。对主人家的人都应问候（尤其是夫人或丈夫和孩子），对主人家的猫狗不应表示害怕或讨厌，更不要去踢它或打它。
第六，要适可而止。在拜访他人时，一定要注意在对方的办公室或私人居所里进行停留的时间长度。从总体上讲，应当具有良好的时间观念。不要因为自己停留的时间过长，而打乱对方既定的其他的日程。在一般情况下，礼节性的拜访，尤其是初次登门拜访，应控制在一刻钟至半小时之内。最长的拜访，通常也不宜超过两个小时。有些重要的拜访，往往需由宾主双方提前议定拜访的时间和长度。在这种情况下，务必要严守约定，绝不单方面延长拜访时间。自己提出告辞时，虽主人表示挽留，仍须执意离去，但要向对方道谢，并请主人留步，不必远送。在拜访期间，若遇刭其他重要的客人来访，或主人一方表现出厌客之意，应当机立断，知趣地告退。离开时，应有礼貌地向主人表示感谢。
（第6节办公室礼仪
办公室的布置
商务人士的绝大多数工作时间都是在办公室中度过的，无论是在自己的办公室办公，还是在客户的办公室谈业务，总之，办公室与商务人士密切相关。如何才能在办公室中工作顺心，处理业务如鱼得水呢？掌握好办公室礼仪，能让自己有一个良好的工作环境，为取得更佳的工作业绩打下基础。
一办公室是企业的门面，是来访者对企业的第一印象。办公室的布置不同于家庭、酒店的布置，它的设计风格应该是严肃、整洁、高雅、安全。
