以上我们讲述的四种沟通方式(倾听、演讲、谈判及会议)都是声音沟通，不是书面沟通。而在现实生活中，我们经常以信函、报告等书面形式进行沟通。掌握写作的必要知识和技巧，成为现代人互相沟通的必备素质。
写作是一种重要的沟通方式
写作，从形式上来看，表现为文字，或称为“书面语言”，它具有一定的行文格式；从内涵上看，它具有创造性，简单的记录或者抄袭不属于写作这一范畴。优秀的写作应该是真情实意的表达。在本章范围内，我们不讨论文学写作，而是指“写作”作为一种重要而且特殊的沟通方式。
“写作”是一种通过文字形式达成沟通的重要方式。“以文会友”指的就是这个意思。通过文章这种书面的语言，可以起到传送信息、澄清事实、表达观点、说服他人、交流感情等作用。
当然，现代写作的作用已得到进一步的深化，已不再局限于“以文会友”，应用写作成为“写作”的重要组成部分。统计表明，企业中高层领导的大部分时间花在文件审阅、传送及拟定上面，也即大部分时间在与书面语言打交道。文书已经成为企事业单位内沟通的主要方式。
无论是内部沟通还是外部沟通，一个企业时刻离不开写作。对内部而言，公司成立时需要拟定章程，制定规章制度、职务说明书等，平时管理中需要制定年度计划、每月计划，还有众多的商务交往信件和函件。现在许多大企业都有内部刊物，比如长虹、海尔等许多的企业，这既可以对外树立企业的良好形象，同时使得企业内部又多了一条沟通的渠道，使员工能形成较强的凝聚力。对外部而言，写作就更普通了，如财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等，这些成为企业与其生存环境之间的纽带。
从沟通角度来理解写作，写作是沟通的一种重要方式，提高写作能力，对个人而言，意味着沟通能力的提高，同时，也是适应21世纪的通行证；对企业而言，意味着管理水平的提高。
写作是一种特殊的沟通方式
沟通方式有很多，比如阅读、倾听、会议、演讲，还有手势、眼神等身体语言。有效的沟通方式应该是多种沟通方式的最佳组合。“写作”与其他的沟通方式不同，作为一种重要的沟通方式，它有着自身的独到之处。
一、“写作”有自己独到的优点
1．“写作”给予了充分的思考时间。作者可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来，边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅，修改调整，甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样容易发现一些隐藏的错误，使最终的作品正确、完整、清晰。
2．这种沟通方式可以实现多向信息传递，比如一个通知写成之后，可以复制几十份，甚至几百、几千份发送到相关单位和个人。
3．这种沟通方式无需其他的一些辅助条件，比如会议需要安排时间、地点、招待会议参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语言则更有诸多限制。而写作无需此类讲究，在许多情况下，要一群人聚在一起达成沟通往往很困难，写作无疑是一种较佳的选择。
4．写作的结果是书面文字，可以较好地记录当初的沟通情况，并能较容易地保存下来，它的失真相对较小，因而它容易发展成为正式的文件，甚至具有法律效力。其他的沟通方式比如直接交谈、会议等，很难记录当初的真实情境，即使是先进的录像，也只是一个局部。
二、可以从“写作”的条件来分析
要通过“写作”起到良好的沟通效果，具有一定的条件。虽然它不需要“会议室”、“演讲厅”等硬件设施，但需要较强的写作能力，能够驾驭手中的笔，以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。一旦发生差错，纠正的困难性和所需付出的代价往往也较大，比如一份不切实际的公司章程，一份有失偏颇的合同，都会对企业产生长远的不利影响，即使是生活中一封平常的信函，当发生误会时，也比电话或当面交谈时发生的误会更难以纠正。因而，提高写作能力成为迫切的需要，无论是个人还是企业，都有必要善于运用“写作”这种重要、特殊的沟通方式。
三、写作是一个不断发展的概念
“写作”这个概念是不断发展的，随着各种新技术的引入，“写作”这一概念的边界渐渐模糊了起来。
电脑写作正在冲击并已经部分改变了传统的“写作”内涵。一支笔、一张纸的传统写作正被逐渐淘汰，电脑写作尤其是多媒体电子文本，可使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境界，悠游于广度概述和深度细节之间，整个写作过程就如建构一个分子模型。写作的效率大大提高，利用键盘、语音输入系统等工具，文字录入快捷流畅，并且大块文可随意结合，句子可随意扩张，信息的剪切、复制、粘贴以及跨文本调用，都极为方便。同时，写作完成之后，文本的传递和阅读方式也可用网络方便地完成，这使得以“沟通”为目的的写作内涵获得了极大拓展，写作演化成了“手谈”。
但我们认为写作仍需具有如下三个必备的条件：
(1)写作表现为文字形式。
(2)写作具有一定的创新性，是在做一件别人没有做过的新事情，而不是简单的记录和摘抄。
(3)通过写作，可以达到沟通的目的，也即写作是一种有意识的活动，因而我们还是试图把“写作”这个概念独立出来。
当然，前面也提到过，为了达成有效的沟通，需要在多种沟通方式间达成一种最佳组合，写作与其他沟通方式的组合就使得写作这一概念模糊起来，也使写作这一概念不断向前发展。
写作要则
写作决不是漫无目的地乱画，在写作的过程中应遵守一些原则；同时为不同目的服务的不同文体亦有固定的格式。对于写作中要把握的一些基本原则，外国的一些教材中有“ABC”这种说法：即准备(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear)。另外也有4C的提法：即正确(Correct)、清晰(Clear)、完整(Complete)、简洁(Concise)。以下从管理沟通这个角度，对4C作一简单的分析。
1．正确
“正确”是写作的首要原则，也就是说，写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，在写作前一定要下一番功夫，明了写作的意图，正确的传递想要传达的信息，从而实现有效沟通。
文章的正确性还取决于表述上的准确性，而这又由诸多因素来决定。
(1)表述方式上，要符合文章样式的需要，如叙述要讲求事实概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。
(2)文字表达上，要概念明确、判断恰当、推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。
(3)文字书写上要符合一定的标准，如由左及右横排书写，简化字要符合规范，不随便自造，使用数字要规范，正确使用标点符号。
写作“不正确”，是一个通病，表现在观点不正确，逻辑混乱，或没能用适当的语言文字来表达，有时候是连自己也不知道要表达什么，这都使得沟通变得很困难。
2．清晰
在正确表达的基础上，应该力求清晰，清晰的文章能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的含义。要做到清晰，除了上面提到的选用符合文章的样式之外，还应该注意文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等，尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草，这不仅影响读者的阅读，甚至还会影响到文章的正确性，在后面的论述中对此还有专门讲述。
3．完整
写作的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题，完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。“完整”是写作的一个要则。在电话或是当面交谈时，常常会遗漏很多想要交流的事项，这是由这些沟通方式的特点决定的。在写作时，为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。
4．简洁
“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是一个“度”的把握问题，“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以对每一字进行评估，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。
上述的四项是写作中的最基本原则，为了达到良好的沟通效果，写作时做到正确、清晰，做到既完整又简洁，同时也需要其他的一些原则。比如：“创新”，没有创新的文章往往不是好文章。另外的标准比如：生动活泼，生动会使沟通的效果大大增强。其他方面也还有一些注意点，比如注意读者对象，根据读者需要，根据当时的情形来写作，尽量不对一个读者群使用另一个读者群中的行话，使得读者接受文章，从而达到作者的意图。
一般来说；完整的写作过程包括计划、创作文本和修改三个阶段。对于这三个阶段的把握是决定写作质量的重要因素。下面将对这三个阶段分别说明。
写作的计划阶段
计划是整个写作过程中的重要环节。占了整体创作活动时间的一大半，它与确定创作目标、组织材料、确定可能的内容、安排结构等密切相关。
在计划阶段要做的工作如下：
(1)明确创作的目标。任何的写作都是有意图和目的的，都是为特定的目的服务的。不同的写作目的决定了不同的语言风格、材料的选取以及结构的不同安排。
(2)确定文章的主题。明确了创作的目的以后，就可以根据此目的确定主题。主题的确定就是确定以何种方式来表达你的目的、你将集中说明什么、你想让对方知道什么等。
(3)筛选材料。在确定了写作的目的及主题后，就可以在此基础上，根据主题和目的的需要选择组织相关的材料。选材可以是通过自己的感知和体验直接摄取的写作材料；也可以是通过阅读或采访调查间接摄取的材料(其中包括借助电影、电视、广播、电脑等工具)。然后对材料进行筛选，选取自己最熟悉、最动情、最理解、也最有意义的典型事物材料。计划时，作者还须考虑文章的结构安排、叙述说明方式等问题。
以上的工作可以列出计划的提纲，在提纲上大致表明相应的内容，从而在整个的写作过程中做到心中有数。
上述这些计划活动，集合起来，就反映出作者对文章写作的决定，如写些什么，怎样开头和怎样结尾等。当然，随着文本创作的进展，上面的内容也不断发展变化并与文本相互作用。在整个计划过程中，组织活动是个关键，它能很大地影响书面材料最终的质量和数量。所以，每一个人一定要对写作计划充分重视，厚积薄发，以期收到良好的效果。
写作的创作文本阶段
虽然说话的过程是一个随意的、日常的甚至是自动的过程，但写作并不尽然。对写作过程作一简单观察即可发现，写作是一个有意的、有目的的创新过程。写作并不是那些与在纸张或电脑屏幕上形成文字相关的实践活动，它充满了艰辛。创作文本的阶段又可细分如下：
(1)如何开头。万事开头难，这对创作文本来说特别适合。这包括怎样称呼对方、哪些应放在开始显眼的地方、后续的怎样衔接等问题。从这里我们可以看出，这个阶段实际上是对计划阶段的进一步深化，所以说它特别艰难。
(2)如何进行。虽然有了开头和整个文本的写作计划，但真正在写作的过程中，思维是不断地发展的。不可能完全地照搬计划，有时还会完全变更计划。因此，如何让文本的创作跟着思维走是至关重要的。经验告诉我们，文本的创作很少能立即写出完美、全面的短语和句子，更不用说写成精彩的整篇文章。作者必须决定什么时候、怎样修改文本但又不阻碍或丧失创作思路。创作文本这一过程是复杂的，写成的书面文本不是精神文本的复制品，而是应需要而进行创造或再创造产生的。虽然作者的“世，故”、需求以及对任务的熟悉程度可以对写作过程产生很大的影响，但创作文本的复杂性并没有因此而有所削弱。有个著名作家曾将其创作过程描述成由“工作一放松一不做思考”的次序，他认为这样可以激发写作中的创造力。不过，尽管创作文本的过程非常复杂，它仍是多数人们必须着手进行的工作。当然，随着经验知识的增长和阅历的丰富，这一创作文本过程常常可以得到改进。
写作的修改阶段
好的文章是精益求精的结果，精益求精就意味着对文章的不断修改。修改对于一篇好的写作是至关重要的。
一、修改的重要性
无数的事实证明，好文章是精益求精的结果，既是写出来的，也是改出来的。据说托尔斯泰的《战争与和平》成稿后还改过七遍；他的小说《为克莱塞尔乐章而作》，手稿约800页，发表时只剩下5页。由于人们对事物的认识是不断深化的，人的思想很难一下子把它准确周密地反映出来。这样，要达到“尽善尽美”，就必须随认识的不断深化修改、再修改，反复比较、反复寻找、反复推敲。
修改可以在写作过程中的任何时间进行。内容涉及到对现有计划、目标、方法和整个文本的重新检查修订。不过，一般说来，修改是一个多应用于书面文本，找出不足并施行改变的过程。这些改变可以是那些与文本含义有关的变化，或是那些虽与含义无关但与拼写、语法等有关的变化，如增加、替换、删除、合并、扩大等。经验丰富的作者常用修改使文章的内容、形式发生变化，而缺少经验的作者只会使修改用于很小的变化。通常，经验丰富的作者开始压制对文本细节的关注，直至他们对文本的核心观念修订满意为止。
二、修改的范围和要求
修改是写作的重要阶段，其范围和要求可以简要概括如下：
1．锤炼校正文章主题——看主题是否正确、鲜明、集中、深刻。
主题是文章的灵魂，修改文章时不能不认真做好主题的校正工作，包括：
①把漏掉的观点补上；
②把观点错误的改正确；
③把观点模糊的改鲜明；
④把观点散乱的改集中；
⑤把观点肤浅的改深刻；
⑥把观点片面的改全面；
⑦把观点消极的改积极。
2．增删更换材料——看材料能否为表现主题、突出主题服务。
材料是主题的载体，材料的质量如何，影响着主题的表现。因此，修改时，须认真分析材料的精彩程度和可靠程度，包括：
①材料太多，则删；
②材料不足，则增；
③材料不当，则换：把失真的换成确凿的；把抽象的换成具体的；把空洞的换成实在的；把平淡的换成典型的。
3．调整结构安排——看材料的组合是否达到了最佳程度。
文章要做到言之有序，必须有严谨的结构安排。因此，在修改文章时要注意对文章的组织构造做细致的鉴定分析，以便重新调整组合，以使结构达到最佳。这方面的工作包括：
①思路不清，则重新梳理总体线索；
②段落不当，则重新安排起承转合；
③主次不明，则重新考虑详略疏密；
④照应不周，则重新筹划衔接呼应；
⑤首尾不妥，则重新设计开头结尾。
