一个有效的控制系统不仅可以指出一个显著偏差的发生，而且还可以建议如何纠正这种偏差。也就是说，它应该在指出问题的同时给出解决问题的方法。
§§§第3节信息控制系统与作业管理
◎交互网络
在目前，管理信息系统高度依赖通讯软件来实现其系统目标，其重点是建立和实现终端用户间的联络机制。借助于交互网络，一位管理者的计算机可以与其他计算机进行通讯联系。这样就形成了电子邮件、电视会议和企业间的互联等。
网络化是对计算机硬件的一种相互联接。利用网络，用户的个人计算机可以与他人的计算机进行通讯，可以将自己的计算机变成一个终端来进入大型计算机系统，可以共享打印机和记录外面数据库中的数据。网络使组织中的通讯更加开放、更加灵活，它还允许人们进行越级交流。比如，利用网络，一位在深圳的程序员可以直接将信息传送到公司在北京总部的老总那里，这样跨越了好几个管理层次。而在管理层次上的某些关键人物只要给他们一个备份就可以使他们也知道此事。
网络正改变着管理者的工作。电子邮件可以减少管理者对电话和传统邮递业务的需求。电子信息可以几秒钟就传送出去了，而且不论收件人是否在终端旁都不必再传送一次。正如电视会议可以大大减少外出旅行，彼此相隔几千公里的人也可以在一起开小组会议。远程通讯可以使工作人员包括管理者通过个人计算机在家里工作并且与办公室保持联系。网络还可以使管理者更密切地关注下属的工作。由于雇员是在计算机终端旁工作，所以通过软件可以详细统计每一位员工每小时的产量、次品率等。
管理者不应该忽视网络对各组织间相互交流所产生的影响。现在一个组织中的计算机可以与其他组织中的计算机进行通讯。比如，联想的计算机可以与它的主要供应商和销售商的计算机相互联结。这种联结可以极大地减少文书工作并加快通讯速度。国际互联网络在扩大数据库管理方面也起到了非常重要的作用。比如，你想知道其他公司在战略计划方面有何打算，你可以通过外部数据库来获得答案。像美国的道—琼斯这样的公司已经开发出了大量的这种数据库，只要支付一定的费用就可进行查询。就像大学生在写论文时使用图书馆里的数据库来查资料而不是手工翻阅期刊一样，管理者现在不用出办公室就可以使用各种数据库。
◎专家系统和蜂窝通讯
管理信息系统发展的方向可以肯定的是将会看到更多的个人计算机、更多的终端用户，以及更庞大的迷宫般的互联网络将它们联结在一起。反过来这又会改变办公室的面貌和工作，办公室本身可能将变得过时，其代替者是专家系统和蜂窝通讯。
一个高度发达的管理信息系统将会应用人工智能进行管理决策。专家系统使用的是把各类专家的有关经验编入到计算机程序中去的软件，这种系统可以像专家一样分析和解决非结构化的问题。专家系统的精华在于：
（1）它使用针对某一个特定问题的专门知识，而不是适用于所有问题的一般知识；
（2）采用定性推理而不是数值计算；
（3）作用非常强大，远远胜过非专家。
在不久的将来，我们可能会看到计算机进行非结构化问题的决策，而这些决策以往只能由中上层管理者才能做出。
另一个让人兴奋的发展就是蜂窝技术的产生。蜂窝式调制解调器可以大大扩展联结计算机的网络范围。到目前为止，如果一个人不用一根导线或电话线联接起来，你就跟他联系不上。但是使用蜂窝技术的无线通讯可以将它变为现实，网络将把全世界的人们的计算机全天候地联接在一起。在很短的几年内我们将会看到每一位管理者携带一个口袋大小的移动电话和一个非常轻便的全功能计算机。这个计算机内会有一个蜂窝式调制解调器，它能够与办公室中的主计算机随时保持联系。更进一步，计算机将变为依附于人而不是地方，固定办公室的概念将会被24小时运作的、移动的决策者所取代。
◎如何利用信息系统获取竞争优势
管理者总在寻求一种组织发展壮大的战略，即能够使他们比竞争对手有优势的战略，如成为某一市场上的成本领导者；或使自己的产品与众不同等。近些年来，许多组织的管理者意识到，信息系统可以成为使他们的公司具有竞争优势的工具。
美国航空公司在1960年开发了一个称为萨伯里的订票系统。当时的技术水平使它在旅行社中建立了早期的立足点。今天，14000家旅行社通过萨伯里系统，保持着在美国航空公司的281条航线预订大约4500万种机票的记录。这个系统不仅为公司带来将近5亿美元的年收入，还使美国航空公司拥有在旅行社显示航班信息的控制权。许多年来，这个系统显示的美国航空公司的航班信息，比其他竞争对手的要多得多。
一旦信息系统投入运行，并且管理当局由此获得了领先竞争对手一步的优势后，与其他任何竞争优势一样，成功的诀窍就是保持这种优势。当管理信息系统被证明是一种优势时，这种优势便不是永恒的。系统必须被不断地修改和更新，使它能为组织提供持续的优势。无论如何，创造、使用管理信息系统，为管理者提供了一个将其产品或服务有别于竞争对手的工具。
◎管理信息系统怎样改变管理工作
1.影响管理者的日常方式
几年前，管理者可以为回避使用计算机而声称“我不懂如何使用计算机，我可以雇人为我操作”。今天的管理者在大学甚至在高中就受到了计算机的影响，他们面对键盘运用自如。如果稍有区别的话，他们已经走向了另一个极端：他们已经成了计算机的附属品，如果限制他们接触计算机他们会感觉受到了威胁。到目前，玩电脑游戏长大的一代人，将会成为组织内中低层管理者中的绝大多数。如果管理者不能够完全掌握系统或充分利用管理信息系统的优势，又想与同事一样有效地工作，他们将会感到越来越困难。直接参与管理者将还会在下列事情上花费更少的时间，接电话、旅行去参加会议、等待下属提交进展报告等。他们会利用网络传递电子邮件、开电视电话会议并更密切地关注组织的活动。
2.对决策能力的影响
由于管理者依靠信息做出决策，由于复杂的管理信息系统能够极大地改变信息的数量与质量，以及提高信息传递的速度，因此不难得出这样的结论：一个有效的管理信息系统能够提高管理者决策的能力。在备选方案的设计和评价以及最终方案的确定过程中，决策对管理信息系统的需要是很明显的。数据库管理程序可以使管理者很快弄清事实或查明真相，而且用不着去找其他人或查阅大量纸张文件。这样使得管理者不再依靠他人来提供数据，大大提高了分析问题的效率。
3.对组织设计的影响
复杂的信息系统正改变着组织的结构。管理信息系统给组织结构带来的最明显的变化是：组织的层次更少，更有机化。管理者现在可以管理更多的下属，因为计算机的控制替代了人的监督，其结果是控制的范围更广，组织的管理层次更少。由于管理信息系统的原因，对辅助人员的需求也更少。直接参与使管理者能够直接查询、使用信息，这样就使得过去整理资料、编制表格和分析数据之类的人员成为多余。扩大范围和减少人员的双重力量使得组织结构变得更为扁平。
管理当局有一种对官僚机构的偏爱倾向，因为官僚机构容易控制。要使管理者在不减少控制的情况下，将组织的建制设计得更全面或更加像一个有机的整体。管理者可以通过放松集中程度、增大分散化来增强组织的有机性，同时又不削弱任何控制。在这种情况下计算机取代了规章条例和决策权力的控制。计算机技术可以使最高层管理者能够迅速对各种决策后果进行评价，而且允许他们对不符合要求的决策采取纠正行动。这就是既不丧失控制又实现分散化的表现。
4.对组织权力结构的影响
信息就是权力。接触机密和重要信息方式的任何改变，都会引起组织内权力关系的改变。管理信息系统改变了组织的管理层次结构。中层管理人员由于影响力的下降，在组织中的地位也下降了，他们不再是基层工作与高层领导之间的关键纽带。与此类似，普通办公人员的优越性也大大降低了，因为管理者不再依赖他们获得评价和忠告。计算机部门的职责也逐渐改变，权力也大大降低了，类似的信息支持中心，也丧失了对进入数据库的控制权力。
计算机化的控制系统对权力结构的最大影响可能就是强化了高级管理层的控制手段。前些年，高级管理层依靠中级管理人员定期向他们提供信息。由于信息经过了过滤和“强化”，管理者只知道下属想让他们知道的东西。而终端用户系统能将完整的信息传送到高层管理者手边，他们可以直接读取数据。
◎信息技术对组织交流的影响
随着信息技术的进步，尤其是管理信息系统的进步，极大地增强了企业收集、综合、整理、监督和传播信息的能力，而这种变化又引起了组织交流方式的巨大变革。管理信息系统主要在以下几个方面影响组织交流方式。
1.可以减轻信息超载
当一个人不能及时处理完他所接收到的所有信息时，超载现象就产生了。由于信息系统具有扫描、过滤、处理、保持和传送信息的功能，超载现象可以减少。一个精密的管理信息系统可以在几秒钟内完成原来需要几个小时来完成的工作，并提供相应的答案。
2.面对面的交流只具有象征性的意义
高级的管理信息系统可以排除某些信息交流方式，尤其是许多以前只有通过面对面交流才能获得信息的方式，现在已经没有这种必要了。管理者不必到现场就能得到及时准确的信息。然而，也不一定就要使面对面交流方式绝迹，相反这种交流方式可以有其他用处。面对面的交流方式将仍然会采用，但其价值已经改变了。
3.信息流动模式的改变
组织中的传统信息交流方式集中在向上交流和向下交流。主要的正式信息交流是垂直进行的。然而，管理信息系统允许更多的正式信息以横向或越级方式进行交流。雇员利用组织内部网络可以更有效地完成他们的工作，因为他们可以跨越组织层次的限制，可以避免来自“正常交流渠道”的障碍，直接地获得数据，而不是像过去那样通过层次结构依次上下传递信息。还可以减少对信息的篡改和过滤现象。打破纵向交流模式可以使管理者正当地获得过去在组织中只有通过非正式渠道才能获得的信息，如小道消息。
◎维克汉姆·斯金纳的作业管理战略理论
哈佛大学的维克汉姆·斯金纳教授，近几年来一直竭力主张将“生产重心”提到战略高度。他认为太多的重要生产决策权下放到了低层管理者手中，生产需要自上而下的管理，而不是自下而上。根据斯金纳的观点，组织的全面战略应该直接反映其生产能力和限制因素，应该包括作业目标和其他战略。比如，他指出每个组织的作业战略是独一无二的，是对任何生产过程内在权衡的反映。成本降低与质量提高经常是相互矛盾的，决策时对这两个因素的重要性必须予以权衡。与此相似，缩短交货时间与限制库存水平也是相互矛盾的。由于没有所谓单一的“最有效的方法”来产出东西，所以高层管理者应该识别并突出组织在作业中的竞争优势。有些组织在竞争中仍然采用传统的方式；而另一些组织的竞争方式则是以产品质量、可靠的交货、使用担保、缩短交货期、顾客服务、快速推出产品，以及柔性生产能力等为基础。制造业组织如果希望在全球市场上成功地竞争，就应该将生产决策与战略计划有机地结合在一起，并使生产主管重新回到组织权力结构中的重要位置上去。
◎计算机一体化制造系统（CIM）
迎接进入市场时间挑战的一种有效工具就是计算机一体化制造系统（CIM）。这将使得组织的战略经营计划和生产计划与当前的计算机应用水平结合起来。计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）是CIM的典型基础。CAD实际上使手工画图成为历史。通过计算机的可视化作图，CAD使工程师用大约手工画图的一半的时间去开发一件新产品。CAM利用计算机来指导和控制生产过程。大量的控制程序可以指导机器完成切削、成形、装配零件和其他许多复杂的工作。在不久的将来，CIM会使整个生产过程成为一个连续统一体。每一个阶段的工作，从接受用户订单到向用户发货，都将表示成数据由计算机来处理，这将使得管理层能对市场的变化立即做出反应，使公司具备能够在几个小时内而不是在几个月内改变数百种设计方案的能力，并提供进行多种小批量生产的柔性生产能力。当实现计算机一体化制造时，如果要生产一种新的或非标准的产品，再也用不着停止生产线和花费大量宝贵的时间更换模具和设备，只要花几秒钟改变一下计算机的程序，马上就可以调整生产过程。
◎利用准时制（JIT）系统降低库存
准时制（JIT）库存系统（详见本书第20章第8节）是一种在生产过程需要时存货才到达，而不是将货物存放在仓库中的系统。这一系统要求必须找到准时送货、质量可靠和可以信赖的供应商。因为没有存货，系统没有空间来承担有缺陷的材料或延迟送货。为了使生产的产品与顾客的需要更加一致，应该将作业系统的数据与市场营销人员的信息相互协调好。生产原料计划系统实际上很适合这种功能。在输出方面，管理人员改善了内部生产计划与顾客需求预测之间的信息联络，更加依靠市场营销人员提供准确和及时的未来销售量的信息。在输入方面，则采用JIT系统。JIT库存系统的最终目标是通过精确地协调生产和供应，消除原材料的库存。当系统按设计的方式运行时，可对制造商产生大量积极的效益：降低库存量，减少设置时间，更好的作业流，较短的制造时间，较小的空间占用，甚至更高的质量。
JIT系统并不适用于所有的制造业企业。它要求供应商位于制造商的生产线很近的地方。并且供应商能够持续提供无缺陷的原材料。这种系统还要求供应商与制造商之间有可靠的运输工具连接；原材料的有效接收、处理、分发；精确地调控生产计划等。如果这些条件能够满足，JIT就能够帮助管理人员降低存货成本。
